Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP

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O Microsoft Excel é, sem dúvida, o melhor e mais fácil programa para ... O pressuposto será que o item Microsoft Excel XP esteja presente dentro da opção.
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Elaborada por Luis Alberto Camargo

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Índice O que é Microsoft Excel.................................................................................................. 02 Inicialização do Excel...................................................................................................... 04 Ambiente de trabalho...................................................................................................... 05 Elementos da Tela de Abertura...................................................................................... 06 Linha, Coluna e Célula................................................................................................... 10 Célula Ativa..................................................................................................................... 11 Intervalo de Células........................................................................................................ 11 Inserir dados na planilha................................................................................................. 12 Apagar dados na Planilha............................................................................................... 12 Teclas de atalho.............................................................................................................. 13 Renomear planilhas........................................................................................................ 14 Mover ou copiar uma planilha......................................................................................... 15 Salvar uma pasta de trabalho......................................................................................... 16 Converter arquivo *.xls em *.html .................................................................................. 17 Abrindo uma pasta de trabalho....................................................................................... 18 Editando uma planilha..................................................................................................... 18 Pastas de Trabalho.......................................................................................................... 21 Divisão de Planilha.......................................................................................................... 22 Hiperlink........................................................................................................................... 23 Hiperlink para o mesmo arquivo...................................................................................... 23 Hiperlink para outros arquivo........................................................................................... 24 Hiperlink para a Internet.................................................................................................. 25 Movendo e copiando células............................................................................................ 26 Formatação da Planilha.................................................................................................... 38 Gráficos ............................................................................................................................ 31 Impressão......................................................................................................................... 33 Formas do Ponteiro do Mouse......................................................................................... 35 Formulas.......................................................................................................................... 36 Introdução à Macros e Eventos........................................................................................ 44 Conclusão......................................................................................................................... 57

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O que é Microsoft Excel

O Microsoft Excel é, sem dúvida, o melhor e mais fácil programa para manipulação de planilhas eletrônicas. Em sua versão 2002 (XP), o programa trás uma interface mais leve, com tons de cores mais suaves, ficando mais flexível e intuitivo, com mudanças voltadas para novos usuários e atendendo pedidos de usuários fieis do programa. Oito em cada dez pessoas utilizam o Microsoft Excel para trabalhar com cálculos e sistemas de gráficos indicadores de valores. O usuário pode utilizar formulas e funções que facilitarão operações específicas ao trabalhar com diversos valores. O aprimoramento do produto faz do Excel uma excelente ferramenta para desenvolver planilhas profissionais, pois o programa ao ser carregado exibe um painel de tarefas facilitando a abertura e pesquisa de trabalhos salvos.

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Inicialização do Excel XP

O pressuposto será que o item Microsoft Excel XP

esteja presente dentro da opção

Programas no Menu Iniciar, que fica localizado na parte inferior esquerda da janela principal do Windows.

Execute os passos a seguir:

Figura

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Ambiente de trabalho

Quando o Excel é iniciando é exibido uma nova pasta de trabalho em branco. Nesta pasta você poderá inserir seus dados dentro das planilhas denominadas Plan1, Plan2, Plan3.

Figura

Do lado direito, está o painel de tarefas. Um eficiente painel para tarefas corriqueiras como abrir pasta de trabalho ou criar uma nova pasta de trabalho baseado em modelos. Para fechar o Painel de tarefas, basta clicar no botão ( ) Fechar do próprio painel.

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Elementos da Tela de Abertura

Após a inicialização do programa, o computador mostra a tela de abertura do Excel XP e seus respectivos elementos, que como já se conhece, possui os mesmos elementos encontrados nos programas da Microsoft, mudando apenas, os elementos específicos para o trabalho com planilhas eletrônicas. Observe a figura exibindo a tela de abertura padrão do Excel XP:

Figura

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Barra de Título – esta barra exibe o nome do aplicativo, no caso, Microsoft Excel, e em seguida é mostrada inicialmente a informação Pasta1, até que se salve a planilha e dê um nome a ela. Figura :

Figura – Barra de título.



Botão Minimizar



Botão Maximizar



Botão Restaurar



Botão Fechar



Barra de Menu – esta barra exibe os nomes dos menus de aplicações permitindo

utilizar os vários recursos que o Excel XP oferece. Figura :

Figura – Barra de menu.

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Barra de Ferramentas Padrão – é um conjunto de botões que permite agilizar as

operações mais utilizadas do Excel XP evitando-se percorrer pelo interior dos menus. Verifique os botões presentes na barra de ferramentas padrão do Excel XP na figura :

Figura – Barra de Ferramentas Padrão.



Barra de Ferramentas Formatação – esta barra permite a utilização da maioria dos

recursos de formatação encontrados no Excel XP. Veja a figura :

Figura – Barra de Ferramentas Formatação.



Caixa de Nomes – esta área exibe a localização da célula ativa, o nome da célula ou

objetos selecionados e o tamanho de uma seleção. •

Barra de Fórmulas – é usada para inserir ou editar dados em células de planilhas ou

em gráficos. −

Para incluir dados, selecione uma célula, digite os dados e selecione com o mouse a

caixa de entrada da barra de fórmula (√ √) ou pressione ENTER. −

Para editar dados, selecione a barra de fórmula com o mouse ou pressione F2. Em

seguida, digite as alterações e selecione com o mouse a caixa de entrada, ou pressione ENTER. −

Para cancelar as alterações, pressione o botão do mouse sobre a caixa de

cancelamento da barra de fórmula (X) ou pressione ESC. A seguir são mostradas a Caixa de Nomes e a Barra de Fórmulas com seus respectivos botões para que se possa conhecer o ponto onde deve ser clicado o mouse para a devida operação desejada.

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Caixa de Nomes



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Cancelar

Confirmar

Barra de Fórmulas

Barra de Status – Com ela é possível, por exemplo, efetuar cálculos simples e

rápidos, que não exijam fórmulas complexas. Se você digitar estes números e selecioná-los, é possível



calcular

a

soma.

