Stammdaten Finanzbuchhaltung - TU Chemnitz

SAP - Rechnungswesen

1 Einleitung 2 Stammdaten Finanzbuchhaltung Einführung Sachkontenstammdaten Übung Kreditoren-Stammdaten Übung Debitoren-Stammdaten Übung

3 Stammdaten Kostenrechnung 4 Planung Gemeinkosten 5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung 6 Ist-Daten Kostenrechnung 7 Periodenabschluss

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Einführung BWL-Sicht SAP-Sicht

Die zentralen Objekte der Finanzbuchhaltung bilden Konten, zu welchen jeweils Stammdatensätze hinterlegt werden müssen. Erst dann können Geschäftsvorfälle gebucht werden (Bewegungsdaten).

Stammdaten sind Daten, die sich nur selten ändern und unabhängig von konkreten Geschäftsvorfällen bestehen.

Beispiele für Stammdaten in der Finanzbuchhaltung sind Hauptbuchkonten, wie das Konto ,Verbindlichkeiten' und Nebenbuchkonten, wie z.B. ein Anlagenkonto.

Bewegungsdaten entstehen durch laufende Buchungen. Sie können erst als Geschäftsvorfälle erfasst werden, wenn die benötigten Stammdaten gepflegt sind.

Beispiele für Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung sind die Buchung bzw. Erfassung eines Rechnungseinganges oder einer Mahnung. Komplexe betriebswirtschaftliche Strukturen in heutigen Unternehmen (z.B. in Konzernstrukturen) machen zusätzliche Stammdatentypen notwendig. Die o.g. Konten müssen den Struktureinheiten (z.B. in einem Konzern dem Mutterunternehmen) zugeordnet werden. 1/2 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Einführung BWL-Sicht SAP-Sicht

Die Festlegung der Organisationsstrukturen ist ein ganz wesentlicher Arbeitsschritt innerhalb der Einführungsphase des Systems. Sie ist mit Sorgfalt vorzunehmen, da Änderungen erheblichen Aufwand verursachen können. Die Abbildung der firmenindividuellen Unternehmensstruktur erfolgt durch die Zuordnung der unternehmensspezifischen Organisationseinheiten zu den Systemorganisationseinheiten des R/3-Systems. Dafür stehen unterschiedliche Organisationseinheiten für das Rechnungswesen, die Logistik und die Personalwirtschaft zur Verfügung. Folgende Organisationsstrukturtypen sollten Sie für das Rechnungswesen kennen:

Mandant Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System. Festlegungen, die auf dieser Ebene getroffen oder Daten, die auf dieser Ebene eingegeben werden, gelten für alle Buchungskreise und darüber hinaus auch für alle anderen Organisationsstrukturen. So wird beispielsweise die Anschrift eines Debitors auf der Mandantenebene abgelegt, so dass alle anderen Organisationseinheiten auf diese zentralen Daten zugreifen können (die Buchhaltung für eine Mahnung, der Vertrieb für eine Auftragsbestätigung usw.). Daten müssen somit nicht mehrfach erfasst werden. Die zentrale Pflege dieser Angaben gewährleistet jederzeit einen konsistenten Datenstand. Jeder Mandant ist in einer SAP-Installation eine für sich abgeschlossene Einheit mit getrennten Stammsätzen. In allen Datensätzen wird ein Mandantenschlüssel mitgeführt, der die Trennung der Datensätze nach Mandanten gewährleistet. Bereits bei der Anmeldung am System muss der file:///Q|/gkrewe/content/SAP_RW_04_2.html (1 von 6) [05.05.2004 07:49:01]


Benutzer einen Mandantenschlüssel angeben. Damit legt er fest, in welchem Mandanten er arbeiten möchte. In der Praxis arbeitet ein Unternehmen i.d.R. mindestens mit einem Entwicklungs-, einem Qualitätssicherungs- und einem Produktivmandanten. Es können auch weitere Schulungsmandanten existieren. Alle Eingaben werden getrennt nach Mandanten gespeichert. Die Verarbeitung und Auswertung der Daten geschieht ebenfalls getrennt nach Mandanten. Es ist beispielsweise nicht möglich, Debitorenkonten unterschiedlicher Mandanten in einem Mahnlauf auszuwerten. Auch die Zugangsberechtigung wird getrennt nach Mandanten vergeben. Für jeden Benutzer muss in dem Mandanten, in dem er arbeiten möchte, ein Benutzerstammsatz angelegt werden. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann der Mandant mit der Ebene des Konzerns verglichen werden. Ein Konzern ist eine Gruppierung (oder Zusammenschluss) von rechtlichen, organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und/oder administrativen Einheiten mit einem gemeinsamen Zweck. Mandantenübergreifende Konzernstrukturen werden über so genannte Gesellschaftsnummern realisiert.

Buchungskreis Der Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens, der das Unternehmen aus Sicht der Finanzbuchhaltung gliedert. Es handelt sich dabei um die kleinste organisatorische Einheit, für die eine vollständige in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet sowohl die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse als auch die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie z. B. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

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Ein Buchungskreis wird nach steuerrechtlichen, handelsrechtlichen oder sonstigen finanzbuchhalterischen Gesichtspunkten gebildet. In der Praxis entspricht der Buchungskreis in der Regel einem rechtlich selbstständigen Unternehmen - er kann jedoch auch eine rechtlich unselbstständige Betriebsstätte im Ausland abbilden, wenn für diese Betriebsstätte externe Reportinganforderungen (ggf. in der Landeswährung) bestehen. Für jeden Mandanten lassen sich mehrere Buchungskreise einrichten, um so die Buchhaltung mehrerer selbständiger Firmen gleichzeitig führen zu können. Es muss jedoch mindestens ein Buchungskreis eingerichtet werden, wenn das System eingesetzt wird. Im Kurs wird im Buchungskreis 1000 gearbeitet.

