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Comprometidos con el Control Interno Estimado Lector: Recientemente analizábamos que lecciones aprendimos de la campaña de auditoria 2008. Hacíamos este ejercicio con el objetivo de mejorar nuestro servicio y apoyar a nuestros clientes. Como se documenta en detalle en las secciones de Economía Internacional y Ecuatoriana, todas las empresas están operando en un contexto matizado negativamente por la crisis internacional. Al escuchar la noticia que el decrecimiento económico se ha desacelerado –aspecto positivo-, pero todavía no se vaticinan palabras de crecimiento sostenido a la vista, las administraciones siguen mostrándose cautas. María Teresa Hansen-Holm nos comentaba en una edición anterior que la crisis se dio por fallas del control interno tanto en las instituciones crediticias como en aquellos inversionistas que depositaron en ellas. Como resultado de ello, el desempleo en todo el mundo ha aumentado, la cifra de pobreza se ha incrementado, las necesidades siempre creciendo y los activos operativos de las empresas están expuestos, hoy más que nunca a hurtos o mal uso. Ninguna empresa está exenta del riesgo de sufrir fraudes. Por ello, los administradores deben estar permanentemente revisando sus procesos y cuestionándose críticamente dónde pueda haber debilidades. En ese ejercicio resulta vital ver quiénes están llevando a cabo las tareas y cerciorarse que los funcionarios no estén realizando acciones incompatibles en la custodia de bienes, ejecución de operaciones y registro de transacciones. No se puede dejar de pensar en ningún momento en que a causa de necesidades crecientes-el ser humano no se satisface jamás- y frente a la oportunidad por controles deficientes, ejecutivos podrían perjudicar a la empresa. Nuestros mayores lo decían claramente: “En arca abierta, hasta el justo peca”.

mismas y oportunidad en las que deban ejecutarse para garantizar el debido cuidado necesario. En el artículo “Protección de Activos Fijos a través de Seguros” comentamos al utilizar la “Matriz de Riesgo” que es prudente transferir el riesgo inherente a los activos fijos a compañías de seguros, a cambio del pago de una prima. Presentamos la cédula de trabajo para control de cobertura y explicamos también cómo debe contabilizarse la pérdida en un siniestro y la indemnización pagada por el asegurador, sin olvidar el tratamiento tributario correspondiente tanto de la pérdida como el ingreso por resarcimiento. “Controlando el Riesgo Tributario” recordamos los formularios y archivos que deben mandarse periódicamente al SRI, indicando cuáles deben guardar consistencia entre sí. Recordamos también las sanciones a las que están expuestos los contribuyentes por errores, presentación tardía, etc. En “Controlando los Libros Sociales” reiteramos que es responsabilidad del representante legal la custodia de los libros sociales y nos sugiere qué detalles cuidar. Finalizando el tercer trimestre del 2009, comentamos que es tiempo de preparar el presupuesto del próximo año para tener una herramienta de control administrativo que nos permita cuantificar nuestros propósitos y hacer el seguimiento pertinente. Sugerimos leer “El rol de los presupuestos en la gestión, planeación y control de recursos de las Empresas”. Si deseamos que los procesos sean efectivos, es importante que sean monitoreados periódicamente, para ello hemos incorporado en la presente edición el artículo “Definición y monitoreo de procesos”. ¿Cómo están nuestros sistemas? La respuesta la tendremos cuando leamos y respondamos el cuestionario que hemos preparado en base a la metodología COBIT, en el artículo “Checklist para evaluación de procesos de tecnología”.

Dentro de los aspectos que debemos trabajar en la campaña 2009, concluimos que las prioridades son planificar conjuntamente las labores de cierre para cumplir con los plazos y poner énfasis tanto en nuestras revisiones como en los diálogos con nuestros clientes el objetivo de fortalecer las estructuras de control interno. Esta edición especial de “Cifras de Calidad” nace de estas reflexiones y contiene aportes que apuntan en dirección a este propósito.

Acerca de la responsabilidad que tienen los empresarios para propiciar un buen clima laboral tenemos información en el documento “Responsabilidad del empresario en el buen clima laboral”.

En “Evaluación del Control Interno” se aborda la labor que debemos realizar los auditores externos en la evaluación del control interno con la finalidad de diseñar las pruebas de auditoría, el alcance de las

Agradecemos su renovada confianza y le deseamos una provechosa lectura y buenos negocios.

Kurt Hansen-Holm, nuestro presidente, nos comenta que los líderes empresariales sólo podrán cumplir con su rol de maximizar el valor de la empresa para la sociedad sólo si fortalecen sus estructuras de control interno.

Con sincero aprecio, Eco. Mario A. Hansen-Holm, MBA Socio Director

Llegan tiempos mejores

Recientemente el Dow Jones cerró en 9,890 puntos presentando su mejor nivel en los últimos 9 meses y AIG, compañía de seguros que recibió apoyo gubernamental por más de 80 billones, reportó ganancias luego de 7 trimestres seguidos de pérdidas. También se hizo público que la tasa de desempleo se ubicó en 9.4%, frente al 9.5% al cierre del mes anterior. Esto significa que se siguen perdiendo puestos de trabajo, pero en menor cantidad: solo se perdieron 250,000 puestos frente a los 320.000 que se habían esperado. Ya son 7 millones los puestos de trabajo que se han perdido desde finales del 2007 y el tiempo que toma en promedio a un desempleado encontrar una plaza de trabajo nuevamente alcanzó 25 semanas (6 meses). Esto evidencia que estamos menos mal, pero aún no podemos decir que estamos mejor. Todos estos números que se han ido conociendo dan indicios de que se ha tocado fondo y que llegan tiempos mejores. Estamos dejando de caer, pero no significa que se ha empezado a crecer. Cabe indicar que ninguna economía cae como una piedra, pero tampoco se recupera como un proyectil. Atrás va quedando la letra L, difícilmente podríamos aspirar que se grafique una V y más nos pareciera que la recuperación se va a dar con cierta turbulencia dibujando una silueta similar a la W. ¿Cuándo se va a ver generación de empleo? Mientras el consumo agregado siga deprimido y el crédito al consumidor se siga contrayendo difícilmente veremos una recuperación. ¿Cómo se ve América Latina? No nos podemos olvidar que el principal socio comercial para la mayoría de estos países es EEUU; por lo tanto, cualquier buena noticia en este mercado tiene un efecto positivo. Así es como los activos de estos países también se están recuperando. En septiembre se dieron reuniones que apuntan en la dirección adecuada. Por un lado, la reunión de la ONU sobre el cambio climático evidenció que los principales actores globales responsables de este fenómeno habían entrado en razón y estarían ofreciendo acciones para aminorarlo. Por otro lado, la reunión del G-20 en Pittsburg demostró que se estaría conformando un directorio para precautelar el desempeño económico mundial. Por haber sido reuniones trascendentes, pretendemos resumir algunos aspectos relevantes de las mismas.

ONU por una economía más verde China se esforzará por recortar notablemente sus emisiones de dióxido de carbono (CO2) en proporción con el Producto Interno Bruto en una medida importante. China y otros países emergentes habían rechazado durante mucho tiempo los recortes obligatorios de emisiones. Como parte del próximo tratado de lucha contra el calentamiento global, van a incrementar la parte de energías no fósiles en el consumo del país a cerca de 15% antes de 2020. Su Presidente, Hu Jintao, se comprometió a incrementar la capacidad del país a absorber el dióxido de carbono emitido a la atmósfera mediante el aumento de la cobertura forestal de China en 40 millones de hectáreas antes de 2020, en relación con 2005.

Por su lado, el Presidente de EE.UU., Barack Obama, no dio a conocer nuevas propuestas de su país que puedan ayudar a un avance en las conversaciones para un nuevo pacto internacional para combatir el calentamiento global, pero instó a tomar acciones globales para combatir el cambio climático. Argumentó que un fracaso en abordar el problema pudiera llevar a una “catástrofe irreversible” en los años venideros y expresó que se está acabando el tiempo para poder revertir esta tendencia.

