La lettre de motivation : - Studies2 - HEC Paris

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La lettre de motivation : La lettre de motivation traduit vos savoirs, savoir-faire, savoir-être et savoirdevenir. Elle vous ressemble : donnez-lui une couleur. Elle fait vivre votre CV et surtout présente votre projet professionnel. La lettre de motivation aborde idéalement trois thèmes : Votre intérêt Le recruteur est toujours sensible au fait que vous ayez pris des renseignements sur l’entreprise et ses produits. Il y ressent une source de motivation chez le candidat et une approche professionnelle.

1er paragraphe : VOUS Pourquoi cette entreprise ou le poste énoncé vous intéresse-t-il ? Vous connaissez ou êtes intéressé par ses produits, sa problématique, sa stratégie… Exemples : • « Le secteur d'activité de votre entreprise, et les produits que vous distribuez

Votre projet Il est indispensable de présenter ce que l’on veut faire dans l’entreprise. Montrez que le stage ou poste ciblé est sous-tendu par une idée précise, un objectif professionnel. Vous démontrerez ainsi que vous avez réfléchi à la construction de votre avenir. L’adéquation de votre profil Bien évidemment, c’est l’adéquation entre votre profil et le contenu de l’offre de stage ou d’emploi que vous allez mettre en avant. Pour cela sortez deux ou trois points forts de votre parcours ou expériences significatives avec les résultats qui viennent confirmer cette adéquation.

Vous pouvez adopter le plan traditionnel en trois paragraphes : « Vous – Je – Nous » Ce canevas ne constitue en rien un modèle idéal de lettre de motivation. Si vous optez pour celui-ci, les trois paragraphes peuvent être fondus ou bien le deuxième mis à la place du premier : il peut être en effet plus facile de commencer par mettre en avant vos atouts… Attention : Insistez sur l’importance de l’enchaînement logique des paragraphes !

Le cas de la candidature spontanée Une candidature spontanée doit répondre à quatre questions que se pose le recruteur : 1 Pourquoi écrit-il à mon entreprise ? En quoi l’intéresse-t-elle ? 2 Que cherche-t-il ? 3 Que peut-il m’apporter ? 4 Qu’a-t-il de plus que les autres ?

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LE GUIDE Carrières HEC 2008/09

correspondent à l'orientation que je souhaite aujourd'hui donner à mon parcours professionnel » • « Deux critères principaux orientent le choix de mon premier emploi : intégrer une très grande entreprise et opter pour un « métier d’avenir ». Votre entreprise répond à ces deux attentes puisque le

Marion CHAUSSON 3, rue de la Citadelle 33000 BORDEAUX 06 06 06 06 06 [email protected] A l’attention de Monsieur

Gérard POSTEL Paris, le 25 mai 2008 Objet : candidature sponta business développement née au service stratégie et Monsieur, VOUS + JE Ayant une bonne connai ssance des attentes des appréciant particulièrem ent la stratégie et le marke vétérinaires et terais mettre mes compét ting, je souhaienc majeur parmi les laboratoi es au service de votre entreprise acteur res vétérinaires. JE En effet, lors de ma missi on pour la société Invest (au cours du mastère HE anc C-Entrepreneurs), j’ai par e Consulting tion d’une filiale dans le tici cadre de la stratégie de div pé à la créagroupe. ersification du De plus, au cours de mo n travaillé en collaboratio stage dans les laboratoires Rivadis, j’ai n ave stratégiques de développe c le dirigeant sur des problématiques pour le service marketin ment. J’ai aussi effectué une mission g conclusions ont été adopté concernant la stratégie produits et mes es par le comité de direct ion. Autonome, entreprenant e et aimant le travail en équipe, je souhaiterais apporter ma contrib uti des produits de CEVA San on à la croissance et aux innovations té Animale. NOUS Je suis disponible à partir du position pour vous rencon mois de juillet et me tiens à votre distrer et approfondir tous vous jugeriez utiles. les points que Je vous prie d’agréer, Mo nsieur, mes salutations dis tinguées.

