MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI ...

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI A. Ridwan Siregar Perpustakaan dan Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara

Pendahuluan Perpustakaan perguruan tinggi (PT) sebagai perpustakaan akademik telah dan akan terus memainkan peran yang sangat penting dalam kehidupan suatu PT. Sebagai pusat sumber informasi, perpustakaan memperoleh tempat utama dan sentral karena perpustakaan melayani semua fungsi PT. Untuk menjalankan fungsi tersebut, perpustakaan menyediakan pelayanan yang bersifat mendasar dan mutlak. Perpustakaan merupakan instrumen dinamis pendidikan, bukan gudang buku yang dilengkapi dengan ruang baca. Pelayanan yang diberikan akan mempengaruhi keseluruhan program PT, dan tanpa itu berarti penundaan berfungsinya PT sebagai pusat pembelajaran dan penelitian. Tulisan

ini

dimaksudkan

untuk

memberikan

gambaran

umum

tentang

perpustakaan PT.

Peran Perpustakaan Kebutuhan terhadap perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi dosen dan mahasiswa untuk menyelenggarakan pembelajaran yang efisien. Hal ini semakin penting dengan terjadinya transformasi pembelajaran dari metode konvensional ke pembelajaran yang menekankan pada belajar mandiri. Transformasi metode pembelajaran tersebut menyebabkan kebutuhan yang lebih besar terhadap pelayanan

perpustakaan.

Untuk

menyelenggarakan

fungsi

tersebut,

perpustakaan harus mampu menerjemahkan kebutuhan perubahan tersebut ke dalam kenyataaan operasional. Perpustakaan harus mampu menambahkan A. Ridwan Siregar: Manajemen Perpustakaan PT -

A. Ridwan Siregar : Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2008. USU e-Repository©2008

1

beberapa dimensi lebih lanjut dalam upaya menyediakan fasilitas untuk pembelajaran dalam rangka memenuhi kebutuhan mahasiswa. Untuk itu, perpustakaan harus diperkuat sehingga memiliki kapasitas yang memadai untuk mampu

memberdayakan

sivitas

akademika

melalui

pelayanan

yang

disediakannya. Pentingnya peran perpustakaan dalam proses pembelajaran di suatu PT sebenarnya telah disadari sejak dahulu. Sebagai contoh, di Inggris, Universities Grant Committee (UGC) dalam laporannya pada tahun 1921 menyebutkan bahwa ciri dan efisiensi suatu PT dapat dilihat melalui pelayanan organ pusatnya yaitu perpustakaan. Untuk menyediakan fasilitas sumberdaya informasi yang memadai terhadap proses pembelajaran, PT di Inggris pada tahun 1971-72 membelanjakan antara 2,7 s.d. 8,1 persen dari anggaran belanja tahunan PT induknya untuk perpustakaan. Di Indonesia juga direkomendasikan sebesar sekitar 5 persen dari belanja operasional PT. Berbagai aspek penyelenggaraan perpustakaan perlu mendapat perhatian untuk melihat sejauhmana perpustakaan telah dijalankan secara proporsional sebagai bagian dari peyelenggaraan keseluruhan fungsi PT.

Organisasi dan Manajemen Perpustakaan di dalam PT pada umumnya merupakan satu sistem terintegrasi. Selain perpustakaan induk bisa terdapat perpustakaan tingkat fakultas atau bahkan pada tingkat departemen atau unit kerja lainnya. Tetapi dengan alasan efisiensi semuanya berada dalam satu organisasi. Perpustakaan fakultas atau departemen biasanya menjadi cabang dari perpustakaan induk. Dengan dukungan

infrastruktur

jaringan

kampus

dan

perangkat

lunak

aplikasi

perpustakaan terintegrasi, manajemen dan operacional perpustakaan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.