Compromiso global anticrisis El G-20 congrega entre el 85% y 90% del PIB mundial, más de los dos tercios de la población del planeta, casi el 80% del comercio internacional. Está compuesto por las tradicionales potencias industriales y países emergentes. El grupo se ha constituido de hecho en una suerte de directorio mundial de coordinación política y económica para orientar la economía y enfrentar la crisis actual. En esa línea, la Declaración de Pittsburg, adoptada a fines de septiembre en la Cumbre del G-20, se concentra en la reactivación de la economía mundial a partir de la visión del núcleo de la globalización, de la óptica de los países industrializados y de las naciones que aspiran a integrar pronto el mundo desarrollado. Con objetividad, hay que reconocer que los propósitos de esta cumbre pueden beneficiar a todos. La reactivación del crecimiento de las grandes economías también traería ventaja para el mundo en desarrollo; la regulación del sistema financiero ayudará a evitar crisis que, cuando sucedan, provocan tanto desempleo en el norte cuanto miseria en el sur; la reforma del proceso de toma de decisiones del Banco Mundial y el FMI dará más fortaleza a nuevas voces en esos organismos, y los compromisos para impulsar acuerdos sobre cambio climático.

¿Qué hacer? Algunos países, como Singapur, ya están sacando conclusiones de la crisis y empiezan a fijar objetivos a largo plazo. El Primer Ministro Lee recientemente expresó cinco grandes estrategias para el futuro. La primera es escoger cuatro o cinco actividades en las que su país puede ser líder mundial. En segundo lugar, se plantea la necesidad de generar empleos buenos, decentes y de alta calidad. En tercer lugar, se plantea cómo utilizar eficientemente su territorio de 700 km2. En cuarto lugar, Singapur se propone como meta ser una ciudad global de talento. Finalmente, se aspira fortalecer la capacidad de las corporaciones para que sean de calidad mundial. En una entrevista reciente a Clark Winter, autor de The Either/or investor, aconsejaba, entre otros aspectos: no perder dinero, no invertir detrás de los grandes; buscar la cascada y poner el balde; y, tener la cabeza abierta. El considera que actualmente se pueden adquirir propiedades a muy buenos precios debido a que más de la mitad de propietarios en EE.UU. (25 millones) deben más de lo que valen sus casas; mientras que en los próximos años va a haber un inmenso interés de las corporaciones por optimizar el uso de recursos y comprometerse más en temas que signifiquen responsabilidad social; por lo tanto, ve que se van a presentar interesantes posibilidades en energía, principalmente aquella renovable, educación y medicina.

Impacto de la crisis en el desempeño macroeconómico local La crisis económica incidió en un menor consumo y poca inversión por parte de las empresas, entre abril y junio de este año. Con esto, como se puede ver en el gráfico, el país lleva tres trimestres de contracción.

5 4 3 2 1 0 -1

La industria manufacturera cayó -0.49%, un poco menos que el trimestre anterior (-2.03%). En productos procesados, en ese trimestre hubo una mejoría en adquisición de alimentos. El sector tenía una inventario de productos en el primer trimestre que fue saliendo en el segundo. La venta de esos productos se ha estabilizado. El consumidor restringió la compra de vestimenta, porque priorizó otros gastos, como alimentos. El Comercio también sintió estos efectos aunque en menor medida que el primer trimestre que cerró en -3.06% y en el segundo se contrajo solo en -1.25%.

-2

Cinco sectores registraron un desempeño levemente positivo en el segundo trimestre del año, mientras otros ocho mostraron poco crecimiento o retroceso, según las cifras que publicó el Banco Central. La Construcción creció 2.04%, debido a que el Gobierno sigue construyendo infraestructura y vivienda. A esto se suma el incremento del bono de la vivienda y las facilidades para obtener créditos hipotecarios. Entre los sectores que crecieron también está Transporte y Almacenamiento, que pasó de -0.14% a 1.95%; la fabricación de productos de la refinación de petróleo, el suministro de electricidad y agua. El sector agrícola tuvo un comportamiento negativo, al pasar de 0.56%, en el primer trimestre, a -0.92% en el segundo. Esa caída se debe a la dificultad que los productores tuvieron para vender productos como arroz, maíz y leche. En esos meses se presentó un exceso de oferta, porque no había cómo exportar. En consecuencia, los precios de los productos cayeron, pese a que el Gobierno estableció precios oficiales. Algunos industriales opinan que esta caída se debió a los meses anteriores. A partir de diciembre se contrajeron las exportaciones y eso afectó al mercado nacional. Ese descenso no se reflejó inmediatamente y en el sector agrícola se sintió en el segundo trimestre. Los problemas de la venta de arroz y maíz provocaron, además, que los agricultores no tuvieran fondos para financiar la siembra nuevamente. El sector petrolero también sigue con una caída de -0.57% comparado con el -0.39% del primer trimestre. Este descenso, se debe a que las empresas privadas bajaron sus presupuestos de inversión. Están en espera de que se firmen los nuevos contratos y están a las puertas de una nueva Ley de Hidrocarburos. Esto a su vez generó un descenso de la producción. Mientras en enero se registró un promedio de 504,000 barriles diarios, en junio pasado bajó a 491,000, es decir, 13,000 barriles menos.

La Intemediación Financiera, que mide la relación entre los depósitos y los créditos, también mostró un decrecimiento. Esto debido a que en un ambiente de crisis, los banqueros priorizaron la liquidez y esto hizo que la colocación de créditos no iguale a la de años previos. Otros Servicios de bares, restaurantes, hoteles, arrendamiento de vivienda o los entregados a empresas y a hogares también dejaron de crecer en este período. La pesca, en cambio, creció 0.13%, cifra muy baja si se compara con el período anterior que fue de 7.64%. La disminución se debe a la baja de la demanda de productos de pescado en el exterior, sobre todo del atún, pesca blanca y productos elaborados. Evidentemente, cuando las economías se contraen hay menos opciones de encontrar un trabajo y el desempleo aumenta. Hasta junio pasado, habían 377,000 desempleados en el país, 89,000 más que el año anterior. Sin trabajo es casi imposible que la pobreza se reduzca y poco probable que mejore la equidad, por todos anhelada. La interrogante es qué pasará en el tercer trimestre de este año (julio-septiembre). Lo más probable es que la economía crezca en el segundo semestre de 2009, pues esta se mueve al vaivén del precio del petróleo, que ya se estabilizó en USD 60 por barril, uno de los más altos en la década. Además del crudo, el Gobierno tiene más recursos para gastar, producto del endeudamiento de USD 1,000 millones con PetroChina, el desembolso de 400 millones del FMI, el crédito de 480 millones del Flar, etc. La inversión privada, sin embargo, no muestra signos de recuperación y la poca que existe está atada a los planes del Régimen. Nuevamente, el crecimiento económico de este año estará marcado por el gasto del Gobierno. Cabe indicar que la gerente del Banco Central del Ecuador anunció que la institución ha reajustado a menos de la mitad su meta de crecimiento para el 2009, de 3.5% a 1%, debido a los efectos de la crisis internacional. Manifestó también que “No se podría decir que ya pasamos la crisis, pero ya pasó la etapa más difícil que fue entre enero y abril de 2009”.

La implementación de las NIIF como ventaja competitiva Por: Econ. Mario A. Hansen-Holm

Cronograma para Reportes Financieros -Según Normas Internacionales de Información Finaciera

Fuente: Superintendencia de Compañías

En ese momento, muy pocas compañías consideraron que no debía perderse momentum y que ésta era una oportunidad para recuperar quizás el tiempo que se había dejado pasar al no tener claro las tareas que debieron realizarse en el año previo a la transición (2007) y en el de transición (2008). Entonces, con el desplazamiento de los plazos, el 2008 se convertía en el año previo a la transición en el que se había capacitado al personal, establecido las tareas que el proceso de conversión de NEC a NIIF implicaba, realizando las tareas, cuantificado los impactos y presentados éstos a los socios o accionistas por las administraciones. Como asesores en implementación de NIIF, observamos algunas buenas prácticas que creemos pertinente exponer. En relación a la capacitación, las más efectivas han sido aquellas en las que el instructor se familiarizó previamente con el negocio de la empresa, sus estados financieros y su organización particular e impartió teoría y práctica para cerrar la brecha de conocimiento detectada. Respecto a la identificación de tareas a realizar se ha alcanzado un mejor compromiso cuando el personal de la empresa participó con el consultor externo en el diagnóstico. Finalmente, observamos que los cronogramas que se han cumplido más cercanamente a lo planificado son aquellos en los que los encargados de realizar las tareas las propusieron y la alta Dirección los revisó y aprobó.