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groupe est pionnier dans les technologies nouvelles de… et se donne les moyens d’être présent sur les marchés en forte progression et à haut potentiel. » 2ème paragraphe : JE Le « JE » est généralement la partie la plus difficile à travailler car on doit mettre en valeur des éléments de son parcours en adéquation avec son projet et ce, de manière synthétique. Pour confirmer le premier paragraphe, faites ressortir une ou deux expériences et expliquez-les de façon concrète en donnant les résultats obtenus (qu’ils soient quantitatifs ou qualitatifs). Précisez vos atouts, vos compétences, votre valeur ajoutée par rapport au poste. Exemple : • « Ma participation au cours devenir consultant en stratégie à HEC me conforte dans l’opinion que je me fais de ce métier : le challenge intellectuel et la perspective d’apporter des solutions innovantes et efficaces à des entreprises en développement sont autant de raisons qui renforcent ma motivation. » 3ème paragraphe : NOUS Ce troisième et dernier paragraphe a pour objectif de tracer la voie vers l’entretien. Exemple : • « Prêt à m'investir pleinement dans ce poste opérationnel, et à vous convaincre au cours de notre prochain entretien, je vous prie d'agréer, Monsieur, mes salutations distinguées ». Tout au long de la lettre, restez le plus neutre possible. Ce document doit être passe-partout. Ne donnez pas aux recruteurs des motifs de vous « remettre à votre place » : ne soyez pas trop content de vous, évitez les tournures ampoulées et la flatterie excessive.

À faire/À ne pas faire Soyez direct ! N’écrivez pas : « Suite à votre annonce parue sur l’Intranet HEC pour un poste de chef de produit, je me permets de vous présenter ma candidature » Mais plutôt : « Bientôt diplômé d’HEC, majeure Marketing, et ayant déjà effectué un stage à la division des produits grand public de L’Oréal, je suis particulièrement intéressé(e) par le poste de chef de produit que vous cherchez à pourvoir. »

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Bruno DESBOIS 1, rue de la Forêt 91400 Orsay Tél. 06 06 06 06 06 Bruno.desbois@gm ail.com Objet : candidature junior chez Oliver pour un stage de six mois en tant qu Wyman – General e consultant Management. Monsieur, Étudiant à HEC en Oliver Wyman en deuxième année, je souhaiterais tra va Management. J’a tant que stagiaire dans la bran iller chez che General i eu l’occasion consultants de chez de discuter avec l’évènement MEE OW lors des Carrefours HEC ainsi différents TO vous positionner en W le mercredi 13 février 2008. Vo que lors de tre connue votre cabine leader dans votre secteur et la croi capacité à ssance qu’a t ce s de rn ièr es années est une référence du conseil en stratégi , m’incitent à croire qu’OW e. Un des enseignem en l’année dernière es ts que je retire de mon expérience t projet, la stratégie que quelle que soit l’ampleur ou la au Vietnam adoptée pour le m teneur d’un en effet, j’ai personn ellement contribué er à bien est déterminante. En à l’instauration d’ micro crédit en ap un comité populaire de portant des solutions aux négociatio e caisse de ns avec le Can Tho. J’ai également dé ve problématiques de loppé cette année un goût pronon str cé « devenir consultan atégies d’entreprise. Ma participati pour les t en stratégie » à HE on au cours que je me fais de ce C, me conforte dans d’apporter des solu métier: le challenge intellectuel et la l’opinion tions innovantes et perspective développement so nt autant de raisons efficaces à des entreprises en qui renforcent ma Entreprenant et au motivation. to à mes responsabilit nome, j’ai pris goût aux défis du lea dership grâce és de président du ainsi les exigence Rugby Club HEC. s équipe et je souh et les devoirs qu’implique le manag Je connais aiterais vivement ement d’une compétences au m service de celle ettre ma motivation et mes Management. s d’Oliver Wym an General Je suis disponible disposition pour vo à partir du mois de juillet et me tie us rencontrer et ap jugerez utiles. profondir tous poin ns à votre ts que vous Dans cette attente, je vous prie d’agréer, distinguées. Monsieur, mes sa lutations