Clicando com o botão direito sobre a expressão Soma = 1500 será exibido um menu

com opções de fórmulas. Escolhendo, por exemplo, Média,...



...o Excel calculará a média das células selecionadas.

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Linha, Coluna e Célula

Na área de trabalho do Excel XP existe uma janela de planilha onde é apresentado o nome Pasta1 na barra de título, uma planilha vazia, onde se encontram linhas e colunas dispostas de tal forma que as informações possam ser inseridas dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos. •

Linha – dentro da janela da planilha as linhas são identificadas por números no canto

esquerdo da tela que vai de 1 a 65536. •

Coluna – as colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras até

totalizarem 256 colunas. A largura padrão da coluna em uma nova planilha é de 8,43 e pode-se tornar uma coluna tão larga quanto a janela da planilha (255 caracteres) ou tão estreita quanto a fração de um caracter. •

Célula – é a unidade de uma planilha na qual se insere e armazena os dados. A

interseção de cada linha e coluna em uma planilha forma uma célula. É possível inserir um valor constante ou uma fórmula em cada célula, onde um valor constante é normalmente um número (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas pode também ser um valor lógico ou valor de erro.

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Célula Ativa

É a célula exibida com uma borda em negrito indicando que ela está selecionada e onde os próximos dados digitados serão inseridos ou o próximo comando escolhido será aplicado. Se for selecionada mais de uma célula ao mesmo tempo, a primeira será a célula ativa e as outras serão destacadas na cor escura. Observe a figura :

Figura – Apresentação da célula ativa.

Intervalo de Células Quando se trabalha com uma planilha, muitas vezes depara-se com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada região de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de células é uma região da planilha selecionada a fim de permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma célula ao mesmo tempo. O intervalo de células é reconhecido como o conjunto de células que fica entre a célula do canto superior esquerdo e a do canto inferior direito. Observe a figura :

Figura – Exemplos de seleções de células

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Inserir dados na planilha

Para inserir dados na planilha, proceda da seguinte maneira.

1.

Clique na célula que você desejar iniciar o texto ou numérico.

2.

Pressione a tecla ENTER e o cursor irá pra a próxima célula.

Figura

Apagar dados na Planilha

Basta selecionar uma ou mais células e pressionar a tecla DEL. Para alterar o conteúdo da célula pressione F2 com a célula já selecionada e digite o novo conteúdo.

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Teclas de atalho Trabalhar utilizando o teclado para digitar dados na planilha e utilizar o mouse para posicionar-se em uma célula, pode ser um pouco cansativo. Saiba como minimizar a troca entre teclado e mouse, utilizando as teclas de atalho do teclado. Teclas

Ação

Ctrl + Home

Levam ao início da planilha, célula A1 (parte superior esquerda).

Ctrl + Y

Abrem rapidamente a caixa de diálogo Ir Para.

CTRL+BACKSPACE

Rola para exibir a célula ativa.

CTRL+PGDN

Move para a próxima planilha na pasta de trabalho.

CTRL+PGUP

Move para a planilha anterior na pasta de trabalho.

CTRL+P

Exibe a caixa de diálogo Imprimir.

CTRL+SHIFT+F12

Exibe a caixa de diálogo Imprimir.

SHIFT+CTRL+PAGE DOWN

Seleciona a planilha atual e a seguinte.

SHIFT+CTRL+PAGE UP

Seleciona a planilha atual e a anterior.

SHIFT+F11

Insere uma nova planilha.

ALT+O H R

Renomeia a planilha atual.

ALT+E M

Move ou copia a planilha atual

ALT+E L

Exclui a planilha atual

ALT+PAGE DOWN

Move uma tela para a direita.

ALT+PAGE UP

Move uma tela para a esquerda.

ALT+SHIFT+F1

Insere uma nova planilha.

F5

Exibe a caixa de diálogo Ir para.

F6

Alterna para o próximo painel em uma pasta de trabalho.

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Renomear planilhas

1.

Clique com o botão direito de mouse em Plan 1, por exemplo.

Figura

2.

Digite o nome e pressione a tecla Enter.

Figura

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Mover ou copiar uma planilha 1.

Clique no menu Editar e em seguida na opção Mover ou Copiar.

Figura

2.

A caixa de diálogo Mover ou Copiar abrirá.

3.

Clique na opção desejada para mover a planilha.

Figura

4.

Clique no botão OK.

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Salvar uma pasta de trabalho

1.

Clique no botão (

) Salvar na barra de ferramentas Padrão.

A caixa de diálogo “Salvar como” se abrirá.

Figura

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Converter um arquivo *.xls em *.html

1.

Clique no botão (

) Salvar ou Salvar Como na barra de ferramentas Padrão.

A caixa de diálogo “Salvar como” se abrirá.

2.

Na caixa de diálogo, clique em “Salvar como tipo”.

3.

Selecione a opção “Página da Web” no menu de arquivos.

4.

Clique em “Salvar”.

2 3 4

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Abrindo uma pasta de trabalho

1.

Clique no botão (

) Abrir na barra de ferramentas Padrão.

Editando uma planilha

Os dados digitados nas células das planilhas do Excel servem como referência para as fórmulas e funções existentes. Através da manipulação desses dados podemos editar a planilha por meio de operações simples.

O funcionamento de uma planilha Excel é bem simples.

1.

Insira os valores para as células. Por exemplo, valores para entrada e saída de um

produto.

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2.

Posicione o cursor do mouse no local onde deseja realizar a operação.

3.

Digite o sinal de igualdade (=). Visualize os valores das células.

4.

Você pode utilizar como base o cruzamento de linhas com as colunas. Sendo os números canto

no

esquerdo

correspondendo às linhas e as letras no topo da planilha

as

colunas.

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5.

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Digite A letra da coluna e o número da linha correspondente o valor necessário para

operação. Exemplo D3.