Geschäftsbereich Der Geschäftsbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die einem abgegrenzten Tätigkeitsbereich des Unternehmens bzw. einem Verantwortungsbereich im Unternehmen entspricht. Es handelt sich dabei um eine wirtschaftlich gesondert zu betrachtende Einheit, für die eine interne Bilanz und GuV erstellt werden kann. In einem Energieversorgungsunternehmen können z.B. für die Sparten Strom und Gas eigene Geschäftsbereiche gebildet werden. Der Geschäftsbereich hat - im Gegensatz zum Buchungskreis - keinen direkten Außenwirkungscharakter. Er ist vielmehr eine interne Organisationseinheit, unter der die Verkehrszahlen der Sachkonten für interne Auswertungszwecke getrennt geführt werden. Innerhalb eines Mandanten lassen sich mehrere Geschäftsbereiche einrichten, die in allen Buchungskreisen (die in diesem Mandanten definiert sind!) kontiert werden können.



Geschäftsbereiche dienen praktisch in erster Linie der über Buchungskreise hinausgehenden unternehmensexternen Segmentberichterstattung bezüglich signifikanter Tätigkeitsfelder (Produktlinien, Niederlassungen, etc.) des Unternehmens. Alle wesentlichen Positionen, wie das Anlagevermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten und Warenbestände sowie die komplette GuV sind dem Geschäftsbereich direkt zurechenbar. Die Positionen Bank, Kapital und Steuern sind den Geschäftsbereichen nicht oder nur indirekt manuell zurechenbar. Handels- und steuerrechtliche Abschlüsse sind deshalb auf Geschäftsbereichsebene nicht möglich. Aus diesem Grund sind Geschäftsbereichsbilanzen und GuV nur für die interne Berichterstattung verwendbar. In der Musterfirma existieren mehrer Geschäftsbereiche, z.B.: ●

1000 Maschinenbau

●

2000 Anlagenbau

Sie verwenden im Kurs i.d.R. den Geschäftsbereich 1000.

Kostenrechnungskreis Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Ein Kostenrechnungskreis kann einen Buchungskreis oder mehrere (buchungskreisübergreifende Kostenrechnung) umfassen. In letzterem Fall müssen die zugehörigen Buchungskreise denselben Kontenplan nutzen. Im Rahmen des Kurses wird im Kostenrechnungskreis 1000 gearbeitet. Innerhalb eines Kostenrechnungskreises werden alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet. Dabei werden die primären Kosten aus dem



externen Rechnungswesen übernommen und zunächst nach innerbetrieblichen Gesichtspunkten gegliedert. Sofern die primären Kosten Einzelkostencharakter haben, werden sie auf Kostenträger kontiert, sofern sie Gemeinkostencharakter haben, werden sie auf Kostenstellen oder Gemeinkosten-Aufträge kontiert und über interne Verrechnungstechniken verursachungsgerecht weiterverrechnet.

Ergebnisbereich Der Ergebnisbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die das Unternehmen aus Sicht der Ergebnisrechnung gliedert. Er stellt den Teil eines Konzerns dar, für den eine einheitliche Segmentierung des Absatzmarktes vorliegt (nach Kundengruppen oder Artikelgruppen z.B.) und bildet somit die oberste Berichtsebene für die Ergebnisrechnung. Für die einzelnen Segmente bzw. Ergebnisobjekte kann durch Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen ein Ergebnis ausgewiesen werden. Ein Ergebnisbereich kann einen oder mehrere Kostenrechnungskreise enthalten. Im Kurs wird im Ergebnisbereich 1000 gearbeitet. Das folgende Bild gibt einen Überblick über die Beziehungen der einzelnen Organisationstypen. Die Schichtendarstellung zeigt z.B., dass in einem Mandanten mehrere Buchungskreise angelegt sein können und dass ein Buchungskreis immer zu genau einem Kostenrechnungskreis gehört.



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Impressum Inhalte Dr. Dirk Kahlert Professur Wirtschaftsinformatik I Technische Universität Chemnitz E-Mail: [email protected]

Umsetzung wi-mediaLAB Professur Wirtschaftsinformatik I Technische Universität Chemnitz 09107 Chemnitz zurück

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Sachkontenstammdaten BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung

Was sind Konten? Wozu werden sie benötigt? Um Aufgaben und Gliederung der Konten zu verstehen, ist es notwendig, die Bilanz einer Unternehmung näher zu betrachten. Grundaufgabe der Bilanz ist die Darstellung des Vermögens und der Schulden sowie des Eigenkapitals der Unternehmung zu einem bestimmten Stichtag. In der Bestandsrechnung geschieht dies mit Hilfe von Vermögens- und Kapitalkonten. Beim Eröffnen der Konten im neuen Geschäftsjahr werden die Bestände der Vorjahresbilanz auf sie übertragen. Zum Abschluss eines Geschäftsjahres werden die Salden der Vermögenskonten auf die linke Seite, die Aktivseite der Bilanz, übernommen. Die Bestände der Kapitalkonten finden ihren Niederschlag auf der rechten Seite der Bilanz, der Passivseite. Aufgabe der Buchführung ist es während des Geschäftsjahres, die Geschäftsvorfälle, die zu einer Änderung dieser Salden führen, auf den entsprechenden Konten zu erfassen. Dabei werden im Hauptbuch alle Geschäftsvorfälle erfasst.