Reliez vos expériences à vos qualités ! N’écrivez pas : « Mes deux stages m’ont permis de développer différentes qualités : la rigueur, la créativité, la communication ainsi que l’aptitude à travailler sous la pression et dans des délais courts. » Mais plutôt : « Chez Exane, en tant qu’analyste, j’ai pu éprouver mes facultés d’analyse et de synthèse, et mon aptitude à donner le meilleur sous pression et dans des délais courts. D’autre part, au sein de la direction financière de SaintGobain, j’ai notamment développé ma capacité à travailler en équipe et mon sens de la communication orale et écrite. »


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Writing a good cover letter

Suggested structure for a cover letter Dear Mrs Anderson, Paragraph 1: I have met with Mr Brown/current employee/alumni/representative at HEC, etc (you don’t have a second chance to leave a good first impression). Paragraph 2: My work, academic and professional, is directly linked to the things you care about (one or two examples). Paragraph 3: Final pitch (maximum of two sentences) with a few ‘teasers’ of what makes you stand out, without giving everything away. Paragraph 4: Express interest in meeting up. Yours sincerely,

Check for quality • Less is definitely more. Be as concise as possible, your letter will initially get a cursory glance only (maximum of 15 lines of text). • The main points clearly laid out, in a maximum of three or four main paragraphs, in simple, clear language, preferably with one or two examples. • Same as for the CV find out what the employer wants first and emphasize it. • Transferable skills: highlight in what way your past experience is directly relevant to what the target company is doing. • If you are using e-mail to send your cover letter with your CV attached, try to stick to one screen in length. • High-quality notepaper and envelopes are well worth the effort if you use the post. It is easier to hit the ‘delete’ button than to throw away a letter. • In exceptional cases, a letter can be sent without CV if the company is likely to offer you an interview on the basis of your discussions with them or what they know about you previously. • Do not copy phrases off the employers’ website indiscriminately or give bland reasons for applying to distinctive companies like McKinsey & Co.

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Olivier Syriex 95, rue de Turenne 62500 Saint-Omer Tél. 06 06 06 06 06 [email protected] Object: Application for a in the Investment Bank graduate position ing Department Dear Sir, Currently in my gradua tio willing to join the Inv n year at HEC School of Management, I am Rothschild unique expert estment Banking Department of Rothschild. ise confirmed by its firs France and in the U.K . in M&A so far in 200 t position in Europe, in 7 and by its outstanding number of transactions, wo my personal and analytica uld give me the opportunity to make the most of through a multi-sector exp l skills. I am indeed longing to challenge mysel f erience, working over fin top level senior banker s. I am appealed by the ancial issues along with structure with ad-hoc tea ms, which guarantees the flexible project-based diversity of execution. As a financial analyst at JC Decaux NA in New York, responsible for the reporting, I already had a background as well as chance to extend my numerical and analytica l my interest for financial research in financial dat a basis to build up report issues by conducting French executives. ing tools to the US and I was also in charge of the created French company Business Development in the U.K. for the newly WIT France. Starting fro m reflection and creativity to identify the market and scratch, I relied on my highlighting the key factor to set-up the strategy, abilities to communicate s of success. This experience also confirmed my and convince since I starte with some effective result d our network of clients s: merchant from New-Zeala I started a joint-venture negotiation with a wine nd. On top of this, I think I off er as an investment banker some personal qualities, which could be useful . By managing a strateg ic survey to launch new financial software for the handled working under pre sake of Actuaris-Watson Wyatt’s managers, I ssu re in a team and proved reliability. Finally, my int ernational experiences are my commitment and my fluency in English but not only a guarantee to also a proof of my adapta bil ity and flexibility. Reliable, curious and har d-working, I am thus dee Rothschild’s demanding ply motivated to join and successful teams to order to produce efficient maximize my skills in results. May I request a meetin g in order to discuss fur motivation. ther my interests and Yours faithfully Olivier Syriex

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When and how to use e-mail Although e-mail is usually less formal than other avenues, when used in a job search, one should always keep in mind that it is still a business communication.

