Kajian Pengelolaan Web-site untuk Universitas Surabaya

KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA

UNIVERSITAS SURABAYA LEMBAGA PENELITIAN

Kajian Pengelolaan Web-site untuk Universitas Surabaya oleh : Sugata Pikatan

Surat Tugas No: 06/ST-306/Pusbangdaya/III/1997

Abstrak : Kajian ini dimaksudkan untuk memberikan filosofi dasar keberadaan Web universitas dalam rangka menuju profesionalisme layanan informasi moderen, seiring dengan derap kemajuan teknologi dan era globalisasi menjelang akhir abad XX.

April 1997

i


ii

DAFTAR ISI Judul

i

Daftar Isi

ii

Pengantar

iii

BAB I

Fungsi dan Pengelolaan Web-site 1

BAB II

Apa web-site itu?

1

Fungsi web-site

2

Pengelolaan web-site

4

Web dan Universitas Mengapa universitas harus tampil dalam web?

BAB III

BAB IV

Web di Universitas Surabaya

6 6 8

Harapan untuk web Ubaya

8

Realitas web yang sudah ada

9

Kesimpulan dan Saran

11

Pekerjaan yang tesedia

11

Personil web-site

12

Rujukan

15

Lampiran

17

Contoh web-page : Lampiran A : Web MIT (Massachusett Institue of Technology - USA) Lampiran B : Web University of Cambridge - UK Lampiran C : Web University of Adelaide - Australia Lampiran D : Web AIT (Asian Institute of Technology - Thailand) Lampiran E : Web NUS (The National University of Singapore) Lampiran F : Web Fakultas Teknik Universiti Kebangsaan Malaysia Lampiran G : Web The Chinese University of Hong Kong Lampiran H : Web STTS (Sekolah Tinggi Teknik Surabaya) Lampiran I :

Web Universitas Tujuh Belas Agustus, Surabaya


iii

PENGANTAR

Kebutuhan informasi yang terus meningkat serta perkembangan teknologi komunikasi komputer yang mutakhir telah mengubah wajah peradaban dunia dalam beberapa tahun terakhir ini. Hadirnya jaringan internet beserta cyber-spacenya telah melahirkan bidang baru yang amat potensial dilihat dari berbagai aspek. Universitas Surabaya sudah memutuskan untuk masuk ikut serta dalam trend masa depan ini dengan dibukanya web-site dengan URL : http://www.ubaya.ac.id. Web-site Ubaya ini telah berjalan lebih dari setahun dengan segala usahanya menanggulangi hambatan dan kesulitannya. Server yang sering “down”, kecepatan transfer data yang rendah, pelanggaran privacy pengguna email, persoalan data security, sering mewarnai perjalanan hidup web Ubaya yang masih tergolong bayi ini. Kiranya desakan pembaruan di dalam pengelolaan web Universitas Surabaya sudah dirasakan segenap lapisan civitas academica di lembaga ini. Desakan tersebut sulit dibendung karena keinginan untuk maju yang demikian besar. Dari pihak pengelolanya sendiri juga ada keinginan senada, terbukti dengan terbitnya surat edaran PKSI (Pusat Komputer dan Sistem Informasi) tentang permintaan naskah homepage ke seluruh subsistem di lingkungan universitas (surat nomor 061/PKSI/III/1997). Seiring dengan hasrat pembaruan dan pengembangan web-site Ubaya yang menggebu, dirasakan perlu perumusan filosofi penyelenggaraan web-site itu sendiri serta pengkajian sistem pengelolaannya yang tepat di Ubaya. Kajian ini berusaha mengupas topik-topik tersebut agar semua orang tahu apa yang dapat diharapkan dari penyelenggaraan web sekaligus tindakan apa yang harus ditempuh untuk memulai langkah pembaharuan itu. Hasil kajian ini diharapkan akan memperkuat dan menjiwai pengembangan website Ubaya sekarang dan di kemudian hari. Sudah saatnya semua aktivitas universitas mengutamakan profesionalisme, jika memang tidak ingin tertinggal oleh rekanan dan pesaing di bidang akademik keilmuan. Kajian dilakukan dengan studi pustaka dan studi perbandingan di lapangan tentang web-site berbagai universitas dalam dan luar negeri. Berdasarkan kebutuhan