Wie sind die Konten gegliedert? Ein wichtiges Organisationsmittel der Buchführung ist der Kontenplan. Alle benutzten Konten eines Unternehmens sollten in diesem logisch und übersichtlich gegliederten Plan enthalten sein. Als Vorlage für den spezifischen Kontenplan werden oft sog. Kontenrahmen benutzt. Wichtige Kontenrahmen sind ●

der Gemeinschaftskontenrahmen (GKR), der Konten entsprechend dem Ablauf bzw. Leistungsprozess im Unternehmen anordnet


SAP - Rechnungswesen ●

der Industriekontenrahmen (IKR), der sich am Bilanzgliederungsprinzip orientiert.

Konten gliedern sich in zwei Kategorien: ●

●

Sach- bzw. Bestandskonten bilden über ihren aktuellen Saldo die Bestände an Vermögens- oder Kapitalwerten ab. Auf Erfolgskonten werden Geschäftsvorfälle erfasst, die Auswirkungen auf das Eigenkapital in Form von Gewinn oder Verlust haben.

Außerdem sind noch zwei weitere wichtige Konten zu erwähnen: ●

●

Das Eigenkapitalkonto selbst ist ein passives Bestandskonto. Das GuV-Konto (Gewinn und Verlust) ist das Sammelkonto der Aufwendungen und Erträge(Gewinn und Verlust) ist das Sammelkonto der Aufwendungen und Erträge 1/3

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Der Kontenplan im System R/3 Begrifflich ist beim Kontenplan folgendes zu beachten: Der aus der Betriebswirtschaftslehre bekannte Begriff des Kontenrahmens findet im SAPSystem keine Anwendung. Er spiegelt sich im System R/3 im Kontenplan wieder. Das Kontenplanverzeichnis enthält alle Kontenpläne innerhalb eines Mandanten. Hieraus wird ein ganz bestimmter Kontenplan ausgewählt, wobei die Zuordnung über den Buchungskreis erfolgt. Der umgangssprachlich verwendete Begriff des Kontenplans dagegen - als die Summe aller im Unternehmen benötigten Sachkonten - entspricht im R/3-System dem Kontenverzeichnis. Für einen Mandanten können mehrere Kontenpläne angelegt werden. Jedem Buchungskreis ist genau ein Kontenplan zugeordnet, wobei derselbe Kontenplan von mehreren Buchungskreisen verwendet werden kann.



Welche Auswirkung hat diese Organisation nun auf die Pflege der Stammdaten? Die Stammdaten jedes Kontos sind in ein Buchungskreissegment und ein Mandantensegment aufgeteilt. Attribute, die buchungskreisübergreifend gelten, wie z.B. die Kontoart, werden auf Mandantenebene gepflegt. Buchungskreisspezifische Attribute, wie z.B. die Währung, in der ein Konto geführt wird oder steuerrechtliche Daten, werden im Buchungskreissegment gepflegt. Schauen Sie sich diese Trennung für das Konto ,Kreditoren-Verbindlichkeiten Inland' (160000, Kontenplan INT) im SAP-System an. Rufen Sie dazu die Transaktionen Rechnungswesen_Finanzwesen_Hauptbuch_Stammdaten_Einzelbearbeitung_Im Kontenplan und Rechnungswesen_Finanzwesen_Hauptbuch_Stammdaten_Einzelbearbeitung_Im Buchungskreis auf. Jedes Konto, das im Buchungskreis angelegt werden soll, muss bereits auf file:///Q|/gkrewe/content/SAP_RW_05_2.html (2 von 4) [05.05.2004 07:49:04]


Kontenplanebene existieren. Zur Stammdatenpflege stehen die Funktionen Anlegen, Ändern, Anzeigen, Sperren / Entsperren, und zum Löschen vormerken zur Auswahl. Bemerkung: Die genannten Vorgehensweisen sind abhängig von der Organisation des Unternehmens. Im Allgemeinen wird die Verwendung der Funktionen und der Bereich der Anwendung durch Vergabe von Berechtigungen eingeschränkt, da nicht alle der genannten Vorgehensweisen gleichermaßen von jedem Mitarbeiter genutzt werden. Entsprechend der Organisation der Stammdaten erfolgt auch die Pflege der Sachkontenstammsätze, d. h.: 1. entweder nur im Kontenplan (Erfassung von Kontonummer, Kontenbezeichnung und weiteren steuernden Daten) 2. oder nur im Buchungskreis (Erfassung buchungskreisspezifischer Daten Voraussetzung: Konto ist bereits im Kontenplan angelegt worden!) 3. oder zentral (Erfassung von Kontenplan- und Buchungskreisdaten in einem Schritt)

Anlegen und Verwalten von Stammsätzen Für das Anlegen und Verwalten von Stammsätzen sind im SAP R/3 notwendige Objekte zwingend erforderlich. Dies ist insbesondere die Kontengruppe. Die Kontengruppe ist ein klassifizierendes Merkmal innerhalb der Sachkontenstammsätze. Sie ist eine Zusammenfassung von Eigenschaften, welche das Anlegen von Stammsätzen steuern. Das heißt u.a., dass im Rahmen des Customizing eventuell bestimmte Felder als ausgeblendet und andere als Mussfelder definiert sind (-> Feldstatus) und dass ein bestimmter Bereich für die Kontonummern vorgegeben ist (-> Nummernkreis).