6.

Na maior parte das vezes o resultado final de uma operação é gerado pela soma ou

subtração de valores, portanto, digite o sinal de operação correspondente à operação desejada.

7.

Digite a letra e o número da célula onde se encontra o próximo valor que fará parte da

operação. Digite o operador correspondente

8.

Digite a letra e o número de célula correspondente ao valor que fará parte da

operação.

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9.

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Pressione a tecla Enter, o valor será exibido na célula correspondente.

Pastas de Trabalho

As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho é uma coleção de várias páginas de planilha que possuem o mesmo número de colunas e linhas que a primeira, e opcionalmente, pode-se criar planilhas exclusivas para gráficos. Cada página de planilha é uma grade formada por colunas e linhas distribuídas na tela de maneira tal que se possa relacionar informações horizontal e verticalmente. Cada pasta de trabalho é gravada como se fosse um arquivo, sendo que, o nome de arquivo padrão para a primeira pasta de trabalho é Pasta1.

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Há três utilizações principais para fazer uso da pasta de trabalho: • Dividir uma planilha grande em partes menores, ou seja, em páginas separadas. • Reunir dados relacionados logicamente no mesmo arquivo. • Consolidar planilhas de formato semelhante em um mesmo arquivo.

Pasta de Trabalho

Divisão de Planilha

Se estiver trabalhando com uma planilha que possua uma grande quantidade de dados no Excel XP, pode-se tornar o trabalho muito mais fácil se a planilha for dividida em partes separadas em cada página da pasta de trabalho. Para chegar a uma página específica, deve-se clicar planilha (isto se torna mais fácil do que movimentar-se entre as diversas partes de uma única planilha de tamanho maior), que fica na parte inferior da tela. E também, quando se escreve uma fórmula que faz referência a células de outra página, o nome da planilha aparece na fórmula, ficando fácil perceber que se está fazendo uma referência.

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Hiperlink

São atalhos que permitem que você salte para outros arquivos de maneira fácil e rápida. Você pode criar Hiperlink em uma célula ou em objetos gráficos como formas e figuras. Ao criar um Hiperlink, você pode pular para outra localização como um arquivo em seu próprio computador, para outros computadores da rede, ou para um arquivo de qualquer outro computador do planeta que esteja conectado á Internet.

Hiperlink para o mesmo arquivo

O hiperlink dentro de um mesmo arquivo é útil quando você trabalha com arquivos extensos e deseja localizar informações rapidamente. Para criar o Hiperlink: 5.

Mantenha a pasta de trabalho aberta

6.

Ative a planilha

7.

Clique sobre uma célula qualquer em branco

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8.

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No menu “Inserir”, clique no comando “Hyperlink”. A caixa de diálogo será

apresentada como na figura abaixo:

9.

Clique no botão “Examinar” e encontre o arquivo

10.

Clique no botão “OK”. O Hiperlink é criado na planilha.

Hiperlink para outros arquivos 1.

Clique com o botão direito do mouse na célula ou no elemento gráfico que você

deseja que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho.

2.

Em “Vincular a”, no lado esquerdo da caixa de diálogo, clique em Criar novo

documento. 3.

Digite um nome para o novo arquivo na caixa Nome do novo documento.

4.

Para especificar um local diferente daquele mostrado em Caminho completo, digite o

novo local na caixa Nome do novo documento ou clique em Alterar e selecione o local desejado. Clique em OK. 5.

Em Quando editar, clique em uma opção para especificar se deseja abrir o novo

arquivo para edição agora ou mais tarde.

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6.

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Para atribuir uma dica a ser exibida quando você posicionar o ponteiro sobre o

hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela e clique em 5

OK.

3

4

2

5

Figura passo a passo

Hiperlink para a Internet 1.

Clique com o botão direito do mouse no texto ou no elemento gráfico que você deseja

que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. 2.

Em Vincular a no lado esquerdo da caixa de diálogo, clique em Página da Web ou

arquivo existente.

01

3.

02

Siga um destes procedimentos:

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a

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Para selecionar um arquivo da pasta atual, clique em Pasta atual e, em seguida,

clique no arquivo ao qual você deseja vincular. b

Para selecionar a página da Web a partir de uma lista de páginas navegadas, clique

em Páginas navegadas e, em seguida, clique na página da Web à qual deseja vincular o hiperlink. c

Para selecionar um arquivo em uma lista dos arquivos que você usou recentemente,

clique em Arquivos recentes e, em seguida, clique no arquivo ao qual deseja vincular o hiperlink. d

Se souber o nome e local do arquivo ou página da Web à qual deseja vincular o

hiperlink, você poderá digitar essa informação na caixa Endereço. a

4 b

4 Figura passo a passo

c 4.

d Para atribuir uma dica a ser exibida quando você posicionar o ponteiro sobre o

hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela. Clique em OK.

Movendo e copiando células 1.

Selecione as células que você deseja mover ou copiar.

Para selecionar

Siga este procedimento

Texto em uma célula

Se a edição em uma célula estiver ativada, selecione a célula, clique nela duas vezes e selecione o texto na célula.

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Se a edição em uma célula estiver desativada, selecione a célula e, em seguida, selecione o texto na barra de fórmulas.

Uma única célula

Clique na célula ou pressione as teclas de direção para ir para a célula.

Um

intervalo

de

células

Clique na primeira célula do intervalo e arraste até a última célula.

Um

intervalo

de

células grande

Clique na primeira célula do intervalo, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última célula do intervalo. Você pode rolar para tornar a última célula visível.

Todas as células de

Clique no botão Selecionar tudo.

uma planilha

Células ou intervalos de células não-adjacentes

Selecione a primeira célula ou o primeiro intervalo de células, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras células ou os outros intervalos.

Uma linha ou coluna

Clique no cabeçalho de linhas ou colunas.