iv

real yang kemudian berhasil dirumuskan, kajian ini berujung pada ulasan tentang alternatif pengelolaan web Ubaya agar dapat dicapai profesionalisme dalam batas-batas kelayakan yang dimiliki Ubaya. Mudah-mudahan hasil kajian ini dapat memenuhi harapan seluruh civitas academica dalam rangka pembaharuan sistem informasi melalui cyber-space yang secara fisik sudah dipunyai Ubaya.


1

BAB I

FUNGSI DAN PENGELOLAAN WEB-SITE

Apa web-site itu ? Pada dekade terakhir abad XX ini telah terjadi revolusi besar-besaran dalam dunia informasi. Tembok-tembok batas alamiah yang diberikan oleh ruang dan waktu sudah ditumbangkan oleh teknologi telekomunikasi komputer. Kebutuhan kehidupan moderen atas informasi sudah tak tertahankan lagi, semua orang tanpa terkecuali secara individual memerlukannya. Lahirnya dunia cyber di arena telekomunikasi telah membuka babakan baru dalam peradaban manusia. Secara teoritis semua individu di muka bumi dapat berkomunikasi satu sama lain secara langsung dalam tempo yang amat singkat dari rumah mereka masingmasing. Teknologi yang sedang melambung ke atas ini disambut secara luar biasa oleh semua lapisan dan sektor aktivitas kehidupan di seluruh dunia. Tak terkecuali di dalamnya adalah dunia universitas beserta seluruh iptek yang dikandungnya. Teknologi ini adalah internet, yang telah melahirkan alam semesta baru dalam kehidupan manusia yang diberi nama cyber-space. Wilayah jelajah yang maha luas di dalam cyber-space adalah Web, yang menyediakan informasi tak terbilang banyaknya bagi siapapun yang memerlukannya. Yang diperlukan untuk mengaksesnya hanyalah seperangkat komputer yang terhubung ke jaringan internet beserta alamat-alamat web-site yang akan dituju. Web-site adalah unit kecil dalam cyber-space seperti sebuah rumah di dalam perkotaan pada dunia nyata. Oleh sebab itulah web-site ini juga dikenal orang sebagai homepage, walaupun ada pula web-site yang berisikan ribuan homepage bagaikan sebuah real-estate perumahan. Di alam maya ini semua kegiatan berlangsung serba cepat dan seketika. Berangsurangsur semua aktivitas di dunia nyata dicerminkan masuk ke dalam cyber-space sebagai komplemen penting dalam derap majunya ke masa depan. Perusahaan bisnis, lembaga pe-