Wenn für die Kontengruppe "Flüssige Mittel" den Nummernbereich von 100000 bis 129999 vorgeben ist, müssen Sie die Kontonummern für Stammsätze mit der Kontengruppe aus diesem Bereich wählen. Sie könnten beispielsweise für den Kontenstammsatz "Kasse" die Kontonummer 101000 im Kontenplan angeben. 2/3



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Ablauf als EPK ..\epk\sachkontenstammbearbeitung.pdf

Welche Transaktionen sind wesentlich? Die Sachkonten Ihres Buchungskreises 1000 können Sie sich durch zwei verschiedene Möglichkeiten im Hauptbuch des Teiles Finanzwesen des Rechnungswesens anzeigen lassen. Nachdem Sie in den Pfad Rechnungswesen_Finanzwesen_Hauptbuch verzweigt sind, können folgende verschiede Pfade aufgerufen werden: ●

Infosystem_BerichteZumHauptbuch_Stammdaten_Sachkontenverzeichnis: Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Sachkonten. ●

Stammdaten_Einzelbearbeitung_Buchungskreisdaten: Hier können Sie einzelne Sachkonten ansehen. Hinweis: Mit der F4-Hilfe im Feld Sachkonto ohne Eingabe von Suchkriterien können Sie auch alle Sachkonten anzeigen lassen.

Lassen Sie sich doch einmal die Kontodaten des Kontos ,Verbindlichkeiten' anzeigen! Bearbeitet werden Stammdaten entweder zentral oder nur im Kontenplan oder Buchungskreis. Beachten Sie, dass ein Sachkonto, das nur im Kontenplan angelegt wurde, nicht im Buchungskreis verfügbar ist. Unter Rechnungswesen_Finanzwesen_Hauptbuch_Stammdaten_Einzelbearbeitung können Sie ●

zentral (FS00)



im Kontenplan (FSP0)

●

im Buchungskreis (FSS0)

auswählen.

Was ist zu beachten? ● ●

Buchungskreis1000 als Selektionskriterium angeben. Die Anzeige in einem SAP-Report wird gestartet indem Sie auf die UHRklicken oder F8drücken. 3/3

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Übung: Sachkontenstammdaten Als Einstimmung auf Ihre neue Tätigkeit im Rechnungswesen des Werkes Hamburg sollten Sie sich erst einmal mit einigen grundlegenden organisatorischen Zusammenhängen vertraut machen und gleichzeitig Ihre im R/3-Workshop angeeigneten Kenntnisse zur R/3Umgebung auffrischen. Verschaffen Sie sich also zuerst einen Überblick über die im Buchungskreis 1000 hinterlegten Sachkonten! Hierzu gibt es mehrere Möglichkeiten. ●

Versuchen Sie es zuerst direkt über die Stammdatenanzeige im Hauptbuch des Finanzwesens! Hauptbuch_Stammdaten_Einzelbearbeitung_Buchungskreisdaten. Mit Hilfe der Matchcodesuche lässt sich hier ein Überblick über alle vorhandenen Sachkonten unseres Buchungskreises 1000 anzeigen.

Ein eventuell erscheinendes Dialogfeld mit einer Warnung können Sie mit Enter übergehen.

●

Die gleiche Auflistung erhalten Sie über das Infosystem. Sehen Sie sich dazu zunächst das folgende einführende Video zum Aufruf von Berichten an!

Video Aufruf und Parametriesierung eines Reports im Infosystem

Um auch diese Funktionalität zu prüfen, verzweigen Sie in einem zweiten Modus aus dem Hauptbuch in das Infosystem und führen den Bericht aus!

Einen neuen Modus öffnen Sie in der horizontalen Menüleiste über System_ErzeugenModus.

●

Der genaue Pfad zum Bericht lautet: Infosystem_BerichtezumHauptbuch_Stammdaten_Sachkontenverzeichnis

Hinweise: Lassen Sie sich nur den Buchungskreis 1000 anzeigen. Deaktivieren Sie alle Optionen der Ausgabesteuerung, um eine einzeilige Liste zu erhalten. Starten Sie nach der Eingabe der Parameter den Report entweder mit F8 oder der Uhr in der Menüleiste. file:///Q|/gkrewe/content/SAP_RW_U01_1.html (1 von 2) [05.05.2004 07:49:06]


Vergleichen Sie Ihre zwei erzeugten Listen, indem Sie (z.B. mit der Tastenkombination Alt + Tab ) zwischen den beiden Modi hin und her springen! ●

Verlassen Sie die Stammdatenanzeige im ersten Modus und verzweigen Sie auch hier in das Infosystem! Führen Sie den Bericht "Kontenplan" aus! Geben Sie als Selektionskriterium für den Kontenplan INT (internationaler Kontenplan) an. Was stellen Sie bei einem Vergleich mit dem Bericht "Sachkontenverzeichnis" des Bukr 1000 fest? Wie lässt sich dies begründen?

Wenn Sie den Unterschied nicht nachvollziehen können, lesen Sie bitte nochmals die SAP-Theorie I zu diesem Kapitel. 1/1 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAPSystems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Kreditoren-Stammdaten BWL-Sicht SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Theorie -III SAP-Anwendung

Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung Nachdem im vorherigen Teil Sachkontenstammdaten allgemein betrachtet wurden, steht in der Kreditorenbuchhaltung ein Sachkonto im Vordergrund: die Lieferantenverbindlichkeiten. In der Praxis ist es allerdings nicht möglich, die Posten aller Lieferanten auf einem Konto zusammenzufassen, da ●

Dieses Konto zu stark belastet und unübersichtlich wird,

●

Der Kontostand einzelner Lieferanten nicht kontrollierbar ist,

●

Eine Zusammenfassung der Lieferungen pro Geschäftspartner fehlt.

