KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN - WordPress.com

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN MEMBINA SISTEM MAKLUMAT PELAJAR MENGGUNAKAN MS ACCESS 2007 ROSSENI DIN & M. FAISAL KZ | 2010

KOMPUTER DALAM PENDIDIKAN

MEMBINA SISTEM MAKLUMAT PELAJAR MENGGUNAKAN

MS ACCESS 2007

Rosseni Din Muhammad Faisal Kamarul Zaman Fakulti Pendidikan Universiti Kebangsaan Malaysia 2010

1


Tajuk: Komputer Dalam Pendidikan: Membina Sistem Maklumat Pelajar Menggunakan MS ACCESS 2007.

Penulis: Rosseni Din Muhammad Faisal Kamarul Zaman

Edisi Bahasa Malaysia © Rosseni Din Fakulti Pendidikan, UKM 2010

2


PENGHARGAAN Dengan nama Allah, yang Maha Pemurah lagi Maha Mengasihani. Setinggi-tinggi kesyukuran dipanjatkan kepadaNya kerana dengan limpah kurnia rahmat dan petunjukNya, penulisan modul dalam bentuk e-Buku ini berjaya juga disiapkan dalam tempoh pengajaran dan pembelajaran kursus Komputer Dalam Pendidikan sesi 2009/2010 ini. Setinggi-tinggi penghargaan kepada pelajar-pelajar saya kumpulan SAINS Rabu 11-2 pm dan kumpulan TESL Khamis 9-12pm. Mereka sabar dan sedia maklum bahawa semester ini merupakan semester pertama saya kembali mengajar setelah bercuti belajar selama 3 setengah tahun untuk menyiapkan kajian PhD saya dari akhir tahun 2005 sehingga awal tahun 2009. Sekembalinya saya dari cuti belajar segalanya seakan baru dan saya rasa amat kekok untuk memulakan semula tugas sebagai fasilitator merangkap pensyarah dan pengajar bagi kursus yang kini menggunakan kurikulum yang agak baru dengan tambahan aplikasi Web 2.0 di samping mengekalkan siri MS Office tetapi menggunakan versi baru 2007. Saya jangka tidak banyak perubahan tetapi proses mengasimilasikan semula diri saya ke dalam kurikulum tersebut telah memakan tidak sedikit masa untuk persediaan mengajar. Justeru saya fikirkan, mungkin lebih banyak manafaatnya untuk kelas semester ini dan kelas-kelas akan datang jika persediaan ini saya bukukan dalam bentuk modul e-buku yang boleh dipautkan ke dalam blog kursus saya di http://rosseni.wordpress.com. Alhamdulillah dan setinggi-tinggi penghargaan buat sahabat saya Cik Mazalah yang sedia menjawab soalan dan kemusykilan saya terutamanya berkaitan Access dan Excel versi baru ini. Beliau sudi menjawab panggilan telefon saya walau jam berapa sekalipun. Beliau telah meminjamkan contohcontoh tugasan pelajar untuk saya jadikan panduan pengajaran dan akhirnya panduan terhadap penulisan modul e-buku ini. Terima kasih tidak terhingga kepada Dr. Tunku Badariah Tunku Ahmad yang telah sudi meminjamkan saya buku-buku berkaitan aplikasi Komputer Dalam Pendidikan. Beliau mengajar kursus yang setara di Universiti Islam

3


Antarabangsa Malaysia. Walaupun beliau baru sahaja memperoleh bahan-bahan bacaan untuk kursus tersebut namun beliau sudi meminjamkan dahulu buat saya jadikan panduan mengajar dan menulis nota modul e-buku ini. Beliau sanggup membantu walaupun dalam kesibukannya sendiri menangani beban tugas yang begitu banyak. Sumbangan sahabat-sahabat serta pengorbanan dan sokongan padu dari suami saya Kamarul dan anak-anak saya yang membantu dari pelbagai segi dan redha untuk saya beruzlah selama dua hujung minggu panjang bersempena cuti Merdeka dan Nuzul Al-Quran di UIAM ini bagi menyiapkan modul e-buku di bulan Ramadan yang mulia ini, amat saya hargai. Semoga modul e-buku ini mampu memberi manfaat kepada anak-anak, guru-guru serta pelajar-pelajar kita dan menjadi ilmu yang bermanfaat. Moga Allah mempermudahkan segala urusan kalian yang telah memudahkan urusan saya. Akhir sekali, terima kasih tidak terhingga kepada penulis kedua Muhammad Faisal Kamarul Zaman yang sudi bersama pada fasa kedua penulisan buku ini mulai Disember 2009 bagi memastikan buku ini siap dan dapat diterbitkan secara dalam talian bagi pengajaran kursus Komputer Dalam Pendidikan semester I sesi 2010/2011. Tidak lupa saya ucapkan sekalung terima kasih dan penghargaan kepada UKM yang telah menyediakan dana untuk saya melaksanakan penulisan dan penilaian modul e-Buku ini. Akhir kalam, saya mohon redha dan limpah kurnia serta rahmat dari Allah jua untuk membolehkan perkembangan ilmu dari sumbangan kerdil ini terhadap kemajuan dan kecemerlangan hidup di dunia dan akhirat. Saya akhiri dengan lafadz ashhadu an la ilaha illla’llah wa ashhadu anna Muhammadan ‘abduhu wa rasuluh. Laa ilaha illa anta. Thabbit quluubana ‘ala deenik. Wahai yik lana min amrina rasyada. Kepada saudara saudari yang masih menatap buku kecil ini, saya ucapkan terima kasih kerana sudi membacanya. Moga mendapat manafaat darinya.

Salam hormat,

Rosseni Din 4


KANDUNGAN 1.

PENGENALAN 1.1. MEMULAKAN MS ACCESS 1.2. MEMBINA DAN MENYIMPAN SISTEM MAKLUMAT PANGKALAN DATA BARU 1.3. MENUTUP PANGKALAN DATA 1.4. MEMBUKA PANGKALAN DATA YANG TELAH DISIMPAN 1.5. MENGAKHIRI ACCESS 1.6. LATIHAN

2.

MEMBUAT, MENGUBAH TABLE ATAU JADUAL

DAN

MENGOLAH

2.1. JENIS DATA 2.2. MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU 2.3. MEMBUKA TABLE YANG TELAH DISIMPAN 2.4. MENGUBAH STRUKTUR TABLE 2.5. MENUTUP TABLE 2.6. LATIHAN 3.

MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA TABLE ATAU JADUAL 3.1. MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA TABLE 3.2. MENGHAPUS HUBUNGAN ANTARA TABLE 3.3. LATIHAN

5


4.

MENCIPTA BORANG 4.1. PAPARAN DAN KEMASUKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN BORANG ATAU FORM 4.2. MENYIMPAN DAN MENUTUP BORANG ATAU FORM 4.3. MEMASUKKAN DAN MENYUNTING DATA PADA BORANG ATAU FORM 4.4. MEMINDAH PAPARAN BORANG ATAU FORM 4.5. MENGUBAHSUAI REKA BENTUK BORANG ATAU FORM 4.5.1. MENCIPTA PAPARAN BORANG DENGAN KEMUDAHAN AUTOFORMAT 4.5.2. MENEMPATKAN MEDAN BARU PADA SESEBUAH BORANG ATAU FORM 4.5.3. MEMASUKKAN TAJUK DAN LABEL 4.5.4. MEMASUKKAN LOGO PADA FORM HEADER 4.6. LATIHAN

5.

MENCIPTA QUERY ATAU PERTANYAAN 5.1. MENCIPTA QUERY DENGAN KEMUDAHAN QUERY DESIGN 5.2. MENCIPTA QUERY DENGAN KEMUDAHAN QUERY WIZARD 5.3. MENYIMPAN DAN MENUTUP QUERY 5.4. LATIHAN

6


6.

MENJANA LAPORAN 6.1. MENJANA LAPORAN DENGAN KEMUDAHAN BASIC REPORT 6.2. MENJANA LAPORAN DENGAN KEMUDAHAN REPORT WIZARD 6.3. MENJANA LAPORAN DENGAN KEMUDAHAN REPORT DESIGN 6.4. LATIHAN

7.

MEMBUAT MENU SWITCHBOARD

8.

SOALAN OBJEKTIF

9.

TUGASAN PROJEK MS ACCESS

7

NAVIGASI

BERUPA


BAB 1 PENGENALAN Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi pangkalan data (database) yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membina satu sistem maklumat pangkalan data yang mudah. Sebagai guru, saban tahun bermula dengan pendaftaran pelajar sehinggalah mereka tamat pengajian, kita perlu menyimpan pelbagai maklumat dan menyusun serta menkategorikan fail-fail maklumat peribadi pelajar, maklumat penjaga dan maklumat mengenai aktiviti kokurikulum mereka. Apabila ingin membuat sesuatu keputusan misalnya siapa yang layak menerima Hadiah Khas Sukan, kita perlu menganalisis fail sukan pelajar satu demi satu untuk mengira dan mengenalpasti siapakah yang paling aktif dan paling banyak menyumbang dari aspek menaikkan nama sekolah di bidang tersebut. Maklumat ini terdapat di dalam fail kokurikulum pelajar tetapi kita harus melihat dan menganalisis setiap fail pelajar - satu demi satu. Begitu juga apabila kita perlu membuat keputusan mengenai pelajar-pelajar yang layak menerima bantuan sumbangan hari raya atau yang seumpamanya. Kita harus menganalisis dan mengenalpasti siapakah yang layak menerima sumbangan tersebut dengan menyemak fail-fail peribadi atau fail-fail penjaga pelajar. Dengan adanya sistem maklumat pangkalan data, kita tidak lagi perlu menyimpan fail peribadi pelajar secara fizikal sehingga sekurang-kurangnya 5 tahun persekolahan mereka.