2

merintah, militer, pendidikan, lembaga penelitian, dan masih banyak lagi, merupakan pelaku-pelaku aktif yang memanfaatkan dan mengambil manfaat dari keberadaan dunia baru ini. Fungsi web-site Secara garis besar ada 2 macam fungsi yang dapat diberikan oleh sebuah web-site. Keduanya dapat diberikan sekaligus sebagai layanan terhadap client (klien, pengguna jasa internet). Fungsi-fungsi tersebut adalah : 1. Sumber informasi Web-site dapat menyediakan berbagai macam informasi yang diperlukan oleh klien. Informasi ini dapat berbentuk katalog, database, arsip, newsletter, dsb. Seorang peneliti misalnya, tidak perlu lagi menunggu penerbitan jurnal untuk mengetahui penemuan baru di bidangnya, karena informasi semacam itu dapat diperolehnya secara cepat dan mudah melalui web-site si penemu. 2. Layanan interaktif Web-site dapat melayani kegiatan interaktif antar klien, atau antara klien dan server. Layanan ini antara lain berupa email, search-engine, atau hubungan langsung kepada pengelola web-site (komentar, pertanyaan-pertanyaan, pengisian formulir, dsb.). Dengan demikian, melalui web ini konsultasi atau diskusi jarak jauh menjadi hal yang lumrah dilakukan. Dalam dunia bisnis, melalui web ini dapat pula dilakukan transaksi. Dari uraian di atas, tampak jelas bahwa keuntungan yang diberikan oleh keberadaan cyber-space sangat luar biasa. Waktu dan energi yang identik dengan ongkos dapat dihemat secara besar-besaran. Bagi sebuah lembaga yang ingin memanfaatkan dunia baru ini tidak punya jalan lain kecuali ikut masuk menjadi anggota masyarakat internet, yakni mendirikan web-sitenya sendiri sebagai perwujudan dirinya di cyber-space. Siapapun yang ingin mengkontaknya dapat mengakses web-sitenya dari mana saja setiap saat. Dari dua fungsi utama web di atas kemudian dapat diturunkan kebutuhankebutuhan penyelenggaraan sebuah web-site yang menyertainya : Tampilan dan organisasi dokumen web yang profesional


3

Seluruh dokumen harus memenuhi kriteria : menawan, berbobot dan lugas. • menawan : agar banyak menarik para penjelajah (browser) untuk berkunjung • berbobot : agar diakui kredibilitas dan kualitas isinya • lugas : agar efisien dalam cyber-space sehingga penjelajah hemat waktu dan ongkos Selain itu organisasi dokumen harus memiliki struktur yang rapi agar memudahkan updating di kemudian hari. Penyampaian informasi yang profesional Penyampaian informasi melalui web harus memenuhi kriteria : cepat, aman dan akurat. • cepat : keberhasilan sebuah web-site tidak hanya tergantung pada informasi yang akan disampaikan, tetapi juga pada kecepatan, efisiensi, dan kenyamanan hantarannya kepada konsumen(1). Tak dapat dihindari kecepatan hantaran dalam web juga tergantung pada kepadatan jalur komunikasi (saluran telepon, satelit, pemakaian web server sendiri). Oleh sebab itulah implementasi perangkat keras yang memadai (koneksi internet dengan bandwidth yang lebar, memori server yang cukup) menjadi amat penting. Sebagai patokan, setiap halaman web harus dapat tampil di jaringan lokal dalam selang waktu kurang dari 5 detik(2). • aman : para pengguna web seringkali memerlukan keamanan dalam transfer data, file, dokumen, dari ancaman virus maupun hacker. Server (komputer induk) pun perlu mempertahankan diri dari serbuan sejenis itu demi kelangsungan hidup web-site sendiri. Ada data yang tidak boleh sembarangan diketahui oleh orang yang tidak berhak. Selain kerahasiaan seperti itu, pengguna jasa email juga memerlukan privacy pada seluruh surat yang diterima maupun yang dikirimkannya. • akurat : kandungan informasi yang disajikan haruslah akurat dalam hal kualitas dan nilai kebenarannya.


4

Maintenance yang handal Maintenance dan trouble-shooting harus siap setiap saat. Pemantauan terus-menerus terhadap operasi web-site yang diikuti evaluasi secara periodik dapat melancarkan usaha pemeliharaan ini. Pengelolaan web-site Berdasarkan fungsi web-site dan kebutuhan-kebutuhan penyelenggaraan yang menyertainya dapat disusun model pengelolaan sebuah web-site. Secara umum model pengelolaan ini dapat dipetakan menurut kegiatannya seperti dalam diagram pada gambar 1 berikut :

Planning Analysis Design Implementation

Promotion

Maintenance & updating

Innovation

Monitoring & evaluation

Gambar 1. Diagram pengelolaan sebuah web-site Di dalam kotak dengan garis putus-putus terdapat kegiatan rutin yang dilakukan setiap saat dalam kehidupan sebuah web-site. Berada di luarnya adalah kegiatan tidak rutin yang mempunyai nilai strategis terhadap pengembangan web-site sejak saat kelahirannya. Uraian masing-masing kegiatan itu adalah :


