8 Dis 2009 ... Dekan memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan terima kasih ...
Seterusnya Minit mesyuarat (MRM) yang lalu (18/11/09) disahkan ...
PPSP/QMS/MR/R3
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2010 MS ISO9001:2008 PPSP ======================================================================================================
TARIKH: 12 Oktober 2010 MASA: 9.00 pagi TEMPAT: Bilik Persidangan Utama Kehadiran: A.PENGURUSAN PPSP Bil
Jabatan / Jawatan
Nama
Kehadiran Sessi pagi
Sessi petang
1
Dekan
Prof. Abdul Aziz Baba
√
√
2
Timbalan Dekan (Akademik & Pembangunan Pelajar)
Prof Madya Shaiful Bahari Ismail
√
√
3
Timbalan Dekan (Siswazah & Latihan Iktisas)
Prpf Nik Abdullah Nik Mohamad
√
√
4
Timbalan Dekan (Penyelidikan)
Prof Ahmad Sukari Halim
x
x
B. AHLI JAWATANKUASA QMS 1
Penyelaras Kualiti
Kol (B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim
√
√
2
Wakil Pengurusan (MR)
Prof Mustaffa Musa
√
√
3
Timbalan Wakil Pengurusan
Prof Madya Shaiful Bahari Ismail
√
√
4
Ketua Juruaudit Dalam (CIA)
Dr Kirnpal Kaur Banga Singh
x
x
5
Timbalan Ketua Juruaudit Dalam II
En. Azhar Ahmad
√
√
6
Timbalan Ketua Juruaudit Dalam II
Dr Mohd Nazri Shafei
x
x
7
Ketua Pengawal Dokumen (CDC)
Pn. Rusidah Mat Yatim
√
√
8
Timbalam Ketua Pengawal Dokumen
En. Mohd Zaki Selamat
√
√
9
Setiausaha
En. Che Ismail Che Lah
x
x
10
JK Piagam Pelanggan
En. Nik Zahari Nik Aman
√
√
11
JK Audit Peralatan
En. Nik Zahari Nik Aman
√
√
12
JK Audit Keselamatan
En. Chandaran Govindasamy
√
√
C. Jabatan/Unit Bil 1
Jabatan / Jawatan Anatomi
Nama
KJ
PK
PD
W
√
1. Dr Mohd Asnizam Asari 2. En. Mohd Harissal Ismail
2
Anestesiologi
√
1. Dr Mohd Nikman Ahmad
√
2. Pn. Minah Mohd hassan 3. PM Shamsul Kamalrujan Hassan 3
Bahagian Akademik
1. En. Amyrulhan Azhari
√ √ √
2. En. Mohammad Zahari Ismail 4 5 6 7
Fasa I Fasa II Fasa III Bahagian Pentadbiran
Bahagian Siswazah
√
x
x
√
√
√
√
x
x
√
x
√
x
√
√
x
x
1. Dr Kamarul Aryffin Baharuddin
x
x
2. Pn. Azian Harun
x
x
1. Prof Dr Kamaruddin Jaalam
x
x
2. En. Nik Mat Mat Ghani
x
x
√
√
√
√
√
√
√
√
1. Pn. Suryani Ismail
√ √
1. Hj Mohd Zaki Selamat
√ √ √
2. En. Wan Shaipuddin Yahya 9
petang
√
1. Dr Mohd Suhaimi Ab. Wahab
3. Pn. Nor Marlisa Saudi Bahagian Penyelidikan
pagi
2. Pn Nabilah Mohd Nor
2. Pn. Hasnah Abdullah 8
Kehadiran
1. Pn. Nurashikin Mohd Ishak 2. Pn. Ruhil Hayati Mohd Juhari
√
√
x
√
x
x
x
10 11
Biostatistik & Metodologi
1. Prof Madya Nor Sa'adah Bachok
Penyelidikan
2. Dr Aniza Abd Aziz
Elektif
1. Dr Mohd Ismail Ibrahim
√ √
2. Cik Nureany Reeny Abdullah 12
Farmakologi
1. Dr Low Jen Hou
√ √
2. Dr Nik Nor Izah Nik Ibrahim 13
Fisiologi
1. Dr ang Boon Suen
√
x
√
x
x
x
√
√
√
x x
√
√
√
√
√
√
√
√
2. Pn Anis Azriniza Zainol
x
x
x
x
3. Pn Aminah Che Romli Fotografi
x
x
x
2. Pn Rohani Omar 14
√
1. En Aswan Zakaria
√
15
Grafik
1. En. Mohamed Zafrulalam M Zain 2. En. Mohd Padli Abd Ghaffar
x
x
16
AVA
1. Taufick Ahmad
x
x
√
√
17
Hematologi
√
√
√
x
1. Dr Nurul khaiza Yahya
x
x
2. Dr Wan Zuraida Wan Abd Hamid
x
x
√
x
√
√
√
x
√
2. Ismaruzi Ismail 1. Dr Abdul Rahim Hussein
√ √
2. Dr Noor Haslina Mohd Noor 18
Imunologi
19
KKKK
1. Dr Wan Mohd Zahiruddin W Mohd
20
Makmal Informatik Perubatan
1. En. Azmanzaifikar Ehsan A Bakar
(MIP)
2. En. Asmarudi Awang
21
Makmal Akademik (MPG)
1. En. Azhar Ahmad
22
Mikrobiologi
1. Dr Kirnpal Kaur Banga Singh
√ √
2. Pn. Eshah Nor √ √
√
2. En. Lokman Ali
√
2. Dr Nabilah Ismail 3. Che zaitun Che ismail 23
24
Neurosains
O&G
x
√
√
x
x
x
x
√
√
x
x
√
x
2. Dr Abdul Aziz Mohamed Yusoff
x
x
3. Dr Badrisyah Idris
x
x
4. Raja Siti Nazihah Raja Mohd Ghani
x
x
5. Pn. Mahfuzah Ibrahim
x
x
1. Dr Ramli Ibrahim
x
x
2. Pn. Paizah Umar
x
x
x
x
√
√
√
√
1. Dr Zamzuri Idris
25
Oftalmalogi
1. Dr Azhany Yaakub
26
Ortopedik
1. Dr Norazman Mat Zin
√
x
√
2. Dr Siti Raihan Ishak √
√
x
√
√
√
√
x
x
√
√
√
x
x
√
√
√
2. Dr Ismail Munajat 27
ORL
1. Dr Ramiza Ramza Ramli
28
Patologi
1. Dr Venkatesh R. Naik
29
Patologi Kimia
1. Dr Iskandar Zulkarnain Alias 2. PM K.N. Sirajudeen
x
x
30
Pediatrik
1. Dr Salmi Abd Razak
x
x
√
√
31
Pendidikan Perubatan
√
√
2. En. Che Ismail Che Lah 2. PM Mutum Samarendara Singh
√
2. En. Mohd Faris Irfan Che yusoff 1. Dr Ahmad Fuad
√
√ √
2. Cik Jemilah Yusof √
x
x
√
√
32
Perubatan
1. Dr Azlan Husin
√
√
33
Perubatan Kecemasan
1. Dr Nik Arif Nik Mohamed
x
x
2. Dr Ida Zarina Zaini
x
x
√
x
2. Pn. Siau Siau Lee
x
x
1. Dr Mohd Nazri Shafei
x
x
√
2. Dr Wan Syamimee Wan Ghazali
34 35
Perubatan Keluarga Perubatan Masyarakat
√
1. DrJuwita Shaaban
√
2. Dr Nik Rosmawati Nik Hussain 3. Pn. Siti Norizan Senik 36
37
Psikiatri
Pusat Genom Manusia
√
√
x
x
3. Cik Nur Fajrina Alias
x
x
x
√
x
√
√
1. Dr Sarina Sulong
√ √
√ √
4. Dr Wan Rohani Wan Taib
39
Radiologi
x
√
2. Pn. Noratifah Mohd Adam
Pusat Kemahiran Klinikal
x
x
2. PM Dr Hasanah Che Ismail
1. Dr Zahiruddin Othman
3. Dr Gan Siew Hua 38
√
PM Dr Mohd Iskandar Mohd Amin √
Pn Rosidah Mohd √
1. Dr Rohaizan Yunus 2. Dr Juhara Haron
40
Sains Rekonstruktif
1. En. Lau Hut Yee
41
Sains Sukan
1. Dr Chen Chee Keong
√
√
√
x
√
√
√
x
x
x
√
√
√
√
2. Pn Jamaayah Meor Osman
x
x
3. Pn Nik Sakinah Ibrahim
x
x
√
x
42
Surgeri
1. Dr Maya Mazwin Yahya
43
Blok Pembelajaran & Sumber
1. En. Ahmad Hafizuddin M. Halim
2. Pn Nur Azihah Zakaria
√
x √
√ √
√
x
x
x
44
Pelajar (BPSP)
2. En. Azmi Zahari
x
x
Makmal Penyelidikan Pusat
1. Pn Abdah Karimah Che Mohd Nor
√
x
(CRL)
2. Cik Nor Suhada Anuar
√
x
3. En. Ariffin Harun
√
x
Minit 1: Pengesahan Minit MRM yang lalu (18 November 2009) Dekan memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan terima kasih kepada semua yang hadir. Beliau menyatakan bahwa Kajian Semula Pengurusan (MRM) penting untuk pihak pengurusan untuk menyemak dan menilai prestasi dan keberkesanan pelaksanaan QMS. Beliau menambah bahawa baru-baru ini semasa audit dalaman banyak kelemahan yang telah dijumpai dan pada hari ini laporan analisa keseluruhan penemuan audit akan dibentangkan disamping input-input yang lain yang memerlukan tindakan lanjut daripada pihak pengurusan PPSP. Seterusnya Minit mesyuarat (MRM) yang lalu (18/11/09) disahkan tanpa sebarang pindaan.
Minit 2: Perkara Berbangkit Dari MRM 18 Nov 2009 JABATAN Anatomi
MASALAH/ISU
ULASAN/KEPUTUSAN MRM Nov 2009 KPP memaklumkan bhw pembelian telah dibuat 30 Nov 08. HOD diminta buat susulan.
STATUS TINDAKAN YG TELAH DIAMBIL Histology Teaching Slides telah di terima pada 24/12/2008 sebanyak 6 set
Permohonan telah dihantar kepada Jab Pembangunan bersama senarai semua peralatan yang perlu diselenggara secara berkala.
Semak hasil tindakan yang diambil
Perlaksanaan penyelengaraan secara berkala oleh Jabatan Pembangunan telah dijalankan keatas peralatan-peralatan Jabatan Anatomi pada 26 & 27 Mei 2010
Gagal mencapai Objektif kualiti no.1 tahun 2009 (`to ensure at least 70% pf PG students successfully
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Tercapai. Kesemua pelajar tersebut telah berjaya menamatkan pengajian
Histology Teaching slides
ULASAN/KEPUTUSAN MRM 2010 Pembelian telah dilakukan beberapa kali. TDA/KJ Anatomi akan berbincang tentang perkara ini.
complete their programmes within the stipulated duration`)
MIP
Keadaan persekitaran kerja yg tidak kondusif yg di alami selama 6 tahun seperti suhu panas dan sistem ventilasi yg tidak memuaskan dalam blok kerja yg terlalu sempit.
KPP/dekan mencadangkan agar permohonan baru utk ubahsuai perlu dibuat secara berperingkat2.
Buat masa ini ruang telah mencukupi. Masalah panas dah selesai
Perlu pemantauan/tindakan susulan
Pejabat Akademik
Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran seminggu sebelum blok bermula untuk diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.
Perlu memantau sama ada polisi ini dilaksanakan
Semua ketua/wakil kumpulan Diterima pelajar telah mengambil bahanbahan pengajaran dipejabat akademik sebelum sesi pengajaran. Data diperolehi dengan menggunakan sistem rekod didalam buku secara manual.
Fotografi
-peralatan tidak mencukupi seperti Camera dan komputer.
KPP/dekan:
Digital camera dah dibeli 2 unit
- Hanya 2 digital camera di Fotografi
Menrima kamera + video Printer 1 unit
- permohonan budget kpd atasan diuluskan dlm jumlah yg sedikit. Tak mencukupi untuk penambahan alatan baru. PK buat tindakan susulan
pada 2010.
Hematologi
Pediatrik
Pediatrik
-Beberapa bilik tutorial di bawah kelolaan PPSP dipinjamkan kepada pihak Jabatan Hematologi bagi penggunaa pelajar-pelajar pasca-ijazah
Tunggu pembinaan bilik baru siap. Buat tindakan susulan.
Permohonan untuk mengubahsuai kunci pintu kepada kunci pintu automatik telah dibuat kepada pihak pengurusan PPSP pada tahun 2007 (No daftar : 94-2007) & 2008 (No daftar : 246-2008). Namun kedua-dua permohonan tersebut diberi status ”Tangguh”.
Jab diminta buat susulan dengan pihak Pentadbiran
Dokumen berkaitan adalah sebagaimana yang dilampirkan bersama borang PAF Permohonan untuk mengubahsuai kunci pintu kepada kunci pintu automatik telah dibuat kepada pihak pengurusan PPSP pada tahun 2007 (No
Pelajar MPath I ditempatkan di bilik mesyuarat UPT dan juga di bilik pelajar MPath II. Selesai
Surat susulan berhubung dengan perkara ini telah dibuat pada 3 Nov 2009. Surat jawapan daripada PPKT yang diminitkan kepada kami oleh Bhg. Pentadbiran PPSP memaklumkan pemasangan terpaksa ditangguhkan ke tahun 2010 kerana masalah kewangan.
Diterima
Diterima
Pada 30 Ogos 2010, PPKT telah menghantar surat untuk pemasangan kunci tersebut. Dengan yang demikian, masalah ini dianggap selesai. Jab diminta buat susulan dengan pihak Pentadbiran
Surat susulan berhubung dengan perkara ini telah dibuat pada 3 Nov 2009. Surat jawapan daripada PPKT yang diminitkan kepada kami oleh Bhg. Pentadbiran PPSP memaklumkan pemasangan
Diterima
daftar : 94-2007) & 2008 (No daftar : 246-2008). Namun kedua-dua permohonan tersebut diberi status ”Tangguh”.
Mikrobiolog i
Dokumen berkaitan adalah sebagaimana yang dilampirkan bersama borang PAF -To revise the Mpath 1 log book for 2009/2010 session intake. Compilation of results should be considered in the revision. - Seminar topics should be revised and the two topics suggested should be included in the time table for the next batch of Mpath (2009/10). - Teaching for the next batch of Mpath students should be conducted in a larger room eg BT18 if candidates are more than 15 students. The broadband wireless internet facilities is now available at the PG Room, at micro lab and the students should be informed regarding this facilities. Requesting to upgrade the LCD projector and/or
terpaksa ditangguhkan ke tahun 2010 kerana masalah kewangan. Pada 30 Ogos 2010, PPKT telah menghantar surat untuk pemasangan kunci tersebut. Dengan yang demikian, masalah ini dianggap selesai.
Ukur hasil tindakan yang diambil
PPSP telah -PPSP). Akan diagihkan kepada unit/jab berkaitan. Jab perlu buat susulan.
-The log book has been revised. Only 20 copies of request forms are required rather than 50 (PPSP/PG/Micro/IR1). Our customers were satisfied and no further complaint received. -The seminar topics has been revised. AGE and meningitis has been included in the timetable for MPath1 2009/2010 session.
-The coordinator for MPath1 is aware of the condition and is ready to take action when the students exceed 20 people.
Diterima
compatible computer.
Neurosains
Pelajar MSc/PhD akan dipantau agar membentangkan hasil kajian.
Ukur hasil tindakan yang diambil
Fisiologi
-Pintu keluar masuk makmal menggunakan pintu yang sama.
Ambil tindakan susulan
JPM
-kerja- kerja pengubahsuaian telah selesai pada bulan Jun 2010.
Ambil tindakan susulan dgn KPP
2. Skrin & printer utk MPH 1 & 2 - Telah dibawa dlm meeting exco Dekan
JPP
3. Sekatan (Partition) bilik penyelidikan dan pascasiswazah JPM Laser Printer SLR Professional Speed Light Flash High end fax machine-laser based
Diterima
-UKP telah menambah 2 lagi alat pemadam api di dalam makmal.
- Alat pemadam api berada di luar makmal. - Susun atur meja makmal menyekat laluan semasa kecemasan. 1. Komputer riba utk pengajaran MPH
Papan tanda nama pelajar dan pembentangan hasil kajian sudah diadakan di jabatan Neurosains: 64% sudah membentangkan hasil kajian mereka [7 dari 11 orang] CAF telah diserahkan. -pintu kedua telah dibuat.
1. Desktop computer telah diserahkan kepada jabatanKomputer riba tidak dibekalkan. 2. Printer dan skrin telah dibekalkan.
Tunggu bila ada peruntukan utk beli laptop peruntukan a/dtg
3. Partition tidak boleh dilaksanakan kerana kekangan kewangan.
KPP/Dekan: akan timbang semula apabila menerima peruntukan 2010. Tindakan susulan oleh jabatan!
Masih menunggu bajet
Masih menunggu bajet dan lihat justifikasi juga
Colour Laser Printer Ubahsuaian Jabatan
CIA
Mengadakan ’refresher course’ kepada para auditor sebelum sesi audit dijalankan .
Dekan/KPP akan melihat peruntukan 2010
Peruntukan PPSP utk kursus internal auditor telah diluluskan.
Diterima
MR terus adakan taklimat kesedaran.
Taklimat telah diadakan pada 12 Jan, 2 Mac dan 23/9.
Diterima
Surat dpd CIA (PPSP/QMS/IA/R7/9) telah diterima memohon peruntukan PPSP (anggaran $16,000) utk 2 kursus
MR
Tingkatkan kesedaran / kefahaman ISO (polisi, objektif kualiti,dokumen prosedur, proses kerja, rekod dll ) di kalangan staf sepanjang tahun
KPP/ Dekan
Mengadakan peruntukan untuk Bajet 2010? kursus 'refresher ' untuk juruaudit terla dan kursus internal audit dikalanga pensyarah dan pegawai sains juruteknologis kanan.
Permohonan bajet 2010 telah dibuat. Kursus `refresher` telah diadakan pada 14-15 Julai.
KPP/Exco Dekan
Pindaan kepada Borang Penilaian Kompetensi Pensyarah
Perlu semak Borang penilaian kompetensi
Borang penilaian kompetensi telah dipinda (dah upload di laman web ISO, PPSP. Borang baru dah diedar kpd jab (Sept)
Mohon semua jab ambil perhatian tentang keperluan ini
TDA dan KPP
Kenalpasti dan mengwujudkan garispanduan/dokumen berkaitan proses kerja yang di `outsourced` seperti percetakan, pengajaran, pembuangan sisa makmal dan sebagainya. Keperluan CP untuk program MSc/PhD sama ada di setiap jabatan/unit atau di Bhg Siswazah (TDPSLI).
Perlu senarai dan kaedah menilai perkhidmatan oleh syarikat luar
Borang penilaian perkhidmatan `outsourced` ie. syarikat
Pindaan yg dibuat telah diterima. Ttg SKT, borang BPKS akan dilampirkan bersama borang SKT
Terdapat Jabatan spt Fisiologi, Mikrobiologi dan Neurosains yang mempunyai SOP prog MSc/PhD yang boleh di gunapakai untuk tujuan tersebut secara lebih sistematik.
Ada kawalan diperingkat IPS. Kini akan diperturunkan kuasa kpd PTJ (masih dalam peringkat penilaian)
Jabatan/unit boleh teruskan pemantauan. TDPSLI akan perkemaskan sistem ini sebelum dilaksana.
- 90% penghantaran disertasi kepada Pemeriksa Dalam dilakukan dalam masa 3 hari bekerja selepas senarai diluluskan oleh Majlis PPSP.
Perlu ukur dan analisa data pencapaian. TDPSLI perlu pantau keperluan ini.
TDPSLI/ Bhg Siswazah
-90% penyerahan kertas soalan kepada Unit Peperiksaan mempunyai `zero defect` dari segi format.
100%
Diterima
Diterima 100%
38.16% (Obj no IV) 66.92% (Obj no v) tak tercapai
TDPSLI perlu menyemak semula objektif kualiti Program Siswazah (yang juga digunapakai oleh Jabatan tertentu) iaitu berkaitan tempoh pengajian (setiap jenis program sama ada penyelidikan dan `mixed mode`) supaya lebih mudah diukur dan menepati kualiti sebenar.
TDPSLI/Bhg Siswazah telah adakan mesyuarat bersama-sama KJ pada 8/2/10
Diterima
Objektif 1: 64%
CAF disrahkan
Objektif 2: 29% (mendapatkan maklumbalas dari pelajar/ jabatan)
CAF diserahkan
Objektif 3: 80% (tercapai)
Diterima
Minit 3: Laporan Hasil Penemuan Audit A. `RE-CERTIFICATION AUDIT` OLEH SIRIM PADA 8-10 DISEMBER 2009
NCR
NCR 1 (AJ-1): 6.2: Did not evaluate the effectiveness of training
ie. Bengkel penulisan proposal Ogos, Dis; `Shock me to make me dance` (12/2/09); `8th nat Conf on Basic Statistical Methods` (April & Ogos); `Penilaian teknologi Kesihatan` (April) NCR 2 (FZ-1): 8.5.2 Corrective actions taken were not effective 1. Buku/bahan rujukan (IR) spt Guide book Phase III yg digunakan tidak terkini disesetengah jab. Dulu berlaku di (Farmako & O&G), kali ini berlaku di Oftalmologi
2. `Vetting session` utk end of posting exam questions tidak dilakukan
3. Tiada rekod supervisor report on PG student performance dilihat di HGC dan Surgeri
Punca Ketidakpatuhan MR dah jelaskan keperluan ini (Borang penilaian selepas latihan juga telah diwujudkan dan dimaklumkan kepada semua jab/Unit) tapi segelintir jab/unit tidak melaksanakan keperluan tersebut dan perkara ini tidak dipantau oleh Bhg HRU. Kekeliruan tentang jenis latihan yang memerlukan penilaian; kurang komitmen dpd staf dan Borang Penilaian yang kurang tepat.
Tindakan Pembetulan Human Resource Unit (HRU), PPSP telah mengenalpasti kursus/bengkel yg perlu dinilai. Kriteria kursus/bengkel yang perlu dinilai keberkesanan selepas latihan ialah: 1. kursus/bengkel berkaitan kemahiran mengajar dan penyelidikan. 2. kursus/bengkel yang diadakan sekurang-kurangnya 2 hari. `Borang Penilaian Keberkesanan Latihan` untuk staf akademik yang telah dipinda.
1.Tiada proses semakan bahan-bahan pengajaran diwujudkan di Bhg Akademik untuk memastikan semua Buku-buku panduan akademik dan sebagainya yang digunakan adalah terkini disemua peringkat (Pej Akademik dan jabatan).
1.Satu mekanisme/proses/borang semakan telah diwujudkan oleh Bhg Akademik bagi memastikan semua buku panduan akademik yang digunakan ada konsisten/terkini.
2.Tiada fail/rekod diwujudkan untuk merekodkan semua proses `vetting` di jabatan.
2.Fail rekod untuk semua proses `vetting` telah diwujudkan/dikemaskini di jabatan
3.Sistem yang digunapakai adalah secara manual dan tidak berkesan untuk memantau prestasi pelajar Siswazah.
3.Sistem pemantauan prestasi pelajar siswazah secara `on line` (Grasis) (http://healthycampus.usm.my/grasis/progrep/sen_pelajar.asp). telah dibangunkan oleh pihak Institut Pengajian Siswazah (IPS) yang boleh digunakan oleh semua penyelia pelajar.
MR memaklumkan bahawa semua bukti tindakan pembetulan telah diserahkan kpd SIRIM dan NCR ditutup pada 19 Feb 2010. Pensijilan telah dilanjutkan sehingga Mac 2013. JABATAN/UNIT
SFI (`Re-certification Audit)
TINDAKAN
STATUS SEMASA
TDA/HRU
Outsourcing: Need to identify control for both internal and external outsource processes (apa yang dinyatakan dalam manual Kualiti tidak terperinci/lengkap).