Linhas

Arraste o cursor pelos cabeçalhos de linhas ou colunas.

inteira

ou

colunas

adjacentes

Você também pode selecionar a primeira linha ou coluna, manter pressionada a tecla SHIFT e selecionar a última linha ou coluna.

Linhas

ou

colunas

não-adjacentes

Um número maior ou

Selecione a primeira linha ou coluna, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras linhas ou colunas.

Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última

menor de células do que a célula que você deseja incluir na nova seleção. O intervalo retangular seleção ativa

entre a célula ativa e a célula em que você clicar passará a ser a nova seleção.

Cancelar uma seleção

Clique em qualquer célula na planilha.

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de células

Formatação da Planilha

Formatar texto e caracteres individuais: Para destacar o texto, você pode formatar todo o texto em uma célula ou caracteres selecionados. Selecione os caracteres que deseja formatar e clique em um botão na barra de ferramentas Formatação.

Girar texto e bordas: Os dados em uma coluna são geralmente muito estreitos enquanto o rótulo da coluna é muito mais largo. Em vez de criar colunas largas ou rótulos abreviados desnecessariamente, você pode girar o texto e aplicar bordas que são giradas no mesmo ângulo do texto. Adicionar bordas, cores e padrões: Para diferenciar os vários tipos de informação em uma planilha, você pode aplicar bordas a células, sombrear células com uma cor de plano de fundo ou sombrear células com um padrão de cor. Mover linhas ou colunas 1- Selecione a linha ou coluna que você deseja mover e clique em “Recortar”.

Linha

Coluna

2- Selecione uma linha ou coluna abaixo ou à direita do local em que você deseja mover a seleção.

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3- No menu Inserir, clique em Células recortadas

Alterar a largura da coluna e a altura da linha

Alterar a largura: De uma única coluna Arraste a borda à direita do cabeçalho da coluna até que a coluna fique com a largura desejada.

A largura da coluna exibida é o número médio de dígitos de 0 a 9 da fonte padrão ajustados em uma célula. De várias Colunas Selecione as colunas a serem alteradas e arraste para a direta um limite de cabeçalho de uma coluna selecionada.

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Para fazer o mesmo para todas as colunas na planilha, clique no botão Selecionar tudo e arraste o limite de qualquer cabeçalho de coluna.

Alterar a altura

De uma única linha Arraste o limite embaixo do cabeçalho da linha até que a linha fique da altura desejada.

De diversas linhas Selecione as linhas que você deseja alterar, arraste um limite embaixo do cabeçalho de uma linha selecionada.

Para alterar a altura de todas as linhas na planilha, clique no botão Selecionar tudo e arraste o limite embaixo de qualquer cabeçalho de linha.

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Gráficos A criação de um gráfico: Certifique-se de que os dados na planilha estão organizados de forma adequada ao tipo de gráfico que você deseja usar. 1.

Selecione as células que contêm os dados que você deseja usar no gráfico.

2.

Clique em Assistente de gráfico.

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3.

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Siga as instruções do Assistente de gráfico.

Tipos de Gráficos E Subtipos de Gráficos

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Impressão Imprimir uma área selecionada de uma planilha 1.

No menu Exibir clique em Visualizar quebra de página.

2.

Selecione a área que você deseja imprimir.

3.

No menu Arquivo, aponte para Área de impressão e clique em Definir área de

impressão.

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Configurar um gráfico para impressão Um gráfico incorporado Você pode ajustar o local onde o gráfico será impresso na página dimensionando e movendo o gráfico com o mouse no modo de exibição de quebra de página. 1.

Clique na planilha fora da área de gráfico.

2.

Clique em Visualizar quebra de página no menu Exibir.

Uma planilha de gráfico Você pode dimensionar e ajustar a área do gráfico, especificar como ele deve ser colocado na página impressa e, em seguida, visualizá-lo na janela de visualização. 1.

Clique na guia da planilha de gráfico.

2.

Clique em Configurar página no menu Arquivo.

3.

Selecione as opções desejadas na guia Gráfico.

Observação: Para mover e dimensionar a área de gráfico de uma planilha de gráfico usando o mouse, você deve clicar em Personalizar na guia Gráfico e, em seguida, clicar em OK para retornar a essa planilha.

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Formas do Ponteiro do Mouse

Quando o ponteiro do mouse é movimentado ao longo da janela do Excel XP, este se transforma a fim de indicar o que acontecerá se for dado um clique com o mouse naquela área da janela. Enquanto o ponteiro do mouse estiver sobre a planilha na janela do documento, ele será apresentado como um sinal de mais (+). Dentro da barra de fórmulas, o ponteiro do mouse terá a forma de uma viga (I), criada para posicionar um ponto de inserção com precisão entre dois caracteres. Dentro da barra de ferramentas e da barra de menu, a forma do ponteiro é uma seta. A tabela a seguir ilustra os perfis do ponteiro que, muito provavelmente, serão encontrados.

Perf

Posição

il

Sobre as células da planilha Dentro da barra de fórmula e dentro da caixa de texto na extremidade esquerda da barra de ferramentas Sobre a barra de títulos, botões na barra de ferramentas, barra de menu e barras de rolagem, do lado esquerdo da barra de fórmulas e sobre as bordas das células da planilha. No limite de um cabeçalho de coluna ou de linha (para redimensionamento) Sobre a alça de preenchimento no canto inferior direito da célula ativa

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Fórmulas

1 SINAIS DE OPERAÇÕES

2. SINAIS PARA CONDIÇÃO

FUNÇÃO

S INAL

S

FUNÇÃO

INAL +

SOMAR

>

MAIOR QUE

-

SUBTRAÇÃO


DIVISÃO =

%

PORCENTAGE M

=

A
=1000;”Salário maior que Mil”;”Salário menor que Mil”)

( ) – Indica a ordem de execução. Exemplo: (((A1+1)-2)*5) No caso acima a ordem de execução seria 1º Soma, 2º Subtração e 3º Multiplicação.