5

planning : menentukan filosofi dasar dan tujuan pengadaan web-site bagi penyelenggara. analysis : melakukan analisa dan pengadaan terhadap komponen-komponen yang dibutuhkan (hardware, software, koneksi internet, personalia, materi web). design : membuat web-page (HTML), skrip program (CGI, Java, dll.), organisasi dokumen. implementation : peluncuran web-site beserta isinya ke dalam cyber-space. promotion : memperkenalkan web-site ke dunia luar (misal melalui jasa web directory : Yahoo, dll.), memperkaya isi, mempercantik penampilan. maintenance & updating : memelihara, mengamankan, dan memperbaiki web-site secara keseluruhan dalam efektivitas dan efisiensi kerjanya. innovation : menciptakan produk baru yang feasible, kegiatan inilah yang menjadi tulang punggung pengembangan web-site melalui redesign dan modifikasi. monitoring & evaluation : memantau seluruh kegiatan harian dalam web-site (melalui daftar log-nya), mengkaji komentar dan keluhan konsumen, menguji kecepatan koneksi dari luar jaringan lokal secara rutin periodik. Hasil pantauan yang diperoleh menjadi bahan pertimbangan updating di kemudian hari baik yang menyangkut hardware maupun software.


6

BAB II

WEB DAN UNIVERSITAS

Mengapa universitas harus tampil dalam Web ? Ada dua alasan yang menjadi jawaban pertanyaan ini. Pertama, universitas adalah pusat pengembangan ilmu pengetahuan, sehingga diharapkan dapat menjadi sumber informasi yang senantiasa siap diakses oleh masyarakat luas, baik nasional maupun internasional. Kedua, universitas dapat menjaring keuntungan yang terkait dengan eksistensinya sendiri secara cepat dan tepat. Melalui web, universitas menampilkan dirinya di hadapan umum. Minat calon mahasiswa, donatur, rekanan kerja, client, dapat ditumbuhkan secara langsung dari ekspresi diri universitas dalam web. Dua alasan di atas sudah cukup memberikan nilai yang tinggi pada eksistensi website suatu universitas. Ia menjadi perwujudan universitas itu di dalam cyber-space. Jelaslah kemudian bahwa pengelolaannya pun tidak boleh ala kadarnya saja, karena hal itu akan memberikan kesan buruk kepada masyarakat terhadap universitas tersebut. Di negeri maju pada umumnya pengelolaan web universitas dilakukan secara berlapis horisontal, artinya setiap subsistem memiliki server sendiri dengan seorang pengelola yang melakukan seluruh pekerjaan berkaitan dengan server yang diurusnya(3). Koordinasi hanya dilakukan pada gerbang utama web-site dengan kebijaksanaan satu pintu, artinya pengunjung web-site hanya perlu tahu satu alamat saja jika ia ingin mengetahui lebih banyak tentang seluruh komponen universitas itu. Semua server sub-sistem dapat diakses dari gerbang utama ini. Contoh-contoh pengelolaan berlapis ini ada di universitas-universitas Amerika, Eropa, dan Australia. Di lampiran A, B, dan C secara berturut-turut dapat dilihat contoh web-page MIT (Massachusett Institute of Technology - USA), University of Cambridge (UK), dan University of Adelaide (Australia), yang mewakili ketiga benua itu. Tampak bahwa subsistem universitas mengelola servernya sendiri-sendiri, bahkan mahasiswa juga menyelenggarakan server mereka sendiri (misal di MIT).