Daher wird das Konto Lieferantenverbindlichkeiten in Kontokorrentkonten für die einzelnen Lieferanten zerlegt. Hier werden die laufenden Lieferungen und die entsprechende Bezahlung erfasst. Die Lieferantenkonten werden im Gegensatz zu den übrigen Sachkonten als Personenkonten bezeichnet.



In der Praxis werden häufig mehrere Verbindlichkeitskonten geführt, z.B. Lieferanten Inland und Lieferanten Ausland. 1/5 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Abstimmkonto Die Integration der Nebenbücher (Kreditoren, Debitoren, Anlagen) in das Hauptbuch wird in SAP R/3 mit Hilfe von Abstimmkonten realisiert.

Die Verknüpfung der Konten der Kreditorenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) mit der Hauptbuchhaltung erfolgt über Einträge in den Stammdaten der entsprechenden Konten. Die entsprechenden Hauptbuchkonten werden durch ein Attribut als sogenanntes Abstimmkonto charakterisiert.



Abstimmkonten können dann nicht mehr direkt bebucht werden. Abstimmkonten sind keine extra anzulegenden Konten, sondern ,normale' Hauptbuchkonten, z.B. das Konto ,Verbindlichkeiten Inland'. Auf der anderen Seite erhält jedes Nebenbuchkonto im Stammsatz einen Verweis auf ein solches Abstimmkonto (Hauptbuchkonto). Buchungen in Nebenbüchern wirken sich ,in Echtzeit' auf die Salden der Hauptbuchkonten aus.



Merken Sie sich diesen Zusammenhang. Er wird gerne in der Klausur abgefragt. 2/5 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Organisation der Kreditorenstammdaten Jeder Kreditoren-Stammsatz wird i.d.R. sowohl von der Buchhaltung als auch vom Einkauf benutzt, womit sich folgende Vorteile ergeben: ●

Vermeidung von Mehrfacheingaben

●

Vermeidung von Inkonsistenzen

●

Aktueller Datenbestand

Trotz des gemeinsamen Stammsatzes kann jeder Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehung zu einem Kreditor speichern. So können die Kreditoren-Stammdaten ● ●

zentral oder separat entweder für die Finanzbuchhaltung(Buchungskreisebene) oder für die Einkaufsorganisation

gepflegt werden. Dementsprechend weist jeder Kreditoren-Stammsatz drei Bereiche auf. 1. Allgemeiner Bereich 2. Bereich für den Buchungskreis 3. Bereich für die Einkaufsorganisation Im allgemeinen Bereich steht z.B. die Anschrift eines Lieferanten. Separat für die Finanzbuchhaltung werden bei mehreren Buchungskreisen spezifische Daten wie verschiedene Zahlungsbedingungen gepflegt. Im file:///Q|/gkrewe/content/SAP_RW_06_3.html (1 von 4) [05.05.2004 07:49:10]


Bereich der Einkauforganisation wird z.B. der Name des Verkäufers abgelegt.

Einen Kreditorenstammsatz zentral anlegen bedeutet, dass Daten, die von der Buchhaltung und vom Einkauf benötigt werden, in einem Arbeitsschritt eingegeben werden. Eine Buchung eines Beleges zum Lieferanten TUXX-LF04 findet auf dem Abstimmkonto ,Kreditoren-Verbindlichkeiten Inland' im Hauptbuch seinen Niederschlag.

Was beinhalten die Kreditorenstammdaten? Beim Anlegen eines Kreditorenstammsatzes sind zunächst die Nummer für den Kreditor, Bukr und Kontengruppe anzugeben. Weitere Bestandteile der Kreditorenstammdaten sind: 1. Neben Anrede und Anschrift können zu den Adressdaten verschiedene Kommunikationswege angegeben werden. 2. Der Suchbegriff wird für die Suche nach Debitorenstammsätzen mit dem Matchcode und für Auswertungszwecke verwendet. Die Suche erfolgt zunächst nach Kreditoren je Buchungskreis und anschließend nach dem Suchbegriff. 3. Die Pflege der Steuerungsdaten ist optional. 4 .Die Bankverbindung (Bankschlüssel) kann per Matchcode-Suche ausgewählt werden, die Kontonummer ist in Abhängigkeit von der Bankverbindung 10-stellig zu vergeben Die Bankleitzahl heißt im R/3 Bankschlüssel. 5. Für die Kontoführung sind die Daten zum Abstimmkonto und zum Sortierschlüssel einzugeben. Der Sortierschlüssel dient als zusätzliche Möglichkeit zur Gestaltung der file:///Q|/gkrewe/content/SAP_RW_06_3.html (2 von 4) [05.05.2004 07:49:10]


Sortierfolge von Einzelposten im Berichtswesen. In Berichten kann man gebuchte Belege nach verschiedenen Feldern sortieren, z.B. nach dem Buchungsdatum. Der Sortierschlüssel ist ebenfalls ein solches Sortierfeld, jedoch können Sie dessen Inhalt selbst bestimmen, indem Sie hier angeben, welche Daten des Beleges bei Buchungen mit dem Beleg gespeichert werden sollen. 6. Für das Kreditorenkonto sind noch folgende Informationen für den Zahlungsverkehr notwendig: ●

Das Feld Zahlungsbedingungenenthält einen 2-stelligen Schlüssel, der die Zahlungsbedingungen (die uns unser Lieferant gewährt) in Form von Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert. Der Schlüssel wird in Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen verwendet und liefert Informationen für die Finanzdisposition, für das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr.