8


Bab ini seterusnya akan menunjukkan cara membina sebuah sistem maklumat mudah bagi sesebuah kelas. Pertama sekali kita perlu ketahui bahawa MS Access terdiri daripada 4 komponen utama iaitu table, form, query dan report. Bagi membolehkan kita membuat sebarang query atau pertanyaan dan seterusnya mengarahkan MS Access menganalisis data maklumat pelajar, kita perlu memasukkan semua maklumat pelajar dan mengkategorikan maklumat ini mengikut kategori yang sesuai. Jika maklumat seperti di dalam Rajah 1.1 telah diperoleh dari pelajar, maklumat ini perlu dikategorikan dan disimpan sebagai tiga jadual atau table berlainan. Setiap jadual atau table ini perlu didahului dengan No. Pelajar atau lain-lain data yang unik kepada pelajar tersebut seperti nombor kad pengenalan. No. Pelajar ini perlu dijadikan ID atau data pengenalan bagi setiap pelajar. Setiap maklumat lengkap pelajar dikenali sebagai satu rekod. No. Pelajar yang dijadikan ID atau kekunci utama adalah unik untuk tujuan pencarian kelak semasa kita melaksanakan operasi tersebut. Oleh yang demikian, terlebih dahulu, kita perlulah mengisytiharkan bahawa medan atau kolum yang mengandungi kata kekunci bagi setiap rekod itu sebagai “primary key”. Langkah-langkah mencipta jadual, mengisytiharkan jenis medan bagi setiap maklumat dan menandakan “primary key” bagi setiap jadual akan ditunjukkan langkah demi langkah dalam bahagian berikut dimulai dengan cara memulakan MS Access diikuti dengan cara mencipta sistem maklumat pangkalan data baru sehinggalah cara mencipta jadual atau table.

9


No. Pelajar Nama Tarikh Lahir Jantina Agama Yuran Kegiatan Persatuan Kegiatan Pasukan Beruniform Kegiatan Sukan Nama Bapa No. Telefon Pejabat (B) No. HP (B) Pekerjaan (B) Pendapatan (B) Nama Ibu No. Telefon Pejabat (I) No. HP (I) Pekerjaan (I) Pendapatan (I)

Maklumat untuk jadual atau table “peribadi”

Maklumat untuk jadual “koko”

Maklumat untuk jadual “penjaga”

Rajah 1.1 Borang Maklumat Pelajar

10


1.1

MEMULAKAN MS ACCESS 1.

Pada paparan desktop, klik butang Start

2.

Pilih dan klik menu All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Access (Rajah 1.2)

3.

Tunggu sehingga jendela kerja Access dipaparkan (Rajah 1.3).

1 2

3

Rajah 1.2 Memulakan MS Access

11


1

Rajah 1.3 Paparan Jendela Kerja MS Access

1.2

MEMBINA DAN MENYIMPAN SISTEM MAKLUMAT PANGKALAN DATA YANG BARU

Pangkalan data atau satu sistem maklumat pangkalan data merupakan satu kumpulan data yang berkaitan dengan sesuatu topik atau tujuan tertentu. Misalnya terdapat pangkalan data yang menyimpan nombor telefon penduduk sesebuah taman, istilah-istilah yang membentuk kamus istilah, inventori barangan yang disimpan oleh sesebuah stor sekolah, pangkalan data maklumat guru sesebuah negeri dan sebagainya.

12


Langkah-langkah berikut boleh diikuti untuk membina sebuah sistem maklumat pangkalan data yang baru 1.

Pada paparan desktop, klik butang Start

2.

Pilih dan klik menu All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Access (Rajah 1.2)

3.

Tunggu sehingga jendela kerja Access iaitu Jendela Getting Started with Microsoft Office Access 2007 dipaparkan (Rajah 1.3).

4.

Pada jendela tersebut, pilih dan klik ikon Blank database.

(Rajah 1.3 - 1).

5.

Jendela Task Pane – Blank Database akan dipaparkan di sebelah kanan (Rajah 1.4).

6.

Pada kotak File Name, taipkan nama fail pilihan anda (Rajah 1.4 - 1).

7.

Untuk tujuan pengurusan fail dan folder, anda boleh memilih drive dan folder tempat anda ingin menyimpan pangkalan data baru ini dengan mengklik pada ikon folder 1.4 - 2).

13

(Rajah


1

2 5

Rajah 1.4 Jendela Getting Started with MS Office Access

8.

Kotak dialog File New Database akan dipaparkan. Pada kotak Save in: (Rajah 1.5 - 3). pilih drive dan folder, tempat anda akan menyimpan fail. Kemudian klik ok (Rajah 1.5 4).

9.

Klik create (Rajah 1.4 - 5). Satu pangkalan data baru akan terbentuk.

10. Apabila jendela kerja MS Access 2007 dipaparkan, anda telah bersedia untuk membuat pangkalan data baru. 11. Untuk menyimpan pangkalan data anda, klik Butang Office

, kemudian klik ikon

14

.


12. Jika anda ingin menyimpan pangkalan data anda dengan nama fail lain atau anda ingin menyimpan pangkalan data dengan format lain, klik Butang Office

, kemudian klik ikon

(Rajah 1.6-1). Pada menu yang dipaparkan di sebelah kanan, pilih dan klik format fail baru pilihan anda. 13. Dalam keadaan default, pangkalan data anda disimpan dengan format file baru MS Access yang mana nama fail tersebut diberi akhiran .accdb. Jika anda ingin menggunakan format fail lama yang boleh dibuka dengan versi MS Access terdahulu, buat pilihan Access Databases atau Access Database. Kotak dialog save as akan dipaparkan dan buat pilihan dengan menekan butang save in: pilih drive dan folder. Akhir sekali tekan butang save.

3

4

Rajah 1.5 Kotak dialog File New Database

15


1

Rajah 1.6 Submenu Save as:

1.3

MENUTUP PANGKALAN DATA

Apabila pangkalan data telah selesai digunakan samada untuk memasukkan data atau menyunting data dan sebagainya, anda perlu menutupnya dengan menggunakan Butang Office (Rajah 1.7).

16

, kemudian butang


Rajah 1.7 Submenu Close database:

1.4

MEMBUKA PANGKALAN DATA YANG TELAH DISIMPAN

Untuk membuka kembali fail pangkalan data yang ada, klik Butang Office (Rajah 1.8).

, kemudian butang

Rajah 1.8 Submenu Open Database

17


1.5

MENGAKHIRI ACCESS

Setelah anda selesai menyiapkan sistem maklumat pangkalan data atau ingin mengakhiri sesi untuk sementara waktu, ikuti langkah-langkah berikut: 1.

Simpan pangkalan data yang telah dicipta.

2.

klik Butang Office (Rajah 1.9)

,

kemudian butang

Rajah 1.9 Submenu Exit Access. Kini anda telah tahu operasi asas mencipta, membuka dan menutup pangkalan data dan juga cara mengakhiri sesi dengan MS ACCESS. Seterusnya anda boleh mula mencipta jadual-jadual yang diperlukan dari maklumat yang diisi secara manual oleh pelajar-pelajar anda dari borang yang diedarkan kepada mereka terdahulu di dalam kelas. 18


LATIHAN 1 1.

Terangkan secara ringkas mengenai kelebihan Microsoft Access berbanding Microsoft Excel. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

2.

Microsoft Access terdiri daripada 4 komponen asas. Anda dikehendaki menyenaraikan keempat-empat komponen asas tersebut berserta fungsinya.

Jadual (Table) – ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ _____________________________________________ Borang (Form) – ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ _____________________________________________ Laporan (Report) – ______________________________________________ ______________________________________________ _____________________________________________

19


Pertanyaan (Query) – ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ _____________________________________________

3.

Sila sebutkan objek pangkalan data yang membenarkan proses memasukkan data secara efisien ke dalam sebuah pangkalan data. _____________________________________

4.

Cikgu Hassan ingin menyediakan struktur data untuk sistem maklumat pelajar di bawah pantauannya. Apakah komponen program Microsoft Access yang boleh membantu beliau? _______________________________________

5.

Apakah yang anda faham mengenai pangkalan data (Database)? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

20


SOALAN OBJEKTIF 1.

Yang mana satukah perkara berikut BUKAN objek dalam pangkalan data Access? A. B. C. D.

2.

Buku kerja Pertanyaan Borang Jadual

Apakah nama baris dalam jadual Access? A. B. C. D.

Sel Medan Rekod Data

21


JAWAPAN 1.

Microsoft Access berbentuk pangkalan data yang berfungsi bagi kerja-kerja membina, mengubah dan menyimpan pelbagai maklumat.

2.

Jadual (Table)

–

sebagai satu dari empat komponen utama MS Access yang mengorganisasikan maklumat mengikut kategori tertentu ke dalam bentuk lajur-lajur yang dinamakan sebagai medan atau field. Borang (Form) – memudahkan kerja-kerja memasukkan data dimana sebagai contoh kita tidak perlu memasukkan maklumat yang sama pada ketiga-tiga jadual sistem maklumat pangkalan data sehingga tiga kali. Laporan (Report) – memudahkan proses mencetak atau melihat keseluruhan data yang disimpan di dalam sesebuah pangkalan data yang telah dibina. Pertanyaan (Query) – digunakan untuk melihat, mengubah dan menganalisa data dalam pelbagai cara dimana dengan menggunakan query ini kita dapat mengolah data dari beberapa buah jadual yang berhubungan antara satu sama lain mengikut keperluan. 3. 4. 5.

Borang (Form) Jadual (Table) Pangkalan data ialah koleksi data yang direkodkan dan tersusun dimana wujud mekanisma untuk mendapatkan, mengedit, mengemaskini dan menghapus data-data tersebut.

22


JAWAPAN SOALAN OBJEKTIF 1. 2.