Algunos gerentes generales con los cuales hemos discutido este tema nos dicen que los estados financieros que están recibiendo son más comprensibles. Hacen alusión a que pueden ver más claramente cuales son los activos productivos y cuales podrían disponerse sin afectar la continuidad del negocio; que las cuentas por cobrar y los inventarios se presentan a su valor de realización o equivalente de mercado no sobreestimándolos, entre otros. Otros expresan que la información que reciben les permite compararse con empresas del mismo sector que cotizan en mercados de capitales internacionales y que de estas comparaciones han sacado conclusiones que les han permitido hacer autoevaluaciones más objetivas. Solamente las compañías del primer grupo que efectuaron las tareas previstas para el período previo a la transición en el 2008 han tenido durante el año de transición (2009) información bajo las dos normativas y podrán adoptar sin contratiempos las NIIF y abandonar las NEC el primero de enero del 2009.

Año previo a la transición

Año de adopción oficial de las NIIF

Año de transición

NEC 31/12/2009 1/01/2009 NIIF

Una vez realizada la tarea, habiendo superado toda la resistencia que cualquier cambio implica, las administraciones del primer grupo comienzan a darse cuenta que han construido una ventaja competitiva con el esfuerzo de todo el equipo humano que participó en el proceso de transición. Creemos que vale la pena analizar el por qué de éste planteamiento. Lo que todos nos exponen, es que a partir del 1ro. de enero del 2010 es que están convencidos en que teniendo cifras bajo estandares internacionales tendrán que pagar menores costos financieros para obtener fondos y que los conocimientos adquiridos les permiten actualmente evaluar más fácilmente oportunidades de expansión en mercados alternativos. “Estos dos elementos pagan con creces el esfuerzo en tiempo y recursos que se debieron destinar en el proceso de implementar las NIIF”, nos aseguran.

Actualidad

Recuerdo cuando en diciembre del año anterior muchas empresas sintieron un gran alivio por la resolución de la Superintendencia de Compañías que retrasó la implementación de las NIIF un año más y definió que este proceso se hiciera por grupos. El primero constituido por empresas auditoras y compañías inscritas en el Registro de Mercado de Valores; el segundo, aquellas empresas con activos totales superiores a los USD 4 millones a diciembre de 2007; y, el tercero, las demás.

Evaluación del Control Interno

El control interno es el conjunto de políticas y procedimientos que se adoptan en una organización pública o privada, para salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de la información financiera y promover la eficiencia y eficacia de sus operaciones.

(moderado o bajo). Mientras más baja es la evaluación del riesgo de control, más soportes se deben obtener de que los sistemas de contabilidad y de control interno están adecuadamente diseñados y operando en forma efectiva.

Por lo tanto, la evaluación del control interno es indispensable para proporcionar una seguridad razonable de la efectividad del mismo, lo cual servirá para prevenir, detectar o corregir los posibles errores o irregularidades de importancia relativa que afecte la consecución de los objetivos propuestos.

Dependiendo de la evaluación que se obtenga, se determinarán las pruebas que se aplicarán a la revisión de los Estados Financieros. Mientras más alto sea el riesgo del control interno, las pruebas deberán ser más exhaustivas e implicarán un mayor trabajo por parte del auditor.

Las Normas Internacionales de Aseguramiento y Auditoría indican que el auditor debe obtener una comprensión del ambiente de control suficiente para evaluar las actitudes, conciencia y acciones de la Administración, respecto de los controles internos y su importancia en la entidad.

La evaluación del Control Interno puede efectuarse por los siguientes métodos:

Al evaluar el control interno, se busca conocer si las políticas implantadas se están cumpliendo y ejecutando correctamente, porque una entidad puede tener el mejor manual de control interno pero en la realidad puede que no se esté cumpliendo a cabalidad. Entre las limitaciones del control interno están los errores humanos por descuido, distracción o instrucciones mal entendidas, además de considerar la posible colusión que puede existir entre dos o más personas dentro de la empresa para perjudicarla. En la evaluación del riesgo de control, se pueden diferenciar 3 niveles: Bajo: El control interno es efectivo porque previene, detecta y corrige errores. Moderado: El control interno es moderadamente efectivo (énfasis en prevención o detección y corrige los errores significativos) Alto: El control interno es inefectivo porque no detecta ni previene errores Toda entidad debe contar con manuales de sistemas y de procedimientos de operación sobre los cuales el auditor debe basarse para hacer su estudio y evaluación, pero en la realidad pocas son las entidades que los tienen; por ello, los auditores deben desarrollar y emplear técnicas adecuadas para la respectiva evaluación. Una de éstas es la que planteamos en el artículo “Definición y Monitoreo de Procesos” El auditor debe obtener evidencia por medio de pruebas de control para soportar cualquier evaluación del riesgo de control que sea menos que alto

Método Descriptivo: Consiste en la descripción por escrito de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diferentes áreas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. Este método es ideal para aplicarlo en pequeñas empresas. Método Gráfico: Consiste en describir la estructura de las áreas en revisión y de los procedimientos, utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad; expone la naturaleza y la secuencia de los procedimientos, la división de responsabilidades, las fuentes y distribución de documentos, los tipos y ubicación de los registros y archivos contables. Este método se utiliza en la actualidad con la asistencia de computadoras. Método de Cuestionarios: Consiste en el empleo de cuestionarios conformados por una serie de preguntas en forma técnica y por áreas de operaciones, previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones. Por medio de las respuestas obtenidas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.

Con la colaboración de: Liliana Peñarreta T.

Controlando el cumplimiento tributario

Con miras a luchar contra la evasión fiscal, el Servicio de Rentas Internas parece ejercer cada vez más severos controles sobre los contribuyentes. El procedimiento impuesto por la Administración radica en la obligación de presentación de Formularios y Anexos por parte de los contribuyentes que deben ser sometidos a su escrutinio de manera periódica. Es por esto que la información que sea entregada el Servicio de Rentas Internas debe siempre guardar consistencia con la información de los movimientos económicos y financieros de la compañía, registrados en su totalidad en los libros contables. Son aproximadamente 14 los formularios con los que los particulares deben estar familiarizados. En el Cuadro inferior, detallamos cuales son, la periodicidad con la cual deben ser presentados, así como la relación que uno debe conservar con otro, pues una de las más efectivas herramientas a disposición de la Administración, es precisamente el cruce de información. Las obligaciones de declarar son anuales o mensuales, y por excepción, la obligación se genera cuando se produce el hecho generador, como se muestra a través del cuadro para el caso del Impuesto a las Herencias y el Impuesto a la Salida de Divisas. Declaración anual En los Formularios 101 y 102, deberá constar toda la información que corresponde a los formularios 103 y 104 relativa al ejercicio impositivo que se está declarando. En el formulario anual 102-A, deberá expresarse la información relativa a los formularios mensuales 104-A que han sido ya entregados a la Administración Tributaria. Es importante recalcar que en este último formulario se deben reportar todas las operaciones comerciales en las que incurra la persona natural, ya que a partir de la vigencia legal de la deducibilidad de los Gastos Personales, hay mucha confusión entre los contribuyentes, respecto del formulario correcto para declarar dichos gastos, y están declarando mensualmente en el Formulario del Impuesto al Valor Agregado dichos gastos, cuando lo correcto es declarar dichos gastos en el Formulario 102 ó 102-A en los casilleros designados. El formulario 107 deberá confrontar el Anexo RDEP (Retenciones en la Fuente Bajo Relación de Dependencia).

