1 rancang bangun sistem informasi penjualan dan ... - PPTA

22 downloads 114 Views 302KB Size Report
Sistem yang dibangun terdiri dari penjualan tunai, cetak struk penjualan tunai, pembelian tunai, pembelian konsinyasi, pembelian hutang dagang, pembayaran .
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN KOPERASI MAHASISWA (STUDI KASUS KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA)

Irfandi Agung Perdana 1) 1)

S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email: [email protected]

Abstract: Cooperative State University student Surabaya is the type of business cooperatives engaged in the campus environment. Key business processes in the cooperative is selling and buying. Cooperative Surabaya State University students are constrained in clarifying the sales in detail, specifying the items expired, calculates sales records to determine the contribution of each member to member, to calculate changes in the cost of goods in the event of price changes at the time of the purchase process, and knowing the flow of goods in and out of card stock . Based on the description above, we need a system of buying and selling information on student cooperative. The system was built consisting of cash sales, print receipts cash sales, cash purchases, consignment purchases, purchases payable, consignment payment, accounts payable payments, print receipt consignment, master recap reporting, reporting cash sales, reporting a cash purchase, reporting, accounts payable, consignment reporting, card inventory, daily information, the information per member, and infomrasi per item. From the results of testing the sale and purchase of information systems in cooperative Surabaya State University students concluded that the system can run the business of selling and buying process, issuing reports and information required by the cooperative management students of the State University of Surabaya. Keywords: Cooperative Information Systems, Technology, Sales, Purchases. Penyelesaian transaksi pembelian

jenis serba usaha yang bergerak dalam

dan penjualan yang baik, sangat dibutuhkan

bidang penjualan dan pembelian.

bagi setiap koperasi. Tanpa adanya sistem yang baik, suatu koperasi sulit

Kopma

untuk

beberapa

masalah

UNESA yaitu

mempunyai tidak

adanya

mendapatkan informasi yang valid dari setiap

pencatatan stok persediaan barang atau kartu

transaksi yang terjadi. Hal ini juga terjadi

stok, akibatnya pengurus tidak mengetahui

pada Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri

arus keluar masuk tiap barang. Kopma

Surabaya (Kopma UNESA) sebagai koperasi

UNESA 1

juga

terkendala

dalam

mengklarifikasikan penjualan secara detil

digunakan untuk menentukan harga pokok

sehingga sangat sulit untuk mementukan

persediaan adalah dengan menggunakan

prioritas pangsa pasar maupun prioritas

metode average (rata-rata).

barang yang akan di beli ulang, menentukan

Dari

barang yang kadaluarsa, menghitung record

penjualan dan pembelian pada Kopma

penjualan kepada setiap anggota untuk

UNESA diperoleh kesimpulan bahwa sistem

menentukan kontribusi anggota, menghitung

dapat menjalankan proses bisnis penjualan

perubahan

terjadi

dan pembelian, mengeluarkan laporan dan

perubahan harga pada saat proses pembelian.

informasi yang dibutuhkan oleh pengurus

harga

pokok

Berdasarkan

jika

uraian

hasil

pengujian

sistem

informasi

diatas,

Kopma UNESA. Penentuan harga pokok

diperlukan suatu sistem informasi penjualan

persediaan dengan menggunakan metode

dan pembelian pada koperasi mahasiswa

average (rata-rata) dinilai oleh pengurus

tersebut. Sistem yang dibangun terdiri dari

Kopma UNESA adalah metode yang cocok

penjualan tunai, cetak struk penjualan tunai,

diterapkan di Kopma UNESA.

pembelian

tunai,

pembelian

konsinyasi,

pembelian

hutang

dagang,

pembayaran

konsinyasi,

pembayaran

1. Teori Koperasi

dagang,

Menurut Undang-Undang Republik

cetak struk konsinyasi, pelaporan rekap

Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Tentang

master, pelaporan penjualan tunai, pelaporan

Perkoperasian Pasal 1 Ayat 1, koperasi

pembelian tunai, pelaporan hutang dagang,

adalah badan usaha yang beranggotakan

pelaporan konsinyasi, kartu stok barang,

orang-seorang atau badan hukum koperasi

informasi harian, informasi per anggota, dan

dengan

infomrasi

berdasarkan prinsip koperasi sekaligus

per

barang.

hutang

LANDASAN TEORI

Metode

yang

2

melandaskan

kegiatannya

sebagai gerakan ekonomi rakyat yang

masalah strategis dengan promosi produksi

berdasar atas asas kekeluargaan.

iklan dan riset pasar. Sedangkan, sistem

Menurut

Anorga

(1995),

penjualan tunai menurut Mulyadi (2001)

keanggotaan koperasi Indonesia bersifat

yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara

sukarela dan didasarkan atas kepentingan

konsumen melakukan pembayaran harga

bersama

barang terlebih dahulu sebelum barang

sebagai

perilaku

ekonomi.