KPP/TDA akan kenalpasti apakah proses-proses yg di `outsource` dan jelaskan caracara mengawal pihak ketiga yang menjalankan proses kerja tersebut. Boleh dihuraikan dgn lengkap dalam manual kualiti atau masukkan dalam CP bhg `Purchasing` Bhg Pentadbiran. Senarai akan diserahkan kpd SIRIM sebagai bukti tindakan.
Percetakan: Borang Penilaian syarikat percetakan telah diwujudkan dan digunakan. Pindaan kepada manual Kualiti telah dilakukan.
KPP/AVA
Infrastructure & Work environment: Celling di DK8 & 3, tercabut, lampu tak menyala, karpet ygn tidak lekat di lantai, LCD di DK8 tak cukup cerah dan kebersihan perlu ditingkatkan di DK3 (melibatkan AVA/KPP).
KPP/AVA telah wujudkan jadual pemantauan secara berkala (W/pun kerja2 dilakukan oleh pihak lain spt Jab Pembangunan etc). Jadual ini akan diserahkan kpd SIRIM sebagai bukti tindakan.
Jadual pemantauan berkala utk semua DK sedang dilaksanakan.
TDP & R&D
Skop `management of Research` tidak dimasukkan dalam audit kali ini kerana CP yang diperlukan tidak diwujudkan. TDP/R&D perlu
TDP & R&D telah wujudkan CP dan `macro process map` dan `delivery map` untuk skop `management of research`.
Pindaan kepada Manual Kualiti telah dilakukan (berkuatkuasa 15 Julai 2010).
KEPUTUSAN MRM
Mesyuarat menerima dan mengambil maklum terhadap tindakan dan status semasa untuk setiap cadangan.
sediakan CP, laksana CP baru dan melalui internal audit sebeklum surveilance audit oleh SIRIM 2010 nanti
Salinan CP dan lain2 akan diserahkan kpd SIRIM sebagai bukti tindakan.
B. AUDIT DALAMAN YANG TELAH DIADAKAN PADA 26JULAI- 02 OGOS (Laporan oleh CIA) Tarikh Audit : 26 Julai – 2 Ogos 2010 Objektif: 1) Memastikan sistem pengurusan kualiti (SPK) untuk pengajaran & pembelajaran PPSP serta pengurusan penyelidikan dijalankan secara berkesan dan menepati semua keperluan MS ISO9001:2008 dan keperluan lain yang ditetapkan oleh PPSP 2) Mengenalpasti aspek-aspek penambahbaikan yang boleh dijalankan Skop : Merangkumi penilaian terhadap keseluruhan SPK bagi pembangunan kurikulum serta pengurusan pengajaran & pembelajaran (pra dan pasca siswazah) dan melibatkan penilaian terhadap manual kualiti, dokumen prosedur, dokumen rujukan, arahan kerja, rekod, perjalanan proses, kefahaman staf dan persekitaran kerja. Pengauditan rekod-rekod kualiti bermula dari 9 Oktober 2009 sehingga tarikh audit. Standard yang digunapakai: MS ISO 9001:2008 QMS Requirements, Prosedur, Perundangan/Akta berkaitan (cth: Akta Universiti) termasuk keperluan lain yang berkaitan spt. MQA. PERUBAHAN UTAMA DALAM SPK PPSP
-Penambahan skop: Pengurusan Penyelidikan PROGRAM AUDIT DALAMAN 2010 Sebanyak 43 jabatan / unit / program / pejabat telah diaudit. Organisasi: Pusat Pengajian Sains Perubatan, Universiti Sains Malaysia. Tarikh Audit Dalaman: 26 Julai – 2 Ogos 2010. Timbalan Ketua Juruaudit Dalaman: Dr. Mohd Nazri Shafei & En. Azhar Ahmad
SENARAI JURUAUDIT DALAMAN MENGIKUT PASUKAN DAN JABATAN / UNIT YANG DIAUDIT PASUKAN AUDIT
PASUKAN A
JURUAUDIT
JABATAN / UNIT
(* Ketua Pasukan)
YANG DI AUDIT
* En. Chandran Govindasamy (LA) PM Dr. Fauziah Mohd. Idris Pn Norsalwah Omar
PASUKAN B
* Dr Rapiaah Mustaffa En Mohd Rafi Mustapha
a) b) c) d) e)
Pengurusan Tertinggi Pejabat Pentadbiran Setor PPSP Ketua Pengawal Dokumen Ketua Juruaudit Dalaman
a) Pejabat Siswazah b) Elektif c) Jabatan Pediatrik
Pn. Azma Hayati Abdullah
PASUKAN C
* Dr. Juhara Haron
a) Pejabat Akademik b) Jabatan Otopedik c) UKP - AVA
Dr. Chen Chee Keong En. Lau Hut Yee Pn. Abdah Karimah Pn. Faizah Ishak
PASUKAN D
* Dr Nik Rosmawati N Hussin (LA) Dr Mohd. Ismail Ibrahim
a) b) c) d)
Jabatan Fisiologi Jabatan Mikrobiologi UKP - Fotografi Unit Sains Sukan
a) b) c) d)
Jabatan Perubatan Jabatan Psikiatri Pejabat R & D Pusat Genom Manusia
a) b) c) d)
JPM Jabatan Surgeri Unit Sains Rekonstruktif Jabatan Anestesiologi
Dr Aziah Daud En Muhammad Faris Irfan CM Yusof En Fadzil Ramli
PASUKAN E
* Dr. Wan Azman W. Sulaiman Dr. Aini Suzana Adenan Dr. Low Jen Hou En. Ahmad Hafizuddin
PASUKAN F
Pn Rohani Omar * Dr Mohd Nazri Shafei (LA) Dr Mohd Shafei Abdullah En. Che Ismail Che Lah
En. Nik Ahmad Shah
PASUKAN G
* Dr. Zul Izhar Mohd. Ismail En. Nik Zahari Nik Aman
a) Jabatan Anatomi b) Jab Pend Perubatan c) Jabatan Hematologi
En. Zakaria Abu Samah En. Azhar Ahmad
PASUKAN H
* Dr. Abdul Rahim Hussein Dr. Chan Yean Yean
a) MPG b) MIP c) Jabatan Imunologi
Cik Norizam Yusof
PASUKAN I
* Dr. Ahmad Lutfi Yusof(LA) Dr Aniza Abd Aziz
a) b) c) d)
Jabatan Oftalmologi Jabatan Perubatan Keluarga Jabatan Neurosains CFCS
En Mohd Zaki Selamat Pn. Jamaayah Meor Osman En Mohd Rodin Che Yusoff
PASUKAN J
* Dr Nazri Mustaffa Dr Ang Boon Suen
a) Jabatan O & G b) Jabatan Patologi c) Unit Biostatistik
Dr Zeehaida Mohamad (LA) Dr Ahmad Amir Ismail
PASUKAN K
* Puan Rusidah Mat Yatim (LA) Cik Ang Cheng Yong
a) b) c) d)
Jabatan Farmakologi Jabatan ORL-HNS Pusat Kemahiran Klinikal Grafik
En. Azmanzaifikar Ehsan
PASUKAN L
* Dr. Zamzuri Idris En. Arifin Harun Cik Norsuhada Anuar
a) Jabatan Radiologi b) Jabatan Patologi Kimia c) Jabatan Perubatan Kecemasan
JADUAL AUDIT DALAMAN PASUKAN AUDIT
A
B
C
D
F
G
H
I
J
K
L
HARI PERTAMA ( 26 Julai 2010 ) Mesyuarat Pembukaan
9.00pg BPU PAGI
E
Pengurusan Tertinggi
Siswazah
Akademik
Fisiologi
Pusat Genom
JPM
Anatomi
MPG
Oftal
O&G
Farmako
Radiologi
Patologi
ORL-HNS
Patologi
Manusia PETANG
CIA
Per Keluarga
HARI KEDUA
PAGI
Pejabat Pentadbiran
Elektif
Otopedik
Mikrobiologi
Psikiatri
( 27 Julai 2010)
Surgeri
JPP
Imunologi
Neurosains
Kimia PETANG
Fotografi
Pejabat
Sains Rekonstruktif
Grafik
R&D
PAGI
Setor PPSP
Pediatrik
AVA
Sains Sukan
HARI KETIGA ( 28 Julai 2010) Perubatan Anestesiologi Hematologi
MIP
CFCS
Biostatistik
Pusat Kemahiran Klinikal
Per Kecema san
PETANG
Operasi Kontigensi
HARI KEEMPAT
PAGI /
( 29 Julai 2010)
Penyediaan Laporan Audit
PETANG 2.30ptg
Mesyuarat Penutup ( 2 Ogos 2010 )
BPU
RINGKASAN PENEMUAN AUDIT Bil.
Jabatan / Unit / Program
1.
Pengurusan Tertinggi (MR, Pej. Dekan / Timb. Dekan) Ketua Pengawal Dokumen (CDC) Ketua Juruaudit Dalaman (CIA) Pejabat Pentadbiran Setor PPSP Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3) MD (Elektif) CFCS Pejabat Siswazah Anatomi Anestesiologi Epidemiologi & Biostatistik Perubatan Farmakologi Fisiologi Hematologi Imunologi Mikrobiologi & Parasitologi P.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Bilangan NCR
Bilangan Cadangan Penambahbaikan (SFI)
4 4 4 9 4 5 0 3 1 3 4 3 4 2 3 2 5
4 2 2 9 3 8 1 7 4 1 6 3 0 3 4 4 1
18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43.
Neurosains Oftalmologi O&G ORL-HNS Otopedik Patologi Patologi Kimia Pediatrik Pendidikan Perubatan Perubatan Perubatan Kecemasan Perubatan Keluarga Perubatan Masyarakat Psikiatri Pusat Genom Manusia Radiologi Sains Sukan Sains Rekonstruktif Surgeri Grafik Makmal Informatik Perubatan (MIP) Makmal Pelbagai Guna (MPG) Pejabat R & D Pusat Kemahiran Klinikal UKP (AVA) UKP (Fotografi)
5 5 5 3 4 5 0 1 4 5 4 4 1 3 1 3 5 6 6 6 2 2 0 1 1 6 JUMLAH
4 7 1 5 5 3 1 5 5 5 4 8 1 6 3 3 2 7 3 0 11 4 4 2 5 5 148
171
PERBANDINGAN BILANGAN NCR/SFI MENGIKUT TAHUN:
LAPORAN NCR 2010 MENGIKUT KLAUSA Klausa
4.2.1
Keperluan Standard
Pernyataan Ketidakpatuhan
Tempat
Bilangan %
(Requirements)
(NCR)
(Jabatan/Unit/Program) NCR
Documentation Requirements
CP incomplete / being changed / not clear, Senarai induk dokumen tidak didaftarkan
O&G, Perubatan Keluarga
The Quality Manual has not been updated / needs corrections
Pengurusan CFCS
2
1.4
tertinggi, 2
1.4
4.2.2
- General Quality Manual
4.2.3
Control of Documents
Dokumen luaran bukan yang terkini, reference document not available, no/wrong reference nos. of documents, flowchart in CPs wrong, effective date on documents not stated, documents not signed/stamped, obsolete/photocopies of documents being used, amendment of CP not approved, mistakes in CPs, document not available, movement of documents not controlled, Master list not updated
CDC, Biostat, Farmako, CFCS, Neuro, Oftalmo, JPP, Perub., Neuro (2), Perub. Kecemasan, Radio, Sains Sukan, Rekons, Surgeri, Grafik, Fotografi, Perub. Keluarga, MIP
19
12.8
4.2.4
Control of Records
Records not updated, wrong reference no.of records, no evidence of letters, record of logbook not available, no reference no. for records, no masterlist of records, records not retrievable
CDC, Pentadbiran, Stor, Akademik, Anatomi, Anest, Fisio, Hemato, Mirob, Neuro, O&G, ORL, Ortho, Patologi, Sains Sukan,
25
16.9
5.1
Management Commitment
No latest minute of MRM (Nov. 2009). Quality policy also not updated
5.3
Quality Policy
The Quality Policy of PPSP :
Rekons, Surgeri, Grafik, Fotografi, Biostat, farmako, pediatrik, JPP, imuno, MPG Surgeri, anest
2
1.4
Pengurusan tertinggi
1
0.7
Ortopedik, perub. kelaurga
2
1.4
i) has not been reviewed since 2008 (new scope on research management not included) ii) does not include a commitment for continually improving the QMS Objektif-Objektif Kualiti untuk pelajarpelajar ‘PG’ & ‘MD’ tidak dipaparkan
5.4.1
Quality Objectives
5.5.1
Responsibility and Authority
Carta organisasi tidak dipamerkan/carta organisasi yg tidak terkini atau maklumat tidak sama spt dalam rekod senarai staf, tiada JD/ JD tidak dikemaskinikan, responsibility in CP not followed . No appointment letter for PK/DC
Pengurusan tertinggi, CIA, 11 stor, pentadbiran, oftalmo, ortho, perub, perub. Keluarga, rekons, surgery, anatomi
7.3
Internal Communication
No evidence of ISO awareness/training been given to staff, No meeting (last in 2009), Q obj not displayed
Patologi, rekons, grafik, surgeri, MPG
4.0
5.5.2
5.5.3
JPP, 6
5.6
MRM
5.6.2
No records / files
O&G, MIP
2
1.4
Kurikulum review tiada surat panggilan
Mikrob
1
0.7
CFCS, MPG
2
1.4
dan minit mesyuarat. Yang ada hanyalah attendance 6.1
Resource Management
Inadequate staff for higher workload,
6.2
- Provision of Resources
No proper files/records of staff data
6.2.1
Human Resources (General)
(biodata, courses attended, copies of certificates)
6.2.2
Competence, Awareness & Training
Tiada pemantauan keberkesanan latihan, tiada latihan untuk staf lama, tiada penilaian kompetensi staf, tiada bukti latihan/ perancangan latihan
6.3
Infrastructure:
Bilik Penyimpanan Fail Peribadi didapati agak sempit. Ini menyebabkan fail-fail tidak disimpan dengan teratur. Susah untuk mencari fail dengan cepat dan sempurna. Senarai inventori peralatan tidak dipamerkan
- inventori dewan/lab, peralatan mengajar, perabot
6.4
Work Environment
Tidak ikut peraturan keselamatan, bilek pengajaran / pejabat tidak diselenggara, Pelan tindakan kecemasan makmal tidak dikemaskini
Pentadbiran, CFCS, 10 farmako, ORL, Perub. Kecemasan, JPM, Psikiatri, Rekons, grafik, fotografi Pentadbiran, fisio, hemato, 7 patologi, sains sukan, Pusat Kemahiran Klinikal, fotografi
6.8
Stor, hemato, JPP, sains sukan, fotografi, psikiatri, neurosains
4.7
7
4.7
7.1
Product Realization Planning of Product Realization - procedures for delivery of T & L (planning)
CP1, CP2, CP3, CP4 and CP5 have errors/inappropriate: (i) attachments consist of actual letters, memos & records (ii) CP4 – responsibility detailed in section 6.1 is different in the flowchart
Pentadbiran,
1
0.7
Perubatan
1
0.7
(iii) CP1 & CP2 – forms used are declared as References instead of Appendixes (iv) CP1 – 6.4(v) Prosedur cetakan refers to a reference/garis panduan that does not exist. (v) CP5 – no references given for records stated. Laporan kemajuan disertasi tidak dijalankan selepas 2007 (atau tidak direkodkan)
7.2.2
Review of requirements related to Product
7.2.3
Customer Communication
Tidak ada mekanisma maklumbalas pelajar siswazah Fasa 2&3
Perubatan
1
0.7
7.3.2b
Design and development inputs
Questions for end of posting exam undergrad were not vetted. One of the vetting session for PG was not chaired by HOD (stated in CP the need to chair the session)
Anestesiologi
1
0.7
7.5.1
Control of Production & Service Provision
Insufficient control of examination questions/papers during receiving, maintenance & dispatching – need for detailed documented procedure/work instruction. Also no record of controlled
Pentadbiran, akademik, 4 mikrob, psikiatri
2.7
access to ‘Bilek Kebal’ where exam papers are kept. Requirement in CP1-section 6.4 is not followed i.i. Academic & Postgraduate departments must submit exam questions at least 2 weeks before date of exam. In actual practice, exam questions are mostly received up to 2 days before the exam. This can be seen in the Quality Objective for this activity which is set as 2 days before date of exam (Pemantauan Objektif Kualiti – PPSP/Pent/UPSM/R33) Penerimaan kertas soalan dan kertas jawapan tidak ditandatangani oleh penerima (Pegawai akademik) selepas diserahkan oleh pengawas peperiksaan. Selain itu, tiada rekod soalan lebihan dilupuskan. Continous assessment tidak menggunakan borang yang sepatutnya.
7.6
Control of Monitoring & Measuring Devices
No available maintenance records for equipments used in the Exam Unit and other quality processes/services eg. Photocopy Machine – Minolta Di450
Tiada pengesahan Rekod QC suhu alatan oleh pegawai bertanggungjawab
Pentadbiran, anatomi, 5 neurosains, patho, biostat
3.4
Kalibrasi dan penyelenggeraan berkala alatan tidak dijalankan
8.2.1
Customer Satisfaction
Customer satisfaction survey / feedback not done/ not satisfactory
8.2.2
Internal Audit
Beberapa juruaudit yang digunakan dalam program audit dalaman adalah tidak terlatih seperti yang ditetapkan dalam Manual Kualiti (8.2.2(b)) iaitu perlu dilatih oleh badan bertauliah Cth :- En. Fadzil Ramli, Cik Norizam Yusuf, Cik Norsuhada Anuar dan Dr. Aini Suzana Adenan Terdapat percanggahan dalam skop audit dalaman. Surat daipada Timbalan CIA (PPSP/QMS/MR/R7-32(10), 12 Julai 2010) mengatakan skop merangkumi penilaian terhadap pembangunan kurikulum serta pengurusan pengajaran & pembelajaran (pra dan pasca siswazah) dan melibatkan pengauditan rekod-rekod kualiti bermula dari 1hb Januari 2010 sehingga tarikh audit. Wakil pengurusan (MR) dalam mesyuarat pembukaan mengatakan skop audit termasuk pengurusan penyelidikan dan pengauditan rekod-rekod kualiti bermula dari 9 hb Oktober 2009 (tarikh audit dalaman yang lepas) sehingga tarikh
Akdemik, anest, farmako, mikrob, oftal, O&G, ortho, patho, perub kecemasan, radiologi, sains sukan, rekons, grafik, AVA, genom CIA, pengurusan tertinggi
15
10.1
2
1.4
audit.
8.2.3
Monitoring & Measurement of Processes / Products
Rekod-rekod audit dalaman tidak dikemaskinikan :
8.2.4
CIA, stor, O&G, ORL, perubatan, grafik, siswazah
7
4.7
Cth : - Rekod Internal Audit Plan - Rekod Internal Audit Team - Record of Correspondence Rekod tidak diisi / maklumat tidak lengkap untuk beberapa rekod : Cth : - Rekod Borang Agihan Alatan Bahagian Pentadbiran – tarikh 9/12/2009 - Rekod Penerimaan / Pengambilan Bungkusan – tarikh 22/07/2009 Tidak mengisi nama penyelia dan tajuk disertasi pada cetakan nama calon selepas naik tahun 2.
8.4
Analysis of Data
No analysis of data regarding conduct of examination eventhough a lot of data is available . eg. attendance of invigilators
Pentadbiran, pathology
2
1.4
8.5.1
Continual improvement
Pengukuran objektif kualiti mengambil kira semua PG candidate (termasuk Msc dan Phd) sedangkan skop CP adalah untuk MPath sahaja
Mikrob, fotografi, oftalmo, 6 O&G, radio, perub. kecemasan
4.0
Objektif kualiti tidak dianalisa Objektif kualiti No 1 jabatan tidak dicapai,
37% vs 70% sasaran – tiada penambahbaikan direkodkan
8.5.2
Corrective action
Tiada tindakan pembetulan, tiada penggunaan borang CAF
Surgery, akademik, imuno
3
2.0
8.5.3
Preventive action
Tiada fail / rekod
akademik
1
0.7 100
JUMLAH
148
PERBANDINGAN TAHUNAN UNTUK KLAUSA YANG KERAP MEMPUNYAI BILANGAN NCR TINGGI Klausa Keperluan Standard
%
(Requirements)
2006 Bil. NCR
4.2.3
Control of Documents
67/453
14.79 35/182
19.23 25/179
13.97 28/200
14.00 19/148
12.8
4.2.4
Control of Records
23/453
5.08
33/182
18.13 26/179
14.52 30/200
15.00 25/148
16.9
5.5.1
Responsibility and Authority
32/453
7.06
10/182
5.49
13/179
7.26
13/200
6.50
11/148
7.3
6.2.2 6.3
Competence, Awareness & Training Infrastructure
39/ 453 22/ 453
8.61 4.86
17 /182 7 / 182
9.34 3.84
13 /179 13/ 179
7.26 7.26
13/200 12/200
6.50 6.00
10/148 7/148
6.8 4.7
7.5.1
Control of Production & Service Provision Analysis of Data
110/453
24.28
7 / 182
3.84
12 /179
6.70
5/200
2.50
4/148
2.7
32 / 453
7.06
7 / 182
3.84
10 /179
5.59
6/200
3.00
2/148
1.4
8.4
2007 Bil. NCR
%
2008 Bil. NCR
%
2009 Bil. NCR
%
2010 Bil. NCR
%
JABATAN / UNIT YANG BELUM MENUTUP NCR (sehingga 7.10.10) BIL.
JABATAN / UNIT
Bil. NCR
Klausa ISO 5.3 & 8.2.2 4.2.3 (2), 5.5.1, 8.2.1, 8.5.1 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 6.2.2, 8.2.1, 8.2.3 4.2.3, 6.2.2, 8.2.1, 8.5.1 4.2.1, 4.2.3, 5.4.1, 5.5.1 4.2.3, 8.2.1, 8.5.1
1. 2. 3.
Top Management Jabatan Oftalmologi Unit Grafik
2 5 6
4. 5. 6.
Jabatan Perubatan Kecemasan Jabatan Perubatan Keluarga Jabatan Radiologi
4 4 3
PERBANDINGAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (MENGIKUT JABATAN/UNIT): TAHUN 2006 - 2010
Bil.
Jabatan / Unit / Program
Bilangan NCR 2007 2008 2009
2006 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Pengurusan Tertinggi (MR, Pejabat Dekan / Timbalan Dekan) Ketua Pengawal Dokumen (CDC) Ketua Juruaudit Dalaman (CIA) Pejabat Pentadbiran Setor PPSP Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3) MD (Elektif) CFCS Pejabat Siswazah Anatomi Anestesiologi
2010
7
0
0
2
4
3 4 12 9 22 22 17 14 9 9
1 0 2 7 6 6 1 1 6 3
1 1 3 1 3 1 3 0 7 4
1 0 1 3 6 1 1 15 4 6
4 4 9 4 5 0 3 1 3 4
12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
Epidemiologi & Biostatistik Perubatan Farmakologi Fisiologi Hematologi Imunologi Mikrobiologi & Parasitologi P. Neurosains Oftalmologi
15 7 22 9 6 6 14 9
5 4 8 1 1 3 9 4
0 8 1 0 7 1 5 4
2 10 6 7 2 2 7 2
3 4 2 3 2 5 5 5
20. 21. 22.
O&G ORL-HNS Otopedik
19 17 16
9 16 3
13 5 2
12 6 3
5 3 4
23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.
Patologi Patologi Kimia Pediatrik Pendidikan Perubatan Perubatan Perubatan Kecemasan Perubatan Keluarga Perubatan Masyarakat Psikiatri Pusat Genom Manusia Radiologi Sains Sukan Sains Rekonstruktif Surgeri Grafik Makmal Informatik Perubatan (MIP) Makmal Pelbagai Guna(MPG) Pejabat R & D Pusat Kemahiran Klinikal UKP (AVA)
10 3 9 18 14 8 10 6 16 3 7 14 2 15 8 2 8 11 6
3 0 1 5 2 6 4 5 5 4 4 4 7 6 3 1 5 6 8
5 0 3 1 9 5 6 3 5 5 9 2 6 3 8 9 11 2 2 3
5 1 6 8 5 6 2 6 9 1 3 3 5 6 7 3 1 0 2 8
5 0 1 4 5 4 4 1 3 1 3 5 6 6 6 2 2 0 1 1
43.