A B

23


BAB 2 MEMBUAT, MENGUBAHSUAI, DAN MENYUNTING DATA TABLE ATAU JADUAL Jadual atau Table merupakan satu dari empat komponen utama dalam sesebuah pangkalan data yang mengorganisasikan maklumat mengikut kategori. Semua jadual di dalam sesebuah sistem maklumat pangkalan data dihubungkan antara satu sama lain menggunakan satu kekunci utama. Jadual mengorganisasikan data ke dalam lajur-lajur yang dinamakan “medan” atau field. Setiap baris dinamakan “rekod”. Medan No. Pelajar

Medan Tarikh Lahir

Medan Yuran

Rekod ke-15 adalah rekod pelajar Nur Rafida Daud

Rajah 1.10 Medan (Field) dan Rekod (Record) 24


Sebelum anda merancang dan membuat table baru anda perlu mengetahui dan mengisytiharkan jenis setiap medan seperti dalam bahagian 2.1 berikut. 2.1

JENIS DATA

Text: menerima huruf, angka, ruang dan tanda baca. Anda boleh tentukan lebar sehingga maksima 255 aksara dalam property field size. Memo: menerima sebarang teks dengan panjang maksima 65535 karektor Number: menerima angka termasuk angka tegatif untuk perkiraan matematik. Date/Time: menerima tarikh atau waktu sahaja Currency: menerima data atau perpuluhan dalam bentuk matawang

angka

termasuk

AutoNumber: nilai yang diberi oleh Access 2007 secara berturutan dan automatic serta tidak boleh diubah oleh pengguna Yes/No: mengandungi nilai Yes atau No atau medan lain yang hanya mengandungi dua kebarangkalian nilai seperti True/False atau On/Off. Attachment: Objek yang merupakan satu atau lebih fail misalnya fail gambar. OLE Object: mengandungi objek seperti lembaran kerja Excel, Word, grafik, suara dan sebagainya dipautkan ke dalam table Access 2007.

25


Hyperlink: mengandungi URL sesuatu objek atau data yang tersimpan di lokasi yang lain Lookup wizard: membolehkan anda memilih nilai table yang lain atau dari daftar nilai yang telah dikenalpasti sendiri menggunakan list box atau combo box. 2.2

MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU

Terdapat banyak cara yang boleh dilaksanakan untuk membina sebuah jadual atau table. Antaranya adalah seperti berikut: 1.

Pada tab create, dalam kumpulan tables, klik butang table. Jendela untuk mereka bentuk jadual baru dan tab datasheet akan dipaparkan.

2.

Pada nama medan atau field atau Add New Field, klik butang kanan tetikus dan klik rename column. (Rajah 2.1)

3.

Masukkan nama medan baru yang pertama kemudian tekan butang anak panah ke kanan untuk memasukkan medan yang seterusnya.

4.

Bagi lajur pertama, anda boleh gantikan ID yang dimasukkan seara default oleh MS Access dengan Nombor Pelajar anda yang unik untuk dijadikan kekunci utama.

Rajah 2.1 Mengubah nama Medan atau Field

26


5.

Untuk menyimpan jadual, klik Butang Office , kemudian klik ikon

6.

.

Pada kotak Table Name, masukkan nama jadual yang anda kehendaki dan klik ok. (Rajah 2.2)

Rajah 2.2 Kotak menyimpan Jadual Selain cara yang dinyatakan ini, anda juga boleh mencipta jadual seperti langkah-langkah berikut: 1.

Pada tab create, dalam kumpulan tables, klik butang table design. Jendela untuk mereka bentuk jadual baru dan tab design akan dipaparkan (Rajah 2.3).

2.

Pada nama medan atau field atau Add New Field, klik butang kanan tetikus dan klik rename column. (Rajah 2.1)

3.

Masukkan primary key atau kekunci utama pada salah satu medan dengan cara mengaktifkan lajur yang ingin dijadikan primary key dan klik pada ikon primary key

27

.


Rajah 2.3 Table Design View 4.

Kini anda boleh menyusun dan mengisytiharkan ciri-ciri medan pada paparan Field Properties dalam Table Design View (Rajah 2.4).

Rajah 2.4 Field Properties dalam Table Design View

28


5.

Paparan Field Properties adalah berbeza bagi setiap medan bergantung kepada jenis datanya. Berikut adalah beberapa Field Properties yang disediakan dalam Access 2007.

Field size: digunakan untuk menentukan had lebar maksima data yang disimpan dalam sesuatu medan atau field. FieldSize diperuntukan bagi jenis data Text, Number dan Auto Number. Format: digunakan untuk menentukan paparan angka, tarikh dan teks pada skrin atau cetakan. Anda boleh menerima sahaja format paparan yang telah didefinisikan secara default atau menggunakan symbolsimbol format yang berlainan bagi setiap jenis data. Input Mask: digunakan kemasukan data.

untuk

paparan

semasa

Decimal Places: digunakan untuk menentukan jumlah angka pepuluhan yang anda inginkan pada paparan maklumat. Caption: digunakan untuk memberi maklumat yang berguna kepada pengguna tentang lajur, borang atau laporan. Default value: digunakan untuk menentukan nilai yang dimasukkan secara automatic ke dalam sesuatu medan semasa rekod baru dibuat. Walaubagaimanapun, Property ini tidak berlaku pada AutoNumber dan OLE Object. Validation Rule: digunakan untuk mengawal kemasukan data pada medan tertentu.

29


Validation Text: digunakan untuk memaparkan maklumat apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan pengisytiharan data yang telah dibuat pada medanmedan tertentu. Required: digunakan untuk menentukan apakah sesebuah medan itu wajib diisi atau boleh ditinggalkan. Jika isinya yes, maka semasa anda memasukkan rekod baru anda wajib mengisikan sesuatu nilai ke dalam medan ini. Jika No, anda boleh meninggalkan atau mengosongkan ruang tersebut. Allow zero length: digunakan untuk menentukan apabila zero-length string (“”) sebenarnya adalah data yang sah untuk sesebuah medan dalam jadual. Bernilai yes, jika data dianggap sah, No, jika tidak dianggap sah. Property ini hanya berlaku untuk jenis data Text, Memo dan hyperlink. Indexed: digunakan untuk membuat indeks pada medan ini. 6.

Untuk menyimpan jadual dengan keseluruhan datanya, klik Butang Office ikon

7.

, kemudian klik

.

Pada kotak Table Name, masukkan nama jadual yang anda kehendaki dan klik ok.

2.3 MEMBUKA TABLE YANG TELAH DISIMPAN Untuk membuka semula jadual yang telah dibina sebelum ini, klik dua kali pada nama jadual di sebelah kiri jendela kerja (Rajah 2.4).

30


Klik 2X pada nama jadual yang ingin dibuka

Rajah 2.5 Membuka Jadual Paparan jadual yang sedang terbuka

2.4 MENGUBAH STRUKTUR TABLE LAngkah-langkah berikut boleh dilaksanakan untuk mengubah struktur jadual yang telah dibuat sebelum ini: 1. 2.

Buka jadual yang ingin dipinda strukturnya. Pada Tab Home atau Tab Datasheet dalam kumpulan Views, klik butang View. Pilih design view (Rajah 2.5). 1 3

2

4

Rajah 2.6 Mengubah Struktur Jadual 31


3.

Buat perubahan yang anda ingini pada nama medan (field name), jenis data (data type) atau keterangan (Description).

4.

Jika anda ingin menentukan atau menukar medan untuk Primary Key, mula-mula klik tab design.

Kemudian klik Primary Key.

5.

Jika perlu anda boleh menyusun semula Field Property yang berbeza-beza untuk setiap medan bergantung kepada jenis data yang diisytiharkan sebelum ini.

6.

Untuk memadam medan tertentu yang tidak diperlukan lagi, aktifkan baris berkenaan dalam design view dengan meletakkan kursor pada baris tersebut, klik butang kanan tetikus dan pilih delete rows.

7.

Untuk menyisip medan baru, aktifkan baris di mana medan baru akan disisipkan sebelumnya dalam design view, klik butang kanan tetikus dan pilih insert rows.

Rajah 2.7 Menyisip atau Memadam Medan 8.

Untuk menyimpan perubahan, klik Butang Office , kemudian klik ikon 32

.


2.5 MENUTUP TABLE Untuk menutup jadual yang sedang aktif, ikuti langkahlangkah berikut: 1. 2.

Klik butang kanan tetikus pada tab table yang ingin ditutup. Klik pada pilihan close atau symbol X (Rajah 2.8). 2 1

Rajah 2.8 Menutup Jadual

33


LATIHAN 2 1.

Terangkan fungsi-fungsi Field Properties yang disediakan dalam Access 2007 :

Field size ______________________________________________ _____________________________________________ Format ______________________________________________ ______________________________________________ Input mask _____________________________________________ Decimal Places ______________________________________________ ______________________________________________ Caption ______________________________________________ _____________________________________________ Default value ______________________________________________ ______________________________________________ _____________________________________________ Validation Rule ______________________________________________ ______________________________________________ Validation Text ______________________________________________ ______________________________________________ _____________________________________________ 34


Required ______________________________________________ _____________________________________________ Allow zero length ______________________________________________ ______________________________________________ _____________________________________________ Indexed ____________________________________________ 2.

Senaraikan jenis-jenis data berserta dengan fungsinya. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

3.

Bagaimanakah cara untuk membina sebuah Jadual (Table) menggunakan aplikasi MS Access? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

35


4.

Apakah fungsi Jadual (Table)? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

5.

Sekiranya anda tidak memerlukan medan tertentu di dalam Jadual yang telah siap dibina, bagaimanakah cara untuk menghapus medan tersebut tanpa menjejaskan maklumat lain di dalam Jadual? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

6.

Bagaimanakah cara untuk menambah medan baru sekiranya Jadual telah selesai dibina? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

36


SOALAN OBJEKTIF 1.