Suponhamos que desejasse criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao se calcular a média, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou não. Então Veja o exemplo abaixo. No campo situação deve aparecer Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7 na média, caso contrário ele deverá escrever Reprovado, já que o aluno não atingiu a condição para passar.

A

B

C

ALUN

MÉDI

SITUAÇÃO

7

=SE(B2>=7;”Aprovado”;”Reprovado”)

O

A Márci

o

Onde: “Aprovado”- refere-se a resposta verdadeiro, ou seja, se a condição for verdadeira (a nota for maior ou igual a 7) então ele escreverá aprovado. Por isso você deve colocar entre aspas, já que se refere a Texto. ; este outro ponto e vírgula subentendem-se senão faça, ou seja, caso contrário, fará outra coisa.

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“Reprovado” – refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele não tenha média maior ou igual a 7, então escreva Reprovado.

Macros e Eventos - Introdução Nesta lição aprenderemos a utilizar Macros. Veremos o que são e quais as possibilidades de utilização das macros, aprenderemos o conceito de evento e os principais eventos disponíveis e também as diversas macros oferecidas pelo Microsoft Access. Com Macros podemos automatizar uma série de tarefas repetitivas, economizando tempo. Uma macro pode conter uma ou mais ações, tais como: Executar uma consulta, Abrir um Formulário, Aplicar um Filtro, etc. A correta utilização das Macros nos propicia uma série de facilidades e benefícios as quais somente poderiam ser obtidas com a utilização de programação (Visual Basic for Applications VBA, que será tratado no curso de Access Avançado, com previsão de início para o final de Julho2002). Porém, conforme veremos, a utilização de Macros é muito mais simples e intuitiva. Veremos os seguintes itens: Eventos O que são as Macros e onde utilizá-las Criando Macros e as Ações de Macro Associando Macros a Eventos Eventos: Abaixo temos um conceito de Evento conforme definido na ajuda do Microsoft Access: O que é um evento? "Um evento é uma ação específica que ocorre sobre ou com um determinado objeto. O Microsoft Access pode responder a vários eventos: cliques de mouse, alterações em dados, abertura ou fechamento de formulários e muitos outros. Os eventos geralmente são o resultado da ação do usuário." Utilizando um procedimento de evento ou uma macro, você pode adicionar sua própria resposta personalizada a um evento que ocorra em um formulário, relatório ou controle. Conforme podemos concluir pela definição acima, um evento normalmente é resultante da ação do Usuário, Por exemplo, um clique de Mouse em um Botão de comando de um formulário, gera o evento "Ao Clicar", associado com o Botão. Um clique duplo no nome de um formulário para abrir o formulário, gera o evento "Ao Abrir" associado com o formulário. Ao entrar em um campo de dados e

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alterar o valor do campo, ao sair do campo o usuário terá gerado o evento "Após atualizar" associado com o campo, e assim por diante. Além disso podemos associar Macros e Procedimentos a eventos. Com isso ao ocorrer um determinado evento, podemos fazer com que seja executada uma Macro (ou um Procedimento) em resposta a este evento. Por exemplo, ao selecionar um Fornecedor em um lista de Fornecedores, você pode fazer com que o Microsoft Access exiba somente os produtos do respectivo Fornecedor, em uma lista de produtos. Isto pode ser obtido, associando-se uma Macro ao evento Após Atualizar da lista de fornecedores. Essa Macro atualiza a lista Produtos, de tal maneira que somente sejam exibidos os Produtos do Fornecedor selecionado. A Utilização de eventos em associação com Macros e Procedimentos, nos oferece inúmeras possibilidades. Muitos dos problemas diários na utilização do Microsoft Access com formulários e relatórios podem ser resolvidos através da associação entre eventos e Macros ou Procedimentos. Na figura abaixo podemos ver os diversos eventos associados com um formulário:

Alguns eventos associados com um Formulário. Para acessar os eventos de qualquer elemento, basta fazer o seguinte: Em um Formulário ou Relatório, no Modo Estrutura, dê um clique com o botão direito do mouse sobre o elemento cujos eventos você quer acessar. No menu que surge dê um clique em Propriedades. Na janela que surge, dê um clique na Guia Evento, indicada na figura anterior. Na próxima lição aprenderemos a Criar Macros e associá-las a eventos de Formulários e Relatórios. O que são Macros e como utilizá-las: As macros são objetos de banco de dados, assim como formulários, tabelas, consultas, etc. As macros fornecem o meio mais fácil de automatizar o seu banco de dados. Quaisquer

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procedimentos que você tenha que fazer repetidamente, são bons candidatos a serem transformados em macros. As macros no Microsoft Access são completamente diferentes das macros em outras aplicações. Uma macro no Microsoft Access não é apenas uma série gravada de toques no teclado ou cliques de mouse, para automatizar tarefas repetitivas; ela realiza muitas funções que, de outra forma, exigiriam codificação. As macros economizam tempo por automatizar tarefas comuns, mas elas (quando escritas adequadamente) também ajudam a evitar erros assegurando que cada passo da macro é executado na ordem e exatamente como é necessário que seja feito. Você pode definir uma macro para executar, praticamente, qualquer tarefa que pode ser iniciada com o teclado ou com o Mouse. Um dos grandes benefícios das Macros é a sua capacidade de automatizar as respostas para muitos tipos de eventos, seja o evento uma modificação nos dados, a abertura ou fechamento de um formulário ou relatório, ou qualquer um dos tantos eventos disponíveis no Microsoft Access. Uma Macro pode conter uma única ação (como executar uma consulta por exemplo) , ou pode conter diversas ações. As ações podem ser executadas incondicionalmente, ou podemos colocar condições para que as ações sejam executadas. Por exemplo, posso fazer com que uma macro Emitir Pedido, associada ao evento Ao Fechar do formulário pedidos, somente seja executada após as 17:00. Em que situações Práticas do dia-a-dia devo utilizar macros: Podemos utilizar Macros para abrir uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer modo disponível (estrutura, folha de dados, visualização de impressão, etc). Também podemos utilizar uma macro para fechar qualquer tabela, consulta, formulário ou relatório que estiver aberto. Podemos usar as macros para abrir um relatório em Visualizar Impressão ou para enviar um relatório diretamente para a impressora. Também podemos utilizar as macros para enviar um relatório para um arquivo do Word, uma Planilha do Excel, um arquivo de texto, ou outros formatos. Podemos utilizar macros para abrir uma consulta de seleção no Modo Folha de Dados. Podemos basear os parâmetros da consulta em controles de qualquer formulário que esteja aberto. Por exemplo, podemos escolher Brasil em uma lista de países e dar um clique em um Botão Pesquisar. Uma macro associada ao evento Ao Clicar do botão pode conter uma ação para Abrir uma consulta a qual utiliza PaísDeDestino igual a Brasil como critério. É possível utilizar uma Macro para executar outras Macros ou módulos do Microsoft VBA. Também podemos utilizar macros para definir o valor de qualquer controle de um formulário ou relatório. Podemos simular as ações do teclado e fornecer entrada para caixas de diálogo do sistema, através da ação "EnviarSeqüênciaDeCaracteres", que veremos mais adiante.