A. Ridwan Siregar: Manajemen Perpustakaan PT -


2

Penyelenggaraan perpustakaan sebagai suatu organisasi harus dilakukan secara mandiri dengan pengertian seluruh sumberdaya perpustakaan dikelola secara internal termasuk manajemen keuangannya. Oleh karena itu, organisasi perpustakaan harus terdiri dari sejumlah bagian. Organisasi tersebut dapat terdiri dari pimpinan, tata usaha, pengadaan, pengatalogan, pelayanan pengguna, manajemen koleksi, dan perpustakaan cabang. Setiap bagian dapat terdiri dari sejumlah tim yang beranggotakan tiga hingga enam orang sesuai kebutuhan. Jika organisasi perpustakaan digabungkan dengan pelayanan sistem informasi, seperti yang dilakukan pada beberapa PT belakangan ini, maka pelayanan sistem informasi menjadi satu bidang tersendiri selain perpustakaan. Dalam organisasi yang sering disebut information services biasanya terdapat dua wakil kepala yang bertangung-jawab untuk masing-masing bidang. Penyatuan kedua organisasi yang sebelumnya terpisah ini dilakukan dengan alasan efisiensi dan kemudahan koordinasi. Perkembangan pesat sumberdaya elektronik dan ketergantungan perpustakaan yang semakin tinggi terhadap sistem jaringan merupakan salah satu alasan penyatuannya.

Keuangan Perpustakaan PT harus memiliki sumber pendanaan yang tetap dengan pengelolaan sendiri oleh perpustakaan. Seperti disebutkan di atas, besarnya anggaran belanja perpustakaan berkisar lima persen dari total belanja operasional PT induknya. Anggaran belanja ini diperoleh dari lembaga induknya yang berasal dari berbagai sumber pendanaan. Beberapa perpustakaan dewasa ini membebankan anggaran perpustakaan langsung kepada mahasiswa dalam bentuk fee yang langsung dikutip oleh PT pada saat diterima menjadi mahasiswa baru. Perpustakaan biasanya tidak diperkenankan mengenakan tarif langsung kecuali untuk pelayanan ekstra seperti penggunaan printer atau fotokopi.



3

Alokasi anggaran perpustakaan dapat menggunakan pola 50:25:25 persen masing-masing untuk koleksi, staf, dan peralatan/operasional. Setiap rupiah yang dibelanjakan oleh perpustakaan harus disertai dengan pertanggung-jawaban yang tinggi. Isu akuntabilitas semakin penting karena bagian terbesar dari belanja perpustakaan adalah bersumber dari masyarakat. Alokasi anggaran belanja sebaiknya didasarkan pada kepentingan kelompok pengguna yaitu jurusan atau program studi atau mata kuliah. Dengan demikian diharapkan jurusan akan lebih aktif dalam memberikan masukan untuk pengadaan bahan pustaka

sehingga

hasilnya

benar-benar

berpengaruh

besar

terhadap

peningkatan kualitas pembelajaran di masing-masing jurusan. Anggaran belanja yang dihabiskan perpustakaan untuk pengadaan buku dibagi dengan jumlah buku yang dipinjam dalam satu tahun, akan menunjukkan biaya peminjaman satu buah buku. Demikian juga halnya dengan penggunaan jurnal elektronik. Biaya berlangganan setahun dibagikan dengan jumlah artikel yang didownload (hardcopy atau softcopy), akan diperoleh harga satuan artikel. Suatu perhitungan sederhana menunjukkan bahwa fee yang dibayarkan oleh mahasiswa

pemanfaatannya

lebih

efisien

dibandingkan

dengan

jika

dibelanjakan sendiri oleh mahasiswa.

Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi adalah prioritas utama dalam suatu perpustakaan. Pemilihan koleksi merupakan kunci pengembangan koleksi. Kerjasama yang baik antara dosen dan pustakawan adalah suatu hal yang sangat menentukan dalam pemilihan koleksi. Untuk itu pola komunikasi yang efisien dan efektif perlu dikembangkan sehingga pertukaran informasi antara kedua belah pihak dapat berlangsung secara berkelanjutan. Dalam praktek pengadaan, seleksi buku asing lebih ketat dibandingkan seleksi buku dalam negeri. Pengadaan buku impor karena harganya yang tergolong