UKP (Fotografi)
JUMLAH
11
4
6
6
6
453
182
179
200
148
5 JABATAN/UNIT YANG TELAH MEMPERBAIKI SISTEM PENGURUSAN KUALITI DENGAN KETARA : 1) 2) 3) 4) 5)
Siswazah (15 NCR 1 NCR) Farmakologi (10 4) O&G (12 5) Psychiatry (9 3) AVA ( 8 1)
JABATAN/UNIT YANG PERLU MEMPERBAIKI LAGI SISTEM PENGURUSAN KUALITI: 1) 2) 3) 4) 5)
Pejabat Pentadbiran Unit Rekonstruktif Jab Surgeri UKP – Fotografi Unit Grafik
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN KESELURUHAN: A) Sistem Pengurusan Kualiti PPSP : i. Tingkatkan kesedaran / kefahaman ISO (polisi, objektif kualiti, dokumen prosedur, proses kerja, rekod dll ) di kalangan staf sepanjang tahun. ii. Komitmen yang lebih dari semua kakitangan di sesebuah jabatan/unit diperlukan - agihkan tugas di kalangan staf untuk mengurangkan beban ke atas Penyelaras Kualiti dan Pengawal Dokumen. B) Program Audit Dalaman : i.
Melatih lebih ramai juruaudit dalaman yang baru (kumpulan sasaran: pensyarah, pegawai sains dan juruteknologis kanan) – secara tidak langsung meningkatkan penglibatan dan kefahaman tentang ISO9001:2008.
ii.
Mengadakan kursus ' refresher ' untuk juruaudit terlatih sedia ada - ini akan membolehkan lebih ramai lagi juruaudit mahir dalam sesuatu pasukan supaya audit yang lebih menyeluruh dapat dilakukan di sesuatu jabatan/unit/program
KESIMPULAN Audit dalaman telah dijalankan dengan jayanya dan secara keseluruhannya sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001 bagi PPSP dilaksanakan dengan baik dan berkesan.
Minit 4: Polisi dan objektif kualiti Polisi kualiti telah dipinda untuk memasukkan skop `pengurusan penyelidikan` dan penambaikan berterusan`.
A. PENCAPAIAN
OBJEKTIF KUALITI PPSP (Program MD, Program Siswazah dan Pengurusan
Penyelidikan)
PPSP QUALITY OBJECTIVES i. ii. iii. iv. v. vi. vii.
To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above). To achieve a passing rate of at least 75% in each undergraduate professional examinations (I, II & III). To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year. To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year
TREND PRESTASI OBJEKTIF KUALITI ISO9001:2008, PROGRAM MD PPSP
30% With Grade B and Above
0
PEPERIKSAAN IKHTISAS
Pro. 3
2005/06 2006/07 2007/08 2008/09 2009/2010 2009/2010, 38.7
2008/09, 54.4
2006/07, 46.5
2007/08, 43
2006/07, 47.7
2005/06, 40.2
Pro. 2
2005/06, 40.1
2008/09, 64.6
Pro. 1
2009/2010, 34.3
10
2009/2010, 32.1
20
2008/09, 39.5
30
2007/08, 30.1
40
2006/07, 37
50 2005/06, 43.6
PENCAPAIAN (%)
60
2007/08, 67.8
70
Pro 1 Pro 2 Pro 3
Ikhtisas 1 Ikhtisas 2 Ikhtisas 3
TREND PRESTASI OBJEKTIF KUALITI ISO9001:2008, PROGRAM MD PPSP
75% of Students Seating Exams Pass 100
40 30
2006/07 2009/10, 92.5
2008/09, 93.3
2007/08, 100
2006/07, 97.5
2005/06, 92.6
2009/10, 95
2008/09, 95.4
2007/08, 93.7
2005/06, 96.7
2009/10, 83.9
2005/06
2006/07, 98.9
50
2008/09, 83.5
60
2007/08, 78
70
2006/07, 79.4
PENCAPAIAN (%)
80
2005/06, 91.6
90
2007/08 2008/09 2009/10 Pro 1 Pro 2 Pro 3
Ikhtisas 1 Ikhtisas 2 Ikhtisas 3
20 10 0
Pro. 1
Pro. 2
Pro. 3
PEPERIKSAAN IKHTISAS
Komen/Ulasan MRM: TDA dan Pengerusi Fasa I, II & III program MD dimohon mengambil perhatian terhadap trend pencapaian objektif kualiti dan mengambil Tindakan Pencegahan bagi megelakkan pencapaian dalam trend menurun.
PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PROGRAM SISWAZAH
% PENCAPAIAN To
ensure
at
least
70%
Okt 2009 of 86.67%
postgraduate students successfully complete their programmes within
OK
Mei 2010
64% CAF serahkan
the stipulated duration.
To ensure at least 70% of final year 38.16%
29%
postgraduate students present their research
findings
at
scientific
CAF serahkan
meetings.
To ensure at least 80% of lecturers 66.92% supervise
a
minimum
of
80% OK
one
postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PENGURUSAN PENYELIDIKAN EFFECTIVE: 15 Jun 2010
% PENCAPAIAN Mei 2010 To ensure at least 70% of lecturers hold 54.96% one or more research grant every year.
To ensure at least 80% of lecturers 29.0% author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.
Okt 2010 57.1% CAF diserahkan 50.2% CAF diserahkan
B. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN/UNIT
JABATAN/UNIT
JPP
OBJEKTIF KUALITI
PENCAPAIAN (%) YANG DIPEROLEHI
TINDAKAN
1: Department organize 6 faculty activities
100%
(CAF diserahkan kpd MR) -
2.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration ( 5 years)
100%
-
3.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
?%
CAF diserahkan 20/7/10
4.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one
postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
1/7 tak menyelia -
CFCS
To ensure that 90% of student enrolled in CFCS programme pass the examination
100%
-
Imunologi
Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration
tiada MPath Student (2009/2010)
-
Obj 2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings
tiada MPath Student
Obj 3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time
JPM
100%
At least 90% of undergraduate students pass the end of Preventive Medicine Posting assessme
97.9%
OK
At least 70% of final year postgraduate candidates present their research findings at any scientific meeting
Master of Community Medicine: 100%
CAF diserahkan
Note: Master of Public Health is a one year program. Master of Public Health: 14.3%
At least 70% of postgraduate students successfully complete their studies within the stipulated duration
Master of Community Medicine: 6/9 (66.7%) Master of Public
CAF diserahkan
Health: 8/13 (64.3%)
NEUROSAINS
At least 80% of lecturers shall supervise (main or co-supervisor) a minimum of one postgraduate student in research or dissertation at any one time Note: Two lecturers are on study leave (PhD)
15 /18 available lecturers: (83.0%)
OK
1.TO ENSURE AT LEAST 70% OF POSTGRADUATE STUDENTS SUCCESSFULLY COMPLETE THEIR PROGRAMMES WITHIN THE STIPULATED DURATION.
66.7% [one failure from total of 3 candidates]
1.Repeated exam will be in Nov 2010 and student is currently undergoing closed supervision
2.TO ENSURE AT LEAST 70% OF FINAL YEAR POSTGRADUATE STUDENTS PRESENT THEIR RESEARCH FINDINGS AT SCIENTIFIC MEETINGS
Pusat Genom Manusia
Presentation happens after their graduation, difficult for data collection in USM
3. TO ENSURE AT LEAST 80% OF LECTURERS SUPERVISE A MINIMUM OF ONE POSTGRADUATE STUDENT IN RESEARCH/DISSERTATION AT ANY ONE TIME.
100% [9 lecturers]
1. At least 80% of MPath candidates pass in their posting programme.
100%
2.Postgrad office should ensure the form that student supposes to hand-in on submission of their thesis. [issue here, objective will not be achieved if the presentation nearly always happen after graduation.
2. To ensure at least 70% of postgraduate research successfully complete their programmes within the stipulated duration.
50%
3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientific meeting.
100%
4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/cosupervisor) in research/dissertation at any one time.
66.7%
Seorang pelajar sedang menunggu viva-tarikh belum ditetapkan (pelajar ini sepatutnya tamat 15 Disember 2009). CAF
Jumlah pensyarah = 6 tetapi 2 daripadanya adalah pensyarah baru (Dr.Wan Rohani Wan Taib; lapr diri: 20 Mei 2010 dan Dr.Badrul Hisham Yahaya; lapor diri: 29 Jun 2010)
Anatomi
Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration (MSc 2.5 years)
100%
Obj 2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings
100%
Obj 3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time
Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan
Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration
-
80%
100%
-
100% Obj 2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings Obj 3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time
100%
CSC
To ensure that 80% of undergraduate students acquire clinical skills and fullfill 90% contents of logbook within the duration of each block in the curicullum in the following areas cardiovascular block, respiratory block, gastrointestinal block, genitourinary block,reproductif block, musculoskeletal and foundation block.
100%
Unit Sains Sukan
1. AT LEAST 80% OF THE POSTGRADUATE STUDENTS 100% SUCCESSFULLY COMPLETE THEIR STUDIES 2. AT LEAST 90% OF THE ACADEMIC STAFF IS THE PRINCIPAL 75% INVESTIGATOR OF A RESEARCH GRANT 3. AT LEAST 80% OF THE ACADEMIC STAFF SUPERVISES ONE 100% POSTGRADUATE STUDENT IN A RESEARCH PROJECT AT ANY ONE TIME
-
CAF diserahkan
Bahagian Penyelidikan
83.3%
CAF diserahkan.
1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
Pelajar masih dalam tempoh pengajian
-
2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100%
Sekurang-kurangnya 90% daripada permohonan perakuan menjalankan penyelidikan yang dihantar ke Bahagian Penyelidikan PPSP akan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penyelidik (JKP) dalam tempoh satu bulan dari tarikh borang permohonan yang lengkap diterima.
Patologi Kimia
Fisiologi
3.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
80%
1.At least 80% of lectures and practical classes will be conducted according to the time table
Tercapai(Fasa I89%); (Fasa II-95%)
2. To ensure at least 70% of postgraduate research successfully complete their programmes within the stipulated duration.
0% 0%
3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientificmeeting. 4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/cosupervisor) in research/dissertation at any one time.
-
- keseluruhan pelajar masih dalam tahun pertama bagi sesi 2010/2011
Tercapai (100%)
Per. Keluarga
-At least 80% PG student successfully complete their programmes within the stipulated duration.
40%
OQ No. 1- Isi CAF utk root
-At Least 70% PG students present their research findings at any scientific meeting
Anestesiologi
80%
cause dan CA:
-At Least 80% lecturer supervise a minimum of one PG student in research/dissertation at any one time
100%
-At least 70% of lecturers hold one/more research grant every year.
100%
All final year student must sent all component before seating Part III exam
-To ensure at least 30% of students in the obtain good grades (B and above) in Anaaesthesiology exam
100%
OK
78% - To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
CAF diserahkan 28%
100% 76%
To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year. 30% To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.
Pato. Kimia
Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration Obj 2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their
All students registered are still going on 100%
-Tiada pemantauan berkala penutupan OT meyebabkan disertasi lambat disiapkan. CAF diserahkan.
CAF diserahkan _
findings at scientific meetings 80%
Obj 3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time Hematologi
1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
100%
2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100%
3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
-
100%
MPG
Penyediaan makmal untuk kelas amali dapat dilaksanakan setelah menerima permohonan barangan (Borang MPG/001) daripada Jabaran/Unit yang terlibat dalam masa 2 jam sebelum kelas amali
82.8%
-
Farmakologi
1) To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
Tiada pelajar yang akan menamatkan pengajian pada tahun 2010.
-
2)To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100%
-
62.5%
Terdapat pensyarah yang baru sahaja mendapat geran penyelidikan pada tahun ini.
3) To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.
Mikrobiologi
Oftalmologi
1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
85.7%
2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings
100%
3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
84.6%
-
1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration ( 5 years)
Jun 2005-Mei 2010: 66.7 %
CAF dihantar 7/10/2010.
2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100 %
3.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. 100%
Repeat exam will be in Nov 2010, two students are currently expected to graduate. Mock exam telah dilakukan dengan lebih intensif untuk memberi lebih input kepada pelajar. Pelajar dan penyelia perlu peka dengan keperluan Objektif Kualiti
Ortopedik
Pediatrik
Patologi
Perubatan
Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration 83.3% Obj 2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings Mei 2010 100% Obj 3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time 100%
100%
1. At least 80% of undergraduate (Phase III MD) clinical teaching will be conducted within the schedule time 2. At least 90% of clinical teaching will be conducted within the same month scheduled 3. At least 70% of postgraduate (phase III MMed) research projects shall be presented at scientific meeting or published in any medical journal
94%
-
100% 100%
-
94.6%
100%
1.To ensure at least 50% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
50%
2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings
50%
To ensure at least 85% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time
85%
To achieve at least 80% of undergraduate students pass Internal Medical postings
85%
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration
86.7%
To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
83.3%
-
CAF diserahkan -
-
-
To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
87.5% -
To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.
66.7%
To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.
54.2%
CAF
Psikiatri
OQ no.5 (70% pensyarah memagang geran
77%
-
Radiologi
70% hasil disertatsi pelajar dihantar untuk tujuan penerbitan
0%
Surgeri
CAF
Objektif yang ditetapkan tidak mampu direalisasikan kerana kekurangan pensyarah dan jangkamasa pengukuran objektif kualiti
Objektif kualiti perlu diubah kepada yang lebih realistik. Dibincangkan di mesyuarat pengurusan akademik.
1. To ensure at least 90% of medical students (MD) pass in every end of posting examinations and exposed to enough experience while in wards, operations theater and clinics.
year 4 – 97%
2. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their program within the stipulated duration.
Objective: NOT MET
Telah menggalakkan pelajar mengulangkaji dengan lebih bersunggunsungguh
3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. 4. To ensure at least 80% of the lecturers supervise a minimum
year 5 – 98%
Objective: NOT MET 100%
Pelaksanaan peperiksaan percubaan.
of one postgraduate research or dissertation at any one time.
Penambahan kelas pembelajaran Permohonan untuk menambah bilangan pensyarah Pelajar dan penyelia tidak menyedari objektif kualiti ini.Sudah dimaklumkan kepada pelajar untuk menghantar karya untuk persembahan.
Sains Rekons
1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
100%
Diterima
100% 2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100%
3.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
Elektif
Kesemua pelajar telah menghantar kertas cadangan (bagi pelajar tahun 3 dan tahun 4) selewat-lewatnya 2 BULAN sebelum tarikh elektif bermula
100%
Diterima
Kesemua kertas cadangan yang telah disahkan oleh AJK elektif akan dimaklumkan kepada pelajar 1 MINGGU selepas mesyuarat diadakan
100%
ULASAN/KEPUTUSAN MESYUARAT Semua jabatan/Unit yang tidak mencapai sasaran objektif kualiti yang ditetapkan perlu menyerahkan CAF (Direkodkan dalam Agenda 7) dan mengukur semula pencapaian selepas Tindakan Pembetulan dilaksanakan untuk melihat keberkesanan tindakan (penambahbaikan). Jabatan yang tidak mengukur pencapaian objetkif kualiti masing-masing dimohon melakukannya. TDPSLI akan mengadakan pertemuan dan perbincangan dengan jabatan terbabit berkaitan perkiraan pencapaian objektif kualiti siswazah (ie. Tempoh minima menamatkan kursus untuk semua jenis program yang ada).
Agenda 5: Laporan analisis maklumbalas pelanggan JABATAN
RUMUSAN ANALISIS
TINDAKAN (Direkodkan dalam Jadual CAF- Agenda 7)
JPP
Analisa pada 22/7/10 – Tiada ketidakpuasan pelanggan
-
CFCS
Tiada aduan melalui kotak aduan
-
PGM
Ketidakpuasan pelajar berkaitan kekurangan ruang (sempit) untuk pelajar PhD/MSc
1 CAF- Permohonan mendapatkan ruang telah dibuat kepada pihak PPSP. Audit ruang juga telah dilakukan oleh pihak PPSP
NEUROSAINS
Neurosurgery trainees feedback: Journal club and Audit sessions need to revigorate
Frequent teaching sessions [but lately again issue of not enough neurosurgeon in USM: 2 moved out and 1 further training]
Anatomi
Data maklumbalas pelanggan telah dianalisa – tiada ketidakpuasan
-
Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan
Pelanggan tidak puashati komputer di Makmal Statistik kurang berfungsi & lambat. Perkara in berlaku kerana tiada penyelenggaraan secara berkala.
Rujuk Agenda 7 Unit Biostatistik (ketidak patuhan No. 3)
JPM
Data maklumbalas pelanggan telah dianalisa – tiada ketidakpuasan
-
CSC
Tiada aduan berkaitan ketidakpuasan pelanggan (19/7/10)
-
AVA
Analisis kepuasan pelanggan mendapati ketidakpausa pelanggan tidak melebihi 20%
Unit Sains Sukan
1. 2.
Fisiologi
Per. Keluarga
-
Tiada aduan melalui ‘Kotak Aduan’ Telah sediakan Borang Kepuasan Pelanggan Tiada analisis tentang kepuasan pelanggan (para pelajar untuk pelajar-pelajar Unit Sains Sukan dan Unit Sains Sukan) analisis telah dibuat. Hasil analisa menunjukkan pelanggan puas dengan mata purata >4.0 (dari skala 1 hingg 5) Data maklumbalas pelanggan bagi pelajar MD/MMed telah dianalisis- Telah menyediakan locker bagi setiap pelajar PhD/MSc tiada aduan ketidakpuasan.
Data maklumbalasPelanggan di jabatan (kakitangan dan pelajar ) telah dianalisis.
Telah melaporkan kepada pihak Aduan dan Kerosakan mengenai hal tersebut. Pihak yang berkenaan telah mengambil tindakan yang sewajarnya.
Part 1 Overall exam Feedback for Part 1 May 2010 - Satisfied and good
Convey this massage to Conjoint Board . Arrange classes and discussion with students on the past questions. Supervisor/HOD discussed individually with the student . Go through the answer sheet in individually to understands their mistake and how to improve.
Part I Comment made by student: satisfied Median for Part II conjoint exam is 3. All component of theory paper (MCQ, PMP, SEQ, VISUAL) are not achieved the standard.
Improve teaching content during intensive course after conjoint review of the curiculum. 1. Discuss back all the question and answer with students 2. Improve teaching and learning for postgrade. Improve vetting
Anestesiologi
1.Tiada aduan diperolehi dari kotak aduan2. Dari survey terhadap pelajar M.D didapati semua akitiviti yang dijalankan adalah memuaskan
-
Pato. Kimia
Ujian ”clien survey ” telah dibuat dan hasil analisis mendapati tiada ketidakpuasan pelanggan.
-
Hematologi
Tiada ketidakpuasan pelanggan diperolehi
-
MPG
Tiada aduan pelanggan melalui kotak aduan Kajian kepuasan pelanggan 2010 telah dibuat. Antara perkara yang mendapat keputusan di bawah 80% adalah: 1. 2. 3. 4.
Keadaan lantai dan dinding makmal MPG Bangku makmal Rak beg Pinjaman mikroskop dan set tulang rangka
Tukar bekas dari beg plastik kepada kotak plastik yang lebih kukuh. CAF diserahkan.
Farmakologi
Tiada ketidakpuasan direkodkan
-
Oftalmologi
1. MMED
CAF : Department have conducted serial CME programs in form of MOCK clinical exam as well as basic science tutorials for Part 1 to prepare the students for the coming Nov exam. Recent MOCK exam with two visiting professor from Singapore (19-30 September) has been conducted (time table is attached)
Part 1 conjoint exam MMED (May 2010)- satisfactory result Part 2 conjoint exam MMED – 6 out of 7 candidates failed in May 2010 exam majority due to weakness in the clinical exam 2. MD program Students are too crowded during clinic teaching session on
The students are divided into 3 groups and some of the students will learn funduscopy by using
Perubatan
Pediatrik
Surgeri
Monday subspeciality clinic
fixed learning module in the department.
Kebanyakkan pelajar merasakan sessi pengajaran dan pembelajaran tidak melengkapkan mereka dengan pengetahuan yang sepatutnya. Mereka juga merasakan tidak mempunyai masa yang cukup untuk ’self study’ untuk jangkamasa posting tersebut. Kebanyakkan pelajar merasakan buku log atau ’learning package’ tidak mendatangkan faedah. MMed (Pead) Students Feedback :Jun-Aug 2010. Secara keseluruhan pelajar MMed (Pead) berpusahati dengan pengaran dan pembelajaran. Walaubagaimanapun 81% pelajar tidak berpuas hati dengan sessi Radiologi Conference yang kebanyakannya dibatalkan.
CAF diserahkan
1.Perbincangan lanjut telah dibuat oleh HOD dengan Jabatan Radiologi. Jadual baru Radiologi Conferences telah dikeluarkan dan program dapat dijalankan dengan lancar.
Undergraduate (year 4)
2.Penekanan dan peringatan telah diberikan kepada penyelaras (Pelajar Mmed) supaya lebih proaktif menyediakan kes Contohnya menghubungi pensyarah untuk memilih kes yang akan dibincangkan seterusnya menghantar ringkasan klinikal kepada Jabatan Radiologi dalam jangkamasa yang ditetapkan. 1. Sudah dimaklum kepada pengerusi fasaII
1. pembelajaran di fasaII telah melengkapkan saya untuk posting ini – kurang setuju – 31.25%
2. Pelajar belum melalui sepenuhnya General Block / IDA
2. sesi ’General block/IDA’ adalah bermanfaat untuk saya – 31.25% kurang setuju
3. Buku log surgeri memang mengandungi lebih banyak item dari posting lain kerana kami mementingkan ’sign and symptoms’ dan juga ’procedural work’ berbanding dengan posting lain
3. buku log posting ini berguna untuk saya – 25% kurang setuju 4. Jangkamasa positing ini adalah mencukupi – 25% - kurang setuju 5. Pembelajaran teori semasa posting ini adalah mencukupi –
4. Ini adalah yang telah diperuntukkan oleh bahagian akademik 5. Pembelajaran teori lebih kepada seminar dan pembelajaran student oriented kerana tidak mahu
56.25% kurang setuju
bertindih dengan General Block/IDA
6. Kes klinikal untuk pembelajaran posting ini adalah mencukupi – 37.5% kurang setuju
6. Ini adalah diluar kawalan kami kerana hospital ini adalah hospital separa berbayar yang mana ramai pesakit yang kurang mampu untuk datang ke sini.
7. Posting ini memberi saya masa untuk pembelajaran kendiri – 37.5% kurang setuju
9. bahan rujukan untuk pembelajaran ini mencukupi – 31.25% kurang setuju
7. Mungkin jadual pembelajaran boleh dikurangkan untuk menambahkan masa pembelajaran kendiri. Walaubagaimanapun pelajar tidak dikehendaki datang pada hujungminggu langsung mungkin pembelajaran dapat dijalankan pada masa itu.
10. pada keseluruhannya, posting ini melengkapkan saya untuk maju ke tahun 5 – 25% kurang setuju
8.Dengan pesakit yang kurang mungkin benar pendapat ini.
8. posting ini memberi peluang untuk saya mempraktikkan apa yang saya belajar – 25% kurang setuju
9. Senarai rujukan tidak dekemaskini – akan dikemaskini dengan segera.
Radiologi
Secara keseluruhannya pelajar berpuas hati dengan sistem pembelajaran yang dijalankan di jabatan ini berdasarkan kepada peratus tinggi pada respon “baik” dan “sederhana” untuk kebanyakan soalan.