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Podemos utilizar as macros para aplicar um filtro, ir para qualquer registro ou procurar dados na tabela ou consulta-base de um formulário. Podemos utilizar as macros com qualquer formulário para definir uma barra de menus personalizada e substituir a barra de menus padrão oferecida pelo Microsoft Access. Macros podem ser utilizadas para executar qualquer um dos comandos em qualquer um dos menus do Access. As macros podem ser utilizadas para dimensionar, minimizar, maximizar ou restaurar qualquer janela dentro da área de trabalho do Microsoft Access. Podemos mudar o foco para uma janela ou qualquer controle dentro de uma janela. Podemos exibir mensagens informativas e som a fim de chamar a atenção para as mensagens. Também podemos desativar os avisos do sistema quando tivermos macros que executam diversas consultas de ação (Atualização, Anexação, Criação de Tabela ou Exclusão), para que não tenhamos que responder Sim para uma série de perguntas. Podemos utilizar as macros para renomear qualquer objeto do nosso Banco de Dados. Podemos fazer uma cópia de qualquer objeto (Tabela, Consulta, etc) selecionado ou copiar um objeto para outro Banco de Dados do Microsoft Access. Podemos excluir objetos do Banco de Dados. Também é possível importar, exportar ou anexar tabelas de outros bancos de dados, ou importar ou exportar planilhas ou arquivos de texto. Podemos iniciar outros aplicativos através de uma macro, tanto no DOS quanto aplicativos do próprio Windows, e trocar dados com o aplicativo usando Dynamic Data Exchange (DDE) ou a Área de Transferência. Podemos enviar dados de uma tabela, consulta, formulário ou relatório para um arquivo de saída, e depois abrir esses arquivos no aplicativo adequado. Também é possível enviar seqüências de teclas para o aplicativo de destino. Podemos fazer muito através das macros. Agora aprenderemos como construir macros, e quais as principais ações de macro disponíveis no Microsoft Access. Será fornecido uma lista com todas

as

ações

disponíveis,

os

parâmetros

de cada

ação e

a

forma de utilização.

Na compra do arquivo .pdf, com todo o conteúdo do curso, você também recebe um arquivo com a descrição de todas as macros do Access, bem como todos os parâmetros de cada macro A Janela Macro e Criação da primeira Macro Agora aprenderemos a criar macros, bem como os detalhes sobre a janela de criação de Macros. Na seqüência será apresentada uma descrição completa de todas as ações de Macro disponíveis no Microsoft Access. Para criar uma macro faça o seguinte: •

Abra o banco de dados ExMacros.mdb, que está na pasta C:\CursoAccBasico.

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Dê um clique na Guia Macros.



Para criar uma nova macro dê um clique no botão "Novo", você verá a janela indicada na

figura abaixo:

Janela para definição de Macros no Microsoft Access.

Uma macro é constituída de uma ou mais ações. Cada ação é definida em uma linha separada. As diversas ações disponíveis podem ser selecionadas a partir da coluna ação, na qual existe uma listagem com todas as ações de macro do Microsoft Access. Após escolher uma ação, caso esta necessite de parâmetros adicionais para a sua definição, estes surgem na parte de baixo, conforme indicado na figura a seguir. A medida que você seleciona um dos parâmetros, no espaço ao lado, aparece uma explicação sobre o parâmetro. Na próxima figura, temos um exemplo da ação "Abrir Consulta" selecionada e dos seus parâmetros indicados na parte de baixo.

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Ação "Abrir Consulta", a qual apresenta três parâmetros. Para selecionar uma ação, basta abrir a lista de ações e selecionar a ação desejada. Esta lista esta classificada em ordem alfabética. Dica -> Ao invés de percorrer toda a lista em busca de uma ação, você pode rapidamente se deslocar para perto da ação desejada. Para isso digite a primeira letra do nome da ação. Por exemplo, ao invés de percorrer a lista em busca da opção "Salvar", basta digitar a letra S que o Microsoft Access ira posicionar na primeira ação que começa com a letra S. Na linha comentário você pode digitar uma descrição para a Ação que está sendo adicionada. Embora não seja obrigatória a colocação de um comentário, é aconselhável que você coloque comentários, pois isto facilita a documentação das Macros. Além disso daqui a algum tempo, se você tiver que alterar as macros, fica muito mais fácil se estas possuírem comentários descritivos das ações.