7

Di negara berkembang kondisinya berbeda, kendala dana dan sumber daya manusia menyebabkan web-site dikelola secara terpadu(3). Pengelolanya merupakan sebuah tim yang terdiri dari beberapa orang yang masing-masing menguasai bagian yang berbeda dari pekerjaan seorang webmaster (pengelola web-site). Contoh-contoh dapat dilihat di lampiran D, E, F, G, H, dan I, yang secara berturut-turut menampilkan web-page AIT (Asian Institute of Technology - Thailand), NUS (The National University of Singapore), Universiti Kebangsaan (Malaysia), The Chinese University of Hong Kong, dan dua universitas di Surabaya yang sudah cukup mantap web-sitenya (STTS dan Untag). Sistem pengelolaan secara tim ini memiliki kelemahan dalam hal isi (content) webpage. Informasi yang ingin disampaikan oleh masing-masing subsistem terhambat oleh sedikitnya pengetahuan si pengelola web-site tentang seluk beluk subsistem yang dibahas. Hal ini dapat dilihat misalnya dari web milik NUS yang penampilannya menawan di bagian depan tapi kedodoran di bagian dalamnya (misal fakultas tekniknya). Agar senantiasa berkualitas, manajemen isi web ini harus memiliki filosofi yang dapat dirangkum menjadi dua hal(4) : 1. pendelegasian tanggungjawab atas isi Hal ini perlu karena informasi yang disampaikan haruslah akurat, dan ini hanya dapat dilakukan oleh orang yang betul-betul menguasai medannya. Web-page sebuah fakultas harus diisi oleh orang fakultas tersebut. 2. pengadaan isi yang selalu up-to-date Hal ini perlu untuk menunjukkan dinamika dan kemajuan-kemajuan yang dicapai oleh seluruh anggota sistem universitas. Oleh sebab itu beberapa web-site universitas di Asia kemudian berusaha melakukan perpaduan antara model berlapis dan model terpusat untuk menutup kelemahan ini semaksimal mungkin. Model seperti ini sudah dirintis dengan baik antara lain oleh AIT, NUS (misal perpustakaan dan fakultas sainsnya), Universiti Kebangsaan (misal fakultas tekniknya). Dalam model paduan, setiap subsistem mengelola servernya sendiri dengan membentuk sebuah tim penanggungjawab.


8

BAB III

WEB DI UNIVERSITAS SURABAYA

Harapan untuk web Ubaya Universitas Surabaya pun harus meraih sukses dalam kehadirannya di dunia cyber ini jika ia ingin menjadi universitas yang disegani. Harapan agar web Ubaya dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya kepada seluruh civitas academica khususnya dan masyarakat luas pada umumnya sudah bukan merupakan hal yang dapat ditawar lagi. Manfaat realistis yang dapat digali dari keberadaan web-site Ubaya di jaringan internet antara lain adalah : • memberikan layanan yang lebih baik kepada mahasiswa Mahasiswa dapat her-registrasi, melalukan perwalian, konsultasi (kepada siapa saja di Ubaya), permohonan transkrip, dan lain-lain dari jarak jauh. • memberikan fasilitas maksimal kepada staf dosen dan peneliti Setiap dosen / peneliti memiliki fasilitas jalur khusus di kantornya ke jaringan internet, dengan harapan dapat mengakses informasi aktual keilmuan yang menunjang pengembangan profesional dirinya sendiri seperti yang dimiliki para dosen / peneliti di luar negeri. • memberikan layanan informasi kepada masyarakat Ubaya memiliki database keilmuan yang dapat diakses oleh masyarakat umum. Calon mahasiswa pun dapat berkunjung ke web-site Ubaya dalam ekplorasinya tentang prospek Ubaya sebelum ia menjatuhkan pilihannya tanpa harus datang ke Ubaya. Suatu hari kelak, dimana ongkos telepon sudah semurah yang ada di negara maju, kuliah online jarak jauh bukanlah merupakan impian. • menjadi proposal tentang potensial Ubaya di mata dunia Pengunjung asing dapat membaca karakteristik dan potensi Ubaya dari web-sitenya. Kandidat donatur, atau yang tertarik melakukan kerjasama akan memulai perkenalan dan kontak pertamanya dengan Ubaya melalui jaringan internet ini.