Elektif
Analisa terhadap maklumat kepuasan pelanggan bagi sidang akademik 2008/2009 telah dilakukan dan keputasan mendapati para pelajar berpuas hati dengan program yang diikuti. Hasil analisis data untuk sidang akademik 2009/10 mendapati secara keseluruhan pelajar berpuas hati dengan program elektif yang dijalani. Hanya segelintir pelajar( yang mana
10. Ini ada berhubungkait dengan posting tahun empat yang baru bermula jadi pelajar masih belum pasti dengan alam sekitar yang baru. -
-
Sains Rekons
kurang daripada 10%) tidak berpuas hati dalam pelbagai hal yang berkaitan dan pihak AJK menanggap ini tidak akan menjejaskan perjalanan program di masa hadapan. Akan dilaporkan ke MRM sebelum minit siap
Fotografi
Data maklumbalas pelanggan bagi pelajar siswazah telah dianalisis – tiada aduan ketidakpuasan
Mikrobiologi
MPath Part 1: Secara amnya, hampir kesemua calon berpuashati dengan format pengajaran/pembelajaran, seminar, “lab rounds”, buku log, syarahan dan sesi amali. Calon-calon bersetuju bahawa buku log membantu mereka menambah pengetahuan tetapi terdapat beberapa kesukaran dalam urusan penyerahan buku log dan mendapatkan tanda tangan daripada pihak yang dipertanggungjawapkan.
-
MPath Part 2: Secara amnya, hampir kesemua calon berpuashati dengan format pengajaran/pembelajaran, seminar, “lab rounds”, buku log, syarahan dan sesi amali. Hampir kesemua calon mencadangkan bahawa tahap penyeliaan, masa yang diperuntukan dan latihan untuk penyelidikan adalah baik dan memuaskan. Bagaimanapun, calon-calon mengadu mengenai topik disertasi yang tidak bersesuaian untuk dilakukan dalam tempoh 2 tahun. Oleh itu, mereka mencadangkan supaya topik disertasi dipermudahkan.
2 CAF telah diserahkan
ORL-HNS
Tiada ketidakpuasan pelangan
-
O&G
Tiada wakil/laporan diserahkan
-
Ortopedik
Tiada ketidkpuasan pelanggan
-
Patologi
Tiada ketidakpuasan pelanggan diperolehi
-
Fotografi
Tiada ketidakpuasan
-
Pej Siswazah
Tiada ketidakpuasan pelanggan
-
Pentadbiran
Tiada ketidakpuasan pelanggan
-
MIP
Tiada ketidakpuasan pelanggan
-
ULASAN/KEPUTUSAN MESYUARAT Jabatan/unit yang tidak melakukan analisa maklum balas pelanggan (tiada laporan diserahkan pad aMRM kali ini) dimohon melakuknnya. Jabatan/Unit yang mempunyai ketidakpuasan pelanggan perlu mengambil Tindakan Pembetulan (Isi Borang CAF- Agenda 7) dan perlu melakukan analisa kepuasan pelanggan untuk menilai keberkesanan tindakan yang telah diambil. Jabatan/Unit (seperti CFCS) yang tidak mempunyai borang `questionares` (hanya bergantung kepda Kotak Aduan) dimohon menyediakannya untuk mendapatkan maklum balas pelanggan). Semua borang rumusan maklumbalas pelanggan (BRMP – boleh didapati daripada laman web ISO9001 PPSP) perlu diserahkan kepada MR (MR akan menyerahkan kepada penyelaras J/Kuasa Piaggam Pelanggan untuk kompilasi). Unit MPG dikehendaki membuat tindakan susulan dengan pihak Pentadbiran untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.
Minit 6: Laporan `Non-conforming products/services` (NCP) JABATAN
NCP
Fisiologi
1/10/09- L9 tidak disi berkaitan pertukaran pensyarah 22/6/10 -Borang kehadiran pensyarah pada 1 borang yg sama. -L4 borang pelajar (Fatemeh hayati)tidak disi lengkap -Senarai Induk Dokumen dan rekod tidak selari dengan Kualiti Manual Blok CNS, pertukaran pensyarah tidak mengisi borang PPSP/MD/
Staf yang dimaklumi/bertanggung jawab dan tindakan yang diambil (Direkodkan dalam Jadual CAF) 1 NCP dan 1 CAF diserahkan – -1 NCP dan 1CAF diserahkan- selesai. -Senarai induk dokumen dan rekod telah diasingkan mengikut sebagaimana yang dikehendaki. Dokumen tersebut telah disahkan oleh Ketua Jabatan -
1 NCP dan 1CAF diserahkan- selesai.
-
2 CAF diserahkan
Senarai Induk Harta Modal dan Senarai Daftar inventori tiada pengesahan Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggunjawab.
CSC
1.Stor penyimpanan peralatan yang tiada ruang untuk penyimpanan peralatan pengajaran. Permohonan telah dibuat pada13 mac 2008.tetapi belum selesai. 2. Komputer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran sudah lama dan tidak dapat memenuhi keperluan pengajaran dan pembelajaran.
JPM
Tiada ketidakpuasan pelanggan direkod dlam tempoh
-
Jan-Okt 2010.
Surgeri
Pengajaran dan pembelajaran yang tidak dapat dijalankan dalam waktu yang ditetapkan perlu diganti sebelum posting berakhir (PPSP/MD/Surgeri/CP1/R1).
CAF dierahkan
Oftalmologi
Aduan ttg peratus kegagalan yang tinggi pada Clinical exam MMed part 2 (80%).
2 CAF diserahkan
Sesi klinikal trlalu ramai pelajar.
Perubatan Dalam
Incorrect items in phase III undergraduate time table in page 11-12
CAF diserahkan
Incorrect items in phase III undergraduate time table in page 41.
Farmakologi
1.) kebanyakkan dokumen rasmi jabatan masih menggunakan nama ketua jabatan yang terdahulu.
Dokumen tersebut telah disahkan oleh Ketua Jabatan yang terkini (CAF diserahkan).
2.) Kebanyakkan no.rujukan rekod tidak mengikut prosedur kawalan rekod seperti dinyatakan di dlm PPSP/QMS/CD & rekod tidak disimpan di tempat spt yg dinyatakan di dlm prosedur PPSP/PG/JF/CP2.
Semua fail/rekod yang berkaitan telahpun dikemaskini dan diperbetulkan mengikut prosedur kawalan rekod yang telah ditetapkan.
3.) Kandungan rekod tidak dikemaskini,tidak tersusun dan bercampur aduk.Tiada kawalan rekod mengenai pengurusan penyelidikan di jabatan.
Semua fail/rekod yang berkaitan telahpun dikemaskini dan diperbetulkan mengikut prosedur kawalan rekod yang telah ditetapkan.
4.) Kajian kepuasan pelanggan untuk jabatan belum lagi dilaksanakan bagi tahun 2010.
Borang kepuasan pelanggan bagi pelajar telah diwujudkan dan telah mula diedarkan kepada pelajar.
5). Penilaian kompetensi kakitangan akademik tidak
Penilaian kompetensi kakitangan akademik
dikemaskini.
telahpun dikemaskini & akan dijalankan setiap tahun.
ULASAN/KEPUTUSAN MESYUARAT Jabatan/Unit yang mempunyai NCP perlu menyerahkan CAF (Isi Borang CAF- Agenda 7) dan perlu menilai keberkesanan tindakan yang telah diambil iaiatu sama ada telah menyelesaikan masalah yang dihadapi. Jika masih tidak selsai, lakukan Tindakan Pembetulan yang lain pula selaras dengan `root cause` yang sebenar.
Agenda 7: Laporan tindakan pembetulan (CAF): JABATAN
KETIDAKPATUHAN
PUNCA (`root causes`)
Oftalmologi
1.Perbezaan sukatan pelajaran antara `Buku objektif Phase III dan `Guide Book Phase III, 2009/10.
-Komunikasi tidak berkesan antara Jab dan Bhg Akademik. Email dihantar tapi tiada tindakan susulan.
-Tindakan pembetulan dibuat utk cetakan sesi2010/2011 dan Semua perubahan sukatan harus melalui TDA/J/Kuasa Kurikulum PPSP.
2. High failure rate during exam MMed Part 2 (May 2010)
-Pelajar kurang membuat latihan klinikal sebagai persediaan peperiksaan.
-Mock exam dilakukan secara lebih intensif.
3.Pensyarah komplain terlalu ramai pelajar di klinik semasa sesi klinikal Isnin.
-Tiada pembahagian pelajar kpd kumpulan.
4. Gagal mencapai QO no. 3 (menamatkan pengajian dalam tempoh
-Pelajar kurang membuat latihan klinikal.
TINDAKAN PEMBETULAN
-Sebahagian pelajar akan melakukan FLM pada hari Isnin. - Mock exam dilakukan secara lebih
yg ditetapkan).
intensif.
5. Peperiksaan akhir posting sepatutnya dijalankan pada 3/11/2010 tapi telah ditukar
-Pertindihan jadual dengan peperiksaan sarjana Oftalmologi
17/1/10- Perbezaan sukatan pelajaran Fasa III dalm buku objektif
Komunikasi yang tidak berkesan, email yg dihantar tidak diambil tindakan.
Pembetulan pada Buku edisi 2010/11
HGC
Tiada rekod laporan penyelia untuk program PG
Laporan `research progress (RIP) bagi setiap pelajar dilakukan tetapi laporan dihantar terus ke IPS.
Bhg Siswazah harus pantau juga (salinan perlu diserahkan kpd Bhg Siswazah).
Anatomi
Gagal mencapai OQ no. 1
Pelajar lewat menyiapkan disertasi dalam masa yang ditetapkan
Mengeluarkan surat peringatan kepada semua pelajar Tahun 2 agar menyiapkan disertasi dalam masa yang ditetapkan iaitu 28 Feb 2011.
Bhg Siswazah/TD PSLI
-Maklumat penyelia & tajuk diertasi tidak lengkap
-ada sesetengah pelajar yg belum dapat finalise tjuk disertasi
-Pinda CP, proses kemaskini dilakukan sepanjang tahun.
-Tiada surat peringatan utk maklum tarikh akhir hantar disertasi
-Surat maklum tarikh akhir hantar sudah suntuk
Pencapaian objektif kualiti PPSP berkaitan program siswazah tidak dapat disediakan (Minit 4A)
Beberapa Jabatan yang keliru dan tidak faham kaedah mengira dan tidak menyerahkan data ke Pejabat Siswazah untuk dikumpulkan.
TDPLSI akan mengadakan perbinangan dengan KJ/KU terbabit untuk menyelesaikan perkara ini.
Tiada cop dan t.t. pengerusi dan tarikh
Kesilapan teknikal/overlooked
T.t. dan cop dan tarikh telah dibuat pada salinan yg berkenaan
CFCS
Peperiksaan Akhir Posting dijalankan pada 1/11/10
-Pinda CP, gugur keperluan
pada dokumen `handbook phase II & III
HGC
JPM
Tarikh pada QM (revised CP) tersalah dan tiada t.t. pada rekod pindaan
Tak pasti keperluan ISO
Tarikh & t.t. telah dibuat. Memastikan PK dan DC memuat semakan yang teliti sebelum audit
Penilaian Kompentensi staf tidak diekmaskini (terakhir pada 6/10/09)
Keperluan ini tidak dimaklumkan kpd pengerusi CFCS yang baru
BPPP, BPKSA dan BPKSBA telah diisi sehingga Jun 2010. Dicadangkan hanya komponen A (pengajaran) utk staf di bawah KJ JPM. Penilaian dicadangkan dibuat 2 kali setahun iaiaut pada Jun dan Disember.
Ketidakpuasan pelajar berkaitan kekurangan ruang (sempit) untuk pelajar PhD/MSc
Perancangan perkembangan pusat yang tidak kemas
Memohon ruang dpd pihak PPSP. Audit ruang telah dilakukan oleh pihak PPSP.
Analisa data objektif kualiti tidak dilakukan
Tiada kesedaran ttg keperluan, data yg ada tidak lengkap
Jadual berkala untuk menganalisa data ditetapkan 6 bulan sekali
Objektif kualiti ke 2 tidak tercapai dan tiada tindakan diambil
Seorang pelajar masih menunggu viva, kelewatan akibat penyelia berpindah ke jabatan lain
Kesedaran kepada semua penyelia ttg keperluan. Wujudkan jadual pemantauan ie. J/Kuasa penilai kemajuan dan prestasi pelajar
Objektif kualiti ke 4 tidak tercapai dan tiada tindakan diambil
Dua pensyarah baru (daftar pada Mei & Jun 2010)
Geran telah dipohon oleh mereka dan pelajar akan dikenalpasti. Pengarah Pusat harus memantau.
More than 30% of MPH candidates did not present their research findings at
Research activities start in second semester – not enough time to
Candidates encouraged to present at any meetings for any related
any scientific meeting
present at any meeting
topics/review of papers
More than 30% of postgraduate candidats (both MCM and MPH) did not successfully complete their studies within the stipulated duration
Withdraw from the program or failed exam. For MPH program, the stipulated duration was too short (1 year)
Role of academic supervisors enhance. Special meetings arranged between HOD, supervisors, candidates and program chairman
Bilangan dan keadaan computer & LCD yang tidak baik
Pihak jabatan tidak memantau Surat permohonan peralatan telah dihantar dan masih menunggu respon dpd pihak Pentadbiran
Unit Sains Sukan
Tidak melakukan analisis tentang kepuasan pelanggan
Borang kepuasan pelanggan tidak disediakan. Pihak kami hanya sediakan Borang Aduan
Telah sediakan Borang Kepuasan Pelanggan untuk pelajar-pelajar Unit Sains Sukan dan analisis telah dibuat
Imunologi
Beberapa ujian tidak dapat di demo kepada pelajar disebabkan kerosakan mesin
Mesin rosak dan sedang dalam proses repair
Pegawai sains dan MLT Kanan akan memantau semua mesin secara berkala.
Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan
(a)Rekod tidak menggunakan borang terkini.e.g: continuous assessment (b) Borang tiada rujukan e.g: borang kehadiran
Fail aduan kerosakan tidak diwujudkan walaupun rekod pemantauan makmal statistik menunjukkan satu monitor telah rosak sejak 4/4/2010
Anggota tidak sedar akan kewujudan anggota tertentu berkaitan ISO. Tiada semakan CPI Tiada fail aduan kerosakan
(a). Memberi taklimat tentang borang berkaitan ISO kepada semua anggoat unit (b).Mengenalpasti dan mewujudkan no.rujukan bagi borang yang berkaitan Mewujudkan fail aduan kerosakan
(a) The computers in the computer lab are not serviced regularly by MIP even though reminder letter has been sent. Last time checked was 7/12/2009(no service record for this year).Letter from MIP says service will be done 4 monthly- dated 1/3/2010( USM/PPSP/(Pent) 07/JLD/. (b)Computer usage is not monitoredwho, when, which computer
CSC
1.Stor penyimpanan peralatan yang tiada ruang untuk penyimpanan peralatan pengajaran. Permohonan telah dibuat pada 13 mac 2008.tetapi belum selesai. 2. komputer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran sudah lama dan tidak dapat memenuhi keperluan pengajaran dan pembelajaran.
TDP (Bhg R&D)
1. Objektif Kualiti no. VI tidak tercapai (57.1%)
2. Objektif kualiti Penyelidikan (No. VII) tidak tercapai (50.2%).
a)Tiada peringatan bertulis diberikan oleh pihak atasan/ unit kepada MIP.
b)Komputer sediada kurang dipantau penggunaannya kerana kurang digunakan oleh pelajar (masalah komputer lambat) 1.Tiada kelulusan dari permohonan yang lepas
a) Menghantar surat makluman dan jadual kepada pihak MIP supaya menyelenggara makmal biostat 4 bulan sekali.
b)Mewujudkan semula buku log penggunaan makmal dan computer.
1. Permohonan semakan semula di hantar @ 29/8/10
2. Permohonan telah dibuat pada 26 Januari 2010. PPKT Mohon justifikasi permohonan
Justifikasi permohonan telah dibuat dan di hantar 29/8/10.
1. Beberapa proposal masih sedang diproses di peringkat RCMO
1. Berbincang dgn RCMO ttg kecukupan peruntukan membiayai geran.
2. Ramai pensyarah masih tidak giat /kurang komitmen membuat penerbitan hasil
2. Beberapa Bengkel Penulisan Saintifik dianjurkan untuk membantu para penyelidik menghasilkan menuskrip yang baik untuk dihantar ke
penyelidikan. 3. Objektif Kualiti Bhg R&D tidak tercapai.
Fisiologi
3. Mesyuarat JKP kerap dibatalkan kerana tidak cukup korum/Penyelidik juga kerap meminta masa tertentu utk adakan mesyuarat.
jurnal. Membuat peringatan susulan kepada semua pesnyarah ttg keperluan data penerbitan dan keperluan mengemaskini maklumat penerbitan. 3. Perlantikan AJK pada masa akan datang tidak terdiri daripada ketua jabatan/Unit/Pengerusi Fasa/Pengerusi Jkuasa lain dan mempunyai rekod memegang geran penyelidikan yang aktif. Melantik AJK yang komited dengan tanggungjawab yang diberikan.(Boleh dikenalpasti melalui rekod kehadiran mesyuarat yang lepas).
Senarai induk dokumen dan rekod tidak selari dengan Kualiti Manual
Kurang kefahaman mengenai tatacara pengawalan dokumen
Senarai Induk Harta Modal dan Senarai Daftar inventori tiada pengesahan Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggunjawab
Kurang kefahaman tentang tatacara pengawalan dokumen.
Borang kehadiran pensyarah pada 2 sesi pengajaran yang berbeza di t.t. pada satu borang yang sama.
Salah faham mengisi borang.
Menghantar staf berkenaan menghadiri kursus yang berkaitan ISO.
PPSP/PG/Physiol/CP2/L4 bagi pelajar fatemeh Hayati (no 40 tidak lengkap. Borang yang sama tiada untuk pelajar2
Pelajar baru mendaftar dan tidak diberikan borang berkenaan. Ada juga pelajar yang menggunakan
Borang baru telah dikemaskini oleh
Senarai induk dokumen dan rekod telah diasingkan mengikut sebagaimana yang dikehendaki. Dokumen tersebut telah disahkan oleh Ketua Jabatan dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab.
lain.
borang lama.
Blok CNS, pertukarn pensyarah 1/10/09 tidak mengisi borang PPSP/MD/Physiol/L9
Borang pertukaran pensyarahbaru diwujudkan, pensyarah terbabit sedang bercuti pada masa tersebut
Jabatan Perubatan Keluarga
Tidak mematuhi kualiti objektif PG 1. Pencapaian hanya 40%
Pelajar tahun akhir yang menduduki peperiksaan PRO Part 3 hanya mengambil satu atau dua komponen peperiksaan
Telah dimajukan ke meeting jabatan dan Jawatankuasa Pengkhususan Sarjana Perubatan Keluarga” telah mengambil keputusan bahawa semua pelajar tahun akhir yang ingin menduduki peperiksaan ini mesti mengambil kesemua komponen.
Anaestesiolog i
Objektif no 3:To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
Tiada pemantauan secara berkala dilakukan
Koordinator tahun 2,3,4 akan melakukan pemantauan secara berkala
Objektif no 6:To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year
Tiada pemantaun secara berkala dilakukan
Satu kursus penulisan saintifik telah dibuat oleh jabatan
Kajian kepuasan pelanggan tidak dilaksanakan bagi tahun 2010.
Tiada borang diedarkan kepada pelajar.
Borang kepuasan pelanggan bagi pelajar telah diwujudkan dan telah mula diedarkan kepada pelajar
2)Objektif kualiti jabatan yang ke-3 tidak tercapai.
Ada pensyarah yang baru mendapat geran dan belum sempat mendapat pelajar.
Farmakologi
Pediatrik
1. Fail senarai tugas pensyarah dan
1. Kelemahan dalam sistem
pelajar.
Setiap pensyarah telah dimaklumkan mengenai borangtersebut dn DC akan mengingatkan pensyarah.
Pensyarah tersebut akan mengambil pelajar bagi menjalankan kerja penyelidikan 1. Mempertingkatkan kesedaran ISO
staf Jabatan Pediatrik tiada no fail dan isi kandungan didalamnya tidak lengkap, iaitu JD staf hanya ada 9 daripada 23 orang staf keseluruhannya. 2. Tiada nama dan nombor rujukan untuk file yang mengandungi maklumat diri pelajar Sarjana Perubatan. Maklumat pelajar juga tidak lengkap.
Perubatan Penyakit Dalam
Quality objective 6not achieved:To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publications in peer reviewed journal every year
kemaskini rekod
2. Kelemahan dalam sistem penyimpanan rekod
Maklumat berkaitan penerbitan oleh para pensyarah yang tidak tepat. Terdapat 2 orang pensyarah yang terlibat dengan jawatan pentadbiran tertinggi dan 5 orang pensyarah berada dalam tempoh cuti belajar. Oleh itu peratus pencapaian kelihatan lebih rendah daripada nilai sebenar.
di kalangan staf. Staf selalu diingatkan tentang perkara ini melalui email.
2. Fail baru telah diwujudkan. Mewajibkan semua pelajar MMed tahun 1 untuk mengisi dan menghantar borang biodata/ maklumat diri ke pejabat am Pediatrik.
1. Memberi insentif (honororium) kepada pensyarah yang berjaya menghasilkan penerbitan. 2. Membuat hebahan di papan notis jabatan artikel yang telah berjaya diterbitkan 3. Mengambil kira peratus pencapaian berdasarkan bilangan pensyarah yang berada sepenuhnya di jabatan
Peratus pencapaian yang sebenar
Quality objective not achieved: To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grants every year- MD/B/01(2010
Maklumat berkaitan pemegang geran yang tidak lengkap. Peratus sebenar pencapaian ialah 94%
4. Mengadakan mekanisma untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan daripada borang SKT yang telah diisi oleh pensyarah 1. Membuat hebahan di papan notis jabatan gran penyelidikan yang telah diluluskan 2. Mengadakan mekanisma untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan daripada borang SKT yang telah diisi
oleh pensyarah
Incorrect items in phase III undergraduate time table in page 11-12
-Typing error
Academic office informed for future printing
Tiada penjelasan terperinci mengenai Buku Log kepada pelajar. Tempoh posting telah ditetapkan oleh PPSP
Jabatan akan memastikan agar setiap penyelia/pensyarah memantau pelajar dengan lebih kerap. Jabatan juga akan mengkaji semula kepentingan Buku Log untuk setiap subspecialiti.
Incorrect items in phase III undergraduate time table in page 41 (Source: NCP)
-Sesi pengajaran dan pembelajaran tidak melengkapkan mereka dengan pengetahuan yang sepatutnya. -Tidak mempunyai masa yang cukup untuk ’self study’ untuk jangkamasa posting tersebut. - Buku log atau ’learning package’ tidak mendatangkan faedah. (Source: maklumbalas pelanggan) Surgeri
1. No ref dokumen yang tidak dtepat 2. JD pensyarah yang tidak disahkan. 3. Komptensi staf bukan akademik tidak dinilai. 4. Circular di papan kenyataan tidak disahkan oleh KJ. 5. Objektif kualiti no 2 & 3 tidak tercapai.
1. Tiada semakan semasa sesi akademik yang baru 2. Pesnyarah berkenaan telah pun berpindah 3. Tiada kemaskini dilakukan untuk staf yang baru dan bertukar 4. Kurang pemantauan. 5. Pelajar dan penyelia tidak menyedari keperluan ini.