4

mahal

untuk

ukuran

Indonesia,

sebaiknya

dilakukan

setelah

diperoleh

rekomendasi dari dosen atau program studi. Untuk penambahan eksemplar dan pemutakhiran edisi serta bahan referens kiranya rekomendasi pustakawan sudah cukup. Untuk buku dalam negeri karena jumlah judul yang terbatas, yang diperkirakan tidak lebih dari 1.000 judul setiap tahun untuk tingkat PT, seleksi cukup dilakukan oleh pustakawan. Bahkan perpustakaan dapat langsung membeli

semua

judul tersebut tanpa melakukan seleksi normal yang

membutuhkan banyak waktu dan energi. Untuk langganan paket jurnal elektronik, jenis database yang akan dilanggan dapat didiskusikan bersama jurusan atau fakultas. Dalam berlangganan jurnal ini, salah satu hal penting yang harus diperhitungkan adalah kapasitas bandwidth internet dan access point yang harus disediakan. Langganan jurnal online yang tidak didukung dengan kapasitas bandwidth dan access point yang memadai bisa menimbulkan ketidak-efisienan penggunaan anggaran perpustakaan. Berdasarkan pengalaman biaya yang diperlukan untuk melanggan jurnal dan biaya berlangganan bandwidth sama besarnya setiap tahun.

Organisasi Koleksi Pengorganisasian koleksi yang baik akan meberikan kemudahan kepada pengguna dan staf perpustakaan. Selanjutnya hal ini akan menarik minat yang lebih besar untuk menggunakan koleksi perpustakaan. Pengorganisasian dimaksud tidak hanya berdasarkan sistem klasifikasi tetapi juga pengelompokan bahan pustaka ke dalam koleksi tertentu, seperti koleksi deposit, pinjam singkat (reserved), multimedia, koleksi cabang dan sebagainya. Dalam suatu sistem perpustakaan PT yang kompleks, peran manajemen koleksi sangat penting, termasuk untuk mengontrol perpindahan koleksi dari statu lokasi ke lokasi lain, termasuk pengubahan kode lokasi pada cantuman database katalog ketika terjadi pemindahan.



5

Penataan perpustakaan dewasa ini menyatukan rak buku, terminal komputer dan meja baca, sehingga semua jenis sumberdaya informasi dapat diperoleh dalam radius yang tidak terlalu berjauhan. Dukungan penyediaan jaringan tanpa kabel (WiFi) untuk penggunaan komputer bergerak pribadi juga seharusnya dapat menjangkau seluruh sisi ruang gedung perpustakaan. Penyediaan outlet listrik yang dapat dijangkau dari semua meja baca juga sangat mendukung proses pembelajaran di perpustakaan. Selain

itu,

karya sivitas

akademika

seharusnya

dipublikasikan

kepada

masyarakat luas melalui situs web dan sebaliknya akademisi memperoleh umpan balik untuk meningkatkan kualitas dan mengembangkan secara terus menerus bidang yang mereka tekuni. Tugas seperti itu, dengan dukungan teknologi saat ini dapat dengan lebih mudah dilakukan. Publikasi elektronik terbukti lebih efisien dan efektif dibandingkan dengan publikasi cetak.

Akomodasi Tata ruang yang ditata dengan baik akan memberikan kemudahan kepada pengguna dan staf perpustakaan. Hal ini juga akan memudahkan pengawasan terhadap koleksi perpustakaan. Tanda-tanda penunjuk (sign systems) mulai dari petunjuk utama hingga petunjuk rinci suatu rak buku, turut memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna. Penyediaan sejumlah ruang diskusi untuk mendukung proses pembelajaran juga perlu dilakukan. Pengembangan ruang baca dengan dinding terbuka yang dekat dengan taman juga semakin diminati oleh mahasiswa untuk menghilangkan kejenuhan dalam ruang tertutup. Kita harus memanfaatkan iklim tropis di negara kita yang memungkinkan fasilitas tersebut disediakan. Fasilitas seperti itu dapat digunakan oleh mahasiswa untuk belajar dan diskusi kelompok kecil yang tidak memerlukan bahan pustaka cetak, cukup dengan kursi, meja dan fasilitas WiFi.



6

Ketenagaan Transfer

informasi

perpustakaan.

yang

Karena

efektif

sangat

kompleksnya

tergantung

perpustakaan

pada

PT

kualitas

diperlukan

staf untuk

menunjuk staf profesional dengan kualifikasi tertentu yang akan bertanggung jawab atas berbagai jenis pelayanan perpustakaan. Peningkatan karir dan kesejahteraan staf yang sepadan dengan produktivitas kerja yang mereka hasilkan perlu diupayakan secara seimbang. Suatu lingkungan kerja yang nyaman bagi staf juga perlu dikembangkan untuk meningkatkan rasa bangga dan percaya diri mereka dalam melayani pengguna perpustakaan.