Melalui koperasi, para anggota ikut,

diserahkan

secara aktif, memperbaiki kehidupannya

konsumen.

dan kehidupan masyarakat melalui karya

perusahaan, barang kemudian diserahkan

dan jasa yang disumbangkan. Dalam

kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai

usahanya,

kemudian dicatat oleh perusahaan.

koperasi

akan

lebih

menekankan pada pelayanan terhadap kepentingan

anggota,

baik

sebuah meliputi

perusahaan pembelian

dagang

pembelian

aktiva

produktif,

barang dan jasa lain dalam rangka kegiatan

pihak luar. Oleh karena itu, anggota dalam

usaha. Pembelian dapat dilakukan secara

pemilik

kredit maupun tunai dan pada umumnya

sekaligus pelanggan. Keaggotaan pada

dilakukan

koperasi tidak dapat dipindahtangankan

kepada

beberapa

supplier.

Pembelian secara kredit akan menimbulkan

dengan alasan apapun.

hutang yang biasanya dicatat dalam akun

2. Teori Penjualan

Menurut

Setelah uang diterima oleh

pembelian barang dagangan serta pembelian

kepada anggota dibandingkan dengan

sebagai

kepada

Menurut Soemarso (2004), dalam

sebagai

koperasi akan lebih banyak dilakukan

bertindak

perusahaan

3. Teori Pembelian

produsen maupun konsumen. Kegiatan

koperasi

oleh

Auwarsa

(2004:11),

hutang dagang.

penjualan yaitu berkaitan dengan masalah– 3

Menurut Soemarso (2004), pembelian

jenis

persediaan.

Setiap

transaksi

akan diikuti pembayaran. Suatu pembelian

pembelian barang dagang harus dicatat,

hatus dibayar tergantung pada syarat jual

dalam kartu stok maupun akun persediaan

beli

di buku besar. Apabila digunakan buku

yang

ditetapkan.

Di

samping

pembelian barang dan jasa, pembayaran

pembelian,

dapat dilakukan untuk keperluan lain,

pembelian barang di catat di kartu stok,

misalnya mengembalikan pinjaman atau

sedangkan total kolom yang disediakan

membagikan laba kepada pemilik.

untuk pembelian barang dagang, dicatat di

Dalam sistem saldo permanen setiap barang

setiap

transaksi

akun persediaan barang dagang di buku

4. Kartu Stok Barang

jenis

maka

dibuatkan

satu

besar.

catatan

Demikian

pengurangan,

tersendiri yang disebut kartu stok atau

juga

yang

jika

sebagian

terjadi besar

disebabkan oleh penjualan.

kartu persediaan (stock card). Kumpulan

5. Penetapan

Harga

Pokok

Persediaan

dari kartu stok, untuk semua jenis barang

Menggunakan Metode Average (Rata-rata)

yang ada, disebut buku stok atau buku

Menurut Soemarso (2004), penetapan

persediaan (inventory subsidiary ledger).

harga

Buku stok, seperti halnya buku piutang

metode, salah satu metode penetapan

atau buku

buku

harga pokok persediaan adalah metode

tambahan, yang dalam hal ini untuk akun

rata-rata. Metode rata-rata inilah yang

persediaan barang dagang. Seperti halnya

akan digunakan untuk membangun sistem

buku tambahan lain, kartu stok digunakan

informasi

untuk

penambahan,

koperasi mahasiswa. Menurut Soemarso

pengurangan, dan saldo akhir dari setiap

(2004), rumus penetapan harga pokok

hutang,

mencatat

merupakan

4

pokok

persediaan

penjualan

dan

memliki

3

pembelian

persediaan menggunakan metode rata-rata yaitu:

Gambar 1. Rumus HPP Metode Average

PERANCANGAN SISTEM

Pada Gambar 2 menunjukan sistem flow penjualan tunai. Gambar 3. Sistem Flow Pembelian Tunai

Pada Gambar 4 menunjukan sistem flow pembelian dan pembayaran hutang dagang.

Gambar 2. Sistem Flow Penjualan Tunai

Pada Gambar 3 menunjukan sistem flow pembelian tunai.

Gambar 4.