1.Dokumen versi terkini telah direkodkan 2. Nama beliau telah dikeluarkan dpd senarai. 3. Telah siap dikemaskini 4. Telah dikemaskini
6. Aduan pelanggan berkaitan psoting klinikal, kurang masa self study, kekurangan kes klinikal semasa posting, pembelajaran teori yang tidak mencukupi, posting tidak membantu pelajar untuk ke tahun 5, bahan pembelajaran semasa posting tidak cukup, Buku Log posting kurang berguna, pembelajaran fasa 2 yang tidak memuaskan sesi general block/IDA tidak memuaskan, ,tempoh posting yang tidak cukup panjang. 7. Pengajaran yang tidak dapat dijalankan paa waktu yang ditetapkan perlu diganti sebelum psoting berakhir (PPSP/MD/Surgeri/CP1/R1)
6. Kurang pesakit.
7. Pensyarah terlalu sibuk dan terpaksa menunda kelas
5. Semua pelajar dan penyelia telah diberi maklum. Sesi ulangkaji juga dipertingkatkan. 6. Kes klinikal tertakluk kpd bilangan pesakit yang ada. Pelajar digalak belajar di hujung minggu,pelajar di maklumkan bhw IDA adalah student oriented learning activity, jab adakan sesi pertanyaan/feedback pada petang Khamis, , kemaskini Buku Objektif fasa III, , pelajar diminta melengkapkan Buku Log dengan baik supaya berguna utk mereka, melapor kpd Pengerusi Fasa II perkara yg berkaitan pembelajaran fasa II,pelajar diminta mengikuti IDA sepenuhnya, , jangkamasa posting telah dimaklumkan kpd Pejabat Akademik. 7. Pensyarah mencuba sedaya upaya mengikut waktu yang ditetapkan.
Mikrobiologi
JPP
1. Ketidakpuasan pelanggan berkaitan sistem penyerahan buku log bagi MPath part 1
Keperluan tandatangan semasa penyerahan log-book kepada pensyarah bertugas dalam masa yang singkat menyukarkan pelanggan
Menyediakan ‘collection area’ di pejabat Jabatan dan penyerahan logbook dipantau oleh staf di pejabat.
2.Projek desertasi pelajar Mpath part 2 tidak dapat diselesaikan dalam jangkamasa yang ditetapkan.
Tiada gantt chart di dalam proposal penyelidikan bagi memantau proses penyelidikan
Penyelia desertasi perlu memastikan calon menyediakan gantt chart semasa menyediakan proposal penyelidikan
Objektif kualiti no 3 tidak tercapai
Kursus yang singkat sukar memantau pelajar untuk present
Cadang mengambil kira presentation dalaman (di jabatan/PPSP)
di scientific meeting
Patologi
-Only 50% of candidates presented paper at the Scientific Conference (objective policy 2 of the department)
There are two students who appeared for the exam. One presented the paper. The other student was not ready yet. By the time his dissertation was complete there were no conference or scientific meetings.
-The timetable for Year 1 Mpath students is not organised
There was a change in the coordinator
-The core procedures of the department is lacking information about conjoint board
The department has joined the Conjoint Board recently.
The students will be informed again of the need to present and/or publish their research findings before they pass out.
More structured timetable will be made for the next batch of Mpath students
Workshop has been organised to correct the seen in the core
Psikiatri
OQ no. 5 tidak tercapai
QO no.3 tidak tercapai QO no 4 tidak tercapai
-Ada 2 pensyarah baru yang belum menyelia. -Kegagalan yang tinggi peperiksaan tahun 1. Tiada persidangan antara Jan-Mei 2010 untuk pelajar present
-Menggalakkan pensyarah senior menambil pensyarah junior sebagai penyelia besama. -mengadakan lebih banyak `mock exam` dan memberi peluang pelajar ulangkaji di Kampus sebulan sebelum excam - Galak pelajar present semasa persidangan Psikiatri akhir tahun ini.
ULASAN/KEPUTUSAN MESYUARAT Semua status Tindakan Pembetulan harus dipantau sama ada tindakan yang diambil telah menyelesaikan masalah (`root causes`) dan mengelakkan daripada masalah yang sama berulang. Jika masih berulang, lakukan Tindakan Pembetulan yang lain
pula sehingga masalah tidak berlaku lagi. Berkaitan pemberian honorarium sebagai insentif menggalakan pensyarah meningktkan penerbitan, ianya memang diamalkan diperingakt Pusat (spt Anugerah Sanggar Sanjung), tapi terpulang kepada inisiatif mana-mana jabatan untuk melakukannya (jab. Perubatan). Dekan menjelaskan bahawa semua jabatan/unit digalakkan menggunapakai perkhidmatan/kemudahan yg sedia ada di PPSP spt Unit Penerbitan sementara menunggu bajet pada tahun-tahun mendatang, namun semua permohonan peralatan dan ruang harus mempunyai justifikasi yang kukuh. Berkenaan keperluan stor, Penyelaras CSC diminta berbincang dengan TDA. Berkaitan kesedaran mengenai keperluan ISO9001, Unit Biostatistik & Kaedah Penyelidikan diminta kerap mengadakan taklimat kesedaran kepada staf Unit. JPM pula dimohon menyemak semula kualiti objektif untuk program SKA dan mana-mana kursus yang singkat spt MSc (Pendidikan perubatan) bersama-sama TDPSLI. TDPSLI akan berbincang dengan KJ/KU untuk menyemak dan menetapkan kaedah pengiraan pencapaian objektif kualiti. Berkaitan Borang Penilaian Kompetensi, Penyelaras J/kuasa Piagam Pelanggan dimohon menyemak semula borang terkini yang digunapakai (edisi terkini) yang perlu diletakkan di laman web PPSP. Jab. Psikiatri boleh menggalakan pelajar hadir persidangan dalaman anjuran PPSP/USM spt NCMS. Semua Jabatan/Unit dimohon mengwujudkan jadual berkala (ie. 2 kali setahun) untuk menyemak semua dokumen dan aktiviti ISO901 dan melakukan penambahbaikan agar kesilapan berkaitan dokumentasi (kawalan dokumen dan rekod, klausa 4.2.3 & 4.2.4) yang kerap berlaku dapat dielakkan/tidak berulang.
Minit 8: Laporan tindakan pencegahan (PAF) JABATAN JPM
Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan
Patologi
KEMUNGKINANKETIDAKPATUHAN 1. More than 30% of MPH candidates not presented at any scientific meetings 2. More than 30% of master of community medicine not graduated 3. More than 30% of MPH candidates not graduated within stipulated duration
KEMUNGKINAN PUNCA Short duration of the course/study Withdraw from the program or failed exam
TINDAKAN PENCEGAHAN 1.Encourage candidates to present in any meetings for any related topics/review.
Short duration of the course (1 year)
2.Enhance role of academic supervisors
Kehilangan maklumat penting atau perkembangan pelajar i.e perbentangan santifik, MC
Tiada fail khusus untuk pelajar mengikut sessi pengajian
3. Enhance role of academic supervisors Mewujudkan fail pelajar mengikut sessi pengajian.
Kehilangan harta milik pelanggan
Tiada sistem rekod & simpanan thesis pelajar yang selamat
Mewujudkan senarai, tempat simpanan dan buku pinjaman thesis pelajar.
Ketidakselesaan pelajar
Makmal Statistik kurang bersih & kemas
Mengemas dan memantau makmal seminggu sekali oleh Pembantu Am Pejabat dan direkodkan.
Not enough normal slides for M. Path Year 1
due to not enough normal tissued received to prepare the slides and the no. of student incresing
All efforts are made to prepare slides from normal tissues available and if needed normal slides will be requested from Anatomy Dept.
The CPs are not conforming to the procedures followed in dept
The procedures have been changed recently after the department joined Conjoint Board.
To discuss the CPs in the departmental meeting and make necessary amendments
Jabatan Perubatan Penyakit Dalam
Ruang pembelajaran dan pengajaran yang tidak mencukupi
Peningkatan jumlah pelajar (i.e. prasiswazah, siswazah, kejururawatan ) yang menggunakan bilik tutorial / ruang pengajian untuk proses pembelajaran
Menambahkan ruang pengajaran/bilik untuk tujuan tersebut. Membuat pembahagian (partition) untuk bilik tutorial yang sedia ada. Menggunakan Bilik Peperiksaan Dan Sumber Pelajar (BPSP) untuk kegunaan pembelajaran prasiswazah semasa posting medical dan siswazah
Oftalmologi
Pertindihan tarikh peperiksaan MMED dan akhir posting oftalmologi tahun 4 doktor perubatan
Tiada koordinasi antara jadual MMED dan doktor perubatan
Perlu wujud satu mekanisme koordinasi antara program MMed dan program doktor perubatan
Mikrobiologi
-Ketidakpuasa pelanggan berkaitan system penyerahan buku log M.Path Part 1.
-Keperluan t.t. semasa penyerahan buku log kepasda pensyarah bertugas dalam masa yang singkat menyukarkan pelajar.
-Menyediakan `collection area` di Pejabat dan penyerahan buku log dipantau oleh staf di pejabat.
-Projek disertasi pelajar M.Path Part 2 tidak dapat diselesaikan dalam jangkamasa yang ditetapkan
- Tiada Gannt chart dalam proposl penyelidikan bagi memantau proses penyelidikan.
- Penyelia disertasi perlu memastikan calon menyediakan Gantt chart semasa menyediakan proposal penyelidikan.
ULASAN/KEPUTUSAN MESYUARAT Jabatan terbabit harus memantau status keberkesanan tindakan pencegahan bagi memastikan kemungkinan ketidakpatuhan tidak berlaku. Tindakan pencegahan seharusnya dapat mencegah/mengelakan masalah yang dijangka tidak berlaku. Segala permohonan yang melibatkan kewangan harus mempunyai justifikasi yang kukuh dan kelulusan tertakluk kepada kemampuan kewangan PPSP. Berkaitan program MPH, TDPSLI akan berbincang dengan Ketua Jabatan JPM untuk menetapkan tempoh minima jangkamasa sesuautu program/kursus.
Minit 9: Keperluan sumber (staf/peralatan/ruang) JABATAN
KEPERLUAN SUMBER
TARIKH SURAT PERMOHONAN
NEUROSAINS
Tiada bilik untuk pensyarah dan ketua Jabatan.
19 MAY 2010
Dalam tindakan (bilik tutorial untuk pensyarah tetapi bilik untuk Ketua jabatan masih tiada.
Pusat Genom Manusia
Prasarana tambahan/ ruang yang lebih besar
1.Pada 2 Mac 2009 (borang daripada Jab.Pembangunan telah diisi)
1) Ditangguh
2.Pada 8 April 2010 (surat kepada VC dan salinan kepada Pengarah Kampus. Dekan dan Pengarah Hospital) CSC Fisiologi
-Permohonan jururawat pengajar Filter Tank untuk Water Distiller
10/8/10 Surat permohonan telah dihantar kepada Ketua Penolong Pendaftar pada 25 Mei 2010.
Anestesiologi
1. perlu lebih ramai trainee lecturer
-Dua orang telah memohon
2. perlu diwujudkan stor baharu di OT kerana Ot sesak dengan perlatan pembedahan Satu unit Bilik Mikroskop untuk tujuan mengulangkaji slaid mikroskopik
-14 Julai 2010
Keperluan bilik pensyarah baru
Surat permohonan telah dihantar pada 26 Februari 2010 dan 29 Mac 2010 Surat permohonan telah dihantar kepada VC & TNC R&I. 2009: Memohon ruang tambahan untuk tujuan berkenaan ddalam RMK 10
MPG
Unit Sains Rekontruktif Mikrobiologi Jabatan Perubatan Penyakit Dalam
Perlu bilik pengajaran yang sesuai di jabatan Bilik Pensyarah dan kakitangan jabatan Alat bantuan mengajar seperti teaching microscope untuk sesi pengajaran slide
Surat cadangan kepada Pengarah Kampus pada Jan 2010
STATUS KEPERLUAN
2.Hanya penghawa dingin yang diluluskan
Menunggu maklum balas Penolong Pendaftar memaklumkan akan membuat surat permohonan kepada VC untuk menukarkan sebahgian Vot 27 kepada Vot 35. 2 orang telah diterima OT- stor akan diguna semula sebagai OT dan dapatkan `stor` baru Telah dibawa cadangan di dalam Mesyuarat Pengstrukturan Semula Ruang Jab, Unit PPSP pada 7/7/10. Menunggu perkembangan Permohonan diluluskan tetapi ditangguhkan. Masih dalam perbincangan Masih dalam perbincangan
(FBP, BMAT, HPE) program PG.
Patologi
2009
Not enough normal slides for Mpath Year 1 postgraduates. Not enough normal tissues received in the department to prepare slides
The number of Mpath students are increasing nowadays and there is not enough normal tissue included in the specimen received.
The CP’s are not confirming to the procedures folowed in department
We have recently joined the Conjoint Board
All efforts are made to prepare slides from normal tissues available and if needed normal slides will be requested from department of anatomy
To discuss the CP’s in the departmental meetings and make necessary amendments
ULASAN/KEPUTUSAN MESYUARAT Dekan memaklumkan bahawa semua permohonan Jabatan/Unit diambil perhatian/pertimbangan dan kelulusan/pembelian tertakluk kepada peruntukan kewangan. Berkaitan ruang, PPSP juga menunggu ruang-ruang yang akan ditinggalkan oleh PTJ Pengarah Kampus (tahun 2011). Kemungkinan bilik-bilik PBL lama dan bangunan baru (sebelah Perpustakaan) akan dapat digunakan selepas ini untuk kegunaan pensyarah. Untuk MPG, TDA akan berbincang dengan pihak MPG untuk mencari bilik yg sesuai untuk ulangkaji slaid. 1 Post akan dipinjamkan oleh HUSM kepada PPSP dan akan ditempatkan di CSC. Keperluan Jabatan Fisiologi akan dapat ditunaikan apabila selesai proses `viremen` dengan pihak Penang.
Minit 10: Cadangan Penambahbaikan JABATAN
Imunologi
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
STATUS TINDAKAN YANG DILAKUKAN
Klausa 4.2.4 1. Tiada nama pensyarah dan tandatangan pada “Record of Attendance (Lecture)” 2. Rekod didalam fail PPSP/PG/IMMUNO/CP1/R5, R12 dan R16 melebihi tempoh simpanan berdasarkan “Master List of Record Klausa 4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti
Nama dan tandatangan pensyarah berkaitan telah diisi “Master list of Record” telah diperbetulkan seperti didalam CP1. Oleh itu semua rekod didalam fail PPSP/PG/IMMUNO/CP1/R5, R12 dan R16 dikekalkan kerana tempoh simpanan sebenar ialah 7 tahun
Borang PPSP/PG/IMMUNO/CP1/R16 akan digunakan menggantikan borang lama PPSP/pg/IMMUNO/CP2/R2
3. Perbezaan no rujukan borang daftar kehadiran peserta [pada 11/8/09 iaitu Borang PPSP/PG/CP2/R2 dengan borang yang didapati secara on-line iaitu PPSP/PG/IMMUNO/CP1/R16 Klausa 4.2.3 Kawalan Dokumen 4. Terdapat beberapa kesilapan pada no. rujukan (reference) di “flow chart of Academic Pogram MPath” seperti PPSP/PG/ CP2/R6, PPSP/PG/Immuno/CP2/R12; PPSP/PG/Immuno/CP2/R13; PPSP/PG/Immuno/CP2/R14 CFCS
Carta alir CP1 tidak lengkap (tidak dimasukan komponen lulus atau gagal)
Reference pada flow chart telah diperbetulkan. CP2 telah ditukar kepada CP1 (Borang AFA diisi)
Komponen lulus dan gagal telah dimasukan sebagaimana yang dicadangkan
Kad penyeliaan Fasa ll diberi no. rujukan tetapi tiada dalam senarai lampiran CP1 Senarai inventori dalam bilik penyeliaan tidak dikemaskini dan masih ditandatangani oleh pengerusi yang lama Lebihkurang 30-45% pelajar sesi 2008/09/10 agak/tidak bersetuju bahawa kuliah,seminar dan pembentangan pelajar adalah berfaedah- tetapi tiada tindakan pembetulan direkodkan No. rujukan rekod pentadbiran tidak mengikut format yang seragam Senarai JD staff 2010 diletakkan bersama senarai dokumen lapuk(senarai JD 2009)
Telah dibuat sebagaimana sepatutnya Senarai inventori baru diwujudkan dan ditandatangani oleh pengerusi program yang baru @ sekarang
Tindakan akan dilakukan selepas perkara ini dibincangkan dalam mesyuarat jawatankuasa CFCS fasa ll akan datang (bulan oktober 2010)
Diubah saperti yang dicadangkan Telah diasingkan seperti yang dicadangkan
JPM
Skala pada borang soalselidik tidak standard (berbeza-beza) untuk semua CP1, CP2 dan CP3 (semua program kursus).
Semua penyelaras program/kursus telah dimaklumkan supaya dapat menyelaraskan skala pada borang soalselidik (maklumbalas). Borang baru akan digunapakai untuk sesi akan dating.
NEUROSAINS
Internal references should be referred to in the document next to flow chart
Amendment made to all documents
Pusat Genom Manusia
1.Carta pelan lantai tidak lengkap 2.Carta organisasi tidak disahkan oleh HOD baru 3.Fail baru diwujudkan tetapi belum didaftar didalam senarai induk
Anatomi
Alat pemadam api APA0616A dihadang oleh rak.
1. Pelan lantai telah dikemaskini 2. Carta organisasi telah disahkan oleh HOD baru. 3. Telah didaftarkan di dalam senarai induk
Rak tersebut telahpun dialihkan
Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan
CSC
1. Tiada kaedah pelupusan dokumen 2. Perlu kemaskini poster dengan tandatangan, cop dan tarikh 3. Tiada rekod keputusan viva in Unit (kerana disimpan di pejabat PG).
-Pernyataan pada 6.1.4. Human simulator dalam prosedur tidak jelas. Dicadangkan arahan kerja diwujudkan berkenaan human simulator tersebut.
1.Merancang untuk mengadakan lawatan ke jabatan yang mempunyai sistem pelupusan dokumen yang sistematik. 2.Semakan secara berkala oleh Pengawal dokumen 3.Menulis ringkasan keputusan viva dan dimasukkan dalam fail baru PPSP/PG/UB/CP/R16
Arahan kerja telah disediakan dan akan ditambah semasa semakan dan penambahbaikan semula keseluruhan CP pada mensyuarat jabatan bulan Okt 2010
-Pengedaran nota-nota kuliah serta jadual-jadual pengajaran kepada pensyarah tidak menepati garispanduan yang telah ditetapkan di dalam prosedur 6.1.2 (a) dan 6.1.3 (g). dicadangkan semakan semula dibuat mengenai tempoh pengedaran tersebut.
Unit Sains Sukan
1. Untuk proses vetting, tambah ‘Date of removal from hard disk’ dan nama staf yang bertanggungjawab. 2. Terdapat dokumen yang tidak disahkan oleh Ketua Unit 3. Semua minit mesyuarat tiada cop Ketua Unit tetapi tandatangan ada 4.Jadual waktu Kursus Sarjana Sains Sukan tiada tandatangan pengesahan oleh Ketua Unit
Pediatrik
1. Dalam CP1(PPSP/MD/Pead/CP1), Keputusan akhir posting pediatric yang dihantar ke Pejabat Akademik disahkan oleh ketua jabatan. Tetapi keputusan akhir posting tahun 5 tahun 2009/2010 hanya disahkan oleh penyelaras posting. 2. Rekod kompetensi staf bukan akademik dan
1.Ditambah sepertimana yang dicadangkan 2.Dokumen tersebut telah disahkan oleh Ketua Unit 3.Semua minit mesyuarat telah dicop. 4.Jadual waktu Kursus Sarjana Sains Sukan telah disahkan oleh Ketua Unit
1.Pembetulan telah dibuat. Penyelaras posting telah dimaklumkan bahawa setiap keputusan akhir posting perlu diserahkan kepada KJ untuk disahkan.
2.Rekod kompetansi baru telah diwujudkan
akademik ada 3 file. Dicadangkan disatukan dan disusun semula dan diberi nombor rujukan rekod yang baru. Manakala boring kompetensi untuk staf bukan akademik dicadangkan untuk diwujudkan oleh jabatan sendiri. 3. Rekod “Feedback Students” dalam rekod PPSP/PG/Pead/CP2/R6 analisa telah disediakan tetapi tiada bukti semakan dan penambahbaikan telah dilakukan (Feedback bulan Jun-Ogos 2010 dan Sept-Dis 2009) 4. Borang “Supervisor Report” untuk tahun 2010 dalam rekod PPSP/PG/Pead/CP1/R5 : Borang tidak lengkap. 5. Sukar untuk mencari surat-surat dan dokumen yang terdapat di dalam fail. Dicadangkan ditulis semua surat dan dokumen yang terdapat dalam fail dalam satu senarai dan diletakkan dalam fail. Bahagian Penyelidikan
QMS:4.2.1 Tiada Objektif Kualiti untuk CP2 – CP4.
(PPSP/PAED/R002). Setiap staf bukan akademik telah mewujudkan boring kompetensi masing-masing untuk dinilai oleh KJ pada pertengahan dan akhir tahun. 3.Semakan telah dilakukan. Hasil analisa setiap “Feedback Students” akan dibincangkan semasa mesyuarat jabatan untuk penambahbaikan. 4.Borang “Supervisor Report” telah dikemaskini di dalam file PPSP/PG/Pead/CP1/R5 5.Senarai sebagaimana yang dicadangkan telah diwujudkan pada setiap file.
Kualiti Objektif untuk CP2-CP4 telah disediakan seperti berikut: CP2: Memastikan sekurang-kurangnya 80% borang pesanan (LPO) untuk pembelian vot 27000 dapat dikembalikan kepada penyelidik untuk tindakan dalam masa 7 hari bekerja setelah mendapat kelulusan Timbalan Dekan Penyelidikan. CP3: Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada permohonan pembelian asset vot 35000 (Secara terus yang bernilai antara RM1000 – RM49,999) dapat dikembalikan Borang Pesanan (LPO) kepada penyelidik untuk tindakan dalam masa 10 hari bekerja selepas mendapat kelulusan Timbalan dekan Penyelidikan. CP4: Memastikan sekurang-kurangnya 85% daripada laporan akhir Geran USM Jangka pendek yang diterima
(lengkap) dapat di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Penyelidikan PPSP dalam tempoh 2 bulan.
Tiada penilaian kompitensi dilakukan kepada kakitangan R&D dan juga JKuasa Penyelidikan.
Kompitensi staf telah dilakukan (Fail: PPSP/R&D/R29)
Tiada maklumbalas dari kakitangan.
Maklumbalas staf R&D telah dilakukan sebagaimana yang dicadangkan.
CP1: ‘Skop’ does not only explain the objective Quality done.
Skop untuk CP1 telah dipinda sebagaimana berikut:
Cadangan: semua permohonan geran penyelidikan berkenaan yang…..
Fisiologi
‘Semua permohonan Geran Penyelidikan Jangka Pendek USM yang melibatkan staf di PPSP’.
Tarikh terima permohonan 26 Jun 2010 dalam surat perakuan (No.Ruj. USM/PPSP/2010/JKP-37 (3737(4)) tidak sama seperti dalam rekod permohonan geran penyelidikan di PPSP (PPSP/R&D/CP1/R1) iaitu bertarikh 19/4/10
Kesilapan tarikh telah dibetulkan.
Penambahbaikan borang PPSP/PG/PHYSIOL/CP2/L4 supaya diadakan ruangan untuk tandatangan supervisor
-Ruangan tersebut telah diujudkan.
-Tiada tatacara pelupusan rekod untuk dokumen yang sudah cukup tempoh
-Tatacara tersebut telah diwujudkan dan dimasukkan di bawah ‘Departmental Guide’.
-Data rekod kalibrasi peralatan perlu tandatangan pegawai yang terlibat.
-Data rekod kalibrasi tersebut telah ditandatangani oleh pihak Unit Kalibrasi USM
-kajian kepuasan Pelanggan Dalaman dicadangkan
-Borang bagi kajian kepuasan pelanggan telah diwujudkan dan diedarkan pada setiap kakitangan dan pelajar MSc.
diedarkan setahun sekali.
Per. Keluarga
dan PhD. di jabatan.
Klausa 5.5.1 JD staf yang telah membuat pencen pilihan (Dr Amaluddin) berkuatkuasa 1/4/10, penamatan kontrak (Dr Ambreen) berkuatkuasa 1/7/10 dan staf yang bertukar jabatan (Zakari) berkuatkuasa 1/7/10 masih aktif JD mereka di dalam senarai JD jabatan.