Declaración mensual En los formularios 104, 104-A y 103 deberá constar la información que se reportará como anexos tanto en REOC (Anexo de Compras y Retenciones en la Fuente de Impuesto a La Renta) y ATS (Anexo Transaccional Simplificado). Se vuelve trascendental aclarar que el formulario 104-A, es utilizado por personas que no realizan actividades de comercio exterior, ni están obligadas a llevar contabilidad, de acuerdo al Art. 34 del RALORTI. Aquí se deben declarar todas las adquisiciones que tengan que ver con la actividad comercial del contribuyente, se excluyen gastos tales como los sueldos; que, aunque forman parte del negocio, y de hecho, existen muchos comerciantes que tienen personal bajo relación de dependencia, estos valores no son considerados para el envío de este formulario debido a que en este sólo deben constar transferencias de bienes y servicios gravados con IVA tanto tarifa 0%, como tarifa 12%, según los Art. 50, 55 y 56 de la LORTI. Los valores pagados por concepto de sueldos deben registrarse exclusivamente en el Formulario 102 ó 102-A en la parte de deducciones. Es muy común asumir que los formularios mensuales deben cuadrar con los anuales, pero no siempre sucederá de esta manera debido a que varios gastos fijos y ordinarios de la actividad comercial no se reportan en las declaraciones mensuales, sino el valor acumulado anual de las declaraciones de Impuesto a la Renta. La no presentación o presentación tardía de cualquiera de estos formularios podría tener graves repercusiones para la reputación de cualquier empresa, sin mencionar las multas y gastos procesales en los que se incurrirían producto de un proceso administrativo o judicial iniciado por la Administración en contra del particular, entre los que cabe citar: a) Intereses a cargo del sujeto pasivo – 1.5 TAR, b) Determinación del sujeto activo – recargo del 20%, c) Caución para acciones o recursos – 10% de la cuantía-, d) Penas – se añaden incautación definitiva y reclusión menor. e) Penas de prisión no podrán ser sustituidas por pecuniarias, f ) Clausura, suspensión de actividades, decomiso, suspensión o cancelación de inscripciones. Vemos así, cuán necesario es conservar una rigurosa consistencia en las declaraciones de impuestos.

PERIODICIDAD DE PAGO

NUMERO

NOMBRE DEL FORMULARIO

anual 9no. Digito RUC

101

DECLARACION DE IMPUESTO A LA RENTA Y PRESENTACION DE BALANCES FORMULARIO UNICO SOCIEDADES Y ESTABLECIMIENTOS PERMANENTES

CUADRAR CON ANEXOS


102

IMPUESTO A LA RENTA PERSONAS NATURALES OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD


102-A

IMPUESTO A LARENTA PERONAS NATURALES NO OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD

mensual 9no. Digito RUC

103

DECLARACIONES DE RETENCIONES EN LA FUENTE DE IMPUESTO A LA RENTA

mensual o semestral 9no. Digito RUC

104

DECLARACION DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO MENSUAL O SEMESTRAL


104-A

DECLARACION DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO PARA PERSONAS NATURALES NO OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD Y QUE NO REALIZAN ACTIVIDADES DE COMERCIO EXTERIOR


105

DECLARACIONES DEL IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES

varios

106

FORMULARIO MULTIPLE DE PAGOS

enero

107

FORMULARIO COMPROBANTE DE RETENCIONES EN LA FUENTE DE IMPUESTO A LA RENTA POR INGRESOS DE TRABAJO EN RELACION DE DEPENDENCIA

RDEP GASTOS PERSONALES

cada vez que se produzca el Hecho generador

108

DECLARACION DE RENTA SOBRE HERENCIAS LEGADOS Y DONACIONES

DECLARACION PATRIMONIAL

cada vez que se produzca el Hecho generador


109

DECLARACION DEL IMPUESTO A LA SALIDA DE DIVISAS PARA INSTITUCIONES FINANCIERAS Y COURIERS

106

PARA CONTRIBUYENTES CUANDO NO UTILIZAN LAS IFI'S

NAC-253

DECLARACION INFORMATIVA DE TRANSACCIONES SUJETAS AL IMPUESTO A LA SALIDA DE DIVISAS MEDIANTE INSTITUCIONES FINANCIERAS O COURIERS

110

DECLARACION DE IMPUESTOS A LOS ACTIVOS EN EL EXTERIOR

ATS Y REOC

CUADRAR CON FORMULARIOS ANUALES

FORM. 101 O 102

FORM. 102-A

ANEXO DEL ICE

FORM. 102-A

Con la colaboración de: Dunnia Sotomayor G.

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El rol de los presupuestos en la gestión, planeación y control de recursos de las empresas

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden mantenerse en el mercado competitivo, puesto que a mayor incertidumbre, mayores serán los riesgos que asuma el empresario. El presupuesto surge como instrumento moderno de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de la competencia y de indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa. La mayoría de la gente asocia la palabra presupuesto con limitaciones al gasto. Por ejemplo, los gobiernos suelen aprobar presupuestos de gastos para sus diversas dependencias y entonces esperan que éstas mantengan sus gastos dentro de los límites prescritos. Por el contrario, la mayoría de las organizaciones empresariales, usan los presupuestos para enfocar la atención en las operaciones de la compañía y las finanzas, no sólo para limitar el gasto. Los presupuestos destacan los problemas potenciales y las ventajas por adelantado, lo que permite a los administradores emprender acciones para evitar problemas o usar las ventajas con inteligencia. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación organizacional.

El proceso de administración estratégica La función de los buenos presupuestos en el giro de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración estratégica, es decir, cuando se basan en un proceso de: planeación, organización, coordinación, dirección y control. La planeación y el control como parte de la administración estratégica se materializan en el proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los límites preestablecidos. Mediante él se comparan los resultados reales frente a los presupuestos, se determinan las variaciones y se suministran a la gerencia elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.

Clasificación de los Presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de las prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario. El cuadro sinóptico presenta algunos de sus principales enfoques: 1. Según la flexibilidad - Rígidos, estáticos, fijos o asignados - Flexibles o variables 2. Según el período que cubran - A corto plazo - A largo plazo 3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa - De operación o económicos - Financieros (tesorería y capital) 4. Según el sector en el cual se utilicen - Público - Privado - ONG

Principales beneficios de la elaboración de Presupuestos 1. Estimulan a los administradores a pensar hacia adelante al formalizar sus responsabilidades para la planeación. 2. Proporcionan expectativas definitivas que son el mejor marco de referencia para juzgar el desempeño subsiguiente. 3. Ayudan a los administradores a coordinar sus esfuerzos, de manera que los planes de las sub-unidades de una organización alcancen los objetivos de la compañía como un todo. Limitaciones 1. Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron. 2. Es sólo una herramienta de la gerencia. “Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante”. 3. Su implantación y funcionamiento necesita tiempo; por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo. En síntesis, sin un presupuesto bien elaborado, la dirección de una empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de inversión que merecen financiarse, puede incurrir en la administración incorrecta de los recursos económicos, no tiene bases sólidas para emplear la capacidad instalada de producción y no dispone de la información requerida para medir el cumplimiento de los objetivos. Además, la elaboración de presupuestos tiene un marco conceptual muy amplio y unos principios fundamentales, se basa en técnicas y procedimientos y permite predecir, en buena medida, el futuro en la organización, por lo cual se le concede cierto carácter científico. Con la colaboración de: Luis A. Chávez

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Controlando los Libros Sociales