9

Memang. diperlukan kesungguhan dan ketulusan dari semua pihak untuk mendorong pertumbuhan dan pengembangan bidang baru yang amat potensial ini. Sudah tentu harus pula diatur sedemikian rupa agar para pengelola web yang berada di belakangnya merupakan tim yang tangguh dan berdedikasi, sehingga mampu melestarikan kelangsungan hidup web-site yang handal sebagai salah satu ujung tombak universitas. Realitas web yang sudah ada Menyadari kekurangan diri sendiri adalah langkah awal untuk maju. Web Ubaya sudah lahir dengan tampilan terbarunya yang dibuat setahun yang lalu. Dari menilik penampilannya saja, para pengunjung dapat memperoleh kesan antara lain : • Pengelolaan web yang masih amatir Hal ini tampak pada jarangnya updating yang dilakukan. Padahal sebagai lembaga pendidikan yang dinamis, updating dokumen terutama yang menyangkut aktivitas mestinya sangat mobil sehingga web-pagenya sering berganti wajah. Kesan statis ini memberikan sinyal bahwa tidak ada tenaga profesional yang khusus ditugaskan menangani pekerjaan tersebut. • Pentingnya web belum disadari sepenuhnya oleh lembaga Hal ini ditunjukkan oleh miskinnya informasi yang diberikan web-page. Keterangan singkat yang kurang informatif menghiasi halaman demi halaman web Ubaya, sehingga mengaburkan tujuan dan manfaat penyelenggaraan web-site di cyber-space yang diuraikan di bagian depan. Web bukanlah sebentuk kemewahan atau lambang prestise sebuah universitas. • Kurang adanya ketegasan tentang klien yang diharapkan Hal ini tampak pada bahasa yang digunakan dalam penulisan web-page. STTS secara tegas menggunakan bahasa Indonesia dengan sasaran klien dalam negeri(3). Untag secara tegas menggunakan 3 bahasa (Indonesia, Inggris, dan Jepang) sehingga dapat dikonsumsi secara luas oleh orang asing(3). Sedangkan Ubaya yang menggunakan bahasa Inggris, yang kurang baku (banyak kesalahan gramatikal) dan dengan penampilan seadanya, amat tidak cocok untuk konsumsi luar negeri. Agar memperoleh kesan baik seperti yang diharapkan, web-page yang ditampilkan haruslah memenuhi kriteria seperti


10

yang telah diuraikan di atas. Tentang bahasa yang dipakai, web-site tidak boleh sembarangan, bandingkan dengan web-page bahasa Jepang Untag yang diasuh langsung oleh orang Jepang.


11

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Menyadari realitas dan harapan untuk web-site Ubaya di atas, lembaga harus secepatnya melakukan perbaikan-perbaikan manajerial pengelolaan web yang sampai sekarang belum dibakukan. Sebagai universitas di negara berkembang, pengelolaan web-site yang relevan adalah sistem dengan model paduan. Sistem ini melibatkan personil dari seluruh sub-sistem yang akan tampil dalam web. Tentu saja keterlibatan ini dapat dibatasi pada kandungan web-page saja demi efisiensi pengerjaannya. Pekerjaan yang tersedia Dari diagram pengelolaan web-site pada gambar 1 di atas, pekerjaan di lingkungan web dapat diusulkan untuk dikelompokkan menjadi empat : 1. pengadaan fasilitas : pengadaan koneksi ke internet, perangkat keras dan penunjangnya (komputer, modem, scanner, terminal, printer), jaringan lokal, protokol (HTTP termasuk FTP, SMTP), program penunjang (Java, CGI, HTML, image-processor, penghasil musik), maintenance dan pengembangan perangkat keras dan lunak, troubleshooting, penanganan security. 2. desain web-site : perancangan dan penyusunan organisasi semua dokumen yang akan dipublikasikan, tampilan web-page, menyediakan fasilitas interaktif, updating secara berkala, penulisan skrip (program), penanganan security. 3. pengadaan isi (content) web-page : penulisan isi web-page tentang hal-hal yang bersifat informatif dan interaktif. Jenis isinya dapat dibagi sebagai berikut : a. administrasi - berisikan struktur organisasi; referensi peraturan akademik; profil civitas academica; layanan akademik. b. pengajaran - berisikan kurikulum, silabus, dan program-program pengajaran yang lain dari seluruh fakultas; di masa y.a.d. on-line course ; staf pengajar c. pendidikan - berisikan himbauan; materi-materi edukatif; konseling