Puan Zawiyah adalah guru Tingkatan 1 Pluto. Beliau telah diminta untuk menyediakan Sistem Maklumat Pelajar untuk kelas tersebut. Apakah tindakan pertama Puan Zawiyah? A. Menyediakan terlebih dahulu borang (Form) menggunakan Access. B. Menganalisis dan menyenaraikan namanama medan sebagai struktur data untuk pangkalan data tersebut. C. Menyediakan hamparan elektronik yang mengandungi semua maklumat pelajar menggunakan Excel. D. Menyediakan Jadual (Table) menggunakan Access.

2.

Apakah komponen Access yang boleh membantu Puan Zawiyah untuk mencipta struktur data seperti memberi nama medan, jenis medan dan deskripsi medan secara terperinci? A. B. C. D.

Jadual (Tables) Borang (Forms) Maklumat (Data) Carian (Queries)

37


JAWAPAN 1. Field size digunakan untuk menentukan had lebar maksima data yang disimpan di dalam sesuatu medan atau field. Format digunakan untuk menentukan paparan angka, tarikh dan teks pada skrin atau cetakan. Input mask digunakan untuk paparan semasa kemasukan data. Decimal Places digunakan untuk menentukan jumlah angka perpuluhan yang diingini pada paparan maklumat. Caption digunakan untuk member maklumat yang berguna kepada pengguna tentang lajur, borang atau laporan. Default value digunakan untuk menentukan nilai yang dimasukkan secara automatik ke dalam sesuatu medan semasa rekod baru dibuat. Validation Rule digunakan untuk mengawal kemasukan data pada medan tertentu. Validation Text digunakan untuk memaparkan maklumat apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan pengisytiharan data yang telah dibuat pada medan tertentu.

38


Required digunakan untuk menentukan apakah sesebuah medan itu wajib diisi atau boleh ditinggalkan. Allow zero length digunakan untuk menentukan apabila zero-length string (“”) sebenarnya adalah data yang sah untuk sesebuah medan dalam jadual. Indexed digunakan untuk membuat indeks pada medan.

2. 3. 4.

Jadual berfungsi sebagai satu dari empat komponen utama MS Access yang mengorganisasikan maklumat mengikut kategori tertentu ke dalam bentuk lajur-lajur yang dinamakan sebagai medan atau field.

5.

Aktifkan baris medan berkenaan dalam keadaan paparan Design View dengan meletakkan kursor pada baris tersebut, klik butang kanan pada tetikus dan pilih Delete Rows.

6.

Untuk menambah medan baru, aktifkan baris dimana medan baru akan ditambahkan sebelumnya dalam keadaan paparan Design View, klik butang kanan pada tetikus dan pilih Insert Rows.

39


JAWAPAN SOALAN OBJEKTIF 1. 2.

B A

40


BAB 3 MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA JADUAL Sesebuah sistem maklumat pangkalan data yang besar, biasanya terdiri daripada pelbagai maklumat dalam beberapa buah jadual. Anda perlu mencipta hubungan di kalangan jadual-jadual ini. Tujuannya adalah supaya data yang banyak dalam sistem maklumat anda dapat diurus, dicari dan disaring dengan lebih efisien apabila diperlukan. Hubungan antara jadual boleh diwujudkan dengan menjalinkan hubungan dalam field atau medanmedan kekunci utama. Medan-medan ini biasanya mempunyai nama yang sama. Dalam contoh yang digunakan nombor pelajar merupakan medan-medan yang mengandungi kekunci utama yang unik bagi jadualjadual yang digunakan iaitu (i) jadual peribadi, (ii) jadual kokurikulum dan (iii) jadual penjaga. 2.1

MENCIPTA HUBUNGAN ANTARA JADUAL

Sebagai contoh, bagi sebuah sistem maklumat pengurusan pangkalan data kelas, anda telah mencipta tiga jadual seperti yang dinyatakan dalam bahagian sebelum ini dan dipaparkan dalam Rajah 3.1-3.3.

41


Rajah 3.1 Jadual Peribadi

Rajah 3.1 Jadual Kokurikulum

42


Rajah 3.1 Jadual Penjaga Untuk melihat struktur Jadual 3.1-3.3 yang mengandungi jenis-jenis data yang telah diisytiharkan bagi setiap medan dalam jadual, rujuk Rajah 3.5-3.7. Anda boleh melihat struktur-struktur ini dalam design view dengan hanya mengklik pada ikon view sekali kerana ia bersifat toggle, iaitu berubah dari datasheet view ke design view setiap kali diklik atau anda boleh klik pada view, klik arrow kecil dibawahnya dan pilih design view seperti ditunjukkan dalam Rajah 3.4.

43


1

2

3

Rajah 3.4 Memilih Design View

Rajah 3.5 Struktur Jadual Peribadi

Rajah 3.6 Struktur Jadual Kokurikulum

44


Rajah 3.7 Struktur Jadual Penjaga

Langkah-langkah untuk mencipta hubungan antara jadual-jadual ini adalah seperti berikut: 1.

Buka fail pangkalan data yang anda ingini misalnya sistem maklumat pelajar seperti contoh yang digunakan sebelum ini.

2.

Dalam keadaan semua fail tertutup dan tidak aktif, klik pada tab database tools dalam kumpulan show/hide (Rajah 3.8) dan klik pada

ikon relationships

.

45


1

2

Rajah 3.8 database tools dan show/hide table 3.

Pada kotak dialog box show table pilih jadualjadual yang ingin dihubungkan (Rajah 3.9).

3

2 1

Rajah 3.9 Pilih Jadual (i) Peribadi, (ii) Kokurikulum dan (iii) Penjaga yang Ingin dihubungkan 46


4.

Dalam keadaan semua fail tertutup dan tidak aktif, klik pada tab database tools dalam kumpulan show/hide (Rajah 3.8) dan klik pada

ikon relationships

.

5.

Pilih Jadual Peribadi dan klik Add

6.

Pilih Jadual Kokurikulum dan klik Add

7.

Pilih Jadual Penjaga dan klik Add

8.

Klik pada baris no pelajar dalam jadual peribadi dan seret tetikus ke no pelajar pada jadual kokurikulum dan seterusnya seret lagi ke no pelajar pada jadual penjaga sehingga anda dapat hubungan seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3.10.

Rajah 3.10 Hubungan yang Tercipta Antara Tiga Jadual

47


2.2

MEMADAM HUBUNGAN ANTARA JADUAL

Untuk menghapus hubungan atau relationship antara jadual klik butang kanan tetikus pada garis penghubung antara jadual yang ingin anda padamkan dan klik delete (Rajah 3.11).

Rajah 3.11 Memadam Hubungan Antara Jadual

48


LATIHAN 3 1.

Sekiranya anda telah membina tiga jadual yang berasingan dan dikehendaki menyatukan kesemua jadual tersebut, apakah kaedah yang akan anda gunakan bagi menyempurnakan tugas itu?(nyatakan dengan terperinci) _______________________________________ ______________________________________

2.

Pada pendapat anda, apakah tujuan proses menghubungkan jadual-jadual (relationship) dilakukan? Terangkan keberkesanannya. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

3.

Apakah yang dimaksudkan dengan relationship? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

49


4.

Tanpa disengajakan anda telah menghapus hubungan antara jadual-jadual yang telah siap dibina. Bagaimanakah cara untuk membina semula hubungan tersebut? -

-

-

___________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ___________________________________ ____________________________________ ____________________________________ __________________________________ ____________________________________ ___________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ___________________________________

50


SOALAN OBJEKTIF 1.

Yang manakah antara berikut merupakan jenis data yang digunakan dalam Microsoft Access? i. ii. iii. iv. v. vi.

Number, Autonumber Date/Time, Currency OLE object Text, Memo Hyperlink, Attachment Yes/No

A. B. C. D. 2.

I, ii I, ii, iv Ii, iii, v, vi I, ii, iii, iv, v, vi

Apakah langkah pertama yang diambil untuk mencipta borang atau laporan dengan menggunakan Form Wizard atau Report Wizard? A. Memilih jadual (table) atau pertanyaan (query) yang hendak dipaparkan dalam borang atau laporan. B. Membaca beberapa paparan skrin yang mengandungi maklumat yang tidak berguna. C. Memilih medan yang hendak dipaparkan dalam borang atau laporan. D. Memilih format borang atau laporan.

51


3.

Puan Zakiah mendapat arahan dari pengetua sekolahnya untuk mendapatkan senarai pelajar yang belum menjelaskan yuran beserta dengan maklumat lengkap nama, alamat dan gaji penjaga pelajar tersebut. Kemudahan dalam Access yang manakah membolehkan beliau mencari dan menyenaraikan nama pelajar yang memenuhi kriteria-kriteria tersebut? A. B. C. D.

Form dan Queries Table dan Reports Queries dan Report Form dan Reports

52


JAWAPAN 1.

Mencipta hubungan kesemua jadual.

(relationship)

antara

2.

Tujuan – Data yang banyak di dalam sistem maklumat dapat diurus, dicari dan disaring dengan lebih efisien setiap kali diperlukan. Ia dapat mengurangkan kadar kebarangkalian kesilapan memasukkan data.

3.

Relationship ialah hubungan yang dicipta diantara jadual-jadual di dalam pangkalan data yang bertujuan supaya data yang banyak dalam sistem maklumat dapat diurus, dicari dan disaring dengan lebih efisien setiap kali diperlukan.

4. -

-

-

Buka fail pangkalan data. Dalam keadaan fail tidak aktif, klik Database Tools dalam kumpulan Show / Hide dan klik ikon Relationships. Pada kotak dialog Box Show Table pilih jadual-jadual yang ingin dihubungkan. Klik pada database tools dalam kumpulan Show / Hide dan klik pada ikon relationships. Pilih satu persatu jadual yang dikehendaki dan klik ADD. Klik pada jadual pertama kemudian seret tetikus ke jadual kedua dan seterusnya seret lagi ke jadual yang lain.

53


JAWAPAN SOALAN OBJEKTIF 1. 2. 3.