Na seqüência temos a descrição dos botões da Barra de Ferramentas da janela de macros:

Barra de Ferramentas da janela de criação de Macros. Alguns botões são os mesmos encontrados em diversas janelas (Salvar, Imprimir, Visualizar Impressão, Recortar, Copiar, Colar, Pincel e Desfazer), os 8 primeiros botões, da esquerda para a direita. A partir do nono botão temos a seguinte funcionalidade:

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Ao ser clicado, exibe um coluna com o nome da Macro. Exibe uma coluna de Condições, para que possamos executar as ações de acordo com uma ou mais condições. Insere uma linha em branco, acima da linha atual. Exclui a linha atual. Executa a macro e todas as suas ações. Executa uma única ação por vez, caso a macro possua várias ações.

Aciona o Construtor de Expressões. Exibe a Janela Banco de Dados. Permite a criação de novos objetos: Tabelas, Consultas, Formulários, etc. Assistente com ajuda. Cada ação é definida em uma linha. Uma macro pode conter uma ou mais ações. Podemos também ter condições em uma macro. Por exemplo, somente executar se o NúmeroDoPedido estiver entre 10500 e 11000. Tudo o que aprendemos sobre critérios em consultas, também é válido para condições de execução em macros. Antes de apresentarmos uma descrição detalhada de todas as ações de macros disponíveis, vamos a um rápido exemplo, apenas para ver como funcionam as macros e criarmos a nossa primeira macro. Exemplo: Crie uma macro que exiba uma mensagem "PRIMEIRO TESTE DE MACRO" e depois abra a consulta "Pedidos Trimestrais". Para criar essa macro faça o seguinte: •

Abra o banco de dados ExMacros.mdb.



Se não estiver na janela de criação de macros vá para esta janela clicando na guia

Macros. •

Dê um clique no botão "Novo"



Na primeira linha escolha a Ação CaixaDeMensagem. Conforme veremos adiante, esta

ação é utilizada para abrir uma janela e exibir uma mensagem.

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Na coluna comentário da primeira linha coloque: "Exibe uma mensagem de aviso"



Observe os parâmetros para a ação Caixa de Mensagem, os quais aparecem na parte de

baixo da janela. No parâmetro "Mensagem:", digite o seguinte: "PRIMEIRO TESTE DE MACRO". Deixe os outros parâmetros inalterados, veremos a descrição de cada um mais adiante. •

Na segunda linha, selecione a ação "AbrirConsulta"



Na coluna comentário da segunda linha coloque: "Abre a consulta Pedidos Trimestrais"



Observe os parâmetros para a ação "Abrir Consulta", os quais aparecem na parte de

baixo da janela. No parâmetro "Nome da consulta", abra a lista e escolha "Pedidos Trimestrais". •

Dê um clique no botão com o disquete para salvar a macro. O Microsoft Access solicita o

nome da macro, digite "Macro 01". Sua macro deve estar conforme indicado na janela abaixo:

Macro com duas ações já definidas: CaixaDeMensagem e AbrirConsulta. •

Para executar a macro, dê um clique no botão com o ponto de exclamação vermelho (!) .

Ao ser executada, a primeira ação "CaixaDeMensagem" exibe uma mensagem, conforme indicado na figura abaixo:

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Janela com a mensagem gerada pela ação

"CaixaDeMensagem." •

Dê um clique no botão OK para fechar a mensagem. Será aberta a consulta "Pedidos

Trimestrais. •

Para fechar a consulta basta clicar no "x" mais interno, pois se você clicar no x mais de

fora, você fechará o Microsoft Access.

Associando Macros a Eventos Neste item veremos alguns exemplos de macros e a associação destas com eventos de formulários e relatórios. Utilizaremos algumas das ações apresentadas na tabela do item anterior. Através da utilização de exemplos práticos, poderemos entender melhor a utilização das Macros. Exemplo 1: Vamos começar com um exemplo bem simples. Vamos criar uma macro chamada Maximiza, com uma única ação "Maximizar". Vamos associar esta macro a propriedade de evento "Ao Abrir", do formulário "Clientes" do banco de dados ExMacros.mdb, que está na pasta C:\CursoAccBasico. Para criar uma macro com uma ação Maximizar: •

Abra o banco de dados ExMacros.mdb.



Dê um clique na Guia Macros, depois dê um clique no botão Novo.



Na coluna Ação Escolha "Maximizar". Na coluna comentários digite: "Maximiza um objeto.

Associada ao Evento Ao Abrir." •

Dê um clique no botão com o disquete para salvar a macro. Ao ser solicitado o nome

digite: Maximiza, e dê um clique em OK. •

Feche a Macro.

Para associar a macro Maximiza com o evento "Ao abrir" do formulário Clientes: •

Dê um clique na Guia Formulários, dê um clique no formulário Clientes para marcá-lo e

depois um clique no botão Estrutura. Não esqueça que toda e qualquer alteração sempre é feita no modo estrutura.

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No modo estrutura, dê um clique com o botão direito do mouse na área cinza, fora da

grade quadriculada, e no menu que surge dê um clique em propriedades. Na janela que surge, clique na guia Evento. Gostaria de chamar a atenção para este detalhe. O Evento que queremos é o evento Ao Abrir do formulário, o qual é acessível através das propriedades do formulário. Para acessar estas propriedades, devemos clicar com o direito na área cinza e não na grade quadriculada. A grade quadriculada é chamada de "Seção Detalhe". Após clicar em propriedades, surge a janela indicada na figura a seguir. No título da Janela de propriedades deve aparecer Formulário, para você ter certeza que está acessando as propriedades do formulário e não da Seção Detalhe.

Propriedades de Evento do Formulário. •

Dê um clique no evento Ao abrir. Esse campo oferece uma listagem de todas as Macros e

Módulos disponíveis. Clique na flechinha para baixo para abrir esta listagem, e depois clique em Maximiza, conforme indicado pela figura a seguir:

Associando a macro Maximiza com o evento Ao abrir do formulário Clientes.