1) Libro de Actas de Juntas General de Accionistas o Socios, 2) Libro de Expedientes de Actas, 3) Libro Talonario, y 4) Libro de Acciones y Accionistas, o Participaciones y Socios. Aunque es común creer que el cuidado, mantenimiento y actualización de estos libros son responsabilidad del Departamento Legal de cada compañía, la ley coloca esta responsabilidad sobre los órganos de administración de la persona jurídica, usualmente el Gerente General. “Art. 263.- (Reformado por el Art. 14 de la Ley s/n, R.O. 591, 15-V-2009).- Los administradores están especialmente obligados a: 1. Cuidar, bajo su responsabilidad, que se lleven los libros exigidos por el Código de Comercio y llevar los libros a que se refiere el Art. 440 de esta Ley; 2. Llevar el libro de actas de la junta general; 3. Llevar el libro de actas de las juntas de administradores o directorios, consejos de administración o de vigilancia, si los hubiere; (…)” Sobre su exactitud: “Art. 256.- Los administradores son solidariamente responsables para con la compañía y terceros: (…) 3. De la existencia y exactitud de los libros de la compañía; (…)” Con la intención de lograr una mayor comprensión acerca de la forma en que hay que llevar los principales libros sociales, se vuelve necesario analizar diferentes cuerpos de ley, pues no existe en nuestra legislación un cuerpo legal que recoja los requisitos que deben cumplir y el orden que deben representar. Por ejemplo, los libros de Juntas Generales, y Libros Expedientes cuentan con un reglamento publicado en el Registro Oficial No.558 del 18 de abril del 2000; en la Resolución de la Superintendencia de Compañías No.02.Q.DICQP.005, se expide el Reglamento de Juntas Generales de Socios y Accionistas de las Compañías de Responsabilidad Limitada, Anónima, en Comandita por Acciones y de Economía Mixta; Mientras que los Libros Talonarios y Libros de Acciones y Accionistas, son regulados por la Ley de Compañías. Mediante el Reglamento de Juntas Generales se establece completamente la forma en que se deben redactar no sólo las Actas de Sesiones de Junta General, sino también la forma correcta de organizar los libros donde se archivarán y el modo de archivo que deberán tener. Del Libro de Actas y el Libro Expediente 1) El Libro de Acta de Juntas General debe cumplir con el orden determinado por el Reglamento de Juntas Gene-

rales de Socios y Accionistas, en su Art.26. Deben ser llevadas en un libro especial en hojas móviles, a máquina o en ordenadores de textos. Se tienen que asentar en hojas foliadas a número seguido, escritas en el anverso y en el reverso. En este libro, las actas se encontrarán una a continuación de otra, siguiendo un riguroso orden cronológico, y sin dejar espacios en blanco en su texto; y, serán rubricadas una por una por el Secretario. 2) El mismo reglamento detalla de manera precisa qué es lo que el Libro Expediente deberá contener: a) La hoja del periódico donde fue publicada la convocatoria a dicha Junta General. b) La lista de los asistentes con la determinación del número de acciones que representan, el valor pagado por dichas acciones y los votos que les corresponden. c) Los Nombramientos y Poderes de Representación entregados para poder actuar en la Junta. d) La copia de la Junta certificada por el Secretario, indicando al final de la misma que es fiel copia de su original, y e) Todos los documentos que la Junta de Accionistas llegase a conocer. Del Libro de Acciones y Accionistas, y el Libro Talonario Los libros faltantes, Talonario, y de Acciones y Accionistas o Participaciones y Socios, son reglados por la Ley de Compañías. Es muy común confundir la función de ambos libros, pues los dos guardan constancia de acciones o participaciones emitidas, pero en la práctica sus funciones son muy distintas. Según nos explica la Doctrina No.99 de la Superintendencia de Compañías, el libro talonario tiene la función de guardar el registro de la entrega del título de la acción a su propietario, mientras que la función del Libro de Acciones y Accionistas es “establecer el dominio sobre las acciones reales y los derechos que sobre ellas se constituyan”. 1) Este libro es la más efectiva forma de demostrar la calidad de Accionistas. Ninguna transferencia de acciones surtirá efecto hasta que no conste en el libro de Acciones y Accionistas. Para que la transferencia surta efectos deberá contener: La firma del representante legal; Si fuere el caso, la razón inscrita como observación de por qué ha sido anulada; y el nombre del titular de las acciones. 2) Al entregarse los títulos de las acciones a sus propietarios, éstos deben firmar el correspondiente talonario. Estos talonarios estarán numerados y puestos en el orden correspondiente al título de su emisión. Aún anulado, el talonario debe archivarse en el Libro Talonario. Deberá llevarse de la siguiente forma: Debe llevar el número de título del cual fue desprendido y deberá mostrar de manera numerada las acciones que confiere, el nombre de su titular, su firma y la firma del Representante Legal.

Legal

Los libros sociales que resultan fundamentales para el desenvolvimiento de la vida societaria de las compañías ecuatorianas, se pueden reducir en los 4 que se describen a continuación:

Con la colaboración de: Fernando Egas C.

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Protección de Activos Fijos a través de Seguros

La responsabilidad de la administración es salvaguardar los activos de la empresa, ya que éstos son necesarios para generar ingresos y están expuestos a daños, siniestros, robos, etc. Los activos fijos, por ser parte de la compañía, deben tener un trato especial dentro de la misma, sin descuidar al resto que la conforma. Es por eso, que a continuación exponemos brevemente por qué se considera prudente asegurarlos.

En caso de siniestro, ¿Cuál sería el tratamiento contable, tributario del siniestro y de la indemnización realizada por una compañía de seguros con la cual se había contratado previamente una póliza? En la contabilidad se registran las transacciones a medida que ocurren los hechos. El primer evento sería la pérdida del inventario en siniestro: Db. Gasto Pérdida Inventario Cr. Inventarios

Riesgo, probabilidad e impacto Como se puede ver en la “Matriz de Riesgo”, la probabilidad de que suceda un siniestro es pequeña, pero el impacto podría ser nefasto. Los empresarios deben buscar llevar el riesgo al cuadrante aceptable con la finalidad que si ocurre el evento, éste no sea uno que afecte la continuidad del negocio.

8.000 8.000

En el segundo evento, la indemnización pagada por el seguro se contabilizaría así: Db. Bancos 10.000 Cr. Ingresos Exentos por Siniestros

10.000

El Artículo 25 del Reglamento Aplicado a la Ley Orgánica de Régimen Tributaria Interna (RALORTI), nos indica que son deducibles las pérdidas causadas en caso de destrucción, daños, desaparición y otros eventos que afecten económicamente a los bienes del contribuyente usados en la actividad generadora de la respectiva renta y que se deban a caso fortuito, fuerza mayor o delitos, en la parte en que no se hubiere cubierto por indemnización o seguros. El contribuyente conservará los respectivos documentos probatorios por un período no inferior a seis años. Matriz de tratamiento de riesgos

Para obtener dicho nivel, los empresarios transfieren el riesgo al contratar pólizas de seguros. Estos son contratos por los cuales una de las partes (el asegurador) se obliga, mediante una prima que le paga la otra parte (el asegurado) para así mantener en “protección” los activos fijos de una compañía. Para llevar un buen control de los activos se debe llevar un detalle de los mismos donde se refleje el valor en libros y el valor de reposición. Este registro debe ser revisado periódicamente. Cabe recalcar que las pólizas de seguros deben ser renovadas con la periodicidad que las partes acuerden, un ejemplo de este cuadro se ve al pie de este artículo.

El Artículo 9 numeral 16 de la Ley Orgánica de Régimen Tributaria Interna (LORTI) indica que las indemnizaciones que se perciban por seguros, exceptuando los provenientes del lucro cesante son ingresos exentos. En el caso expuesto, no aplica la deducibilidad del gasto por pérdida de inventario, porque existe el reembolso del seguro en exceso. Lo pertinente entonces sería confrontar el gasto no deducible con los ingresos exentos. Debido a que el ingreso exento es mayor al gasto no deducible el asiento a registrar sería el siguiente: Db. Ingresos Exentos por siniestros 8.000 Cr. Gasto Pérdidas en Inventario 8.000

Hansen-Holm & Co. Papeles de Trabajo Compañía: Prueba de Seguros A/T 31/12/09 Cìa Aseguradora Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas Rio Guayas

Industrias S.A. E-2 asva

Vigencia Ramo

Incendio Incendio Transporte Transporte Vehículo Vehículo Robo y Asalto Robo y Asalto Rotura de Maquinaria Rotura de Maquinaria Equipo para maquinaria y contratista Equipo para maquinaria y contratista

Desde

Hasta

Días

20/10/2007 20/10/2008 20/10/2007 20/10/2008 20/10/2007 20/10/2008 20/10/2007 20/10/2008 20/10/2007 20/10/2008 20/10/2007 20/10/2008

20/10/2008 20/10/2009 20/10/2008 20/10/2009 20/10/2008 20/10/2009 20/10/2008 20/10/2009 20/10/2008 20/10/2009 20/10/2008 20/10/2009

366 365 366 365 366 365 366 365 366 365 366 365

Cobertura Seguro 4,043,000 4,030,000 17,000 42,000 104,500 102,010 25,000 25,000 75,000 100,000 230,000 230,000

Exposición

3,700,000 3,700,000

70,000 70,000

86,000 86,000

Valor de la Prima 8,891 8,348 432 450 3,593 2,958 188 180 1,550 1,486 730 699 29,505

Póliza Gastos al Por Amortz. 30/09/09 7,409 1,391 360 75 2,994 493 157 30 1,292 248 608 117 15,173

Con la colaboración de: Annie Valarezo A.