D A C

54


BAB 4 MENCIPTA BORANG Borang atau Form digunakan untuk memudahkan kemasukan data. Dengan menggunakan borang misalnya, anda tidak perlu memasukkan nombor pelajar yang ada dalam ketiga-tiga jadual sistem maklumat pangkalan data anda sehingga tiga kali. Dengan ini anda dapat menjimatkan masa dan mengurangkan kesilapan memasukkan data. 4.1

PAPARAN DAN KEMASUKAN MENGGUNAKAN BORANG ATAU FORM

DATA

Access 2007 ada menyediakan kemudahan borang atau form bagi membolehkan sesebuah rekod dipaparkan secara keseluruhan dalam bentuk datasheet. Langkahlangkah berikut menunjukkan cara mencipta sebuah form dengan kemudahan Form Wizard: 1.

Pada tab create (Rajah 4.1 - 1) dalam kumpulan forms pilih dan klik More Forms (Rajah 4.1 - 2). Pada kotak pilihan yang dipaparkan, pilih dan klik pada Form Wizard (Rajah 4.1 - 3). Kotak dialog Form Wizard yang pertama akan dipaparkan seperti dalam Rajah 3.12.

2.

Pada butang tables/query, (Rajah 4.2) pilih atau klik table peribadi diikuti dengan table kokurikulum dan akhir sekali table penjaga yang anda ingin masukkan dalam setiap rekod pelajar dalam bentuk borang kemasukan data.

55


1

2 3

Rajah 4.1 Pilihan Form Wizard

3.

Bagi setiap table yang dipilih, anda perlu masukkan medan-medan atau field yang ingin anda paparkan pada borang dengan cara mengklik pada butang Available Fields (Rajah 4.2 – 2). Pilih dan klik nama medan atau field yang anda ingini ke dalam kotak selected fields (Rajah 4.2 – 3).

Langkah tiga ini boleh juga anda lakukan dengan mengklik dua kali pada medan pilihan anda. Untuk memilih kesemua medan, anda boleh memilih double arrow yang mengarah ke kanan supaya semua medan dari Available Fields dimasukkan sekaligus ke kotak selected fields. Anda boleh mengeluarkan satu atau lebih medan yang telah dimasukkan ke kotak selected fields dengan cara mengklik pada single arrow atau

56


anak panah yang menunjuk ke kiri iaitu ke kotak available fields.

1 2

3

Rajah 4.2 Kotak Dialog Form Wizard Pertama

4.

Klik butang Next. Kotak Form Wizard kedua akan dipaparkan seperti Rajah 4.3.

Rajah 4.3 Kotak Dialog Form Wizard Kedua

57


5.

Pada kotak dialog, klik salah satu butang atur letak borang pilihan anda.

6.

Kemudian klik butang Next. Kotak Form Wizard ketiga akan dipaparkan seperti Rajah 4.4.

Rajah 4.4 Kotak Dialog Form Wizard Ketiga 7.

Pada kotak dialog Form Wizard ketiga (Rajah 4.4), pilih gaya atay style yang anda inginkan.

8.

Kemudian klik butang Next. Kotak Form Wizard terakhir akan dipaparkan seperti Rajah 4.5.

9.

Klik pada butang Open to view or enter information (Rajah 4.5 - 1), kemudian klik butang FINISH (Rajah 4.5 – 1). Borang kemasukan data untuk sistem maklumat pelajar akan dipaparkan seperti Rajah 4.6.

58


1 2

Rajah 4.5 Kotak Dialog Form Wizard Teakhir

Rajah 4.6 Borang Kemasukan Data 59


4.2

MENYIMPAN DAN MENUTUP BORANG ATAU FORM

Berikut ditunjukkan langkah-langkah untuk menyimpan dan menutup borang atau form: 1.

Untuk menyimpan borang pada kali pertama, klik butang pada ikon save

2.

.

Taipkan nama borang yang anda ingini pada kotak Form Name dan klik ok.

Untuk menutup borang atau form yang telah dibuat atau disunting, klik butang kanan tetikus pada tab nama borang atau form (Rajah 4.7) kemudian klik pada ikon save

.

Rajah 4.7 Borang Kemasukan Data 60


4.2

MEMASUKKAN DAN MENYUNTING DATA PADA BORANG ATAU FORM

Untuk memasukkan data menggunakan borang yang disediakan, ikut langkah berikut: Pada sebelah kiri skrin di navigation pane, klik nama borang (Rajah 4.8 – 1) yang telah anda cipta sebelum ini. Untuk mengisi data pada rekod baru, klik pada tab Home (Rajah 4.8 – 2) dalam kumpulan Record dan klik New (Rajah 4.8 – 3) yang ada di status bar.

2 3

1 1

Rajah 4.8 Memasukkan Data Ke Borang Kemasukan Data

Untuk menghapus sebarang rekod, pada Tab Home (Rajah 4.9 -1), dalam kumpulan Record, klik pada delete dan klik Delete record (Rajah 4.10 - 2).

61


1 1

2

Rajah 4.9 Menghapus rekod dengan cara Delete record

Setelah selesai menyunting dan memasukkan data ke dalam borang kemasukan data, anda perlu menyimpan rekod tersebut. Cara menyimpan rekod, ialah dengan mengklik pada tab Home (Rajah 4.10 -1), kemudian klik butang pada ikon save

(Rajah 4.10 - 2).

2 1

1

Rajah 4.10 Menyimpan Rekod

Untuk menutup borang yang telah siap dibuat atau disunting, klik kanan pada Tab Form yang akan ditutup, kemudian pilih menu close dan klik pada symbol X di sudut kanan form.

62


4.3

MEMINDAH PAPARAN BORANG

Untuk memindahkan paparan borang atau form, pada tab Home, (Rajah 4.11 – 1) dalam kumpulan view, klik tombol panah ke bawah dan klik Form View (Rajah 4.11 – 2).

1 1

2 1

3 1

Rajah 4.11 Form View Untuk mengubahsuai paparan borang, klik semula tab Home, (Rajah 4.11 – 1) dalam kumpulan view, klik tombol panah ke bawah dan klik design View(Rajah 4.11 – 3). 4.4

MENGUBAHSUAI REKA BENTUK BORANG

Pelbagai modifikasi boleh dibuat untuk mereka bentuk atau mengubahsuai reka bentuk yang telah disediakan oleh kemudahan Form Wizard. Penulisan kali ini hanya akan membincangkan cara (i) mencipta paparan borang dengan kemudahan AutoFormat, (ii) menempatkan medan baru pada sesebuah borang, (iii) memasukkan 63


tajuk dan label, (iv) mengatur letak tajuk dan medan serta (v) memasukkan logo pada header borang. 4.4.1

MENCIPTA PAPARAN BORANG DENGAN KEMUDAHAN AUTOFORMAT

Untuk mencipta paparan design form dengan kemudahan AutoFormat, pilih dan klik Forms Design pada tab create (Rajah 4.12 - 1) dalam kumpulan Forms. Pada Tab Arrange (Rajah 4.12 - 2) dalam kumpulan AutoFormat, pilih dan klik design form yang anda ingini. Paparan seperti Rajah 4.12 untuk pemilihan AutoFormat akan kelihatan. Simpan hasil ubahsuaian dengan mengklik pada tab Home (Rajah 4.12 - 3), kemudian klik pada butang ikon save

.

1

2

1

1

3

Rajah 4.12 Kotak Pemilihan AutoFormat 64


Untuk melihat paparan borang (Rajah 4.13), pada tab Home, dalam kumpulan views, pilih view dan klik Form View.

1 1

2 1

3 1

Rajah 4.13 Melihat Borang

4.4.2

MENEMPATKAN MEDAN BARU PADA SESEBUAH BORANG

Untuk menempatkan medan baru pada reka bentuk borang yang telah disediakan, ikut langkah berikut: 1.

Pada navigation pane, klik nama borang yang ingin diubahsuai.

2.

Dalam kumpulan Forms, pada tab create, pilih dan klik Forms Design. Jendela kerja Design View akan dipaparkan.

65


3.

Untuk memaparkan jendela Field List, pada tab design, dalam kumpulan Tools, pilih dan klik Add Exixting Fields. Jendela Field List akan dipaparkan.

4.

Untuk menempatkan atau mengatur letak medan atau field pada borang atau form, seret nama medan yang anda ingini dari field list ke lokasi yang dikehendaki.

4.4.3

MEMASUKKAN TAJUK DAN LABEL

Untuk memasukkan title atau tajuk dan label, pada reka bentuk borang yang telah disediakan, ikut langkah berikut: 1.

Pada tab Home dalam kumpulan View (Rajah 4.13 – 1), pilih dan klik anak panah ke bawah view. Klik pada design view (Rajah 4.14 – 3). Jendela kerja design view akan dipaparkan.

2.

Untuk menempatkan tajuk baris atau borang, pada tab Design (Rajah 4.14 – 1), dalam kumpulan Controls (Rajah 4.14 – 2), pilih dan klik title (Rajah 4.14 – 3). Dengan langkah ini, kawasan form header akan dipaparkan secara automatik sebagai judul atau title form.

3.

Klik penunjuk tetikus pada lokasi label yang anda inginkan.

4.

Setelah titik sisipan ditempatkan pada lokasi yang dikehendaki, taipkan teks yang dikehendaki (Rajah 4.15).

66


1 1

3 1

2

Rajah 4.14 Langkah-langkah Memasukkan Tajuk Borang

Rajah 4.15 Memasukkan Tajuk Borang

67


4.4.4

MEMASUKKAN LOGO PADA FORM HEADER

Untuk memasukkan Form Header, ikuti langkah-langkah berikut: 1.

Pada tab Create, dalam kumpulan Forms, pilih dan klik Forms Design (Rajah 4.15 - 1).

2.

Pada tab Design dalam kumpulan Controls, pilih dan klik logo (Rajah 4.15-4).

3.

Kotak dialog Insert Picture akan dipaparkan. Pilih nama fail logo yang ingin disisipkan dari lokasinya (Rajah 4.15 - 3).

4.