12

d. program-program ko/ekstra-kurikuler - kegiatan mahasiswa, himpunan, perwakilan mahasiswa; kursus-kursus singkat; pusat pembelajaran e. riset - kegiatan pusat-pusat penelitian; staf peneliti; publikasi f. perpustakaan - layanan; resensi buku; press; majalah/tabloid kampus g. kemasyarakatan - kegiatan PPM; penanganan proyek eksternal; layanan akademik keluar (kursus, pelatihan, program belajar bersinambung) 4. manajerial : melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan web-site, membuat inovasi beserta analisa dan redesain atau modifikasi yang harus dilakukan. Bagian ini juga melakukan koordinasi seluruh kegiatan kelompok yang lain. Nilai kerja Dengan melihat penjelasan-penjelasan di atas, bobot dan beban kerja orang-orang yang berkecimpung dalam web universitas tidaklah ringan. Mereka harus berkonsentrasi pada pekerjaannya, baik yang rutin maupun yang insidental, sehingga perlu dibuatkan sebuah subsistem yang khusus menangani web-site Ubaya. Web-site Ubaya adalah perwujudan Universitas Surabaya sendiri di cyber-space. Subsistem ini setingkat dengan biro atau pusat-pusat penelitian universitas. Personil Web-site Ditinjau dari jenis pekerjaan di atas, manajemen Web-site universitas sedikitnya memerlukan 4 personal inti yang tampak dalam diagram pada gambar 2 berikut.

Web-master Fasilitator

Teknisi

Administrator

Koordinator

Page-setter

Penanggungjawab sub-sistem

Gambar 2. Diagram manajemen web-site


13

1. Web-facilitator : mengerjakan pekerjaan nomor 1 di atas, dibantu oleh para teknisi, seterusnya disebut fasilitator. 2. Web administrator : melakukan pekerjaan 2 di atas ia dibantu oleh para page-setter, seterusnya disebut administrator. 3. Content-coordinator : melakukan pekerjaan 3 di atas. Di dalam melaksanakan pekerjaan ini ia banyak berhubungan dengan para sub-sistem dalam universitas, seterusnya disebut koordinator. Semua kandungan web-page merupakan tanggung-jawab subsistem masing-masing. Untuk itu setiap sub-sistem harus punya penanggungjawab isi web-page. 4. Webmaster : melakukan pekerjaan 4 di atas, merupakan orang yang bertanggungjawab atas kelangsungan eksistensi web-site. Ia menempati hirarki tertinggi dalam pengelolaan web-site, yang dalam kegiatan rutinnya dibantu oleh tiga orang di atas. Oleh karena yang menjadi sasaran juga konsumen dari mancanegara, di samping edisi webpage berbahasa Indonesia (yang saat ini belum ada), edisi dalam bahasa Inggris merupakan keharusan. Hal ini harus ditangani secara serius oleh orang yang mampu berbahasa Inggris dan pernah studi di luar negeri. Syarat terakhir ini perlu karena bahasa bukan hanya sesuatu yang dapat dipelajari, tetapi juga sesuatu yang harus dihayati bersama-sama dengan kebudayaan yang melatarbelakanginya. Web-page berbahasa Inggris harus standar, yakni tidak memiliki kesalahan struktur dan tata bahasa. Penggunaan bahasa Inggris yang tidak standar akan memberikan citra buruk kepada konsumen asing. Untuk tujuan ini ada dua pilihan, webmaster harus menguasai bahasa Inggris secara aktif, atau ia memiliki English editor yang handal. Demikian pula halnya dengan penanggungjawab dari subsistem, ia juga bertanggungjawab atas istilah-istilah asing yang digunakan dalam bidangnya untuk melancarkan proses editing dan penterjemahan. Rekruting 1. staf tetap : menerima tunjangan struktural dan fungsional Webmaster : bertanggungjawab kepada universitas • memiliki pengetahuan luas tentang web, baik hardware maupun software • berbahasa Inggris secara aktif (optional : rekruting English editor)