Pelayanan Teknis Berfungsinya pelayanan teknis, sebagai dapur perpustakaan, dengan baik pada akhirnya akan menyajikan pelayanan pengguna yang berkualitas baik. Kelancaran sirkulasi bahan pustaka dan kemudahan mendapatkan informasi yang diinginkan banyak tergantung pada kegiatan pengadaan bahan pustaka, pengatalogan dan pemeliharaan yang dilakukan di bidang pelayanan teknis. Pengatalogan bahan pustaka harus berjalan secara teratur, sehingga setiap minggu sejumlah tertentu buku baru dapat dipamerkan secara teratur selama seminggu. Jika jumlah perolehan buku misalnya mencapai lebih dari 10.000 eksemplar setahun, maka setiap minggu akan dipamerkan sekitar 200 eksemplar buku baru. Ini menjadi daya tarik tersendiri bagi pengguna yang mendorong mereka untuk datang setiap minggu.



7

Pelayanan Pengguna Salah satu hal yang terpenting dalam pelayanan perpustakaan adalah menekan sekecil mungkin ketidak-nyamanan pengguna dalam menggunakan koleksi perpustakaan. Peningkatan mutu pelayanan menjadi upaya yang seharusnya dilakukan secara berkelanjutan. Pelayanan pengguna yang menerapkan filosofi “mahasiswa yang utama” atau student first dapat mengubah sikap staf terhadap pengguna dan sebaliknya citra (image) terhadap staf akan semakin baik. Mahasiswa dalam hidupnya seharusnya merasakan bahwa banyak orang di sekitarnya yang peduli terhadap keberhasilan mereka. Perpustakaan dapat memainkan peran yang besar dalam hal ini, dan menjadikannya sebagai suatu tantangan terhadap citra tradisional perpustakaan akademik. Mahasiswa adalah donor potensial terbesar dalam sejarah PT kita. Semua pendanaan yang diperoleh didasarkan kepada jumlah dan kebutuhan mereka, bahkan di PT swasta mungkin seratus persen anggaran belanjanya berasal dari mahasiswa. Di beberapa PT, hampir seluruh anggaran belanja operasional perpustakaan diperoleh langsung dari kontribusi mahasiswa. Kita juga tahu bahwa mahasiswa program pascasarjana, ekstensi, dan diploma menanggung seluruh biaya operasional pendidikan mereka dan bahkan memberikan subsidi silang pada program lain. Oleh karena itu sudah sewajarnya kita lebih peduli terhadap mahasiswa yang juga adalah sebagai pelanggan utama (primary customer) perpustakaan. Berfokus pada mahasiswa berarti melayani mahasiswa dengan respek dan bermartabat..

Penutup

Perpustakaan PT harus mengorganisasikan sumberdaya dan merancang pelayanan dan ruang yang mampu memenuhi dan mengantisipasi kebutuhan baru masyarakat akademik dalam hal pembelajaran. Sejumlah besar peran dapat dilakukan oleh perpustakaan sebagai perluasan peran yang telah A. Ridwan Siregar: Manajemen Perpustakaan PT -


8

dilakukan selama ini. Usaha kita, pilihan kita, dan visi kita sangat menentukan bagi keberhasilan pembelajaran yang diselenggarakan oleh PT.

Rujukan Allen, David. 1995. “Information systems strategy formation in higher education institutuion”. Information Research, Vol. 1 No. 1, April 1995. Bertnes, Pal A. 2000. “New role for academic libraries in scientific information”. Liber Quarterly, 10: 326-334. Levesque, Nancy. 2002. “Partner in education: the role of academic library”. The Idea of Education Conference, Mansfield College, Oxford University, England, July 3-4, 2002. Loughridge, Brendan. 1996. “The management information needs of academic Head of Department in universities in the United Kingdom”. Information Research, Vol. 2, No2, October 1996. Meyyappan, Narayanan, Suliman Al-Hawamdeh and Schubert Foo. 2002. “Task based design of a digital work environment (DWE) for an academic community”. Information Research, Vol. 7 No. 2, January 2002. Savenije, Bas and Natalia Grygierczyk. 2002. “The role and responsibility of the university library in publishing in a university”. (02/09/2003). Shumaker, John W. 2003. “The higher education environment and the role of the academic library”. ACRL Eleventh National Conference, Charlotte, North Caroline, April 10-13, 2003. Line, Maurice B. Libraries in the educational process, LAITG, June 1990



9