1,482 6,957 72 375 599 2,465 31 150 258 1,238 122 583 14,332

Definición y Monitoreo de Procesos

Vale la pena tener presente que los objetivos empresariales, según lo expuesto en COSO ERM, son: cumplir las estrategias, tener procesos eficientes, someterse a las leyes y regulaciones aplicables, y proporcionar información confiable oportunamente. Para que las tareas se puedan realizar de una manera eficiente, es importante que éstas hayan sido previamente estructuradas en procesos. Los procesos deben procurar ser: eficientes-aprovechar los recursos al máximo o utilizarlos en la menor cantidad necesaria; eficaces-siempre orientados al cumplimiento de los objetivos; efectivos- cuando se alcanza la eficacia y la eficiencia; y, adaptables, porque todo está en constante cambio. Para ilustrar lo anteriormente expuesto, recordemos la historia del mosquito que molestaba a un general, que sacó su escopeta, disparó y no lo mató; vino su ayudante, cogió un matamoscas y lo consiguió. Podremos ver, en el primer caso, el despilfarro de recursos (ineficiencia) y pese a ello no consiguió su objetivo (ineficaz); en el segundo caso, el proceso de matar al mosquito fue efectivo. En este sencillo ejemplo podemos percatarnos que al final de cuentas en la realización de los procesos están involucrados los seres humanos y del uso de conocimientos, herramientas y actitud dependerá la calidad de los mismos. Cada empresa debe definir sus procesos. Para hacerlo, resulta de utilidad pensar inicialmente en los macro procesos, cuyo enfoque es principalmente administrativo, comprende el refinamiento sucesivo de la arquitectura del sistema y está compuesto de las siguientes fases analíticas: a) concepción, en la cual se explica a groso modo el esquema de operación; b) análisis, se revisan cada una de las tareas críticas del proceso; c) diseño, en la cual se define la forma de operar; d) evolución, se pone en la práctica la implementación; y para terminar, e) mantenimiento, con la finalidad de asegurar que se trabaje sobre los objetivos planteados. Es necesario para garantizar el funcionamiento adecuado que se hagan auditorías e informes por escrito sobre sus resultados. A continuación exponemos como ejemplo el Macro Proceso de una camaronera: MACRO PROCESOS

Producción

Dar mantenimiento de Piscinas

Control de Calidad

Revisar las condiciones de las piscinas

Sembrar las larvas

Realizar la alimentación y el engorde

Revisar el tipo de Alimento (Balanceado, Fertilizantes y Poliquetos)

Cosechar el Camarón

Evaluar la calidad de la cosecha

Es importante recordar que el proceso en este negocio dura aproximadamente 180 días y los principales insumos son: las larvas, balanceados, fertilizantes y poliquetos; no debemos dejar a un lado la mano de obra y los costos indirectos.

En términos generales, el proceso comienza desde el mantenimiento de las piscinas, donde se piensa sembrar las larvas para cosechar el camarón. En esta fase es importante la opinión del biólogo de la camaronera. Luego de una evaluación y un mantenimiento adecuado, se procede a sembrar las larvas, cuya mortalidad está entre el 40% al 45%. Una vez realizado este proceso la siguiente fase es la selección del balanceado, fertilizantes y poliquetos para proceder a distribuirlos por cada una de las piscinas y realizar la alimentación y engorde de las larvas. Después de realizar estos dos procesos se va realizando una evaluación continua del camarón para poder determinar cuándo se podrá realizar una cosecha óptima, que garantice un camarón de buena calidad y tamaño. A continuación, expondremos más detalladamente estos procesos con su respectiva documentación de soporte, realizado desde el mantenimiento de piscinas hasta la misma cosecha. Para nuestro entendimiento observamos que en los procesos se necesita de insumos que son solicitados por los campamentos de la camaronera con un documento llamado Requisición Semanal de Camaronera, la cual es elaborada por el biólogo a cargo y aprobada por la gerencia, que pasa luego al departamento de compras, donde se va a realizar dicha compra. Después de un análisis del proveedor y elección del mismo, se procede a emitir una orden de compra, que es firmada por el departamento de compra y autorizada por la gerencia. El departamento de contabilidad se queda con una copia de este documento y el departamento de bodega se queda con la otra copia. Cuando llegan los insumos a la bodega los recibe el bodeguero quien coteja la orden de compra con la guía de remisión del proveedor y se realiza el ingreso de los insumos al inventario. El siguiente paso que se realiza es enviar los insumos a los campamentos. Esto se lo hace a través de una guía de remisión elaborada por el departamento de bodega que es recibida y verificada por el bodeguero de la camaronera en el campamento. Cuando los insumos llegan a la bodega de los campamentos, proceden a ser repartidos a cada jefe de cuadrilla, el cual se encarga de distribuir los mismos en cada piscina, de acuerdo a las indicaciones del biólogo. Al final del día, se procede a realizar un asiento de consumo de estos insumos, que se consideran como inventarios en proceso de cada piscina en los libros de la compañía hasta la cosecha. Al momento de la cosecha, el biólogo emite un reporte, en el que se indica qué piscina fue cosechada y cuántas libras fueron obtenidas. Con esto, contabilidad soporta el asiento de todos los costos incurridos hasta la cosecha (inventario en proceso) y los traslada temporalmente al inventario de producto terminado, que es vendido, momento en el que se carga al costo de ventas y se acredita en inventario de productos terminados. Con la colaboración de: CPA Julio Ramírez R. y Roxana Zambrano B.

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Checklist para evaluación de procesos de tecnología

Como hemos ya comentado en ediciones anteriores de esta columna, la tecnología es esencial para el manejo de la información en las empresas ya que proporciona las herramientas necesarias para iniciar el crecimiento y mantener actividades económicas. En muchas organizaciones, la Tecnología de la Información (TI) se ha convertido en parte integral del negocio y es fundamental para el desarrollo de sus operaciones. La Dirección y Administración ejecutiva, cuyo propósito es supervisar las normas, estructuras, sistemas y estrategias de organización de la empresa, necesita extender su manejo a la TI y proporcionar el liderazgo para asegurar que la TI sustente y amplíe los objetivos y las estrategias de la organización. Su manejo eficaz va a generar ventaja competitiva y beneficios tales como: reputación, confianza, liderazgo en productos y costos reducidos. En Cifras de Calidad de agosto del 2009, haciendo uso del modelo COBIT (Control Objectives for Information and related Technology), presentamos una visión general de cómo realizar una autoevaluación a los procesos de tecnología. Mencionamos que los procesos se agrupan en 4 grupos: 1) Planificación y Organización (PO), 2) Adquirir e Implementar (AI), 3) Entrega de servicios y soporte (DS), y 4) Monitorear y Evaluar (ME). Cada proceso está asociado a uno o más de los siguientes recursos de TI: personas, infraestructura, información y aplicaciones. Adicionalmente, cada proceso tiene énfasis en uno o más de los siguientes atributos de información: efectividad, eficiencia, confidencialidad, integridad, disponibilidad, cumplimiento y confiabilidad. Para complementar el artículo de agosto, a continuación presentamos un checklist con actividades relacionadas a procesos críticos de TI que en su conjunto nos ayudarán a determinar en qué estado se encuentran las siguientes metas: a) Responder por todos los activos de TI y protegerlos, b) Asegurar que la información crítica y confidencial se mantenga resguardada de aquellos que no deben tener acceso a ella y c) Garantizar que los servicios de TI estén disponibles según se requiera. PO Se realizan planes estratégicos periódicos para TI (que 1 incluyan presupuestos, inversiones, operaciones) Los datos de la organización se han clasificado en base a 2 qué tan críticos son (requeridos, necesarios, indispensables) A los datos identificados, se los ha clasificado de acuerdo 3 a su nivel de sensibilidad (pública, uso interno, restringida)

[S/N]

DS Se revisa periodicamente el desempeño y la capacidad 6 actual de los recursos de TI

[S/N]

Se han identificado y categorizado los recursos con el 7 objetivo de desarrollar planes de continuidad de TI Se revisan y validan periódicamente los privilegios y 8 derechos de acceso de los usuarios. 9

Se ha implementado protección contra virus y demás software malicioso (malware).

