GÉRER SON TEMPS. 17. Être en retard partout, sur tous les sujets, satisfaire à
toutes les demandes…Qui n'a pas vécu ces situa- tions désagréables ...
GÉRER SON TEMPS
Gérer son temps et améliorer son efficacité L’écrivain allemand Johann Wolfgang von Goethe a dit : « On a toujours assez de temps quand on en fait un bon usage ». Cette citation résume à elle seule une des principales préoccupations de notre société : être toujours plus rapide et plus performant. Le temps est une denrée périssable, non renouvelable, précieuse. L’optimiser, c’est en gagner. Être en retard partout, sur tous les sujets, satisfaire à toutes les demandes…Qui n’a pas vécu ces situations désagréables, stressantes ? Qui ne s’est jamais retrouvé(e) coincé(e) par un délai mal négocié ? Pourtant, bien gérer son temps, c’est résister, c’est ralentir pour prendre du recul et se poser les bonnes questions. À travers ces quelques lignes, je vous propose d’approcher quelques « trucs » utiles pour mieux gérer son temps, ses priorités et tenter, donc, d’être plus efficace. De mots clés pour définir clairement un objectif à la hiérarchisation des tâches pour organiser son travail, j’aborderai également la problématique de la gestion de son agenda et de son énergie.
DÉFINIR LE POURQUOI Prendre du recul dans la gestion de son temps c’est définir clairement ses objectifs propres, donner une direction, une importance et une signification à son
action. L’objectif n’est pas une généralité pleine de bonnes intentions irréalisables. C’est une orientation vers le futur, qui tient compte du présent. Cette orientation, pour être efficace, peut être définie selon cinq critères : − Simple : un objectif doit être formulé clairement avec des mots précis et positifs. − Mesurable : les changements inhérents à cet objectif peuvent être constatés. − Atteignable : un objectif trop ambitieux nuit à l’efficacité et n’apporte aucune valeur ajoutée. − Réaliste : parfois, il est bon de se poser quelques questions du genre : Ai-je les compétences pour réaliser cet objectif ? Ai-je les moyens de réaliser cet objectif ? Ai-je la capacité de décider de cette action ? Ai-je envie de réaliser cet objectif ? − Délimité dans le Temps : la date butoir pour la réalisation de cet objectif fixe le cadre temporel.
17 Source : Success & Career, Bachelor Career, n°3, sept. 2008 – www.success-and-career.ch
GÉRER SON TEMPS
COMPRENDRE LE COMBIEN
Un objectif devient alors un moyen pour gagner du temps, pour gagner en efficacité. Il est personnel et sous l’entière responsabilité de celui qui le fixe et souhaite l’atteindre. Un objectif peut changer, évoluer. Gérer son temps passe par la gestion de ses propres objectifs.
Un élément reste toutefois encore obscur à ce stade : le niveau d’énergie. Chacun d’entre nous a son propre rythme, son horloge biologique interne. Identifier sa capacité de concentration, son niveau d’énergie, selon le moment de la journée et planifier son travail en fonction de ceux-ci favorise une meilleure efficacité et donc un gain de temps.
HIÉRARCHISER LE COMMENT Les tâches à accomplir pour la réalisation d’un objectif ne sont pas toutes à traiter de manière égale. Le général américain Eisenhower a laissé derrière lui une méthode qui consiste à classer les tâches selon deux axes : leur degré d’importance et leur degré d’urgence. Cette méthode, mise en œuvre lors de la préparation du débarquement de Normandie, a le mérite d’être simple et pragmatique. Si l’objectif est clair, il devient aisé de distinguer le niveau d’importance et le degré d’urgence d’une tâche : − l’important, c’est ce qui présente un intérêt majeur, à plus ou moins long terme, mais qui ne nécessite pas toujours d’être traité tout de suite ; − l’urgent, c’est ce qui suppose un délai très court voire une action immédiate, mais qui n’est pas nécessairement important. En analysant chaque action selon ces deux axes, il devient possible d’organiser son travail en dehors de la pression quotidienne :
fort
Je planifie
Je le fais tout de suite
faible
IMPORTANCE
Je dis non
Je délègue
faible
fort
URGENCE
La tâche urgente et importante est traitée en priorité et dans son intégralité ; travailler sur un dossier quotidiennement prend plus de temps que de le traiter dans son ensemble en une fois.
Si, par exemple, vous identifiez que votre concentration est optimale quatre heures après votre réveil, alors planifiez un travail de réflexion intellectuelle, une révision nécessitant un taux élevé de concentration à ce moment-là. L’efficacité maximum permet en effet de réduire le temps nécessaire à l’accomplissement du travail.
La tâche importante mais peu urgente se planifie. L’agenda devient alors votre meilleur ami ; il reflète l’emploi du temps, la répartition du travail, la « to do list » et les plages de temps libre indispensables à la gestion des impondérables ! Accessible facilement, sous format papier ou électronique, il est le compagnon de route de tous les instants.
À contrario, si votre niveau de concentration s’avère plus faible après le repas de midi par exemple, mieux vaut prévoir des activités plus sociales ou des réunions à ce moment-là.
Enfin, en identifiant un moment propice d’une durée d’environ 10-15 minutes dans la journée, vous pourrez recharger durablement les batteries en vous recentrant sur vous-même, en faisant le vide dans une position agréable et relaxante. En conclusion, la gestion de son temps et de ses priorités relève d’une discipline individuelle. Comme n’importe quelle discipline, elle s’entraîne et les réflexes s’acquièrent avec l’expérience. Le sujet est intarissable et les ouvrages nombreux sur cette problématique mais l’essentiel reste la volonté et une dose de bonne organisation personnelle. Chacun aura ses préférences quant au type d’agenda, à la matérialisation de sa « to do list » ; peu importe, le fait est qu’en adoptant quelques comportements simples, le gain de temps est indéniable et le niveau de pression beaucoup plus faible. Sylvie d’Autheville Head of Management Development & Training Lombard Odier Darier Hentsch & Cie
La tâche sans importance ni urgence n’est même pas prise en compte, c’est un « pollueur » de temps à éviter. Dans ce contexte, savoir dire non devient primordial : combien de fois, un collègue ou un ami bien intentionné vous a-t-il interrompu pour vous soumettre un problème ? Problème qu’il décharge sur vos épaules. Vous vous retrouvez contraint de répondre alors que ce problème n’est peut-être ni important, ni urgent par rapport à vos propres objectifs. Afin d’éviter de passer du stade de « sauveur » (l’ami qui vous trouve la solution) au stade de « victime », mieux vaut dire non tout de suite en arguant que vos objectifs et votre emploi du temps ne permettent pas d’assumer un tel problème. Enfin, la tâche urgente mais peu importante peut être déléguée à un collègue, un ami, quelque soit la nature de celle-ci. Cela est réalisable grâce à une explication claire des attentes et des délais et avec l’accord de la personne concernée. Hiérarchiser ses tâches selon cette grille permet de construire des « to do list » cohérentes et réalisables, d’évaluer le temps nécessaire pour chaque tâche et de planifier toutes les actions à mener. Dans le cadre d’un de nos ateliers internes, nous avions concrétisé cette démarche de hiérarchisation en créant un sous-main plastifié permettant de coller un post-it par tâche dans la case correspondante. Succès garanti !
18
19 Source : Success & Career, Bachelor Career, n°3, sept. 2008 – www.success-and-career.ch
Source : Success & Career, Bachelor Career, n°3, sept. 2008 – www.success-and-career.ch