●

Die Toleranzgruppebeinhaltet Festlegungen hinsichtlich der Skontogewährung und der Behandlung von Zahlungsdifferenzen.

●

Die Zahlwegeenthalten Angaben über die Standard-Zahlwege. Wird im zu bezahlenden Posten explizit ein Zahlweg angegeben, hat diese Angabe Vorrang vor den Vereinbarungen im Stammsatz. Im Posten selbst dürfen später auch solche Zahlwege vorgegeben werden, die im Stammsatz nicht aufgeführt sind.

●

Die Einzelpostenregulierung(Einzelzahlung) legt fest, dass jeder offene Posten des Geschäftspartners beim automatischen Zahlungsverkehr separat bezahlt wird. Das heißt, offene Posten werden nicht zu einer Zahlung zusammengefasst. Dieses Vorgehen ist in der Praxis NICHT üblich - hier jedoch zum besseren Verständnis der Abläufe durchaus angebracht.

●

Mahndatenspezifizieren das anzuwendende Mahnverfahren, wobei im SAP R/3 beliebig viele Mahnverfahren definiert werden können. Diese unterscheiden sich beispielsweise in den Mahntexten, im Mahnrhythmus, in der Anzahl der Mahnstufen, in den Mindestbeträgen, Gebühren oder Zinsen. Der Mahnbereich repräsentiert eine organisatorische Einheit, die für das Mahnwesen zuständig ist und stellt eine Untergliederung des Buchungskreises dar. (Näheres hierzu bei Erläuterung der Debitorenmahnung in Kapitel 7.)




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Das Konto pro Diverse (CpD) Für Kreditoren, die nur einmal oder sehr selten liefern werden, lässt sich im System FI (Finanzbuchhaltung) ein spezieller Kreditorenstammsatz (CpDStammsatz) anlegen. Tritt nun ein einmaliges Geschäft auf werden Name, Adresse, Telefonnummer und die Bankverbindung zum Kreditor innerhalb des Beleges eingegeben und gespeichert. Im CpD-Stammsatz selbst sind keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert, weil der Stammsatz für mehrere Kreditoren verwendet wird. Die CpD-Technik gilt gleichermaßen für Debitoren. Die CpD-Technik hat den Vorteil, dass weniger Stammsätze angelegt werden müssen und somit größere Übersichtlichkeit der Kreditoren gegeben ist. Prinzipiell bieten CpD-Konten die gleiche Funktionalität wie alle anderen Kreditorenkonten (Mahnprogramm, Zahlungsprogramm usw.). 4/5 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Ablauf als EPK ..\epk\kreditor_stammdatenbearbeitung.pdf

Welche Transaktionen sind wesentlich? Stammdaten der Kreditoren finden Sie unter Finanzwesen_Kreditoren_Stammdaten. Sie können neben Sperren oder Löschvormerkungen die für die Musterfirma relevanten Transaktionen ●

Anlegen (FK01)

●

Anzeigen (FK03)

●

Ändern (FK02) - Ein Video zum Ändern von DEBITOREN finden Sie im Kapitel zu den Debitorenstammdaten.

aufrufen.

Anlegen von Kreditorenstammdaten Folgende weitere Informationen werden benötigt: ●

Der Name des Kreditors, Buchungskreis (1000) und Kontengruppe.

Als Kontengruppe 0002 (Warenlieferant) angeben, da sonst keine externe Nummernvergabe in der Form TUXX-LFXX möglich ist.

●

Adressdaten



Der Suchbegriff

Der Suchbegriff sollte unbedingt die Gruppennummer enthalten (XX: Rest ist egal!), damit jeder Übungsteilnehmer "seine" Kreditoren wieder findet und diese Konten bebucht!

Danach müssen Sie Enter drücken, um in die nächste Eingabemaske zu gelangen ●

●

Die Steuerungsdaten müssen in der Übung nicht gepflegt werden und können mit Enter übersprungen werden. Der Bankschlüssel kann, wenn der Name der Bank bekannt ist, per Matchcode-Suche ausgewählt werden. Die Kontonummer ist 10stellig anzugeben. Weiter gelangen Sie mit Enter.



●

●

Bei Kontoführung ist als Abstimmkonto 'Kreditoren - Verbindlichkeiten Inland' zu wählen. Nummernsuche durch Matchcode. Weiteres Mussfeld ist die Finanzdispogruppe. Hier ist in der Übung A1 anzugeben. Weiter mit Enter

Als Informationen für den Zahlungsverkehr sind im Rahmen der Übung nur Zahlungsbedingungen, Zahlwege und Mahndaten relevant. Außerdem sollte das Kennzeichen Einzelzahlung gesetzt sein.



Sie können, wenn Sie alle Mussfelder ausgefüllt haben auch mit F8 in nächste Bildschirmbild gelangen.

Anzeigen von Kreditorenstammdaten ●

Wenn sich Kreditoren- oder Debitorenstammdaten anzeigen lassen, können Sie direkt in die Transaktion Stammdaten_ändern gelangen, wenn Sie F5 drücken.

●


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Übung: Kreditoren-Stammdaten Kreditorenstammdaten anzeigen/ändern Kreditorenstammdaten anlegen

Weiter geht es mit der Stammdatenpflege, da die Kreditoren Ihres Unternehmens S&K Furniture ständig aktuell gehalten werden müssen. Ihre erste Aufgabe besteht darin, die gegenüber dem Lieferanten TUXX-LF04 bestehenden Zahlungsbedingungen zu aktualisieren. Denken Sie daran: XX steht für Ihre Gruppennummer. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Transaktion Sie aufrufen sollen, können Sie das in der SAP-Anwendung dieses Kapitels nochmals nachlesen.