Atur letak logo dan ubahsuai saiz logo pada header borang (Rajah 4.15 - 4). 1 1

2

4

3 1

Rajah 4.15 Memasukkan Tajuk Borang

68


LATIHAN 4 1.

Terangkan secara ringkas mengenai langkahlangkah bagi mencipta sebuah form dengan kemudahan Form Wizard. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

2.

Terangkan fungsi sesebuah borang(form) yang dicipta di dalam sebuah pangkalan data. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

3.

Apakah kelebihan mencipta Borang (Form) di dalam pangkalan data? _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

69


4.

Bagaimanakah cara untuk mencipta paparan borang dengan menggunakan kemudahan Autoformat? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

5.

Sebaik sahaja selesai membina sebuah borang pada pangkalan data, anda ingin menambah medan baru pada borang tersebut. Bagaimanakah cara untuk menambah medan ke dalam borang tersebut? -

-

-

____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ __________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ___________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________

70


SOALAN OBJEKTIF 1.

Anda ditugaskan untuk mencipta poster bagi memaparkan maklumat pencapaian pelajar dalam peperiksaan PMR, SPM dan STPM di sekolah anda bertugas. Anda akan menggunakan A. B. C. D.

2.

Word dan Access Powerpoint dan Access Word dan Excel Powerpoint dan Excel

Cikgu Husin ingin menyediakan struktur data untuk sistem maklumat pelajar Tingkatan 5 Melur. Apakah komponen program Microsoft Acces yang boleh membantu beliau? A. B. C. D. E.

Borang (Form) Maklumat (Data) Carian (Query) Jadual (Table) Laporan (Report)

71


3.

Cikgu Haris telah membina Jadual Peribadi Pelajar, Jadual Penjaga Pelajar dan Jadual Aktiviti Kokurikulum Pelajar dalam Sistem Maklumat Pelajar Tingkatan 5 Pintar dengan menggunakan program Microsoft Access. Sekarang beliau ingin memasukkan data peribadi, penjaga dan aktiviti kokurikulum pelajar dibawah jagaannya itu pada waktu yang sama. Apakah komponen dalam program Microsoft Access yang boleh membantu beliau? A. B. C. D. E.

Borang (Form) Maklumat (Data) Carian (Query) Jadual (Table) Laporan (Report)

72


JAWAPAN 1. 2.

Borang (Form) digunakan untuk memudahkan kerja-kerja memasukkan data dimana sebagai contoh kita tidak perlu memasukkan maklumat yang sama pada ketiga-tiga jadual sistem maklumat pangkalan data sehingga tiga kali.

3.

Dengan mencipta borang dapat menjimatkan masa dan mengurangkan kebarangkalian kesilapan dalam proses memasukkan data.

4.

Untuk mencipta paparan borang dengan menggunakan kemudahan Autoformat, pilih Form Design pada tab Create dalam kumpulan Forms. Lihat pada tab Arrange dalam kumpulan Autoformat, pilih Design Form yang dikehendaki.

5. -

-

-

Pada navigation pane, klik nama borang yang ingin diubahsuai. Dalam kumpulan Forms, pada tab create, pilih dan klik Form Design. Jendela kerja design View akan dipaparkan. Untuk memaparkan jendela Field List, lihat pada tab design, dalam kumpulan Tools, pilih Add Existing Fields. Untuk menempatkan atau mengatur letak medan atau fields pada borang, seret nama medan yang dikehendaki dari fields list ke lokasi yang dikehendaki.

73


JAWAPAN SOALAN OBJEKTIF 1. 2. 3.

B D A

74


BAB 5 MENCIPTA QUERY ATAU PERTANYAAN Kita boleh menggunakan query atau pertanyaan untuk melihat, mengubah dan menganalisa data dalam pelbagai cara. Dengan menggunakan query atau pertanyaan, kita boleh mengolah data dari beberapa buah jadual yang berhubungan antara satu sama lain mengikut keperluan. 5.1

MENCIPTA QUERY QUERY DESIGN

DENGAN

KEMUDAHAN

Untuk membuat query baru dengan kemudahan query design, ikuti langkah berikut: 1.

Pada tab Create, dalam kumpulan Other, pilih dan klik query design. Kotak dialog show table akan dipaparkan (Rajah 5.1). 1 1

3 1

2 4 1

Rajah 5.1 Mencipta Query atau Pertanyaan

75


2.

Pada kotak Show Table, pilih dan klik table atau query lain yang anda ingin libatkan.

3.

Pada jendela kerja Query (Rajah 5.2), dari kotak dialog show table, masukkan table yang ingin anda libatkan dan klik pada butang Add.

1 1

2 1

Rajah 5.2 Jendela Kerja Query 4.

Table

dengan medan-medan berkenaan akan terpapar pada jendela kerja query. Tutup kotak dialog show table.

5.

Klik pada lajur dan baris yang diperlukan sehingga keluar anak panah ke bawah pada ruang mencipta query dan klik anak panah tersebut. Pilih medan atau field yang anda ingin libatkan (Rajah 5.3).

6.

Ulang langkah 5 sehingga semua medan yang ingin dilibatkan bagi query yang dikehendaki telah dipilih (Rajah 5.3).

76


1 1

Rajah 5.3 Memilih Medan atau Field Untuk Query

7.

Pada kumpulan Result, klik Run! (Rajah 5.4)

Rajah 5.4 Melaksanakan Pertanyaan atau Run Query

8.

Keputusan atau jawapan kepada query atau pertanyaan akan dipaparkan seperti contoh dalam Rajah 5.5.

77


Rajah 5.5 Keputusan query atau pertanyaan

5.2

MENCIPTA QUERY QUERY WIZARD

DENGAN

KEMUDAHAN

Untuk membuat query baru dengan kemudahan query wizard, ikuti langkah berikut: 1.

Pada tab Create, dalam kumpulan Other, pilih dan klik query wizard (Rajah 5.6). Paparan New Query akan diberikan seperti dalam Rajah 5.7. Klik ok.

78


1 1

3 1

2

Rajah 5.6 Mencipta Query atau Pertanyaan dengan Query Wizard

Rajah 5.7 Paparan Kotak Dialog NEW Query

2.

Kotak dialog Simple Query Wizard pertama akan dipaparkan (Rajah 5.8).

79


3.

Pilih dan klik pada TABLE yang anda perlukan untuk membina query.

4.

Pilih field yang anda perlukan untuk membina query dan klik pada anak panah ke kanan untuk meletakkan medan tersebut ke kawasan pilihan.

Rajah 5.8 Paparan Kotak Dialog simple Query wizard 1

5.

Klik next dan Kotak dialog Simple Query Wizard kedua akan dipaparkan (Rajah 5.9).

6.

Pilih Detail dan Klik next. Kotak dialog Simple Query Wizard ketiga akan dipaparkan (Rajah 5.10).

7.

Pada kotak query title, taip tajuk query dan Klik finish . PAparan jawapan query anda akan dipaparkan seperti dalam Rajah 5.11.

80




81


Rajah 5.11 Paparan Jawapan dari Simple Query Wizard 1.1 MENYIMPAN DAN MENUTUP QUERY 1.

Untuk menyimpan query, klik Butang Office, kemudian klik ikon

.

2.

Pada kotak query name, taipkan nama query yang anda inginkan kemudian klik ok.

3.

Untuk menutup query yang sedang aktif, klik butang kanan tetikus pada tab query yang ingin ditutup, pilih dan klik pada pilihan close atau symbol X.

82


LATIHAN 5 1.

Apakah yang anda faham mengenai query? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

2.

Sila nyatakan perbezaan diantara membina query menggunakan kemudahan Query Design dan membina query menggunakan kemudahan Query Wizard. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

83


SOALAN OBJEKTIF

Rajah 1 1.

Berdasarkan Rajah 1, sila pilih kenyataan yang BETUL dari pilihan berikut : A. Cikgu Haniroh menyimpan semula sebagai (save as) jadual ini dengan menggunakan nama “Copy of peribadi”. B. Cikgu Haniroh telah menggunakan jenis data Yes/No untuk tarikh daftar. C. Column Description wajib diisi oleh Cikgu Haniroh. D. Cikgu Haniroh sedang membina jadual yang mengandungi tujuh medan nama. E. Cikgu Haniroh telah menggunakan Yuran sebagai Kekunci Utama (Primary Key)

84


2.

Table atau jadual penting bagi mempersembahkan data dalam bentuk yang tersusun, kemas dan menarik. Pilih kenyataan yang TIDAK BENAR mengenai aplikasi Table atau Jadual : A. Maklumat dalam bentuk teks menggunakan pelbagai aksara merangkumi huruf A-Z, angka dan simbol kecuali maklumat grafik boleh diorganisasikan dalam bentuk tebular. B. Table memudahkan penempatan senarai isi kandungan sesuatu laman web atau tajuk sesuatu perkara di satu lajur dan maklumat berkenaan tajuk-tajuk tersebut di lajur yang lain. C. Table memudahkan penghasilan borang yang mana maklumatnya perlu diisi secara manual. D. Kebolehan kemudahan Table untuk melukis garisan mendatar dan menegak memudahkan guru menaip jadual waktu dengan kemas. E. Sempadan setiap sel yang terdiri dari garisan mendatar dan menegak boleh diformatkan menjadi garisan pelbagai ketebalan termasuk garisan lutsinar.

85


JAWAPAN 1.

Query digunakan untuk melihat, mengubah dan menganalisa data dalam pelbagai cara dimana dengan menggunakan query ini kita dapat mengolah data dari beberapa buah jadual yang berhubungan antara satu sama lain mengikut keperluan.

2.

Membina query menggunakan kemudahan Query Wizard adalah lebih mudah berbanding Query Design melihatkan jalan kerjanya yang lebih ringkas, mudah difahami dan automatik.

1. 2.