5

Sistem Flow Pembelian Dan Pembayaran Hutang Dagang

Data Identitas Ketua Umum

Pada Gambar 5 menunjukan sistem

Laporan Informasi Stok Barang Ketua Umum KOPMA

Data Identitas Karyaw anLaporan Gudang Rekap Omset Periodik Data History Hutang Dagang Data History Konsinyasi

Karyaw an Bagian Gudang

flow pembelian dan pembayaran konsinyasi. 0 Karyaw an Bagian Kasir

Laporan Penjualan Berdasar Karakteristik Pasar

Data Identitas Karyaw an Kasir Laporan Penjualan Berdasar Karakteristik Barang Data Transaksi Penjualan

Laporan rekap poin anggota

Data Transaksi Pembelian

Laporan Perilaku Pembelian Anggota Mengenai Barang yang dibutuhkan Laporan Perilaku Pembelian Anggota Mengenai Kemampuan Harga Beli Anggota

Anggota

Data Identitas Anggota

Supplier

Data Identitas Supplier

Laporan Rekap Pembelian

Nota Penjualan

Rekap Pembelian periodik Data Merek Barang

Rekap History Konsinyasi Rekap History Hutang Dagang

Nota Pembelian

Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Koperasi Mahasisw a

Pengurus Bagian Keuangan

Data Identitas Pengurus Keuangan Nota Pembelian Hutang Dagang Nota Pembelian Konsinyasi

Informasi Penjualan Berdasarkan Karakteristik Barang Informasi Penjualan Berdasarkan Karakteristik Pasar

Informasi Perilaku Anggota Mengenai Kemampuan Harga Beli Anggota

Rekap Omset Periodik

Informasi Perilaku Pembelian Anggota Mengenai Barang yang dibutuhkan Rekap Poin Anggota

Informasi Penambahan Stok Barang

Data Identitas Pengurus Administrasi Data Jabatan Karyaw an

Informasi Pengurangan Stok Barang

+

Data Jabatan Pengurus

Data Identitas Pengurus Usaha Data Unit Usaha

Pengurus Bagian Administrasi

Data Warna Pengurus Bagian Usaha

Data Satuan Netto Data Kemasan Data Jenis Barang Data Kategori Barang Data Program Studi Data Fakultas Data Aturan Konsinyasi

Gambar 6. Context Diagram HASIL DAN PEMBAHASAN

Gambar 5. Sistem Flow Pembelian Dan Pembayaran Konsinyasi

Dari

rancangan

di

atas,

maka

akan

diimlementasikan ke dalam beberapa menu CONTEXT DIAGRAM

Context

diagram

form sebagai berikut:

merupakan

1. Proses Transaksi Penjualan

gambaran dari entitas-entitas yang ada hubungannya dengan sistem. Adapun gambar context diagram Rancang Bangung Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Kopma UNESA. Context Diagram ditunjukkan pada Gambar 6 Gambar 7 Form Transaksi penjualan Form transaksi penjualan ini digunakan untuk melakukan proses transaksi penjualan kepada pelanggan. Transaksi penjualan ini

6

telah dilengkapi dengan nota penjualan,

Form

fasilitas print atau fasilitas kirim email.

proses

perhitungan

HPP

ini

digunakan untuk mengubah harga beli, harga pokok persediaan (produk), dan harga jual. Form ini dibutuhkan jika terjadi perubahan

2. Proses Transaksi Pembelian

harga beli dari supplier.

4. Laporan Penjualan Program Studi

Berdasarkan

Gambar 8 Form Transaksi Pembelian Form transaksi pembelian ini digunakan untuk melakukan proses pembelian kepada supplier. Pada proses ini, pembayaran dapat

Gambar 9 Laporan Penjualan

dilakukan dengan cara tunai, hutang dagang,

Form laporan penjualan ini digunakan

atau konsinyasi. Cara pembayaran tergantung

untuk mengetahui penjualan koperasi kepada

dari jenis supplier.

anggota

yang

diklarifikasikan

berdasarkan

program studi yang ditempuh anggota. Laporan

3. Proses Perhitungan HPP

ini berguna untuk mengklarifikasikan pangsa pasar koperasi.

Gambar 9 Form Proses Perhitungan HPP

7

5. Laporan Pembelian

7. Laporan Kontribusi Anggota

Gambar 12 Laporan Kontribusi Anggota

Gambar 10 Form Laporan Pembelian Laporan

pembelian

digunakan

mengetahui

pembelian

barang

Laporan

untuk

kontribusi

anggota

ini,

menghasilkan informasi kontribusi anggota dan dagangan jumlah poin anggota. Laporan ini diurutkan

berdasarkan jenis barang.

berdasarkan urutan anggota yang memiliki 6. Kartu Stok Barang kontribusi paling besar hingga paling kecil.