Se han instalado controles de flujo de información desde y 10 hacia las redes (firewalls). Se ha establecido un registro de todos los activos 11 (hardware y software), atributos de configuración y líneas base. Se realizan revisiones para determinar si todo el software 12 instalado está autorizado y licenciado apropiadamente. 13

Se asegura la integridad de los datos mientras se encuentran almacenados

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Se realizan respaldos de datos y pruebas de restauración basados en un procedimiento establecido.

Se utiliza un sitio externo para el almacenamiento de al 15 menos un set de respaldo de datos Se han identificado riesgos asociados con desastres 16 naturales y causados por el hombre para el diseño del centro de datos (fuego, polvo, exceso de calor y humedad) Se han implementado medidas de seguridad física como 17 esquema del perímetro de seguridad, zonas de seguridad y ubicación de equipo crítico. Se cuenta con extintores contra fuego apropiados para 18 equipos de cómputo. continuo 19 Se protegen los equipos con reguladores de voltaje. 20 Se protegen los equipos con sistemas de UPS.

Como fase final, sugerimos evaluar la capacidad de los procesos basándonos en los modelos de madurez de COBIT. Esto permitirá identificar y demostrar a la Dirección las brechas en la capacidad. Entonces, se pueden crear planes de acción para llevar estos procesos hasta el nivel objetivo de capacidad deseado. Presentamos a continuación una representación gráfica de los modelos de madurez donde podemos ubicar cada proceso en la escala y evaluar qué se debe hacer si se requiere desarrollar una mejora. No existente

Inicial / Ad hoc

Repetible pero Intuitivo

Proceso Definido

0

1

2

3

Administrado y Medible Optimizado

4

5

Se aplican niveles de seguridad y controles sobre aquellos 4 datos para asegurar su integridad LEYENDA PARA SÍMBOLOS USADOS

Se han identificado todos aquellos eventos (amenazas y 5 vulnerabilidades) con un impacto sobre los recursos y servicios tecnológicos

Estado actual de la empresa Promedio de la industria Objetivo de la empresa

LEYENDA PARA LA CALIFICACIÓN USADA 0 - No se aplican procesos administrativos en lo absoluto 1 - Los procesos son ad-hoc y desorganizados 2 - Los procesos siguen un patrón regular 3 - Los procesos se documentan y se comunican 4 - Los procesos se monitorean y se miden 5 - Las buenas prácticas se siguen y se automatizan

Con la colaboración de: Diego Irrazábal Bohórquez

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Responsabilidad del empresario en el buen clima laboral

En entornos profesionales vemos la rápida evolución de la administración en el último medio siglo. Hace cincuenta años todas las empresas querían vender más. Tiempo después los administradores empezaron a discutir sobre la calidad de las ventas, es decir, qué ventas son rentables y/o estratégicas. Hoy en día, la decisión gira alrededor de si las ventas a más de ser rentables son sustentables y respetan el medio ambiente.

más, responsabilizarse de ello; mantener acuerdos ganar-ganar; siempre reconocer los logros de su personal y desechar lo que no funcione. ¿A qué me refiero con esto último? Siempre hay grupos que actúan como el cáncer de la organización, que se acostumbraron a ser maltratados verbalmente, psicológicamente, y creen que las cosas deben seguir así, y son los principales boicoteadores de los planes de acción que se ejecutan para lograr un buen clima.

En este contexto los administradores plantean incrementos de productividad como una opción a no perecer. La crisis que vivimos nos ha presentado ejemplos de íconos que desaparecieron porque en esta búsqueda de rendimiento confundieron los valores originales y se dejaron confundir por la codicia.

El empresario que cree en que una actitud positiva y un ambiente de apoyo crea efectividad, genera mayor satisfacción y seguridad en su equipo de trabajo y clientes, aprovecha al máximo su principal talento, no recurso: el humano.

Se revisa, se discute y se proponen primeramente mejoras a los procesos. ¿Pero quiénes son los encargados de revisarlos, plantearlos, mejorarlos y ejecutarlos?. La respuesta aunque pueda parecer obvia, es nuestro staff. El cual va a generar más y mejores ideas para nuestras empresas en la medida que se sientan física y espiritualmente vinculados a ella. Esta situación es factible cuando el entorno es favorable, alrededor de esto gira la temática del clima laboral que abordo a continuación. Mucho se ha hablado sobre el clima laboral. Lo más cercano a su significado es como hablar del termómetro que mide el estado de ánimo de la organización. El clima laboral es el producto de las percepciones de nuestro personal, las mismas que son tornasoladas por las actividades, experiencias y relaciones interpersonales de cada uno de los miembros dentro del entorno laboral. El papel del empresario de hoy que quiere garantizar un buen clima laboral y reconoce el costo beneficio de apreciarlo es quien impulsa al personal a un crecimiento profesional. ¿A qué se debe este criterio? Muchas empresas están familiarizadas con los altos índices de rotación que representan uno de los síntomas más evidentes de que algo anda mal dentro de una empresa. Sin embargo, muchas veces esto se debe a estrategias aceptadas implícitamente o tácitamente dentro de las mismas, por reducir costos por beneficios del personal que va acumulando por antigüedad, etc. El empresario de hoy, no ve como gastos este tipo de beneficios que mencioné en el párrafo anterior, es más incentiva o fomenta una filosofía de aprendizaje que impulse al personal a sentir que crece tanto profesional como personalmente. El empresario de hoy debe tomar en cuenta varios pilares fundamentales para lograr su objetivo: estar dispuesto a mantener una comunicación abierta y honesta con su equipo de trabajo; demostrar que cree en un ambiente propicio y generoso de aprendizaje, es

Atrás quedaron los estilos de Gerencias inalcanzables, oficinas con puertas cerradas. Se sugiere de vez en cuando, por no decir siempre, que visite todos los espacios de la empresa, converse con todos incluyendo personal operativo y administrativo. Si su empresa es muy grande agende sus visitas a cada área, pero sin que nadie lo sepa, para captar la realidad y que ésta no le sea ajena a Usted. Esto aunque parezca asombroso, habla de las expectativas que el personal tiene de su trabajo. Los principales indicadores que debe tener en cuenta para identificar un buen clima son los siguientes: ¿cómo percibe el personal el sistema de promociones y el sistema de evaluación de su desempeño?, ¿cómo define el personal el estilo de comunicación con sus subordinados, pares y jefe inmediato?, ¿el tema salarial y de beneficios es considerado aceptable para ellos?, ¿considera el personal que está salvaguardada su integridad física dentro de las instalaciones de la empresa?, ¿cuenta con las herramientas necesarias para ejecutar su trabajo?, ¿consideran sus empleados que han avanzado en cuanto a conocimientos?, ¿se cumple el plan de capacitación o de carrera establecido para cada uno de ellos?, ¿qué ideas o sugerencias podrían implementarse en las diferentes áreas que los ayuden a una mayor integración? A veces tenemos problemas dentro de nuestras empresas, todos dicen no ser responsables, finalmente se concluiría absurdamente que la culpa sería de las personas ajenas a la organización. Y después de todo esto establecer planes de acción que sean monitoreados periódicamente, establecer políticas que estandaricen las nuevas mejoras, con el apoyo del departamento de Gestión del Talento Humano. Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en nuestro trabajo, lo ideal sería que fuera nuestro segundo hogar, sintiéndonos realizados y reconocidos por lo que hacemos. El empresario de hoy debe estar consciente de este click entre productividad y clima organizacional, y como lo dije inicialmente responsabilizarse de aquello. Me gustaría concluir con una frase de George Sand “La sociedad no debe exigir nada de aquel que no espera nada de ella”. Con la colaboración de: Psic. Verónica Benítez S.