Telah dikeluarkan daripada fail JD
Klausa 6.2.2 Rekod staf dan penilaian staf (bukan akademik dan akademik) adalah baik tetapi borang yang digunapakai adalah tidak dikemaskini Carta alir untuk “proses summary for interview for new M.Med candidates” and “proses summary for teaching and learning” perlu diperbaiki/semak: 6.7 Reception and orientation 6.12 Continous assessment: Tunjukkan anak panah untuk tindakan pembetulan 6.20 dan 6.21 boleh digabungkan 1. Fail Laporan maklumbalas akhir posting disaran
Borang lama telah dikeluarkan dan ketua jabatan telah mengisi boring yang baru. Carta alir telah dipinda sebagaimana yang dicadangkan
Diubah saperti yang dicadangkan
Telah dipinda seperti yang dicadangkan
ditutup (PPSP/MD/F.Med/CP1/R7) 2. Borang Maklumbalas akhir posting dimasukan dalam fail PPSP/MD/F.Med/CP1/R6 yang ditukar tajuk kepada Analisa Maklumbalas akhir posting. 3. Markah keputusan posting dimasukan ke dalam fail keputusan peperiksaan akhir posting PPSP/MD/F.Med/CP1/R5 4. Carta alir ditukar Turunkan Objektif kualiti yang lama
Telah dilakukan
Nama fail tukar daripada Fail senarai rujukan dokumen iso jabatan kepada Senarai induk dokumen ISO
Anestesiologi
To review the duration & record keeping accordingly & declare in master list To update & complete the Staff qualification
Semua perkar diatas telah diteliti dan berberapa langkah telah diambil seperti melakukan peerubahan dalam CP yang berkaitan dan mengeluarkan surat arahan kepada staf yang terlibat
To update inventory list to update & complete to Competency staff To update the piagam pelanggan
Pato. Kimia
Rekod Minit Mesyuarat Jabatan (PPSP/CPath/GR13): a) Dicadangkan agar di’stamp’ serta diletakkan nama penyedia minit serta pengerusi pada bahagian tandatangan. b) Masukkan minit mesyuarat yang terkini iaitu mesyuarat yang telah dijalankan pada 15 Januari 2010 (berdasarkan memo yang telah dikeluarkan)
Dibuat seperti dicadangkan
Dibuat seperti dicadangkan
MPG
Hematologi
1. Ruang untuk penyimpanan peralatan radas kurang memuaskan
Ruang penyimpanan peralatan telah dikemaskini dan alat/radas dilabel
2. Hebahan mengenai audit dalaman tahun 2010 disebarkan melalui email, tetapi tiada rekod mengenainya
Telah mengujudkan fail PPSP/MPG/Umum ISO
3. Tindakan pencegahan yang dilaporkan pada 16/11/09 tidak dievaluate/review oleh staf yang bertanggungjawab sehingga audit dijalankan pada 26/7/2010
Tindakan pencegahan telah di dievaluate/review
4. Carta alir tidak terdapat dalam CP2
CP2 tersebut telah di muat naik ke kualiti manual
1. Log book untuk phase 1 dan phase 2 tidak dijadikan lampiran atau rujukan dalam(IR) dalam CP PPSP/PG/Haem/CP1.
1. Kedua-dua log book ini telah dijadikan sebagai lampiran.
2. Ketidakselarasan taip/label carta alir prosedur dalam dokumen PPSP/MD/Haem/CP2 dinyatakan sebagai:6.13 rujukan PPSP/MD/Haem/CP21/LIV, 6.14 LIII dan LII- dinyatakan sebagai L4, L3 dan L2 di dalam CP.
2. Typing error telah dibetulkan.
3. Hak milik pelanggan tidak dijaga dengan baik. 4. Rekod penilaian keberkesanan selepas latihan tidak diisi dengan lengkap- tiada markah untuk Ahmad Zakuan Mustafa HUSM/58/Hema/8/PKSL(jld 2).
3. Buku keluar masuk (pinjaman) desertasi telah diadakan.
4. Rekod telah dikemaskini.
Mikrobiologi
Klausa 5.5.1: Terdapat 3 pensyarah tiada senarai tugas (JD):i. Dr. Robaiza Zakaria; ii. Dr. Siti Suraiya Mohd Nor; iii. Dr. Azian Harun
Senarai tugas pensyarah-pensyarah tersebut telah diadakan dan difailkan
Oftalmologi
.Kehadiran pensyarah semasa proses vetting tidak dikepilkan bersama jadual vetting. Kehadiran direkodkan di dalam buku aktiviti jabatan sahaja.
Kehadiran pensyarah semasa vetting telah dikepilkan bersama jadual vetting dan diletakkan di dalam fail khas.
2. Terdapat hebahan papan kenyataan yang tidak disahkan oleh ketua jabatan
JPP
3. JD ketua jabatan tidak ditandatangani oleh dekan
JD ketua jabatan telah ditangani oleh dekan. Semua JD mesti ditandatangani oleh penyelia yang sepatutnya.
Kualiti objektif tidak dapat dicapai yang mana menghendaki 70% Postgraduate student present research finding in Scientific meeting
Semua pelajar diwajibkan mempersembahkan laporan kajian sekurang-kurangnya di peringkat jabatan (dengan dihadiri oleh pensyarah-pensyarah jabatan lain)
80% pensyarah menyelia 1-3 pelajar lepasan ijazah, tidak tercapai kerana tidak cukup bilangan pelajar Poster/hebahan umum yang terdapat di papan kenyataan tidak diluluskan oleh Ketua Jabatan. Tiada peralatan seperti yang disenarai dalam senarai peralatan bilik mesyuarat jabatan-water dispenser
Perubatan
Semua surat masuk ke Jabatan mesti diserahkan kepada Ketua Jabatan untuk pengesahan sebelum edaran.
1 penyelia utama dan 2 penyelia bersama untuk seorang pelajar
Mencari peluang untuk menyelia pelajar di jabatan-jabatan lain. Telah diambil perhatian dan tindakan Semua senarai peralatan telah dikemaskini
Hak milik pelanggan tidak dijaga dengan baik-disertasi pelajar diletakkan di rak terbuka.
Buat masa sekarang, semua disertasi pelajar telah diletakkan di dalam kabinet berkunci
-Online amendment records for CP1 & CP2 was not verified by top management
Verification done Penyelarasan telah dibuat
-Senarai kakitangan dan carta organisasi tidak selaras
-Piagam pelanggan tidak uptodate
Surgeri
-Rekod pemantauan peralatan
Dah di kemaskini
- tidak diisi - peralatan bilik tutorial tidak di daftarkan - peralatan bilik mesyuarat tiada tt HOD 1. Few announcement on notice board not signed by HOD
Penerangan semula dilakukan
2. competency staff (non-academic) not assessed/ outsource staff competency not assessed.
Sedang dalam tempoh pertukaran staff bukan akademik yang baru dan tidak sempat dikemaskini lagi. Sekarang sudah dikemaskini. Outsource staff tidak disedari memerlukan ’competency assessment ’
3.Reference number not tally between CP and the reference(e.g. Buku Panduan dan Objectif Kursus Doktor Perubatan – PPSP/MD/Surgeri/ CP1/1R1)
Revised and at the time we just got into new academic year and not inserted yet into the file.
4. JD on of the lecturer was not verified, signed by Head of Department (Leow Voon Meng)
Ini telah terlepas pandang oleh staff department atau mereka memasang sendiri poster tersebut.
The lecturer had changed PTJ and since the JD had been removed from our file. Tidak dapat di’comply’ oleh pensyarah kerana terlampau banyak pengajaran yang terpaksa ditukar kerana beban kerja.
Pembatalan CP Pengajaran dan pembelajaran yang tidak dapat dijalankan dalam waktu yang ditetapkan perlu diganti sebelum posting berakhir (PPSP/MD/SURGERI /CP1/R1)
Sains Rekons
-Suggest to provide masterlist of CP -Records are not numbered accordingly -Logbook should be numbered -Weekly activity was signed but no date
Semuanya telah diproses.
1. 2. 3. 4.
Masterlist created Records are numbered accordingly New number created Missed the date, won’t happen and wil be double
-Suggest to put ”You are here’ on fire exit plan
AVA
1.System penfailan tidak diselenggara dengan baik.contoh,fail tidak diberi nama dan label yang lengkap terutama dokumen-dokumen sokongan
1.Telah diwujudkan label fail tersebut dan telah dilampirkan sebagai lampiran: PPSP/UKP/AVA/L1(Llampiran)
2.Rekod berkaitan dengan pindaan CP(corrective action form&DDN Form) tidak diwujudkan fail
2.Fail diwujudkan dan salinanan boring pindaan CP telah dibuat
3.Cadangan penambahbaikan dalam “Laporan Aduan Kerosakan Peralatan”(PPSP/UKP/AVA/CP1/R11) berkaitan dengan tindakan susulan oleh pihak ketiga(cth –jabatan pembangunan) supaya tindakan yang telah diambil oleh pihak berkenaan dicatat
3.Didalam Buku Log tersebut telah diwujudkan satu ruang/kolum dan diruangan tersebut dicatatkan sebagai “Tindakan susulan jika ada” oleh pihak ketiga
4.Objektif-objektif kualiti dipaparkan tetapi tiada rekod pencapaian objektif tersebut.Cadangan perlu dilakukan analisis dan komen sama ada objektif kualiti tercapai atau tidak. 5.Borang aduan ada satu sahaja.Dicadangkan untuk dibuat banyak salinan dan diletakkan bersama kotak aduan
Elektif
check 5. Label created
Maklumat berkaitan kualiti objektif perlu dibaiki supaya masa yang untuk mengujurnya dapat diketahui
4.Borang analisis kepuasan pelanggan diwujudkan dan telah di edarkan.Setelah dianalisa,kualiti objektif tercapai .
5.Telah diperbanyakkan salinan dan telah pun diletakkan didalam kotak aduan
Kesemua pelajar telah menghantar kertas cadangan (bagi pelajar tahun 3 dan tahun 4) selewat-lewatnya 2 BULAN dari tarikh elektif bermula Pembetulan yang dilakukan: Kesemua pelajar telah menghantar kertas cadangan (bagi pelajar tahun 3 dan tahun 4) selewat-lewatnya 2 BULAN sebelum tarikh elektif bermula.
Patologi
Update the CP to include conjoint board requirements and examinations
We are having a workshop within the department involving all the lecturers to discuss and modify the CP’s.
Documents e.g quality objective for department, announcements at poster board needs to be signed and stamped and dated The floor plan/fire escape plan should be placed elsewhere (not behind door, as when doors open it cannot be seen)
Top Managment
Pindaan kepada Manual Kualiti dan CP wajib (rujuk Rekod pindaan dalam laman web ISO
The floor plan/fire escape plan has been placed in the open place where it is visible easily
-
-
Pg 6/22, Section 1 (scope of registration) – memasukkan `management of research` Pg 6/22, Section 4.1 – pindaan berkaitan `outsorcing`. Pg 14/22, Section 6.2 – Pindaan berkaitan kekerapan menilai komptensi staf. Pg 8/22, Section 4.2.1a - pindaan kepada `Quality Policy`. Pg 9/22, Section 4.2.2 – memasukkan keperluan menyemak dokumen kualiti sekurang-kurangnya 2 kali setahun. Appendix 1- memasukkan TD BJIM ke dalam carta organisasi Appendix 12 - mengemaskini JD semua TD (memasukkan JD TD BJIM). Appendix 6 - mengemaskini senarai CP jabatan/unit. Appendix 14 – mengemaskini senarai objektif kualiti jabatan/unit. Table 3: Memasukkan TD BJIM dan TD Kehormat HRPZII dalam QMC (Table 3) Pg 7/22 – menyelaras definasi IR & ER selaras dengan PPSP/QMS/CD Pg 21/22, Section 8.2.2. - pindaan berkaitan proses perlantikan CIA.
ULASAN/KEPUTUSAN MESYUARAT Mesyuarat besetuju dan menerima penambahbaikan yang diambil oleh jabatan terbabit. Dekan menegaskan bahwa mana-mana jabatan/unit yang masih belum melakukan tindakan penambahbaikan dimohon segera melakukannya terutama yang berkait dengan keperluan pelanggan. Semua jabatan/unit juga dimohon agar sentiasa menambahbaik keberkesanan semua proses-proses (Core Procedures) dalam QMS. Semua cadangan penambahbaikan yang melibatkan keperluan kewangan harus mempunyai justifikassi yang kukuh dan kelulusan tertakluk kepada kemampuan kewangan PPSP/USM. MR juga telah menambil langkah penambahbaikan untuk proses IA dengan mengadakan `Refresher course` untuk semua Internal Auditors`. Ini akan membantu proses IA yang akan dapat dijalankan dengan lebih cekap dan berkesan.
Minit 11. Hal-hal lain
1. Pihak TM akan mengadakan perbincangan berkaitan kemasukan pengurusan pengajaran & pembelajaran untuk program MD di KLE ke dalam QMS.
2. TDPSLI akan mengadakan perbincangan dengan pihak jabatan berkaitan isu pertindihan antara `intensive course` dengan kursus wajib IPS.
Minit 12: Ulasan dan kesimpulan Dekan berkaitan prestasi keseluruhan SPK (QMS) Dekan mengucapkan terima kasih kepada semua staf yang memberikan kerjasama dalam melaksanakan keperluan ISO9001:2008. Beliau membuat kesimpulan bahawa secara keseluruhannya keberkesanan pelaksanaan QMS menunjukkan peningkatan iaitu berdasarkan laporan IA (bilangan NCR yang menurun). Namun begitu beliau menyatakan masih ada ruang-ruang atau kelemahan yang perlu ditambah baik. Contohnya, kerjasama daripada segelintir jabatan/unit yang kurang memuaskan seperti tidak menyerahkan laporan MRM dan tidak menghantar wakil ke MRM. Terdapat juga beberapa KJ/KU yang tidak hadir ke MRM. Pihak Pengurusan tertinggi (TM) akan memperhalusi perkara tersebut. Beliau juga menggesa agar mana-mana jabatan/unit yang masih belum menutup NCR harus melakukannya dengan segera kerana ketidakpatuhan yang berlaku perlu segera diperbaiki. Jabatan/unit juga boleh melihat prestasi QMS di jabatan/unit masing-masing berdasarkan trend bilangan NCR yg diterima sejak 2006 dulu sama ada semakin meningkat atau menurun. Bagi klausa yang banyak menerima NCR iaitu 4.2.3, 4.2.4, 5.5.1 dan 8.2.1, semua jabatan/unit harus memberikan perhatian serious supaya dapat melakukan penambahbaikan. Pengerusi juga mahukan agar kesedaran dan komitmen terhadap keperluan ISO9001:2008 dipertingkatkan disemua lapisan. PihakTM akan memberi sokongan sebaik mungkin berkaitan dengan keperluan sumber (resources) terutama sumber kewangan/ dan ruang. Beliau sentiasa berusaha untuk mendapatkan staf sokongan khusus untuk aktiviti kualiti tetapi buat sementara waktu ini `multitasking` daripada semua staf sedia ada diperlukan. Akhir kata, beliau membuat kesimpulan, secara keseluruhannya beliau amat berpuashati dengan pencapaian dan prestasi QMS. Beliau memohon semua jabatan/unit mengambil perhatian di atas apa jua keputusan MRM yang dibuat pada hari ini. Beliau menegaskan bahawa pencapaian KPI universiti APEX memerlukan atau bergantung juga kepada penambahbaikan yang berterusan melalui aktiviti ISO. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.45 petang dengan ucapan salam dan terima kasih daripada pengerusi.
Minit Disediakan pada 14/10/2010:
..................................... .... Prof. Mustaffa Musa Wakil Pengurusan
Minit diluluskan oleh Dekan pada 17/10/10
................................................. Prof. A. Aziz Baba Dekan PPSP
PPSP/QMS/MR/R3 MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) MS ISO9001:2008 PPSP 18 November 2009
MASA: 9.00 pagi TEMPAT: Bilik Persidangan Utama Kehadiran: Lihat lampiran A
Min 1: Pengesahan Minit Mesyuarat Pengurusan (MP) yang lalu Dekan memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan mengalu-alukan staf yang hadir. Beliau memaklumkan bahawa MRM adalah penting kepada kumpulan Pengurusan Atasan (Top Management, TM) PPSP termasuk semua Ketua Jabatan/Unit kerana ia merupakan forum untuk semua menilai sama ada sistem pengurusan kualiti (SPK, QMS) ISO9001:2008 dijalankan dengan baik dan berkesan atau sebaliknya disamping dapat melihat sebarang kelemahan/ruang yang memerlukan tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Beliau menambah bahawa semasa MRM, laporan-laporan/input daripada semua jabatan/unit berkaitan pencapaian/status pengurusan kualiti iaitu yang melibatkan pengurusan `Teaching & Learning` dan pengurusan penyelidikan akan dibincang bersama. Sebagai `output` nya pula, J/kuasa Pengurusan Kualiti (QMC) dan TM akan membuat penilaian, rumusan dan memutuskan bentuk tindakan atau bantuan yang dapat diberikan. Beliau memohon agar semua KJ/KU dapat terus bersama dalam MRM ini hingga agenda terakhir pada sebelah petang. Minit Mesyuarat Pengurusan (MRM) yang lalu (6/11/08) disahkan tanpa sebarang pindaan.
Min 2: Perkara Berbangkit Dari MRM yang lalu (6 Nov 2008) JABATAN
Anatomi
MASALAH/ISU
TINDAKAN TERDAHULU
Perancangan latihan staf: Cik Halimatusaadah
Surat perancangan Latihan Staf berkenaan pada tahun 2008 telah dibuat pada 17/12/2007. Rujukan: PPSP/ANATOMI/8 – (03)(07)
ULASAN/ KEPUTUSAN MRM 6/11/08 Belum selesai, cadangan supaya cari sendiri kursus dan ketua jabatan akan sokong permohonan
STATUS SEMASA (laporan daripada Jab/Unit) Cik Halimatusaadah tidak lagi bertugas di Universiti Sains Malaysia
ULASAN/ KEPUTUSAN MRM selesai
HGC
Histology Teaching slides
Surat permohonan 9/6/08 (No. Rujukan: PPSP/ANATOMI/15/07 – 1(2008)
Tidak mencapai tahap kualiti objektif yang ditetapkan disebabkan sukar diukur. Pembelian Peralatan Vot 35000 (Harta Modal) Tahun 2009 – Model pengajaran Anatomi, laptop, dehumidifier dan lainlain Peralatan makmal rosak dan tidak mencukupi
Pindaan dilakukan kepada kualiti objektif berkuatkuasa 15 Julai 08.
Tugasan pelajar tidak diawasi
Telah diawasi
Isu keselamatan makmal
Sistem keselamatan Pintu makmal masih tidak memuaskan
Permohonan pada 21 September 2008
Belum selesai, Jab. dan pej. Dekan kena buat follow up. Bah pentadbiran kena semak balik permohonan Gunapakai objektif kualiti yang akan ditetapkan/diperhalusi oleh TDPSLI
Tidak ada maklumbalas daripada pihak Pentadbiran
KPP memaklumkan bhw pembelian telah dibuat 30 Nov 08. HOD diminta buat susulan.
Analisis Kualiti Objektif telah dijalankan dan diaudit
Dah guna objektif yang baru spt diedarkan oleh TDPSLI
Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC
Tiada maklum balas
KPP memaklumkan bhw pembelian vot 35 telah dibuat
Peralatan yg rosak telah dibaiki atau diganti baru. Peruntukan baru sedang dlm proses permohonan (pembelian peralatan yang masih perlu)
Selesai
Pelajar telah dimaklumkan mengenai tanggungjawab bersama menjaga makmal & mereka yg sepatutnya terlibat dlm pengajaran (telah terlibat dlm SGD, pelajar perubatan Thn 2 & menunjuk-ajar pelajar siswazah baru). Tindakan susulan dgn KPP/PPKT. Telah diselesaikan
Selesai
Telah diurus dgn jab Pembangunan/mohon peruntukan
Tiada wakil semasa MRM. Perlu laporan segera dari HGC.
Selesai
Isu ruangan/tempat duduk pelajar & staf yang akan kembali
Sudah mohon ubahsuai tapi tapi tidak diluluskan untuk 2008
Ubahsuai ruang/peralatan yang ditempatkan atas meja makmal. Rancang pengambilan pelajar. Ruang berkenaan telah diubahsuai dan permohonan baru telah dimasukkan dlm peruntukan 2009/2010.
Makluman isu ruang utk staf baru/yg akan kembali sudah dibuat kpd pihak yang sepatutnya. Ruang kerja makmal dalam proses pemgubahsuaian selesai
Ruang utk pelajar melakukan eksperimen
MIP
JKKP tidak pernah memberi laporan status keselamatan di mana terdpt byk extension plug serta laluan kecemasan yg terhalang.
Menulis surat rasmi kepada JKKP utk memohon laporan status keselamatan secara keseluruhan di unit ini dan penglibatan unit ini di dalam laluan kebakaran.
KPP- permohonan ubahsuai telah dimajukan kepada Penang -Budget Pembangunan bg tahun ini telah habis KPP/Dekan -sebahagian besar ruang telah dilakukan proses renovation oleh jab Pembangunan dan dihantar ke USM Penang. Terima
Follow up
Fokus kpd pembangunan e-learning. Perlu lapor perkembangan. - masih guna pakej CAI lama
Tiada pembangunan pakej CAI yang baru
Keadaan persekitaran kerja yg tidak kondusif yg di alami selama 6 tahun seperti suhu panas dan sistem ventilasi
KPP/Dekan memaklumkan bhw permohonan telah dibuat tp belum ada maklumbalas dpd pihak Pengurusan Kampus. Perlu tindakan susulan.
Permohonan pengubahsuaian unit telah dipohon sejak 2002 tetapi tidak mendapat peruntukan dan persetujuan dari pihak universiti. Membuat
Tiada wakil MIP semasa MRM untuk memberi laporan Tiada perkembangan
TDA- usaha lebih fokus kepada program elearning utk pra dan pasca siswazah
KPP/dekan mencadangkan agar permohonan baru utk ubahsuai perlu dibuat secara berperingkat2.
Neurosains
yg tidak memuaskan dalam blok kerja yg terlalu sempit.
permohonan baru kpd pihak jabatan pembangunan USM utk pengubahsuaian unit (Makmal komputer dan pejabat unit) sebelum 25/9/08.
Tiada pemantauan atau penguatkuasaan yg sewajarnya terhadap peraturan oleh pengguna yg menggunakan makmal komputer seperti ada pelajar yg tidak klik keluar pd sistem SMPMK.
Pihak unit tidak boleh memperuntukan lebih dari seorang kakitangan utk memantau sistem berkenaan dan pd masa yg sama melayan pengguna makmal. Pihak unit tidak membuat pemantauan. Membuat permohonan baru untuk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.
Lecturers fail to give lecture due to other urgent commitment
Pensyarah terlibat mesti maklumkan kepada Ketua Jabatan atau secretary (dan secretary akan beritahu kepada HOD) atau pensyarah lain. Butir direkodkan dalam buku “program Pengajaran tertangguh”. The HOD must ensure the questions have been vetted centrally at least 2 weeks prior to examinations. (PAF form filled)
Delayed in preparation of exam questions/busy with clinical work
Dipersetujui Staf yg menjaga kaunter telah pindah ke Unit lain. Oleh itu sistem giliran staf yang pantau telah dilakukan
- selesai, telah bincang di Jabatan dan buku rekod telah diwujudkan
Tiada wakil semasa MRM untuk memberi laporan. sistem pengajaran berjalan lancar di Jab.
Jab Surgeri, Farmakologi, Radiolog, HGC dan Unit Grafik
Masih belum menutup NCR (Internal Audit 25-28 Ogos 2008)
Peringatan telah diberikan oleh CIA semasa MRM.
CIA perlu pantau dan lakukan `follow up`
Dah tutup NCR
CIA memaklumkan bhw urusan penutupan NCR telah selesai
MR/CDC
Terdapat beberapa Jabatan/Unit yang perlu tingkatkan kesedaran dan bimbingan Tambahan objektif kualiti:
Rumusan oleh CIA semasa MRM.
Tindakan oleh MR/CDC untuk beri takklimat terutama kpd PK/DC baru di Jab/Unit.