●

Lassen Sie sich im Nebenbuch der Kreditoren die Stammdaten Ihres Lieferanten TUXX-LF04 auf Buchhaltungsebene anzeigen. Geben Sie die Nummer des Lieferanten direkt ein, oder versuchen Sie sich an der Matchcodesuche und aktivieren Sie die Anzeige aller Datenmasken außer der Quellensteuer. Nach dem Bestätigen ( Enter) können Sie zwischen den Masken beliebig hin- und herwechseln (Drucktastenleiste).

●

Ändern Sie nun in der entsprechenden Maske die Zahlungsbedingungen dahingehend, dass Sie künftig 'sofort und ohne Skontoabzug zum Basisdatum Monatsende' zu zahlen haben! Hierzu ist es zuerst erforderlich, vom Anzeigemodus in den Änderungsmodus zu wechseln.

Übrigens: Sie müssen zum Wechseln des Modus "anzeigen" zum Modus "ändern" den Bildschirm nicht verlassen. Es reicht F5 oder den entsprechenden Button in der Drucktastenleiste zu drücken. 1/2 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Übung: Kreditoren-Stammdaten Kreditorenstammdaten anzeigen/ändern Kreditorenstammdaten anlegen

Ihr Unternehmen möchte zukünftig Büromaterial von einem Großhändler beziehen. Es muss somit ein eigener Stammsatz für diesen Kreditor angelegt werden. ●

●

● ●

●

Legen Sie diesen Stammsatz in der Kreditorenbuchhaltung (Nebenbuch Kreditoren) an. Wählen Sie als Kontonummer TUXXLF05 (externe Nummernvergabe) und ordnen Sie die Kontengruppe 0002 (Warenlieferant) zu, da sonst keine externe Nummernvergabe in der Form TUXX-LF05 möglich ist! Die als Mussfelder gekennzeichneten Felder der Anschrift sind mit den entsprechenden selbst gewählten Daten für Name, Ort, PLZ, Land und Sprache auszufüllen. Achten Sie (im Hinblick auf die spätere maschinelle Zahlung) bitte darauf, dass der Lieferant in Deutschland ansässig ist! Vergeben Sie bitte als einheitlichen Suchbegriff 'XX: BÜRO'! Nach der Eingabebestätigung springt die Anzeige automatisch in die nächste Eingabemaske (vgl. Titelleiste). Diese kann ohne Eingabe von Daten übersprungen werden. Das Geschäftskonto Ihres Lieferanten befindet sich bei der Citibank ermitteln Sie den Bankschlüssel (= Bankleitzahl) per Matchcodesuche selbständig (die Kontonummer können Sie frei vergeben - sie muss nur 10-stellig sein!).

●

Als Abstimmkonto zur Finanzbuchhaltung soll das Konto 'Kreditoren Verbindlichkeiten Inland' dienen. Ermitteln Sie die dazugehörige Kontonummer per Matchcodesuche. Wählen Sie als Sortierschlüssel einen Eintrag aus, der Ihrer Ansicht nach geeignet ist (dieser Eintrag hat hier funktional keine weiteren Auswirkungen, sondern kann als zusätzliches Sortierkriterium im Berichtswesen Anwendung finden)! Ordnen Sie die Finanzdispogruppe A1 zu.



●

Aufgrund der recht hohen Umsätze, die Sie bei diesem Lieferanten tätigen, werden Ihnen folgende Zahlungsbedingungen eingeräumt:'

- innerhalb von 14 Tagen 3 % Skonto - innerhalb von 30 Tagen 2 % Skonto - innerhalb von 45 Tagen ohne Abzug'. ●

● ●

Als Zahlwege kommen Scheck und Überweisung in Betracht und das Optionsfeld für die Einzelzahlung sollte aktiviert sein. Mahndaten sollen vorerst nicht gepflegt werden. Damit sind alle notwendigen Eingaben vorgenommen und müssen noch gesichert ( Strg + S oder Diskettensymbol) werden.

Falls die Mussfelder der Masken schon ausgefüllt sind, können Sie beliebig hin- und herwechseln. 2/2 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Debitoren-Stammdaten BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung Die Debitorenbuchhaltung kümmert sich um das Vermögenskonto Forderungen, dessen Bestand auf die Aktivseite der Bilanz eingeht. Die Buchung einzelner Belege auf Personenkonten und der Abschluss im Hauptbuch mittels Sammelkonten erfolgen analog der Kreditorenbuchhaltung. Sie deckt die Aufzeichnungspflicht einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ab. Zu den wichtigsten Aufgaben der Debitorenbuchhaltung zählen: ●

Erfassen und Buchen der Ausgangsrechnungen und Gutschriften

●

Erfassen und Buchen der Zahlungseingänge

●

Verwaltung der offenen bzw. ausgeglichenen Posten

●

Offene-Posten-Listen, Saldenlisten

●

Mahnungen

Da die Debitorenbuchhaltung Forderungen verwaltet, ist es zudem wichtig, dass Kreditwürdigkeit und Zahlungsverhalten ihren Niederschlag in den Zahlungsbedingungen finden und diese aktuell gehalten werden. Im Kurs werden Sie Rechnungen buchen und Mahnungen erstellen. 1/3 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Organisation der Debitorenstammdaten Die Verwaltung und Führung sämtlicher buchhalterischer Daten aller Kunden wird im SAP R/3-System durch die Debitorenbuchhaltung gewährleistet. Die Debitorenbuchhaltung ist ein integraler Bestandteil des Vertriebscontrollings. Sie dient dem Verkauf als Informationsquelle. So verfügen beispielsweise der Verkauf und die Buchhaltung über die gleichen Informationsanforderungen, wie z. B. ●

Kreditwürdigkeit,

●

Zahlungsverhalten usw.