8. Laporan Per Anggota

Gambar 11 Form Kartu Stok Form kartu stok ini digunakan untuk mengetahui arus perputaran barang tertentu. Gambar 13 Laporan Per Anggota Kartu stok barang ini, di berikan fasilias filter Laporan per anggota ini menghasilkan tanggal

untuk

membatasi

laporan

yang informasi jumlah transaksi, jumlah kontribusi,

ditampilkan sesuai kebutuhan pengurus koperasi. dan barang yang sering dibeli oleh anggota tertentu.

8

KESIMPULAN

yang dihasilkan antara lain kartu stok

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi

barang. Informasi penjualan berdasarkan

terhadap sistem informasi penjualan dan

bulan tahun, nama barang, jenis barang,

pembelian di koperasi mahasiswa Universitas

kategori barang, nama anggota, nama

Negeri

fakultas, nama program studi. Informasi

Surabaya,

maka

dapat

diambil

kesimpulan sebagai berikut:

pembelian

1. Sistem ini dapat menghasilkan sistem

nama barang, nama perusahaan, jenis

informasi penjualan dan pembelian pada

barang, kategori barang, jenis supplier.

Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri

Informasi grafik penjualan nama merek

Surabaya. Sistem dapat menjalankan

barang

proses transaksi penjualan tunai, proses

Informasi pembelian hutang dagang dan

transaksi

berdasarkan

bulan

jenis

tahun,

barang.

tunai,

proses

konsinyasi. Informasi kontribusi anggota

hutang

dagang,

berdasarkan jumlah transaksi dan jumlah

proses transaksi pembelian konsinyasi.

pembelian. Laporan rekap anggota, rekap

Sistem juga dapat menjalankan input data

barang, rekap karyawan, rekap supplier,

master utama, misalnya : master anggota,

rekap

master pengurus, master supplier, master

password. Informasi record dan history

barang,

per anggota. Infomrasi record dan history

transaksi

pembelian

berdasarkan

pembelian

master

user,

dan

master

pendukung master utama.

pengurus,

rekap

username

per barang. Informasi harian yang berisi

2. Sistem ini dapat menghasilkan informasi

infomrasi hutang dagang, konsinyasi dan

penjualan dan pembelian sesuai dengan

barang kadaluarsa, sehingga pengurus

kebutuhan pengurus Koperasi Mahasiswa

dapat mempersiapkan uang harian untuk

Universitas Negeri Surabaya. Informasi

9

pembayaran

hutang

dagang

dan Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. UPP STIM YKPN, Yogyakarta.

konsinyasi.

DAFTAR PUSTAKA

Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar). Gava Media, Yogyakarta.

Anorga. 1995. Kamus Istilah Ekonomi. Yayasan Obor Indonesia, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta.

Auwarsa. 2004. Konsep Dasar Penjualan dan Pembelian. Salemba Empat, Jakarta.

Soemarso, S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Salemba Empat, Jakarta.

Fay, Dr. C.R. 2007. The World Co-Operative Movement. Maclachan Bell Press, Jakarta

Swasono, Sri Edi. 2011. Menjadikan Koperasi Sebagai Solusi. Makalah. Disampaikan pada acara Deklarasi/Penandatanganan Komitmen Bersama Tentang Pengembangan Kewirausahaan Berbasis Koperasi di kalangan Perguruan Tinggi se-Jawa Timur, Hotel INNA Simpang Surabaya pada tanggal 7 Juli 2011, Surabaya. Tambunan, Tulus Tahi Hamonangan. 2009. Prospek dan Tantangan Koperasi. Senimar Nasional Perkembangan Koperasi di Indonesia pada tanggal 15 Agustus 2009, Jakarta.

George.H.Bodnar dan William S.Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta. Hasan, Sjarifuddin. 2010. ANTARA. Surat Kabar, Surabaya. Hatta, Dr. Mohammad. 1957. The cooperative movement in Indonesia. Cornell University Press, Universitas Michigan

Trisnawani, Tuti. 2009. Akuntansi Untuk Koperasi dan UKM. Salemba Empat, Jakarta. Undang-Undang Republik Indonesia, Nomor 25 1992. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Tentang Perkoperasian, www.deptan.go.id/bdd/admin/uu/UU25-92.pdf diakses tanggal 19 September 2012

Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta. Indra, Dolly. 1993. Tempo. Badan Usaha Jaya Press Jajasan Jaya Raya. Jakarta. Jogiyanto, H.M. 1998. Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi. Elex Media Komputerindo. Jakarta.

Yuswanto. 2008. Pemrograman Dasar Visual Basic .NET. Cerdas Pustaka, Jakarta.

Jusup, Al Haryono. 2005. Dasar-dasar Akuntansi. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. 10