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GUIA SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA CGR PROCEDIMIENTOS DE COMPRA, INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO VERSIÓN: 1.1

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1. OBJETIVO: Facilitar la aplicación con unidad de criterio y estandarizar los procesos y procedimientos de administración de los recursos físicos de la Contraloría General de la República, frente al sistema de Gestión de Calidad, verificando que se cumpla con los requisitos de Gestión de los recursos en las áreas de Infraestructura, Ambiente de trabajo; así como la realización del producto en lo referente a compra de bienes y servicios para todas las dependencias de la Entidad en cumplimiento de su misión institucional.

2. DESARROLLO PROCESO DE COMPRAS El Decreto 267 de febrero 22 de 2000 establece como función general a la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, proponer las políticas, planes y programas en materia de recursos físicos. Y con resoluciones delega la ordenación del gasto en cabeza del Gerente Administrativo y Financiero, el Director Financiero ( nivel central) y en los Gerentes Departamentales (nivel desconcentrado). La Dirección de Recursos Físicos tiene como función diseñar, controlar y garantizar la ejecución de los planes, programas y procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control y seguro de bienes y servicios de la Entidad, por lo cual, es su responsabilidad adelantar los procesos de compras, para asegurar que los bienes y servicios adquiridos cumplen con los requisitos especificados, establece los criterios para la selección, evaluación y re- evaluación de proveedores, proponentes y contratistas, contenidos en la Metodología anexa a los Procedimientos para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y complementarios. Articulación del presupuesto con las compras: La Entidad, para el manejo presupuestal se fundamenta en el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación (Decreto 111/96), su reglamentación, las disposiciones legales vigentes y en los Procedimientos para la Dirección Financiera de la Contraloría General de la República. La metodología que utiliza para su programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación, ejecución, así como la capacidad de contratación y la definición del gasto publico, esta articulada en todos sus procesos y procedimientos, por la normatividad mencionada anteriormente y de acuerdo a los principios del sistema presupuestal así:


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En los Procedimientos para la Dirección Financiera de La Contraloría General de la República, numerales 1 PROGRAMACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, 2 EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS y 3 ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES, en concordancia con lo establecido en los Procedimientos para la Administración de los Recursos Físicos, numerales 1 PLAN GENERAL DE COMPRAS, 1.3 Priorizar y ajustar el proyecto de plan de compras, 1.5 Actualizar el plan de compras, 1.7 Evaluar resultados definitivos del plan de compras; 2 COMPRAS Y CONTRATOS, 2.1. Contratación Directa de bienes y Servicios 2.1.1.1, 2.1.1.3, 2.1.2.2; 2.1.2.5, 2.1.3.2 y 2.1.3.3; 2.2. Licitación publica o Concurso de Meritos, 2.2.1.1, 2.2.1.2, 2.2.2.5, 2.2.3.2 y 2.2.3.3. y 2. 3. Compra de Bienes y Servicios por Caja Menor, 2.3.1, 2.3.2, 2.3.4, 2.3.5, y 2.3.6; 4. ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN 4.1. Recepción de elementos devolutivos y de consumo, 4.1.1.11, 4.1.2.10, 4.1.4.7, 4.2.1.12, y 4.2.2.10; 9 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES E INFRAESTRUCTURA, 9.1. Plan de Mantenimiento de Equipos e Infraestructura 9.1.3. Selección de Proveedores: Esta a cargo de la Dirección de Recursos Físicos (nivel central) y de las Gerencias Departamentales (nivel desconcentrado), quienes son los responsables de exigir a los proveedores o proponentes, según la cuantía; que estén inscritos en el SICE y la Cámara de Comercio, y se cumpla con lo estipulado para el efecto en los Procedimientos para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República, numerales 2 COMPRAS Y CONTRATOS, 2.1. Contratación Directa de bienes y Servicios 2.1.1.1 al 2.1.1.8; 2.2. Licitación publica o Concurso de Meritos, 2.2.1.7 y 3 PROVEEDORES Y PROPONENTES, Evaluación de Proponentes: Esta a cargo de la Dirección de Recursos Físicos (nivel central) y de las Gerencias Departamentales (nivel desconcentrado), en función de su capacidad para suministrar bienes y servicios y se cumpla con lo estipulado para el efecto en los Procedimientos adoptados para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República, así: Numerales 2 COMPRAS Y CONTRATOS, 2.1. Contratación Directa de bienes y Servicios, 2.1.1.9 al 2.1.1.11; 2.2. Licitación publica o Concurso de Meritos 2.2.1.6 y 2.2.1.11 al 2.2.1.14. y 9 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES E INFRAESTRUCTURA, 9.2.2. Re evaluación de Contratistas: Esta a cargo de la Dirección de Recursos Físicos (nivel central) y de las Gerencias Departamentales (nivel desconcentrado. Los criterios de evaluación están contenidos en los Procedimientos adoptados para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República así:


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Numerales 2 COMPRAS Y CONTRATOS, 2.1. Contratación Directa de bienes y Servicios, 2.1.2.6 y 2.1.3.4; 2.2. Licitación publica o Concurso de Meritos, 2.2.2.6 y 2.2.3.4; 9 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES E INFRAESTRUCTURA, 9.2.3. Realizar interventoria o supervisión a contratos y 10 COORDINACION DE SERVICOS DE APOYO 10.1.2. y 10.1.6. INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS La Entidad, para la compra de bienes y servicios, en cumplimiento del Plan General de Compras, Mantenimiento Inversión, debidamente aprobado y previa autorización por parte de los ordenadores del gasto, establece unas características críticas generales y especificas y determina los requisitos de acuerdo a los Procedimientos para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República de conformidad con la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y complementarios. Descripción de bienes y servicios: Esta función esta a cargo de la Dirección de Recursos Físicos, en coordinación con las áreas técnicas involucradas en cada uno de los procesos, que debe identificar y describir las características de los bienes y servicios requeridos, con el objeto de prever las necesidades, determinar el tipo y alcance del control a aplicar en la contratación, e identificar al proveedor o proponente que pueda ofrecer los productos requeridos así: Numerales 1 “PLAN GENERAL DE COMPRAS”, 2 COMPRAS Y CONTRATOS, y 9 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES E INFRAESTRUCTURA, 9.1. Plan de Mantenimiento de Equipos e Infraestructura; 9.2. Especificaciones Técnicas para Contratación. Requisitos para la aprobación de las compras: Se encuentran contenidos en los Procedimientos para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República, cada procedimiento cuenta con su respectiva acción de control que permite revisar y asegurar la elaboración de las especificaciones técnicas o requisitos de compra, Igualmente, el registro y conservación de los resultados de las evaluaciones y las acciones derivadas de los mismos se encuentran en la Dirección de Recursos Físicos, así: Numerales 1 “PLAN GENERAL DE COMPRAS”, actividades 1.4. Revisar, aprobar y divulgar el Plan de Compras, 1.5. Actualizar el plan de compras, 1.5.1; 1.6 Seguimiento y Monitoreo al plan de compras, 1.6.1; 1.7. Evaluar resultados definitivos del plan de compras. 2 COMPRAS Y CONTRATOS, 2.1. Contratación Directa de bienes y Servicios 2.1.1.1; 2.2. Licitación publica o Concurso de Meritos, 2.2.1.1, 2.2.1.2, y 2.2.1.4; 3.Compra de Bienes y Servicios por Caja Menor 2.3.3; 9 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES E INFRAESTRUCTURA, 9.1 Plan de Mantenimiento de Equipos e Infraestructura 9.1.3.3.