Damit kann bereits zu Beginn des operativen Geschäfts (Angebot, Auftrag etc.) eine Risikobegrenzung betrieben werden. Führt der Kundenauftrag zur Auslieferung und in der Nachfolge zur Fakturierung, dann schlagen sich diese Informationen automatisiert in der Buchhaltung nieder. Durch die enge Verzahnung mit der Vertriebskomponente werden dabei Daten für ein effektives Kreditmanagement gewonnen. Die Verbindung zur Finanzdisposition ermöglicht über die Auswertung von Aufträgen und Rechnungen eine Optimierung der Liquiditätsplanung. Entsprechend der Kreditorenbuchhaltung können auch DebitorenStammdaten entweder zentral oder separat für Vertrieb oder Finanzbuchhaltung gepflegt werden. Weiter sind die Stammdatensätze auch hier in drei Bereiche unterteilt. Im allgemeinen Bereich stehen buchungskreisunabhängige Informationen wie Kontonummer oder Abladestation. Im Bereich für die Buchungskreise file:///Q|/gkrewe/content/SAP_RW_07_2.html (1 von 3) [05.05.2004 07:49:18]


steht z. B. bei verschiedenen Kontenplänen das Abstimmkonto. Daten, die in den Verkaufsorganisationen unterschiedlich sein können, wie Versanddaten oder Name des Käufers werden im Bereich der Verkaufsorganisation gespeichert.

Buchungen finden auch in der Debitorenbuchführung mittels Abstimmkonten ihren direkten Niederschlag im Hauptbuch.

Was beinhalten die Debitorenstammdaten? Die Felder im Debitorenstammsatz sind ähnlich derer im Kreditorenstammsatz. In der Form TUXX-KD02 ist eine externe Nummernvergabe durch den Benutzer möglich. Wichtige Felder im Stammsatz sind: ●

Adressdaten

●

Suchbegriff

●

Steuerungsdaten



Bankverbindung

●

Kontoführung

●

Zahlungsinformationen

Diese Daten wurden bereits zu Kreditorenstammdaten erläutert. 2/3 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Ablauf als EPK ..\epk\debitor_stammdatenbearbeitung.pdf

Welche Transaktionen sind wesentlich? Stammdaten der Kreditoren finden Sie unter Finanzwesen_Debitoren_Stammdaten. Die für die Musterfirma relevanten Transaktionen sind: ●

Anlegen (FD01)

●

Anzeigen (FD03)

●

Ändern (FD02) -

Video Änderung eines Debitors

Sie können sich in der Transaktion FD03 aber nur einen Debitor anzeigen lassen. Für eine Liste aller Debitoren müssen Sie in Debitoren_Infosystem_Stammdaten verzweigen und entsprechende Selektionskriterien angeben. Die Liste können Sie sich mit F8 anzeigen lassen.



Was ist zu beachten? Wenn Sie sich einen Debitor anzeigen lassen, können Sie mit F5 oder der entsprechenden Schaltfläche (siehe Bildschirmbild) zu Ändern springen.


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Übung: Debitoren-Stammdaten Debitoren-Stammdaten anzeigen/ändern Infosystem Debitoren

Auch in der Debitorenbuchhaltung sind Änderungen vorzunehmen. Beim gestrigen Stammtisch hat Ihr Geschäftsführer erfahren, dass die Firma Dubios in letzter Zeit mit einigen Zahlungsverzögerungen glänzt. Um seine Einnahmen dahingehend etwas abzusichern, hat er für diesen Kunden neue Zahlungsbedingungen festgelegt. Aktualisieren Sie also die Stammdaten Ihres Kunden TUXX-KD02! ●

●

Lassen Sie sich die Stammdaten auf Buchhaltungsebene im Nebenbuch Debitoren anzeigen! Ändern Sie die Zahlungsbedingungen dieses Kunden dahingehend, dass er künftig 'sofort und ohne Skontoabzug' zu zahlen hat!

Sie können sich dabei am Vorgehen in der Kreditorenübung orientieren. 1/2 SAP ® und R/3 ® sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG.

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Übung: Debitoren-Stammdaten Debitoren-Stammdaten anzeigen/ändern Infosystem Debitoren

Als nächstes sollten Sie sich einmal einen Gesamtüberblick über die derzeitigen Stammkunden Ihrer Firma verschaffen. ●

Lassen Sie sich also ein Stammdatenverzeichnis für alle Debitoren Ihrer Gruppe anzeigen.

Hierzu sollten Sie die gegebenen Möglichkeiten des Infosystems nutzen, wie sie es bei den Sachkontenstammdaten schon getan haben. Nur müssen Sie natürlich nun den Pfad Infosystem nicht mehr in der Hauptbuchhaltung, sondern innerhalb der Debitorenbuchhaltung aufrufen. Grenzen Sie die Abfrage entsprechend ein, indem Sie sich nur die Kunden von Kontonummer TUXX-KD00 bis TUXX-KD99 anzeigen lassen und drücken Sie auf ausführen. ● Diese Abgrenzung reicht, damit Sie Ihre Stammkunden selektieren können. Darüber hinaus können Sie weitere Abgrenzungen vornehmen. Was müssten Sie einstellen, wenn Sie z. B. nur CpDDebitoren aus der Abfrage erhalten wollten? ●


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