Taklimat telah diadakan selain sebaran melalui email.
Taklimat kefahaman akan terus dilakukan mengikut keperluan.
Dibincangkan dalam MRM
MR akan membuat pindaan kepada objektif kualiti dalam Manual Kualiti. MR juga akan menghubungi pihak SIRIM berkaitan skop pendaftaran. TDP/Bhg Penyelidikan akan mengukur prestasi objektif kualiti
Skop pendaftaran, objektif kualiti yg baru serta versi 2008 telah digunapakai untuk IA pada Okt 2009.
Objektif yag disediakan telah dipersetujui.
Masalah dibincang dalam MRM tapi tidak dapat diselesaikan.
Mesyuarat bersetuju supaya pihak TDPSLI/Pejabat Siswazah memperhalusi objektif kualiti dan berbincang dengan pihak Jabatan terbabit tentang cara-cara mengukur objektif kualiti. Selepas itu, pengurusan objektif kualiti untuk PPSP akan dilakukan dengan bantuan data daripada Jabatan. Data yang
Objektif kualiti utk program PG telah dikemaskini dan digunapakai oleh jabatan tertentu.
TDPSLI telah diseraskan tapi kini perlu semakan semula oleh TDPSLI/Dekan.
MR/TDP/ Bhg Penyelidikan
1. 70% pensyarah memegang sekurang-kurang SATU geran (PI) pada setiap tahun. 2. 80% pensyarah adalah pengarang kepada sekurangkurang satu kertas penerbitan dalam `peer reviewed journal` setiap tahun. TDPSLI/ Siswazah
Objektif kualiti PPSP, Bhg Siswazah (yang juga diguna pakai oleh Jabatan tertentu) masih keliru untuk diukur.
Pendidikan Perubatan
KKKK
To prepare PPSP academic staff members adequately in their multifaceted roles as teachers, researchers as well as administrators of educational program/services by offering at least six faculty development activities throughout the year. To ensure that 90% of students enrolled in Community and Family Case Studies (CFCS) programme pass the examination. Analisi kepuasan pelanggan
Tindakan perlu diambil kerana hanya 66% pencapaian. .
lengkap perlu diserahkan kepad MR seawal yang mungkin. Perlu CAF
Tiada data diserahkan pada MRM yang lalu
Till June 2008, we already organized 4 faculty development programmes, so we already achieved our target.
HOD memaklumkan analisa semasa telah mencapai sasaran. Selesai.
234 out of the total 236 (99.15%) students passed the CFCS exam for the year 2008. The two remaining students will resit the exam in Dec 2009 Students’ feedback in 2008 indicates the following patterns: i. 91.0% gave a high score for usefulness of CFCS teaching ii. 95.7% gave a high score for usefulness of community residency programme iii. 91.8% gave a high score for satisfactory supervision by academics iv. 97.9% gave a high score for CFCS promoting cordial relationship among
Pencapaian yang diperolehi telah diterima.
students and between students and the community. Overall response shows that only 7 students out of 233 (3.0%) gave low mark response to all the four domains above. Only a small proportion of students (ranging from 2.1%-9.0% in each PBL group) disagree with the mode of CFCS teaching Pejabat Akademik
Fotografi
Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran seminggu sebelum blok bermula untuk diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan. -Ramai pemohon tidak mengisi borang permohonan kerja.dan memohon di saat akhir.
Tidak tercapai
-peralatan tidak mencukupi seperti Camera dan komputer.
Tunggu bajet PPSP
Peratus? Pelajar tidak mengambil dlm masa yang ditetapkan dan ada juga pelajar yang membuat salinan sendiri utk kumpulanya.
Ahli fotografi sentiasa memaklumkan kepada pemohon tetapi masalah ini masih berulang lagi. Lapor kepada ketua unit
Kajian semula perlu dilakukan terhadap perkara 2 ini
Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran sebelum setiap sesi bermula untuk diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.
PK perlu memantau
Tiada wakil semasa MRM. Perlu laporan segera. Cdg supaya on call bg kes urgent. Act. Dean response tak perlu sbb byk jab. Dah ada digital camera
Kerjasama dpd staf supaya isi borang
selesai
Alat yang ada terhad dan juga model lama saja
KPP/dekan: - Hanya 2 digital camera di Fotografi - permohonan budget kpd atasan diuluskan dlm jumlah yg sedikit. Tak mencukupi untuk
Unit Grafik
Bhg Pentadbiran
1. Objektif Kualiti: Mencetak kertas soalan peperiksaan yang telah lengkap isikandungannya yang diterima dari Bahagian Akademik dan Bahagian Siswazah PPSP dalam tempoh 48 jam sebelum masa peperiksaan bermula. 2. Memastikan borang pesanan di keluarkan dalam masa 7 hari bekerja setelah menerima permohonan yang lengkap berserta sebutharga dari Jabatan/unit di PPSP 3.Memastikan sekurang-kurangnya 80 % daripada item yang telah dikenalpasti pembelian di bawah vot 35000 dapat diselesaikan sehingga penghujung bulan Ogos.
Data tidak diserahkan/tiada wakil
Pembetulan telah dibuat dan ditutup oleh Juruaudit dalaman
Data tidak diserahkan/tiada wakil
Data pencapaian objektif kualiti tahun 2008 telah diukur: 99%
Tahun 2008: 96%
Tahun 2008: 100%
penambahan alatan baru. PK buat tindakan susulan pada 2010. Selesai
MR: cadang semak semula objektif kualiti jika pencapaian 100% berturut2 setiap kali pengukuran. MR juga meminta jab/unit lain juga ambil perhatian hal ini.
Beberapa perkara berkaitan pengurusan sumber manusia terutamanya komunikasi dan kemahiran kerja tidak memuaskan hasil dpd maklum balas pelanggan.
Beberapa perkara berkaitan pengurusan sumber manusia terutamanya komunikasi dan kemahiran kerja tidak memuaskan hasil dpd maklum balas pelanggan. 1.Mesyuarat bhg bagi menjelaskan kepentingan komunikasi dalaman yang berkesan.
Perlu buat analisis kepuasan pelanggan berterusan untuk memantau perkara ini
Pantau hasil tindakan yang diambil
2. Penyelarasan dgn jab Pendaftar ttg bidang-bidang tugas yang masih kurang jelas.
Bhg Siswazah
1. 90% penghantaran disertasi kepada Pemeriksa Dalam dilakukan dalam masa 3 hari bekerja selepas senarai diluluskan oleh Majlis PPSP. 2. 90% penyerahan kertas soalan kepada Unit Peperiksaan mempunyai `zero defect` dari segi format.
Perlu ukur dan analisa data pencapaian. TDPSLI perlu pantau keperluan ini. Tiada data dilaporkan semasa MRM Data tidak diserahkan semasa MRM 2008
Elektif
Skill Center
Pelajar yang ingin ke luar Negara memohon agar disediakan kemudahan kewangan
Kerosakan peralatan 12/03/2008
Gangguan sistem pengudaraan wad simulasi 26/02/2008
Training in the CSC increased confidence to examine real patient in the ward (55.7%). (18/1/08) Overall satisfaction skills training in CSC (69.3%). (21/8/08)
Akan dipertimbangn selepas sesi perbincangan bersama pihak pengurusan atasan
Surat permohonan kepada ketua penolong pendaftar dihantar pada 18/03/2008.
Menghubungi jab pembangunan untuk menyelesaikan masaaalah 2/3/2008.
Inadequate training sessions. To observe with phase II coordinator.
1.To review the methodology. 2.To discus with Phase II
Penyelaras perlu pantau hasil tindakan yang diambil
Belum selesai (perlu bawa perkara ini kpd exco dekan)
Tiada maklum balas/tiada wakil semasa MRM
Telah menghubungi pergawai yang bertanggungjawab, buat masa sekarang masih tiada tempat yang sesuai. Bilik sejuk farmakologi tidak sesuai untuk penyimpanan manikin. Mesyuarat jabatan 1Nov. Perlu buat surat permohonan semula secepat mungkin dan justifikasi keperluan stor tersebut. Wad 1 Nilam telah beroperasi, kipas ekzos/tingkap cermin masih belum dtutup. Telah berbincang dengan KJ 1Nilam. Beliau akan hantar surat ke pembangunan Hospital untuk tindakan sewajarnya. Mesyuarat jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010
TDA perlu ambil perhatian tentang perkara tersebut.
Bincang dengan TDA untuk selesaikan keperluan ini.
Selesai
Ukur semula kepuasan pelanggan.
Analysis AXR under supervision (48.9%). (21/8/08)
Training in the CSC encouraged to learn independently (61.3%). (14/1/08) Received adequate feedback from tutor (51.0%). (14/1/08)
Mikrobiologi
PE abdomen done independently. Feel competent (48.9%). (16/1/08) PE abdomen done under supervision.Feel competent (48.9%). (17/1/08) Requesting to upgrade the LCD projector and/or compatible computer.
coordinator. To discuss the overall teaching approach in Med.Education. 1. Need to train tutors. 2.Utilize tutors from Radiolagy. To train more tutors and get them from Radiology. Inadequate sessions & no. of tutors. To train and assemble more tutors.(Minit mesyuarat 21/1/08) Tutors were not well-trained before hand. To train and give briefing to tutors before hand. More training sessions are needed. To acquire more training sessions.
Perlu pantau tindakan yang diambil
Mesyuarat jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil.
More training session are needed. To train tutors properly and increase the session. Write a letter to AVA/PPKT
LCD projector yang lebih sesuai akan ditukarkan kemudian apabila Unit AVA mendapat peruntukan baru (sedang dlm proses permohonan) yang diangggarkan diperolehi pada akhir tahun 2009.
PPSP telah terima 20 LCD baru (AVA). Akan diagihkan kepada unit/jab berkaitan. Jab buat susulan.
Unit Sains Sukan
Memohon seorang Juruteknologis Makmal di Unit Sains Sukan bagi menggantikan Encik Mohd Nawawi yang akan melanjutkan pelajaran dan telahpun mendapat kelulusan Cuti Belajar Bergaji Penuh.
Permohonan pada 18 Ogos 2008
Juruteknologis yang Baru, Cik Nur Hafizah Hamzah telah melapor diri di Unit Sains Sukan pada 15.6.2009 .
selesai
Hematologi
1.To provide a proper organizational chart for officers’ names and photos
In the process of planning for improvement.
Pihak jabatan telah mengadakan carta organisasi yang baru dan terkini.
selesai
2.Mpath programme coordinator to obtain the feedback from the external examiner within 6 months of the final exam date 3. Beberapa bilik tutorial di bawah kelolaan PPSP dipinjamkan kepada pihak Jabatan Hematologi bagi penggunaa pelajarpelajar pasca-ijazah
Official request has been issued to the respective coordinator at UMMC.
Feedback dpd external examiner telah diperolehi dlm masa 6 bulan untuk peperiksaan yg lepas.
selesai
Request letter has been sent to Cik Norashikin (Penolong Pendaftar Siswazah).
PPSP tidak dapat menyediakan bilik tersebut. Pelajar telah di tempatkan di bilik pensyarah yg kosong di jabatan untuk sementara waktu.
Tunggu pembinaan bilik baru siap. Buat tindkan susulan.
MIP
1. Bilik/ruang untuk staf dan computer 2. Ubahsuai makmak komputeruntuk prasiswazah dan pascasiswazah 3. Perlu 2 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat. 4.Perlu 83 buah komputer baru 5. Perlu sebuah mesin pencetak dwiwarna berkuasa tinggi.
JKKP tidak pernah memberi laporan status keselamatan di mana terdpt bnyk extension plug serta laluan kecemasan yg terhalang.
Pihak Top management harus menyediakan keperluan sumber yang dipohon berdasarkan kemampuan kewangan.
selesai
Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC
JK IT telah setuju untuk tempatkan pegawai baru
Tindakan susulan pasa 2010.
selesai
Pihak JKKP tidak pernah terlibat dalam mana-mana latihan kebakaran di blok ini Pihak JKKP memang tidak pernah mengeluarkan laporan status keselamatan unit. Kali terakhir diterima pd tahun 2006 dan meliputi laluan kecemasan sahaja.
Menulis surat rasmi kepada JKKP utk memohon laporan status keselamatan secara keseluruhan di unit ini dan penglibatan unit ini di dalam laluan kebakaran.
Membuat permohonan baru kpd jab Pembangunan utk pengubahsuaian sebelum 25/9/08.
Membuat permohonan baru utk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.
Selesai
Dipersetujui
Perlu pantau tindakan yang diambil
Fisiologi
Top Management & HRU
Keadaan persekitaran kerja yg tidak kondusif yg di alami selama 6 tahun seperti suhu panas dan sistem ventilasi yg tidak memuaskan dalam blok kerja yg terlalu sempit.
Permohonan pengubahsuaian unit telah dipohon sejak 2002 tetapi tidak mendapat peruntukan dan persetujuan dari pihak universiti.
Membuat permohonan baru kpd pihak jabatan pembangunan USM utk pengubahsuaian unit (Makmal komputer dan pejabat unit) sebelum 25/9/08.
Tiada pemantauan atau penguatkuasaan yg sewajarnya terhadap peraturan oleh pengguna yg menggunakan makmal komputer seperti ada pelajar yg tidak klik keluar pd sistem SMPMK. Memohon Budget untuk Peralatan Praktikal Fisiolog
Pihak unit tidak boleh memperuntukan lebih dari seorang kakitangan utk memantau ystem berkenaan dan pd masa yg sama melayan pengguna makmal. Pihak Unit tidak membuat pemantauan
Membuat permohonan baru untuk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.
Permohonan pada 22/4/08
Memohon Peralatan Praktikal Fisologi
Permohonan pada 18/6/08
Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC
Memohon pensyarah pelatih dan pensyarah -The system for Succession Planning for the appointment of heads of departments could be
Permohonan pada 10/6/08
Bengkel untuk tujuan ini akan dilakukan.
Jabatan terbabit perlu buat tindakan susulan dengan Bhg Pentadbiran PPSP Exco Dekan perlu ambil tindakan lanjut
Permohonan vot 35 telah diterima
Pembelian bawah rm10,000 telah dibuat
Telah dikemukakan kepada atasan
KPP/DEKAN- tungu kelulusan post baru DEKAN- sedang diurus dgn pihak Penang, mungkin adakan bengkel ala `PIMPIN`.
Chem Path
Radiologi
Anaesthesiology
formalized with documentation of activities related to orientation and handover of responsibilities. Acknowledgement Form (PPSP/PG/CPath/CP 1/R15) There was no activities noted. Suggest activate usage or change the method of acknowledgement
The form will be used in the 2008/09 academic session
Dah selesai
selesai
Selesai
Akan dipantau pada MRM yg akan datang
Competency for supporting staff eg. Steno and PAR not in the file
Steno and PAR competency form will be placed in record
Dah diselesaikan
Kawalan produk tidak patuh. Perlu diwujudkan rekod pelupusan bahan lapuk.
dibawah kawalan unit penyelenggaraan hospital
Dr Juhara - urusan pelupusan telah dibuat antara UKP dan sykt berkaitan
Rekod inventori peralatan, penggunaan dan penyelenggaraan tidak lengkap
dibawah kawalan unit penyelenggaraan hospital
Tindakan/proses pelupusan telah dipohon tapi masih tiada tindakan dr pihak berkenaan.
KPP-Jabatan perlu pastikan alatan berkenaan diperolehi dari sumber mana utk tujuan penyelenggaraan alat. - wujudkan inventori khusus utk ppsp
Mesyuarat jabatan perlu dibuat secara berkala dan diminitkan
Mesyuarat akan diadakan dengan lebih kerap. Akan dimulakan pada tahun 2009.
Selesai
Selesai
Selesai
Min 3: Laporan Hasil Audit a. HASIL PENEMUAN `SURVEILLANCE AUDIT OLEH SIRIM PADA 10-12 MAC 2009: NCR
JABATAN/UNIT Farmakologi, JPP & J/Kuasa Piagam pelanggan
NCR -Competency requirement was not established (PAR, Pembantu makmal dan pensyarah) -Not evidence training or actions to ensure achievement of competency. -Some staff have not attended any training since 1994.
Farmakologi & O&G
It was evidence the supervisors did not evaluate the student`s log book as one part of continuous assessment; Buku Panduan kurikulum for Phase III 2007/08 and Phase I, II & III 2008/09 (after curriculum review was not available during the audit; old version 2006/07 was shown during audit)
TINDAKAN PEMBETULAN Dekan telah mengeluarkan arahan kepada Ketua Penolong Pendaftar/pengerusi J/Kuasa Piagam Pelanggan supaya mengambil tindakan segera (surat dilampirkan). Dekan juga telah mengeluarkan surat kepada semua ketua jabatan berkaitan NCR yang lain. MR akan adakan taklimat lagi pada bulan April kepada semua jabatan/unit tentang hal ini serta isu lain termasuk pindaan dokumen selaras ISO9001 versi 2008.
STATUS SEMASA Borang penutupan NCR telah di serahkan kpd SIRIM.
Pengerusi Fasa III telah mengeluarkan surat (bertarikh 23 Mac 09) berkaitan isu Buku Panduan Panduan Kurikulum dan tanggung jawab Penyelaras posting. Beberapa contoh Buku panduan ini akan diedarkan kepada semua jabatan dan akan dihebohkan kepada staf jabatan tentang wujudnya versi baru ini melalui notis board jabatan dan juga melalui intranet akademik PPSP. Borang CAF juga telah dikeluarkan oleh Pengerusi Fasa III. Pejabat Akademik juga telah
Semua penyelaras telah mengambil perhatian ttg perkara ini.
KEPUTUSAN MRM
Taklimat ttg keperluan ini telah diberikan oleh MR. Jabatan/Unit telah maklum dengan kewujudan borang menilai kompetensi pensyarah dan staf bukan akademik.
Dekan dan TD menerima tindkan yang telah diambil dan memohon semua pihak patuh kepada peraturan yang ditetapkan oleh PPSP dan keperluan sistem kualiti.
diminta memantau penggunaan Buku Panduan Kurikulum dan Buku Log oleh staf/jabatan. O&G & Radiologi
-Vetting process could be verified for end posting examination questions (Question bank for End Posting examination questions (EDP/01/07; EDP/02/07; EDP/03/07) -Managing of the question banks was not evidence (There was no proper recording on the usage of the questions; record of the vetting process (end posting examination questions) was not available during the audit)
TDA mengeluarkan arahan/peringatan kepada semua pihak yang terlibat supaya mematuhi polisi dan amalan PPSP (surat TDA kepada semua Jabatan dilampirkan). Pengerusi Fasa III juga telah menghantar surat peringatan kepada penyelaras posting tentang keperluan mematuhi polsi yang telah ditetapkan (Borang CAF juga dikeluarkan). Semua jabatan diminta mewujudkan sistem penyimpanan soalan end posting exam dimana jabatan membekalkan portable hard disk khusus kepada Penyelaras Posting untuk tujuan tersebut. Hard disk ini adalah milik jabatan dan perlu diserah semula kepada HOD apabila penyaealaras bertukar. Hard copy soalan yg telah digunakan hendaklah dikutip semula lepas peperiksaan di jabatan dan dimusnahkan dan direkod setiap kali ianya di print dan dimusnahkan seperti mana di gunapakai oleh unit peperiksaan.
Semua jab/unit terbabit telah mengambil perhatian ttg keperluan ini.
Dekan dan TD menerima tindkan yang telah diambil dan memohon semua pihak patuh kepada peraturan yang ditetapkan oleh PPSP dan keperluan sistem kualiti.
B. HASIL PENEMUAN `SURVEILLANCE AUDIT OLEH SIRIM PADA 10-12 MAC 2009: SFI SFI School Quality Objectives was not updated at some departments (Jab yg terlibat).
TINDAKAN & STATUS MR telah memohon semua jab/unit menyemak senarai objektif kualiti yang diletakkan dalam laman web. Jika ad perubahan atau ketidaksamaan, jab/unit diminta buat pindaan dgn CDC. Perbincangan dan tindakan pembaikan telah dilakukan.
ULASAN MESYUARAT Dekan: Semua HOD mengambil perhatian tentang keperluan ini; beri kerjasama kpd MR
Kepuasan pelanggan tidak dirumus diperingkat PPSP dan analisis `trend` tidak dilakukan (HRU)
10 soalan `questionares` dan hasil maklumbalas menunjukkan Secara keseluruhannya kajian kepuasan pelanggan Bahagian Pentadbiran, PPSP di bawah Pejabat Dekan telah memenuhi kehendak pelanggan.
KPP akan terus memantau keperluan ini.
Data analysis at departmental level was not well demonstrated (Jab yg terbabit)
MR telah beberapa kali memberikan taklimat tentang data yang perlu dikutip dan dianalisa spt pencapaian objektif kualiti, kepuasan pelanggan, prestasi pembekal dan sebarang keperluan (spt `time frame`) yang ditetapkan oleh mana-mana jab/unit. CIA telah memberi taklimat dan borang NCR baru telah diwujudkan dimana `correction` dan `corrective action` diperjelaskan
Dekan: semua HOD diminta beri kerjasama.
Appointment of external supervisor as cosupervisor was not found (PG Office).
Tindakan pembetulan yang diambil tidak focus kpd `root cause` dan keberkesanan tidak dipantau (semua jab ambil perhatian) Requirement & criteria set by MQA/Medical Council be considered when identifying quality objectives (TDA) Management Review Meeting (MRM): masih ada Jabatan/unit yang tidak menyerahkan laporan prestasi dan tindakan yang perlu diambil (jab yang terbabit) Semasa Internal Audit, bilangan NCR mengikut area/proses spt peringkat pengambilan pelajar, peringkat pengajaran, peringkat peperiksaan dan sebagainya perlu ditunjukkan (CIA) CP Jabatan/unit juga diletakkan di laman web (spt Manual Kualiti) (jab yg terbabit) Buku Panduan yang terkini selepas pindaan hasil bengkel curriculum review tidak diedarkan kesemua Jabatan (Pej Akademik)
DIterima
Dekan: semua HOD diminta beeri perhatian terhadap perkara ini TDA mengambil perhatian perkara ini.
MR sentiasa mengingatkan semua jab/unit. MRM juga sentiasa merekod jab/unit yang tidak memberikan laporan yang diperlukan.
Dekan: semua HOD terbabit harus beri kerjasama.
Tindakan sedang diambil oleh CIA untuk mengenaspati, jika ada kelemahan dipelbagai peringkat kurikulum dan pelaksanaan T & L (Seksyen 7 dalam CP).
CIA: telah memberi taklimat kpd semua Jab/Unit ttg hal ini
Telah diletakkan kecuali Jab/Unit? CDC - 3 Jabatan masih belum menghantar pindaan
Jabatan terlibat diminta hadir ke bengkel pada 24-25 Nov. untuk selesaikan keperluan ini.
Telah hantar kpd. Semua Jabatan; Jabatan sila semak TDA mengambil perhatian terhadap perkara ini.
C. Audit Dalaman (5-8 Oktober 2009): Pembentangan oleh CIA (En. Chandran Govindasamy) CIA memaklumkan bhw Audit Dalaman yang telah dijalan adalah berdasarkan keperluan MS ISO9001:2008 dan keperluan lain yang ditetapkan oleh PPSP. Skop audit juga meliputi pengurusan T&L serta pengurusan penyelidikan (yang baru dimasukkan). RINGKASAN PENEMUAN AUDIT Bil.
Bilangan NCR
Bilangan Cadangan Penambahbaikan (SFI)
Pengurusan Tertinggi (MR, Pejabat Dekan / Timbalan Dekan)
2
3
2.
Ketua Pengawal Dokumen (CDC)
1
1
3.
Ketua Juruaudit Dalaman (CIA)
0
1
4.
Pejabat Pentadbiran
4
2
5.
Setor PPSP
3
3
6.
Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3)
6
5
7.
MD (Elektif)
1
9
8.
MD (Ko-Kurikulum)
5
7
9.
CFCS
1
2
10.
Pejabat Siswazah
15
6
11.
Anatomi
4
9
12.
Anestesiologi
6
8
1.