A

JAWAPAN SOALAN OBJEKTIF

86


BAB 6 MENJANA LAPORAN MS Access 2007 menyediakan kemudahan untuk menjana pelbagai jenis laporan. Bab ini akan menerangkan dua cara iaitu (i) menjana laporan melalui kemudahan Basic Report dan (ii) menjana laporan melalui kemudahan Report Wizard. 6.1

MENJANA LAPORAN MELALUI KEMUDAHAN BASIC REPORT

Untuk menjana laporan menggunakan kemudahan Basic Report, ikuti langkah-langkah berikut: 1.

Pada navigation pane, klik pada table atau query yang ingin dijana laporannya.

2.

Pada tab create dalam kumpulan Reports, pilih dan klik Report. Jendela kerja Report Design akan memaparkan sebuah laporan atau report baru secara automatik seperti dalam Rajah 6.1.

Rajah 6.1 Laporan yang dijana dari BASIC Report 87


6.2

MENJANA LAPORAN MELALUI KEMUDAHAN REPORT WIZARD

Untuk menjana laporan menggunakan kemudahan Report Wizard, ikuti langkah-langkah berikut: 1.

Pada navigation pane, klik pada table atau query yang ingin dijana laporannya.

2.

Pada tab create dalam kumpulan Reports, pilih dan klik Report WIZARD. Paparan Report WIZARD yang pertama adalah seperti dalam Rajah 6.1.

3.

Masukkan jadual dan medan yang ingin anda paparkan dalam laporan dengan mengklik pada jadual berkenaan (Rajah 6.1 -1).

4.

Pilih medan berkenaan (Rajah 6.2 – 2).

5.

Klik pada anak panah ke kanan untuk memasukkan medan pilihan ke kawasan pilihan (Rajah 6.2 – 3).

1 1

3 1

2

Rajah 6.2 Laporan yang dijana dari Report wizard 88


6.3

MENJANA LAPORAN MELALUI KEMUDAHAN REPORT DESIGN

Untuk menjana laporan menggunakan kemudahan Report Design, ikuti langkah-langkah berikut: 1.

Pada tab create dalam kumpulan Reports, pilih dan klik Report Design. Jendela kerja Design View akan dipaparkan (Rajah 6.3).

Rajah 6.3 Jendela Kerja Report Design 2.

Pada tab design, dalam kumpulan tools, pilih dan klik add existing fields. Jendela field list akan dipaparkan pada sebelah kanannya.

3.

Aturkan nama field yang anda ingini pada kawasan untuk reka letak dengan menyeret field berkenaan menggunakan tetikus.

4.

Lengkapkan laporan dan lihat hasilnya melalui dengan mengklik sekali pada butang view.

89


LATIHAN 6 1.

Sila nyatakan fungsi laporan secara terperinci. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

2.

Jelaskan cara membina laporan menggunakan kemudahan Report Wizard.

-

_______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

-

-

3.

Mengikut pemahaman anda mengernai Laporan, langkah kemudahan yang manakah lebih mudah difahami bagi membina sesebuah laporan? Jelaskan sebabnya. _______________________________________ ______________________________________

90


SOALAN OBJEKTIF

Rajah 3

1.

Dimanakah anda berpeluang memilih format tarikh seperti Rajah 3? A. B. C. D. E.

Form  View Sheet Table  View Sheet Form  Design View Query  Design View Query  View Sheet

91


JAWAPAN 1.

2. -

-

Fungsi Laporan adalah bagi memudahkan proses mencetak atau melihat keseluruhan data yang disimpan di dalam sesebuah pangkalan data yang telah dibina.

Pada navigation pane, klik pada Table atau Query yang ingin dijana laporannya. Pada tab Create dalam kumpulan reports, pilih dan klik Report Wizard. Lihat pada paparan Report Wizard, masukkan jadual dan medan yang ingin dipaparkan dalam laporan dengan klik pada jadual tersebut. Pilih medan. Klik pada anak panah ke kanan untuk memasukkan pilihan di Available field ke ruangan Selected Fields.

3.

Kemudahan Report Wizard lebih mudah difahami kerana ia tercipta secara automatik.

1.

D

JAWAPAN SOALAN OBJEKTIF

92


BAB 7 MEMBUAT MENU NAVIGASI BERUPA SWITCHBOARD

7.1. MEMBUAT MENU MENGGUNAKAN SWITCHBOARD Bagi memudahkan memasukkan kesemua objek pada fail pengkalan data, anda boleh membina sendiri menu pengubah seperti switchboard. Sebagai contoh, anda ingin membina menu pengubah seperti kerangka dibawah ini :MENU DATA

MENU UTAMA

Data Peribadi Pelajar Data Penjaga Kembali ke Menu Utama

DATA

BORANG

MENU BORANG Maklumat Peribadi Pelajar Maklumat Penjaga Kembali ke Menu Utama

LAPORAN MENU LAPORAN Laporan Peribadi Pelajar Laporan Kokurikulum Laporan Penjaga Kembali ke Menu Utama KELUAR

93


Untuk membuat menu navigasi switchboard, ikuti langkah berikut :1.

menggunakan

Buka fail pangkalan data yang ingin dilengkapi dengan menu navigasi. Pada Tab Database Tools, dalam kumpulan Database Tools, klik pada Switchboard Manager. Bagi kali pertama anda menggunakan pilihan ini, kotak dialog pengesahan akan terpapar secara automatik. Pada kotak dialog tersebut, sila klik YES. Setelah itu barulah kotak dialog Switchboard Manager akan dipaparkan.

Rajah 7.1 Butang switchboard manager

Rajah 7.2 Kotak dialog switchboard manager 94


2.

Lakukan pendefinisian semua Switchboard yang telah anda pilih.

halaman

Berdasarkan pada kerangka tadi, lihat pada kotak dialog Switchboard Manager. Anda perlu memasukkan empat tajuk bagi halaman-halaman Switchboard. Bagi membuat proses suntingan halaman Switchboard, ikuti langkah seterusnya :1.

Klik EDIT bagi menggantikan nama halaman Main Switchboard (Default) kepada MENU UTAMA. Seterusnya kotak dialog Edit Switchboard Page akan dipaparkan.

Rajah 7.3 Kotak Dialog SWITCHBOARD PAGE 2.

Lihat pada Rajah 7.3, taipkan MENU UTAMA bagi menggantikan Main Switchboard kemudian klik CLOSE.

3.

Bina halaman Switchboard baru. Klik butang NEW(Rajah 7.3). Kotak dialog Create New akan dipaparkan.

95


Rajah 7.4 Kotak Dialog Create New 4.

Pada kotak Switchboard Page Name, taipkan MENU DATA kemudian klik OK.

*Ulangi langkah yang sama bagi membina halamanhalaman Switchboard yang lain. (Borang Maklumat dan Laporan). 5.

Langkah seterusnya anda dikehendaki memasukkan isi kandungan bagi setiap tajuk pada menu utama halaman Switchboard. Klik halaman Switchboard yang ingin diolah semula pada kotak daftar pilihan Switchboard Page. Mulakan dengan memilih MENU UTAMA kemudian klik EDIT. Secara automatik kotak dialog Edit Switchboard Page MENU UTAMA akan terpapar.

96


Rajah 7.5 Kotak dialog Edit Switchboard Page

7.6 Kotak dialog Switchboard Item

Rajah 7.7 Paparan setelah MENU UTAMA dilengkapi

97


6.

Pada kotak dialog tersebut, taipkan ‘Data’ pada ruangan ‘Text’, ‘Go To SwiTchboard’ pada ruangan ‘command’ dan ‘menU daTa’ pada ruangan ‘SwiTchboard’.

*Teruskan proses yang sama dengan memasukkan menu pilihan yang lain dengan cara klik pada NEW. 7.

Setelah

selesai,

Switchboard Page

tutup kotak dialog Edit MENU UTAMA dengan cara

klik butang CLOSE. 8.

Bagi memasukkan pula isi kandungan setiap halaman switchboard MENU DATA, klik EDIT. Lihat pada kotak dialog Edit Switchboard Page MENU DATA, masukkan menu pilihan yang ingin anda paparkan. Mulakan dengan menu pertama, klik butang NEW bagi membolehkan kotak dialog Edit Switchboard Item dipaparkan. Setelah selesai, klik OK.

7.8 Kotak Dialog Edit Switchboard Item bagi Menu Laporan 9.

Isikan menu pilihan lain dengan cara klik pada NEW. Tutup kotak dialog Edit Switchboard Page MENU DATA dengan cara klik pada butang CLOSE.

98


7.9 Kotak dialog Edit Switchboard Page bagi Menu Borang Maklumat. *Teruskan langkah berikutnya dengan memasukkan isi kandungan bagi halaman Switchboard BORANG MAKLUMAT. 10. Klik halaman BORANG MAKLUMAT pada kotak pilihan Switchboard Pages, kemudian klik EDIT. Lakukan aktiviti memasukkan menu pilihan yang ingin ditampilkan. Klik pada butang NEW. 11. Berdasarkan rajah di atas, masukkan MAKLUMAT PELAJAR di ruangan Text, pilih Open Form in Add Mode pada ruangan Command dan masukkan nama tajuk yang berkaitan dengan pelajar di ruangan Form. *Teruskan proses tadi dengan memasukkan menu pilihan lain setelah memilih butang NEW. 12. Tutup kotak dialog Edit Switchboard Page bagi tajuk Menu Transaksi dengan memilih butang CLOSE.