When to use email For a first contact, e-mail is to be used only when a recruiter specifically invites or instructs you to do so – with instructions on the company's website, a job ad, a verbal conversation, other reliable advice, etc. Otherwise, you are safer sending a résumé and cover letter via hard copy.The key is to READ the e-mail sent by the recruiter and follow instructions. Be very careful about noting TO WHOM and HOW you should respond. Peter Jackson of company XYZ might send the e-mail, but instruct you to MAIL your résumé and a cover to Jane White of XYZ. Emails that have been forwarded to you (or to many) and/or have gone through lots of forwarding may take more time for you to interpret. Read the details so you do the right thing. It won't help you to shoot off a response to someone who just happened to forward the e-mail but isn't the actual recruiter. Keeping a written record If you do something important verbally – like agree upon an interview date and time, or accept a job offer – it’s important to follow up in writing, and an e-mail can serve that purpose. Example: ‘Thank you so much for the offer of an interview at your Paris office. I look forward to seeing you on Tuesday, March 7 at 8:00 a.m.’ Putting information in writing creates a record and can (if worded clearly) protect everyone from confusion and misunderstanding. Thank-you emails after interviews The question of whether to send a thankyou note electronically or in paper copy is one that comes up frequently. Sending an email thank-you isn't wrong. Recruiters will appreciate that you did at least send thanks. If you know that the person who interviewed you is traveling a lot, s/he may see your e-mail before getting back to the office to see hard copy mail. If the hiring decision happens very quickly following the interview, an e-mail might be seen sooner than hard copy. Hard copy is still nice, and can follow up an e-mail.

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Not to be discussed by email... Job negotiations should not be conducted by email. If you don't understand the benefits package information provided with a job offer and have questions, a verbal conversation is essential. However, if speed is of the essence and you are only reaching voice mail by phone, you could alert the recruiter via e-mail that you have some questions and are hoping to speak directly. Suggest times when you might be available to speak.

How to use email correctly Email address Use your HEC email address. If for some reason you decide to use a personal email alias, make sure it is professional – addresses such as '[email protected]' will definitely send the wrong message… Subject line This needs to be very clear: • ‘Application for graphic designer position listing 84G11’ • ‘Follow-up to our meeting on October 18th at HEC's International Finance Forum’ • A blank subject line is unwise and may well send your email directly to the spam bin. • ‘Read this’ and ‘information’ and ‘for your consideration’ and the like are meaningless. (Aren't all e-mails supposed to be read, and contain information, etc.?) Your signature Include one. It should give your full name and full contact information, including mailing address, e-mail address and phone number(s). After your name, you can include something that identifies you (as a job title would), like ‘HEC Paris MBA Program, class of 2008.’ DON'T assume that your reader will open attachments to get basic information that should appear in your e-mail, like your name and who you are. Format The rules of snail-mail business correspondence apply. • Proofread your mail before pushing that ‘send’ button to ensure grammar,

spelling, and punctuation are correct (don't depend on the spell check to catch your mistakes). • Use capitalization and lower case letters. All capitals is the e-mail equivalent of screaming (never a good thing to do to a potential recruiter). Attachments • Applications sent by email should be in the most standard format possible (usually Word or PDF). • Be very careful to follow the recruiter's instructions, and use the format s/he requests. • Name your attachments logically – logically for the recipient, not you, that is. ‘AlanSmithResume.doc’ works fine. ‘Myresume4jf206’ might work for you, but won't mean anything or be helpful to the recruiter. • Be careful of the size of the files you are sending – pictures can be rather heavy and you wouldn't want to jam the recruiter's inbox! • Paper size and layout can differ depending on the country but standard A4 size will suit in all cases. • Check the name of your files and make sure they match your application (no file called McKinsey if you're applying to Bain…). • And the obvious, but which happens so many times… don't forget to ATTACH your attachments! Final cautions and considerations Be aware that e-mail is a form of written communication and it creates a written record. Retain copies of the e-mail you send and receive. Don't let the speed and ease of sending e-mail blind you to the fact that you will be judged on what you say and how you say it. E-mail, like other written correspondence, doesn't reveal your tone of voice. Choose your words carefully. If in doubt have someone else read your email, or say it out loud. A well-written e-mail can quickly impress a recruiter (and the reverse is true).


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