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A Mejor Control Interno, Mayor Valor Empresarial

Si hay algo que me entusiasma y mantiene mi alma joven es el aprender. Por ello, trato de sacar el mejor provecho de cada situación. Disfruto atendiendo a nuestros clientes y amigos, trabajando con nuestros colaboradores, intercambiando ideas y escuchando. Con el pasar del tiempo, me he dado cuenta que si bien es cierto que afiancé mis conocimientos, exponiéndolos, más he sacado provecho al leer críticamente, observar curiosamente y escuchar con atención. Soy disciplinado en mi permanente búsqueda de conocimientos. Todas las mañanas, antes de salir de casa, busco encontrar editoriales que analizan nuestra coyuntura, y en algunos casos plantean soluciones. Por las noches, de regreso al hogar, me recluyo y concentro para mirar documentales y noticieros. Los domingos los empiezo temprano asistiendo al templo de mi parroquia. Hace tres domingos, el sacerdote enfatizaba la importancia del diálogo recordándonos el evangelio de San Marcos y el milagro del sordo mudo que habló y escuchó cuando Jesús puso sus manos sobre él. Entonces yo pensaba que el progreso de nuestras organizaciones se dificulta, porque solo queremos que todos escuchen nuestros planteamientos, pero no estamos dispuestos a escuchar los de otros. Hace dos domingos, se nos relataba la escena en que Jesús elige el sacrificio para salvarnos. En ese momento, yo entendía que el líder está para servir y que Belfagar, demonio de la pereza, busca alejarnos del plan que Nuestro Creador tiene para cada uno de nosotros a través de este pecado, que es tan dulce como la miel y más corrosivo que el ácido. El último domingo se nos expuso que para ser elegidos debemos servir antes de pretender ser servidos. Recapacito y me doy cuenta que las prédicas de las últimas tres semanas estaban dirigidas a todos los humanos, pero que bien pueden ser aprovechadas por los líderes empresariales, quienes deben saber oír, ser humildes y estar dispuestos a sacrificar la comodidad por el bien de su comunidad. Este es el líder que se requiere en estos momentos para fortalecer el control interno de nuestras organizaciones y dejar atrás la crisis. La contabilidad es una técnica que permite conocer oportunamente los derechos y obligaciones que tienen las empresas y los ejecutivos; que necesita para su funcionamiento apropiado de herramientas conocidas por nosotros como de control interno. Basado en mi experiencia, menciono a continuación algunas observaciones y sugerencias. Los controles internos son de responsabilidad de la administración de la empresa. Normalmente, para cumplir con el programa de control se utiliza personal que se dedique exclusivamente a esas funciones y labora a tiempo completo en la institución. La gerencia elabora un programa de revisión permanente de todos los controles establecidos para eliminar, dentro lo posible, todos los riesgos a los que están expuestos nuestras propiedades, bienes e inclusive obligaciones. Los controles internos solamente podrán mantenerse con el apoyo de técnicos en el área contable. Por lo tanto, la gerencia debe establecer una política salarial apropiada, manteniéndolos técnicamente actualizados y en un

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número y orden apropiado. Con el tiempo, los sistemas de control evolucionan. Por lo tanto, una buena gerencia debe utilizar parte de su tiempo para actualizar sus sistemas. Una empresa que cuenta con los controles internos promueve la obtención de conocimientos y técnicas, fortaleciéndose frente a la competencia, por lo tanto, el uso de información del mercado también debe ser oportuna y fiable. Las compras de materia prima, productos terminados o lo que fuera el caso debe establecerse en base a propuestas previamente recibidas de aquellos proveedores oportunamente calificados como adecuados. Se debe buscar eliminar las mermas en las compras o la tentación de aceptar descuentos por falta de calidad. Los inventarios se deben cuidar desde que se adquieren como materia prima, se convierten en material en proceso y productos terminados disponibles para la venta. Estos controles deben ser independientes y asegurar para efectos de costos exactitud en las cifras involucradas. Es una buena práctica adquirir materias primas en el grado mínimo necesario y no utilizar espacios en bodegas sujetos a deterioro. El control de los activos fijos que figuran en los estados financieros es de responsabilidad de la administración. Consecuentemente, se deben cuidar permanentemente atendiendo su mantenimiento destinando los recursos necesarios sin incurrir en excesos. Los gastos menudos deben siempre pasar por un proceso administrativo de control y visto bueno, definiendo desde su origen si son gastos o partidas recuperables. Las ventas se pueden realizar de acuerdo a las políticas como materia prima y también como productos terminados. Excepcionalmente, como productos en proceso. Debe efectuarse manteniendo un proceso correlativo de facturación. Se sugiere la circularización a clientes para corroborar los saldos a recuperar. Una buena política de control debe establecer descuentos por pronto cobro. Las ventas al menudeo deben ofrecerse solo si el mercado lo exige y la política de control debe ser con facturación específica y crédito a corto plazo o pago inmediato. Las cuentas para controlar la recaudación de efectivo siempre deben ser bancos en las monedas circulantes. Las Cuentas por pagar también están sujetas a control, porque deben tener su origen en una adquisición de activos o recepción de algún servicio. La delincuencia tiene bastante tiempo para crear programas delictivos que no necesariamente se pueden controlar en su totalidad debido a que son creados por mentes enfermas y ociosas. Por ello, una buena gerencia de cualquier empresa -sin importar su tamaño- debe anticiparse, estableciendo los controles preventivos y alertas de detección inmediata. Concluyo de mi observación práctica que aquellas empresas que tienen estructuras de control interno sólidas son aquellas que han perdurado en el tiempo ofreciendo el mayor valor para todos los stakeholders.

Lcdo. Kurt M. Hansen-Holm Presidente

XV Exposición de Trabajos de Investigación y Desarrollo Profesional en Universidad Laica de Guayaquil Kurt Mario Hansen-Holm, presidente de nuestra Firma, fue invitado por la Escuela de Ciencias Contables a ser parte del Jurado Calificador de los trabajos que formaron parte de la Exposición que se lleva a cabo por quince ocasiones ininterrumpidamente. En la foto, aparece con el MBA Horacio Paz Pérez, Director (extremo izquierdo); CPA Gastón Suárez (derecha) y alumnos del stand Importaciones y Salvaguardas. Cabe destacar que los alumnos de la Universidad presentaron temas de mucha actualidad como: implementación de Normas Internacionales de Información Financiera, Portal para Auditores, Sistemas de Costos, Sistemas de Gestión de Calidad, entre otros.

Juan Carlos Hansen-Holm, socio responsable del área Tributaria y Legal de la Firma, dictó un seminario para los socios de la Cámara de Comercio de Guayaquil donde abordó el marco regulatorio impositivo. Enfatizó la necesidad de hacer una planificación tributaria a efectos de optimizar los recursos empresariales.

Seminario “NIIF para Sector Comercial”

Mario A. Hansen-Holm expuso a los socios de la Cámara de Comercio de Guayaquil, pertenecientes al sector comercial, los aspectos que deben considerarse durante el proceso de transición de NEC a NIIF. Recalcó la necesidad de cerrar las brechas de conocimientos particulares de cada negocio y trabajar en una implementación a medida.

Implementación de NIIF en Bolsa de Valores de Guayaquil

Implementación de NIIF en Hotel Colón Internacional

Recientemente la Corporación Civil Bolsa de Valores de Guayaquil realizó una reunión de seguimiento del Plan de Implementación de NIIF. En la foto, observamos al Econ. Arturo Bejarano, Director General junto a los funcionarios que pertenecen al Comité de implementación de la Institución.

En Quito se llevó a cabo una reunión para revisar el grado de ejecución del Plan de Implementación de NIIF ejecutado por Hotel Colón Internacional. En la foto aparece el Econ. Patricio Pasquel junto a otros funcionarios responsables de las tareas que permitirán cumplir con los nuevos requerimientos normativos.

En la Comunidad

Seminario “Tributos sobre Activos y Patrimonios”

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