14

• berpengalaman dalam manajemen Fasilitator : bertanggungjawab kepada webmaster • memiliki keahlian tentang hardware dan software yang digunakan dalam peluncuran web, operating sistem yang dipakai (misal : Unix) • berpengalaman dalam maintenance dan trouble-shooting komputer (hardware/software) • menguasai sistem keamanan data dan transfer data komputer Teknisi : bertanggungjawab kepada fasilitator • Teknisi hardware • Teknisi software Administrator : bertanggungjawab kepada webmaster • memiliki keahlian dalam HTML untuk penyusunan web-page • memiliki keahlian dalam membuat skrip (CGI, Java, dll.) sebagai penunjang web • menguasai sistem keamanan data dan transfer data komputer Page-setter : bertanggungjawab kepada administrator • memiliki keahlian dalam HTML dan skrip penunjang • sedikitnya 2 orang Koordinator : bertanggungjawab kepada webmaster, melakukan koordinasi dengan penanggungjawab subsistem • memiliki kemampuan lobbying • berpengalaman dalam manajemen dan penelitian English-editor (optional) : bertanggungjawab kepada webmaster • berbahasa Inggris secara aktif, terutama tertulis • berpengalaman menterjemahkan • lebih disukai yang pernah studi di luar negeri (negara berbahasa Inggris) 2. staf eksternal : menerima tunjangan fungsional Penanggungjawab subsistem : bertanggungjawab kepada kepala subsistem masingmasing, melakukan koordinasi dengan koordinator • berasal dari subsistem yang diwakilinya


• memiliki kemampuan menulis • berbahasa Inggris minimal pasif • satu orang penanggungjawab untuk setiap subsistem / bidang keilmuan

15


16

Rujukan : 1. N. Yeager, R. McGrath : Web Server Technology, Morgan Kaufman, 1996 2. L. Buhle, M. Pesce, et.al. : Webmaster’s Professional Reference, New Riders, 1996 3. Perbandingan dari berbagai web-site universitas di Indonesia, Asia, Eropa, dan USA, contoh-contohnya ada di lampiran. 4. J. Ablan, S. Yanoff, et.al. : Web Site Administrator’s Survival Guide, Sams. Net, 1996


Lampiran Lampiran A : Web MIT (Massachusett Institute of Technology - USA) URL - http://web.mit.edu/ Lampiran B : Web University of Cambridge - UK URL - http://www.cam.ac.uk/ Lampiran C : Web University of Adelaide - Australia URL - http://www.adelaide.edu.au/ Lampiran D : Web AIT (Asian Institute of Technology - Thailand) URL - http://www.ait.ac.th/ Lampiran E : Web NUS (The National University of Singapore) URL - http://www.nus.edu.sg/ Lampiran F : Web Fakultas Teknik Universiti Kebangsaan Malaysia URL - http://www.ukm.my/ Lampiran G : Web The Chinese University of Hong Kong URL - http://www.cuhk.hk/ Lampiran H : Web STTS (Sekolah Tinggi Teknik Surabaya) URL - http://www.stts.ac.id/ Lampiran I : Web Universitas Tujuh Belas Agustus, Surabaya URL - http://www.untag-sby.ac.id/

17