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Com isto você estará associando a Macro "Maximiza" com o evento "Ao abrir" do formulário Clientes. Na prática isso significa que toda vez que o formulário for aberto, ocorre o evento "Ao abrir", o qual por sua vez executa a macro Maximiza. •

Salve o formulário e vá para o modo Folha de Dados. Se o formulário não estiver

maximizado, o este será maximizado pela ação da macro Maximiza. Este foi um exemplo simples, com o objetivo da salientar a associação de uma macro com um evento de formulário. Agora veremos alguns exemplos mais elaborados. Exemplo 2 : Vamos supor que todo o final de mês você precisa gerar duas planilhas do Excel para enviar para o seu chefe. Uma das planilhas (vendas.xls) deve apresentar o total de vendas por PaísDeDestino. A outra planilha (pedidos.xls) deve apresentar o quantitativo de pedidos por vendedor (CódigoDoFuncionário). Para atender a esta solicitação você teria que fazer o seguinte: •

Criar uma consulta que calcula o total por PaísDeDestino



Criar uma consulta que contabiliza o quantitativo de pedidos por CódigoDoFuncionário



Executar a primeira consulta e salvar o resultado como uma planilha do Excel



Executar a segunda consulta e salvar o resultado como uma planilha do Excel

Com a utilização de macros podemos facilitar um pouco este processo. Em relação as duas consultas não tem jeito, precisamos criá-las. Após criadas as consultas, iremos utilizar uma macro para executá-las e exportar o resultado para as planilhas respectivas: vendas.xls e pedidos.xls. Esta macro deverá ser executada no final do expediente do último dia útil do mês. Para criar as consultas: •

Utilizando os conhecimentos apresentados no tópico sobre consultas, crie as duas

consultas, uma para calcular o total por PaísDeDestino dentro do mês atual e outra que forneça o quantitativo de pedidos por CódigoDoFuncionário. •

Salve as consultas como: Totais de Vendas por País de Destino e Quantitativo de

Pedidos por Funcionário, respectivamente. •

Agora é a hora de criarmos a nossa macro, a qual conterá as seguintes ações:



Uma Caixa de Mensagem



Uma ação SaídaPara que exporta o resultado da primeira consulta para o arquivo

C:\CursoAccBasico\vendas.xls •

Uma ação SaídaPara que exporta o resultado da segunda consulta para o arquivo

C:\CursoAccBasico\pedidos.xls •

Outra Caixa de Mensagem informando que a macro chegou ao fim.

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Iremos pedir que a macro crie os arquivos de Excel, na pasta C:\CursoAccBasico\. Também poderíamos pedir para que fosse salvo diretamente em um drive de rede, no qual o chefe tem acesso, por exemplo, X:\relatorios\chefe. Para criar a macro "Gera planilhas para o chefe": •

Clique na guia macros e dê um clique no botão Novo. Será exibida a janela macros

com uma macro em branco. •

Adicione quatro ações, conforme indicado nas tabelas a seguir:

Ação 1:

Ação : CaixaDeMensagem Comentário: "Inicializando a macro Relatórios do Chefe" Parâmetros da Macro: Mensagem: Geração de Relatórios de Vendas por PaísDeDestino quantitativo por CódigoDoFuncionário Alarme sonoro: Sim Tipo: Aviso ! Título: Relatório de Vendas Ação 2: Ação : SaídaPara Comentário: " Gera o arquivo c:\meus documentos\vendas.xls Parâmetros da Macro: Tipo de objeto: Consulta Nome do Objeto: Totais de Vendas por País de Destino Formato de saída: Microsoft Excel (*.xls) Arquivo de saída: C:\CursoAccBasico\vendas.xls Auto Iniciar: Não

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Arquivo Modelo: Ação 3: Ação : SaídaPara Comentário: " Gera o arquivo c:\meus documentos\pedidos.xls Parâmetros da Macro: Tipo de objeto: Consulta Nome do Objeto: Quantitativo de Pedidos por Funcionário Formato de saída: Microsoft Excel (*.xls) Arquivo de saída: C:\CursoAccBasico\pedidos.xls Auto Iniciar: Não Arquivo Modelo: Ação 4: Ação : CaixaDeMensagem Comentário: Mensagem de macro concluída com sucesso Parâmetros da Macro: Mensagem: Geração de relatórios concluída com sucesso !!! Alarme sonoro: Sim Tipo: Aviso ! Título: Macro finalizada. •

Salve a macro com o nome de Gera planilhas para o chefe.



Execute a macro, depois verifique se foram criados os arquivos vendas.xls e

pedidos.xls na pasta C:\CursoAccBasico\.

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Exercício: Crie uma consulta do tipo Criação de Tabela, que selecione somente os pedidos para o ano da Data do Pedido igual a 1997 e cujo valor do frete seja superior a R$10,00. Incluir os campos NúmeroDoPedido, DataDoPedido, PaísDeDestino e Frete. Essa consulta deve criar uma tabela chamada "Pedidos para 1997". Salve esta consulta com o nome de "Gera Pedidos para 1997". Crie uma segunda consulta do tipo Atualização, a qual aumenta em 20 % o valor do campo Frete na tabela "Gera Pedidos para 1997". Salve esta consulta com o nome de Atualiza Pedidos de 1997.Criar uma macro que executa estas duas consultas em seqüência e depois exporta os dados da tabela "Pedidos para 1997" para uma planilha do Excel na pasta C:\CursoAccBasico\. O nome do arquivo será pedidos.xls. Após exportar para a planilha do Excel, a macro deverá excluir a tabela "Pedidos para 1997" e emitir uma Mensagem:" Macro concluída com sucesso !!!!".

Conclusão: Neste item tratamos sobre a criação de macros básicas. Aprendemos a criar macros e associa-las com eventos. Desta maneira quando um determinado evento acontece, a macro associada ao evento é executada. Neste curso nos tratamos dos aspectos básicos do Microsoft Access, tais como: •

O Modelo Relacional de dados.



Tabelas.



Consultas.



Formulários.



Relatórios.



Macros.

Conceitos avançados, que envolvem programação, serão vistos no treinamento de Access Técnicas Avançadas, cujas primeiras lições estarão disponíveis a partir da final de Julho-2002.

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