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VERIFICACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS COMPRADOS La Contraloría General de la República se asegura que el bien o servicio contratado cumple con los requisitos de compra especificados, a través de la designación de interventores o supervisores para efectos del control en la ejecución de los contratos, de acuerdo a lo establecido en los Procedimientos adoptados para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República, cuya responsabilidad está a cargo de la Dirección de Recursos Físicos (nivel central) y en la Gerencias Departamentales (para el nivel desconcentrado) así: Numerales 2 COMPRAS Y CONTRATOS 2.1. Contratación Directa de bienes y Servicios, 2.1.2.5 y 2.1.3.4; 2.2. Licitación publica o Concurso de Meritos, 2.2.2.6 y 2.2.3.4; 4. ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN, 9 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES E INFRAESTRUCTURA, 9.2.3. Realizar interventoria o supervisión a contratos; 10 COORDINACION DE SERVICIOS DE APOYO 10.1.2. y 10.1.6. INFRAESTRUCTURA La Contraloría General de la República, a través de la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera - Dirección de Recursos Físicos es la encargada de identificar las necesidades, proporcionar los recursos y mantener la infraestructura, de acuerdo a las políticas administrativas y al plan estratégico de la Entidad para el cumplimiento de su misión; para lo cual, gestiona el mantenimiento de equipos (software y Hardware) e infraestructura (obra civil, remodelación y/o adecuación de sedes o de espacios de trabajo), con el fin de posibilitarle a los funcionarios realizar el trabajo en condiciones adecuadas, conforme a los Procedimientos para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República y a la normatividad vigente, así: Numerales 9. ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES E INFRAESTRUCTURA, 9.1. Plan de Mantenimiento de Equipos e Infraestructura.; 10 COORDINACION DE SERVICIOS DE APOYO. La Dirección de Recursos Físicos es la encargada de adelantar el proceso de contratación, para el suministro de pasajes, teniendo en cuenta las necesidades reportadas por la Entidad. De otra parte en lo relacionado con la asignación de viáticos y gastos de viaje se aplica el numeral 3.1.5 de los Procedimientos para la Dirección Financiera de La Contraloría General de la República.


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AMBIENTE DE TRABAJO La Gerencia del Talento Humano es la encargada de diseñar y coordinar los programas en materia de salud ocupacional y de riesgos profesionales que se establezcan para los funcionarios de la Contraloría General de República, siguiendo las recomendaciones hechas por la ARP, con respecto a seguridad industrial dentro del ambiente de trabajo. La Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera - Dirección de Recursos Físicos es responsable de identificar las necesidades relacionadas con recursos físicos que afecten el ambiente de trabajo, proporcionar los recursos, considerando las observaciones y recomendaciones hechas la ARP., El Comité Paritario de salud Ocupacional y el grupo de brigadistas, con el fin de gestionar los recursos, conforme a los Procedimientos para la Administración de los Recursos Físicos de La Contraloría General de la República conforme a la normatividad vigente. Numerales 9 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES E INFRAESTRUCTURA, 9.1. Plan de Mantenimiento de Equipos e Infraestructura. 9.1.2.4. GLOSARIO Proveedor: Son personas naturales o jurídicas que ofrecen bienes o servicios, en desarrollo de su objeto social. Proponente: Es toda persona natural o jurídica, que presenta de manera formal una propuesta a la Contraloría, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 22 de la Ley 80 de 1993, y el numeral 5º del artículo 1º del Decreto 92 de 1998. Contratista: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue escogida por ser la más favorable para los fines que busca la Entidad. Precontractual: Etapa del proceso de adquisición, desde el momento en que el Comité de Compras autoriza iniciar el proceso de compra, hasta que se adjudica el contrato respectivo. Contractual: Etapa del proceso de adquisición, desde el momento en que se comunica al proponente favorecido la adjudicación del contrato hasta cuando se termina la ejecución del mismo. Postcontractual: Etapa del proceso de adquisición, desde el momento en que se termina el contrato hasta que expiran las garantías correspondientes y se archiva la documentación del mismo. APROBADO POR: JOSE ANTONIO ZAPATA FECHA DE APROBACIÓN: 06/06/2003 B. Gerente Administrativo y Financiero