99


13. Masukkan isi halaman Switchboard bagi tajuk Menu Laporan. Lihat pada Switchboard Pages, pilih halaman Switchboard MENU LAPORAN kemudian klik EDIT. 14. Masukkan menu pilihan yang ingin ditampilkan pada kotak dialog Edit Switchboard Page bagi MENU LAPORAN. *Seperti biasa anda haruslah memulakan kerja-kerja memasukkan menu pilihan bermula dengan menu pertama hingga ke akhir. Setiap kali ingin memasukkan menu pilihan yang baru, sila klik NEW. Pada kotak dialog, masukkan maklumat seperti jadual di bawah :-

Rajah 7.10 Rajah Edit Switchboard Page dan Edit Switchboard Item

TEXT Laporan Pelajar

COMMAND Open Report

100

REPORT Peribadi


Teruskan dengan memasukkan lain-lain menu pilihan dengan memilih butang NEW dan memasukkan maklumat di tempat yang sesuai seperti di jadual berikut :TEXT Laporan Penjaga Laporan Kokurikulum Kembali Ke Menu Utama

COMMAND

REPORT/ SWITCHBOARD

Open Report

Penjaga

Open Report

Kokurikulum

Go To Switchboard

MENU UTAMA

*Haruslah diingat bahawa di ruangan Report/Switchboard, anda hendaklah memilih nama tajuk sedia ada yang bersesuaian dengan nama tajuk di ruangan TEXT 15. Pilih butang CLOSE bagi menutup kotak dialog Edit Switchboard Page MENU LAPORAN. 16. Tutup kotak Switchboard Manager dengan memilih butang CLOSE. 7.2. CARA PENGGUNAAN MENU NAVIGASI BERBENTUK SWITCHBOARD Bagi menggerakkan sesebuah menu nevigasi berbentuk Switchboard yang telah siap sedia dilengkapi dengan data yang anda kehendaki, sila ikuti langkah berikut :1.

Lihat pada kategori FORM pada Navigation Pane, klik dua kali pada Switchboard. Paparan borang pada jendela kerja Switchboard akan kelihatan.

101


2.

Untuk memilih halaman switchboard yang berada di bahagian bawah MENU UTAMA, klik butang pilihan yang terpapar pada MENU UTAMA. Anda juga boleh memilih menggunakan butang keyboard panah atas atau panah bawah untuk memilih menu, kemudian tekan ENTER.

7.3. MENGUBAHSUAI MENU SWITCHBOARD -

Untuk membuat pengubahsuaian menu switchboard yang telah siap diisi dengan data, lihat pada Tab Database Tools di dalam kumpulan Database Tools dan klik Switchboard Manager. Dengan cara ini kotak dialog Switchboard Manager dapat dipaparkan semula dan siap untuk anda laksanakan kerjakerja pengubahsuaian.

7.4. MENGATUR PAPARAN MENU SWITCHBOARD Langkah-langkah berikut adalah bagi menjadikan Menu Switchboard anda nampak lebih menarik :1.

Lihat pada Navigation Pane, klik nama borang Switchboard yang anda kehendaki. Pada Tab Create di dalam kumpulan Form, klik Form Design. Jendela kerja Design View akan terpapar.

102


Rajah 7.11 Tab Create – Form Design 2.

Di jendela perancangan borang (Form Design), laksanakan kerja-kerja mengatur paparan mengikut kehendak anda.

*Sekiranya anda ingin menambah label atau teks, pada Tab Design, dalam kumpulan Controls, klik LABEL. Kemudian taipkan teks yang anda inginkan. 3.

Bagi mengatur format paparannya, klik label atau field yang anda kehendaki. Pada Tab Design, di dalam kumpulan Font, klik butang format paparan yang anda inginkan.

4.

Untuk meletakkan logo pada borang switchboard berkenaan, lihat pada Tab Design, di dalam kumpulan Controls, klik LOGO. Pada kotak dialog Insert Picture, pilih driver atau fail tempat anda menyimpan gambar. Klik dua kali pada gambar berkenaan.

5.

Klik SAVE yang mempunyai Quick Access Toolbar bagi menyimpan hasil ubahsuaian perancangan borang.

6.

Untuk melihat paparan borang tadi, sila lihat pada Tab HOME, di dalam kumpulan VIEWS, pilih butang panah kebawah VIEW. Pada kotak pilihan yang dipaparkan pula anda klik Form View.

103


7.5.

MENGUBAH SWITCHBOARD MENJADI PAPARAN AUTOMATIK

Berikut adalah langkah-langkah mengubah switchboard menjadi paparan secara automatik sebaik sahaja anda membuka fail pangkalan data :1.

Klik Microsoft Office Button dan pilih butang Access Options. Pada kotak dialog Access Options, klik kategori Current Database.

1

2

Rajah 7.12 Butang Access Options 104


Rajah 7.13 Butang Current Database 2.

Lihat pada Display Form pada bahagian Applications Options, klik Switchboard.

3.

Pada kotak Application Tittle, taipkan nama tajuk yang anda kehendaki (Contoh: “Pangkalan Data Pelajar”).

4.

Pada kotak Application Icon, taipkan lokasi dan nama fail ikon yang ingin anda gunakan bagi menggantikan ikon sedia ada. Klik OK.

*Anda dikehendaki menutup fail pangkalan data yang siap diubah tadi bagi mengaktifkan setiap ubahan yang telah anda lakukan kemudian buka semula fail pangkalan data tersebut dan lihatlah hasilnya.

105


106


LATIHAN 7 1.

Apakah langkah pertama yang perlu dilakukan sebelum membuat menu pelayar menggunakan switchboard. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

2.

Terangkan kepentingan switchboard.

menu

pelayar

_______________________________________ _______________________________________ ______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________ 3.

Apakah kelebihan membuka pangkalan data menggunakan menu pelayar switchboard? _______________________________________ _______________________________________ ______________________________________

107


SOALAN OBJEKTIF

Rajah 2 1.

Rajah 2 diatas menunjukkan data yang terdapat dalam pangkalan data Pelajar yang sedang dibangunkan oleh Cikgu Nafisah. Mana satukah antara objek pangkalan data yang membenarkan Cikgu Nafisah mencari dan mendapatkan maklumat daripada beberapa jadual dalam Pangkalan Data Pelajar? A. B. C. D. E.

2.

Jadual (Tables) Carian (Queries) Borang (Form) Laporan (Reports) Mukasurat (Pages)

Mana satukah antara objek pangkalan data dalam Rajah 2 di atas yang membenarkan Cikgu Nafisah memasukkan data pelajar dengan efisien ke dalam Pangkalan Data Pelajar? A. B. C. D. E.

Jadual (Tables) Carian (Queries) Borang (Form) Laporan (Reports) Mukasurat (Pages)

108


3.

Mana satukah antara objek pangkalan data dalam Rajah 2 yang membolehkan Cikgu Nafisah mempersembahkan maklumat dalam Pangkalan Data Pelajar secara menarik dan siap untuk dicetak? A. B. C. D. E.

4.

Jadual (Tables) Carian (Queries) Borang (Forms) Laporan (Reports) Mukasurat (Pages)

Mana satukah antara objek pangkalan data dalam Rajah 2 yang membenarkan Cikgu Nafisah membina struktur data seperti memberi nama medan, jenis medan dan deskripsi medan secara terperinci. A. B. C. D. E.

Jadual (Tables) Carian (Queries) Borang (Forms) Laporan (Reports) Mukasurat (Pages)

109


JAWAPAN 1. 2.

Switchboard adalah pelayar yang dapat menghimpunkan kesemua komponen di dalam sesebuah pangkalan data secara terperinci. Memudahkan proses membuka maklumatmaklumat yang dikehendaki dengan pantas dan lebih sistematik. Selain dari itu semua maklumat dalam bentuk borang, pertanyaan dan laporan dapat dihimpunkan mengikut tajuk masingmasing dengan lebih tepat.

3.

Memudahkan proses mencari maklumat yang diperlukan di dalam sebuah pangkalan data secara automatik.

JAWAPAN SOALAN OBJEKTIF 1. 2. 3. 4.

C C D A

110


TUGASAN PROJEK 1.

Syarikat anda ingin menganjurkan program motivasi bertujuan memupuk semangat disiplin pelajar. Anda ditugaskan membuat pengiraan markah para pelajar yang terlibat berdasarkan soalan latih tubi kelas-kelas ilmiah disepanjang program tersebut berlangsung. Dengan menggunakan aplikasi MS Exel, anda dikehendaki mengira jumlah markah pelajar yang terlibat (sekurang-kurangnya 20 rekod) berdasarkan pengisian program berkenaan.

2.

Anda dikehendaki mendapatkan maklumat peribadi peserta, maklumat penjaga dan maklumat berkaitan bidang pengajian mereka di sekolah. Melalui kesemua maklumat tersebut, bina pangkalan data peserta program (sekurangkurangnya 20 rekod) menggunakan aplikasi MS Access.

3.

Bina jadual peserta program tersebut (sekurangkurangnya 20 rekod) yang mengandungi medanmedan berikut :a) b) c) d) e) f) g) h)

No. pendaftaran (kekunci utama) Nama No. kad pengenalan Alamat Negeri asal Tarikh lahir Nama sekolah Cita-cita 111


Bina borang untuk memasukkan data. Cipta query bagi mencari rekod berdasarkan (a)No. Pendaftaran dan (f)Tarikh Lahir. Bina laporan berdasarkan query yang diberikan. Bina dua lagi jadual berasingan untuk maklumat penjaga dan maklumat berkaitan bidang pengajian peserta di sekolah. Dengan menggunakan kaedah relationship, bina hubungan antara ketiga-tiga jadual. 4.

Simpan keseluruhan hasil kerja anda di dalam bentuk media web atau CD-ROM bersama tugasan-tugasan lain.

5.

Bina satu blog (mengunakan mana-mana perisian pembangunan blog) berkenaan diri anda yang mengandungi maklumat seperti berikut: a.

Keterangan diri – 1 mukasurat (i) Nama (ii) No. Matrik (iii) No. Telefon (iv) YM atau SKYPE (v) URL FaceBook (vi) URL Blog berserta media simpanan projek dan tugasan di web.

b.

Keterangan keluarga – 1 mukasurat

c.

Keterangan hobi – 1 mukasurat

112


d.

Keterangan kerjaya – 1 mukasurat

e.

Bebas – 1 mukasurat Setiap mukasurat mesti mengandungi link, backward dan forward ke mukasurat lain

113