Jabatan / Unit / Program
13.
Biostatistic & Res Methodology
2
7
14.
Farmakologi
10
4
15.
Fisiologi
6
7
16.
Hematologi
7
2
17.
Imunologi
2
9
18.
Mikrobiologi & Parasitologi
2
5
19.
Neurosains
7
0
20.
Oftalmologi
2
2
21.
O&G
12
7
22.
ORL-HNS
6
4
23.
Otopedik
3
4
24.
Patologi
5
4
25.
Patologi Kimia
1
9
26.
Pediatrik
6
6
27.
Pendidikan Perubatan
8
5
28.
Perubatan
5
3
29.
Perubatan Kecemasan
6
4
30.
Perubatan Keluarga
2
2
31.
Perubatan Masyarakat
6
7
32.
Psikiatri
9
4
33.
Pusat Genom Manusia
1
4
34.
Radiologi
3
3
35.
Sains Sukan
3
8
36.
Sains Rekonstruktif
5
5
37.
Surgeri
6
2
38.
Grafik
7
6
39.
3
14
1
10
41.
Makmal Informatik Perubatan (MIP) Makmal Pelbagai Guna (MPG) Pejabat R & D
0
1
42.
Pusat Kemahiran Klinikal
2
6
43.
UKP (AVA)
8
3
44.
UKP (Fotografi)
6
5
40.
200
JUMLAH
TREND PRESTASI INTERNAL AUDIT (Perbandingan dengan tahun-tahun yang lalu)
Bilangan NCR Bilangan SFI
2006 453 233
2007 182 181
2008 182 179
2009 200 peningkatan NCR (9.9 % ) 219 peningkatan SFI ( 20.7 %)
216
LAPORAN NCR MENGIKUT KLAUSA Klausa
Keperluan Standard (Requirements)
Pernyataan Ketidakpatuhan (NCR)
Tempat (Jabatan / Unit / Program)
Bilang an NCR 8
%
4.0
Documentation Requirements - General
Procedures related to the increase in scope of duties were not incorporated into the quality management system, CP incomplete / being changed / not clear
Akademik, Surgeri, UKP-AVA, Ko-Kurikulum, Perubatan Kecemasan, Mikrobiologi, Pusat Kemahiran Klinikal
4.2.2 4.2.3
Control of Documents
Dokumen luaran bukan yang terkini, reference document not available, no/wrong reference nos. of documents, flowchart in CPs wrong, effective date on documents not stated, documents not signed/stamped, obsolete/photocopies of documents being used, amendment of CP not approved, mistakes in CPs, document not available, movement of documents not controlled, Master list not updated
Anatomi, Pediatrik, UKP-Fotografi, Radiologi, Psikiatri, Perubatan Kecemasan, Farmakologi, Imunologi, Ortopedik, Grafik, ORL-HNS, Perubatan, Patologi, CDC, Hematologi, O & G, Siswazah, Anestesiologi, Psikiatri, Radiologi
28
14.00
4.2.4
Control of Records
Records not updated, wrong reference no.of records, no evidence of letters, interview candidates file not updated, record of logbook not available, no reference no. for records, different records with same reference nos., no masterlist of records, records not retrievable, movement of records not controlled
Grafik, Per Kecemasan, Farmakologi, Radiologi, Patologi Kimia, Neurosains, Oftalmologi, Perubatan Keluarga, Siswazah, UKP-Fotografi, UKP-AVA, Psikiatri, Anestesiologi, Pediatrik, MIP, Anatomi, Patologi, Akademik, Sains Sukan, JPM, Surgeri, JPP, Hematologi, Sains Rekonstruktif, O & G
30
15.00
5.1
Management Commitment
Siswazah, JPP, Surgeri
3
1.50
5.3
Quality Policy
No meetings for development & implementation of QMS Not updated, staff not aware of QP
Siswazah
1
0.50
5.4.1
Quality Objectives
Tidak jelas/tidak menggambarkan
Anestesiologi, Siswazah, Neurosains
3
1.50
4.2.1
aktiviti CP, tidak dikemaskinikan, tiada bukti pengukuran/pemantauan objektif kualiti 5.4.2 5.5.1
QMS Planning Responsibility and Authority
No strategic planning for QMS Carta organisasi tidak dipamerkan/carta organisasi yg tidak terkini atau maklumat tidak sama spt dalam rekod senarai staf, tiada JD/ JD tidak dikemaskinikan, responsibility in CP not followed No appointment letter for PK/DC
Siswazah Pengurusan Tertinggi, Setor PPSP, Siswazah, Pediatrik, UKP-AVA, Per Kecemasan, ORL-HNS, JPM, O & G, Pusat Kemahiran Klinikal, Per Keluarga, Neurosains
1 13
0.50 6.50
5.5.2 5.5.3
Internal Communication
Tiada makluman yang berkesan melalui surat, tiada komunikasi mengenai program ISO / staf tidak tahu/jelas ttg keperluan ISO, memo/surat tiada tarikh/tdtangan, tiada mesyuarat unit
Pediatrik, Perubatan, UKP(Fotografi), UKP-AVA Grafik, Psikiatri, Pusat Genom, Neurosains
8
4.00
5.6 6.1 6.2
MRM Resource Management - Provision of Resources
Anestesiologi, Patologi, Grafik Ko-Kurikulum, O & G, Psikiatri, JPM, JPP, Neurosains, Siswazah
3 7
1.50 3.50
6.2.1
Human Resources (General)
No records / files Inadequate staff for higher workload, No proper files/records of staff data (biodata, courses attended, copies of certificates)
6.2.2
Competence, Awareness & Training
Tiada pemantauan keberkesanan latihan, tiada latihan untuk staf lama, tiada penilaian kompetensi staf, tiada bukti latihan/perancangan latihan
Pentadbiran, Sains Sukan, O & G, Farmakologi, ORL-HNS, Siswazah, Biostatistik, Pediatrik, UKPAVA, Radiologi, Grafik
13
6.50
6.3
Infrastructure: - inventori dewan/lab, peralatan mengajar, perabot
Tiada alat pemadam api / alat pencegah kebakaran, senarai inventori alat tidak lengkap / tiada,
Pengurusan Tinggi, Pentadbiran, Setor PPSP, Ko-Kurikulum, UKP-Fotografi, UKP-AVA, Akademik, JPM, Imunologi, MIP, Biostatistik, CFCS
12
6.00
6.4
Work Environment
Tidak ikut peraturan keselamatan, bilek pengajaran / pejabat tidak diselenggara, kebersihan tempat kurang memuaskan
Rekonstruktif S, Setor PPSP, KoKurikulum, Fisiologi, Farmakologi, MPG, Neurosains, ORL-HNS, Grafik,
9
4.50
7.1
Product Realization Planning of Product Realization - procedures for delivery of T & L (planning)
Bilangan kali pendedahan kepada keskes ortopedik yang direkomenkan dalam Buku Log MMed yang ditetapkan untuk para pelajar mesti di semak semula.
Otopedik
1
0.50
7.2.3
Customer Communication
No communication with PG students
O&G
1
0.50
7.3.4
Design & Development Review
No evidence of review done for academic programme
Pediatrik, Hematologi
2
1.00
7.5.1
Control of Production & Service Provision
Prosedur dalam CP tidak dikawal / diikuti, tiada pemantauan pengguna masuk/keluar
O&G, Otopedik, MIP
5
2.50
7.5.5
Preservation of Product
Bank soalan tidak dikawal
Akademik, Rekonstruktif Surgeri
2
1.00
7.6
Control of Monitoring & Measuring Devices
Peralatan tidak dikalibrasikan / diselenggarakan
Siswazah, Ko-Kurikulum, Fisiologi, Perubatan, Neurosains, ORL-HNS
6
3.00
8.2.1
Customer Satisfaction
Customer satisfaction survey / feedback not done/ not satisfactory
Pentadbiran, Anatomi, Siswazah, UKPFotografi, JPM, UKP-AVA
6
3.00
8.2.3 8.2.4
Monitoring & Measurement of Processes / Products
Tiada analisa keberkesanan proses kerja, quality objectives not measured
Patologi, ORL-HNS, JPP, Pentadbiran, Hematologi, O&G, Farmakologi, Psikiatri, Perubatan, Surgeri, Rekonstruktif S, Anatomi, Per Kecemasan, Siswazah
15
7.50
8.3
Control of Nonconforming Product
Siswazah, JPM, Grafik
3
1.50
8.4
Analysis of Data
Students absentism not verified/no action taken, alat rosak tidak dilabel, no records for NC products Required data analysis not done
Surgeri, Elektif, JPP, Hematologi, Akademik, Psikiatri
6
3.00
8.5.2
Corrective action :
Tiada tindakan pembetulan, tiada
Akademik, Perubatan, Psikiatri, Surgeri,
8
4.00
8.5.3
Preventive action
penggunaan borang CAF
Rekonstruktif S, Patologi, Aftalmologi, Per Kecemasan
Tiada fail / rekod
UKP-Fotografi, UKP-AVA, Otopedik, O&G
JUMLAH
4
2.00
200
100
Perbandingan Tahunan Untuk Klausa Yang Kerap Mempunyai NCR Tinggi Klausa 4.2.3
Keperluan Standard (Requirements) Control of Documents
4.2.4
Control of Records
5.5.1
Responsibility and Authority
6.2.2
Competence, Awareness & Training
6.3 7.5.1 8.4
2006 Bil. NCR
2007 %
2008
Bil. NCR
%
Bil. NCR
%
1.
%
67 / 453 23 / 453
14.79 5.08
35 / 182 33 / 182
19.23 18.13
25 / 179 26 / 179
13.97 14.52
28/200 30/200
14.00 15.00
32 / 453
7.06
10 / 182
5.49
13 / 179
7.26
13/200
6.50
39 / 453
8.61
17 / 182
9.34
13 / 179
7.26
13/200
6.50
Infrastructure
22 / 453
4.86
7 / 182
3.84
13 / 179
7.26
12/200
6.00
Control of Production & Service Provision Analysis of Data
110 / 453
24.28
3.84
12 / 179
6.70
5/200
2.50
32 / 453
7.06
3.84
10 / 179
5.59
6/200
3.00
7 / 182 7 / 182
LAPORAN NCR MENGIKUT ‘AREA OF SCOPE’ Bil.
2009 Bil. NCR
Area (Based on Curriculum Process Map)
T & L Process - Curriculum
NCR Bilangan
%
UG = 1 PG = 2
UG = 0.50 PG = 1.00
2.
T & L Process – Student Intake
UG = 2 PG = 2
UG = 1.00 PG = 1.00
3.
T & L Process – Teaching
UG = 8 PG = 41
UG = 4.00 PG = 20.50
4.
T & L Process - Examination
UG = 2 PG = 11
UG = 1.00 PG = 5.50
5.
Support Services (Administration, Management, Technical)
130
65.00
6.
Research Management
1
0.50
JABATAN / UNIT YANG BELUM MENUTUP NCR
BIL.
JABATAN / UNIT
Bil. NCR
Klausa ISO
1.
Surgeri
6
4.1, 4.2.4, 5.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.2
2.
Psikiatri
9
4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6, 6.2.1, 7.3.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.2
3.
O&G
12
4.2.3, 4.2.4(2), 5.5.1, 6.1, 6.2.2, 7.2.3, 7.5.1(3), 8.2.3, 8.5.3
4.
CDC
1
4.2.3
RINGKASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN :- TAHUN 2006 - 2009
Bil.
Bilangan NCR 2006
2007
2008
2009
Pengurusan Tertinggi (MR, Pejabat Dekan / Timbalan Dekan)
7
0
0
2
2.
Ketua Pengawal Dokumen (CDC)
3
1
1
1
3.
Ketua Juruaudit Dalaman (CIA)
4
0
1
0
4.
Pejabat Pentadbiran
12
2
3
1
5.
Setor PPSP
9
7
1
3
6.
Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3)
22
6
3
6
7.
MD (Elektif)
22
6
1
1
8.
MD (Ko-Kurikulum)
4
2
6
5
9.
CFCS
17
1
3
1
10.
Pejabat Siswazah
14
1
0
15
11.
Anatomi
9
6
7
4
12.
Anestesiologi
9
3
4
6
13.
Epidemiologi & Biostatistik Perubatan
15
5
0
2
14.
Farmakologi
7
4
8
10
15.
Fisiologi
22
8
1
6
1.
Jabatan / Unit / Program
16.
Hematologi
9
1
0
7
17.
Imunologi
6
1
7
2
18.
Mikrobiologi & Parasitologi P.
6
3
1
2
19.
Neurosains
14
9
5
7
20.
Oftalmologi
9
4
4
2
21.
O&G
19
9
13
12
22.
ORL-HNS
17
16
5
6
23.
Otopedik
16
3
2
3
24.
Patologi
10
3
5
5
25.
Patologi Kimia
3
0
0
1
26.
Pediatrik
9
1
3
6
27.
Pendidikan Perubatan
18
5
1
8
28.
Perubatan
14
2
9
5
29.
Perubatan Kecemasan
8
6
5
6
30.
Perubatan Keluarga
10
4
6
2
31.
Perubatan Masyarakat
6
5
3
6
32.
Psikiatri
16
5
5
9
33.
Pusat Genom Manusia
3
4
5
1
34.
Radiologi
7
4
9
3
35.
Sains Sukan
14
4
2
3
36.
Sains Rekonstruktif
2
7
6
5
37.
Surgeri
15
6
3
6
38.
Grafik
8
3
8
7
39.
2
1
9
3
8
5
11
1
41.
Makmal Informatik Perubatan (MIP) Makmal Pelbagai Guna (MPG) Pejabat R & D
11
6
2
0
42.
Pusat Kemahiran Klinikal
6
8
2
2
43.
UKP (AVA)
3
8
11
4 6
6
40.
44.
UKP (Fotografi)
453
182
179
JUMLAH
JABATAN / UNIT YANG TELAH MEMPERBAIKI SISTEM PENGURUSAN KUALITI DENGAN KETARA : 1) 2) 3) 4)
MPG Radiologi Imunologi MIP
JABATAN / UNIT YANG PERLU DIBANTU OLEH PIHAK PENGURUSAN TINGGI : Jabatan Surgeri dan Jabatan O & G
200
JABATAN / UNIT YANG BOLEH MEMBAIKI LAGI SISTEM PENGURUSAN KUALITI : Pejabat Siswazah, UKP - Fotografi, UKP – AVA, Jabatan Fisiologi, Jabatan Perubatan,JPP,Jabatan Neurosains dan Jabatan ORL-HNS Jabatan/unit-unit ini boleh dengan usaha sendiri meningkatkan lagi sistem pengurusan kualiti di tempat mereka bagi klausa-klausa tertentu seperti Klausa 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.5.1 dan 7.6
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN KESELURUHAN: A) Sistem Pengurusan Kualiti PPSP : i) tingkatkan kesedaran / kefahaman ISO (polisi, objektif kualiti, dokumen prosedur, proses kerja, rekod dll ) di kalangan staf sepanjang tahun ii) komitmen yang lebih dari semua kakitangan di sesebuah jabatan / unit - agihkan tugas di kalangan staf untuk mengurangkan beban ke atas Pengurus Kualiti, Pengawal Dokumen B) Program Audit Dalaman : - melatih lebih ramai lagi juruaudit dalaman yang baru – kumpulan sasaran : pensyarah dan pegawai sains dan juruteknologis kanan. - mengadakan kursus ' refresher ' untuk juruaudit terlatih. Ini akan membolehkan lebih ramai lagi juruaudit dalam sesuatu pasukan supaya audit yang lebih menyeluruh dapat dilakukan di sesuatu jabatan/unit/program
KESIMPULAN Audit dalaman telah dijalankan dengan jayanya dan didapati sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001 bagi PPSP secara amnya adalah memuaskan.
Min 4: Skop, Polisi dan objektif kualiti (Analisa data untuk tempoh 7 Nov 2008 - Sept 2009) SCOPE OF REGISTRATION Selaras dengan USM APEX, pengurusan penyelidikan dalam skop pendaftaran ISO9001. MR telah menghubungi pihak SIRIM Bhd berkaitan dengan hal ini. SIRIM bersetuju perkara ini akan dibincang dan dilaksanakan. Namun begitu skop baru ini telah dilaksanakan dan diaudit semasa `internal audit` baru-baru ini (58 Okt). Oleh itu skop telah dicadangkan untuk dipinda seperti berikut: Design and development of education programs and provision of education services at undergraduate and postgraduate levels and management of research and publication Polisi kualiti adalah dikekal iaitu : `SMS will strive to be a centre of academic excellence by providing the highest standards of medical education and research training`
Objektif kualiti PPSP: i. ii. iii. iv. v. vi. vii.
a.
To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above). To achieve a passing rate of at least 75% in each undergraduate professional examinations (I, II & III). To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year. To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.
PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PPSP
PROGRAM MD Exam Mei 2009 1. To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above). 2. To achieve a passing rate of at least 75% in each undergraduate professional examinations (I, II & III).
PRO I PRO II PRO III PRO I PRO II
39.5% 64.6% 54.4% 83.5% 95.4%
PRO III
93.3%
20
10
0 2004/05; 47.2
30
Pro. 1
40
Pro. 2
PEP ERIKSAAN IKHTISAS
Pro. 3
2 007/08 ; 67.8 2 008/09; 54.4
2006/07 ; 46 .5
20 05/06; 40.1
2004/05; 4 5
2003 /04; 4 0.5
50 20 08/09; 64.6
60
2002/03; 33.5
2007/ 08; 4 3
2006/07; 4 7.7
2004/05 ; 47.1
2005 /06; 40.2
20 03/04; 41.6
2002/03; 30.3
200 8/09; 39.5
20 07/08; 30.1
20 06/07; 37
2005 /06; 4 3.6
2003/04 ; 25.1
2002/0 3; 29 .6
PENCAPAIAN (%)
TREND PRESTASI OBJEKTIF KUALITI ISO9001:2000, PROGRAM MD PPSP
30% With Grade B and Above
70
2002/03 2003/04 2004/05 2005/06 2006/07 2007/08 2008/09
Pro 1 Pro 2 Pro 3 Ikhtisas 1 Ikhtisas 2 Ikhtisas 3
75% of Students Seating Exams Pass
2002/03 2003/04 2004/05 2005/06 2006/07 2007/08 2008/09
2008/09; 93.3
2007/08; 100
2005/06; 92.6
2006/07; 97.5
2004/05; 93.3
2003/04; 92.8
2002/03; 92
2008/09; 95.4 2007/08; 93.7
2004/05; 95.8
2005/06; 96.7
2003/04; 93.3
2008/09; 83.5
2006/07; 79.4
30
2007/08; 78
40
2005/06; 91.6
50
2004/05; 90.2
60
2003/04; 87.4
70
2002/03; 81.6
PENCAPAIAN (%
80
2002/03; 94.5
90
2006/07; 98.9
100
Pro 1 Pro 2 Pro 3
Ikhtisas 1 Ikhtisas 2 Ikhtisas 3
20 10 0
Pro. 1
Pro. 2
Pro. 3
PEPERIKSAAN IKHTISAS
SISWAZAH 1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
86.67%
2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
38.16% CAF diperlukan
3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
66.92% CAF diperlukan
BAHAGIAN PENYELIDIKAN 1. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.
2. To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.
71% pada 17/11/09
52% (147/279) CAF telah diserahkan
KOMEN DARIPADA DEKAN DAN TIMBALAN DEKAN BERKAITAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PPSP: TDPSLI - Objektif 2 dan 3 sedang diperhalusi. Cuba perbaiki laporan dan data dari Jabatan yang terbabit. Kemungkinan agenda APEX (KPI) dapat tingkatkan prestasi. TDA- W/pun semua objektif tercapai, langkah akan diambil untuk tingkatkan pencapaian gred B ke atas. Peningkatan mungkin disebabkan kurikulum baru yang diperkenalkan. Oleh itu pemantau akan diteruskan untik lihat pencapaian. TDP: Telah jalankan pelbagai pelan strategi mencapai keperluan KPI APEX dan ini semestinya akan bantu pencapaian keperluan objektif kualiti juga. Dekan- Prestasi QMS memuaskan, trend yg baik ditunjukkan. Namun, ada beberapa Jabatan masih belum memuaskan dan perlu diberi perhatian, mungkin kerana komitmen aktiviti klinikal yang berat. PPSP perlu pantau pencapaian ISO9001 selari dengan keprluanKPI APEX. Cadangan: 1. Untuk pemudahkan urusan ISO di Jabatan, satu secretariat ISO diperingkat PPSP akan diwujudkan 2. Perlu dapatkan komitemn dari KJ sendiri untuk memimpin staf Jabatan . Antara criteria perlantikan HOD yg baru ialah punyai kefahaman ISO yang baik. Mungkin perlu menghadiri kursus yng berkaitan. MR- beberapa nama HOD dan AR telah dikemukan kepada sektretariat Kualiti Kampus untuk menghadiri kursus ISO.
b. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN/UNIT. JABATAN/UNI T
OBJEKTIF KUALITI
Imunologi
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
Patologi Kimia
PENCAPAI AN (%)YANG DIPEROLE HI 100% (1/1)
-
To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100% (1/1)
-
To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100% (1/1)
-
To ensure at least 70%
100% (1 out of 1 student)
of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
PUNCA (JIKA TIDAK TERCAPAI)
TINDAKAN (CAF diserahkan kpd MR)
ULASAN/KEPUTUSAN MRM
Diterima
Diterima
To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. Mikkrobiologi
-To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
-To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. -To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100% (3 out of 3 final year students)
80% (8 out of 10 lecturers)
100%
100%
91.6%
Diterima
Pendidikan Perubatan
To prepare PPSP academic staff members adequately in their multifaceted roles as teachers, researchers as well as administrators of educational program/services by offering at least six faculty development activities throughout the year.
So far, (from January till November 2009) the department of medical education has organized 12 faculty developme nt programme s which exceeds the set target.
Diterima
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
100%
Diterima
To ensure at least 70% of postgraduate research project findings be presented at scientific meetings.
50%
We have 2 master students last year who just finished their studies July this year, but only 1 master student presented his research findings at the scientific meeting. We have another 3 master students for this year who are currently doing their research, which we will ensure they will present their findings at the scientific meeting.
TDPSLI- Pensyarah boleh menyelia student Jabatan lain atau menjadi co-supervisor.
Ukur semula setelah tindakan diambil.
Pusat Genom Manusia
To ensure at least 85% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.
75%
1. At least 80% of Mpath candidates pass in their posting programme. 2. To ensure at least 70% of postgraduate research successfully complete their programmes within the stipulated duration.
100%
50%
We have 8 lectures at the moments with only 3 master students to supervise. Lack of master students’ leads to a failure to achieve this objective. Initially, we have 9 successful applicants to join the master programme, but only 2 turned up registered, which make this quality objective is impossible to achieve even next year, when these 2 students start their research project. So, we have to change our objective 4 of quality objective. – quality objective -
CAF needed unless we change our objective 4
Dua org pelajar masih dlm peringkat penulisan tesis dan sepatutnya tamat pengajian pd midDisember 2009
Pemantauan berkala oleh penyelia Pelajar dan penyelia perlu peka dengan keperluan Objektif Kualiti (CAF diserahkan) -
Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan.
Pensyarah baru perlu memohon geran dan menyelia
Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan.
3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientific meeting.
100%
-
4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/cosupervisor) in research/dissertation at
75%
Jumlah pensyarah = 4 (seorang drp pensyarah baru, Dr.Teguh Haryo Sasongko mula bertugas 1 Ogos 2009)
Terima
Terima
any one time.
Oftalmologi
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
KKKK
Bhg Pentadbiran
88.9%
-
pelajar berkaitan (CAF diserahkan) -
Diterima
-
-
Diterima
83.6%
• To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. To ensure that 90% of students enrolled in Community and Family Case Studies (CFCS) programme pass the examination.
100%
-
-
Diterima
99.15% (234/236)
-
-
Diterima
1.Mencetak kertas soalan peperiksaan yang telah lengkap isikandungannya yang diterima dari Bahagian Akademik dan
100%
Diterima
Psikiatri
Bahagian Siswazah PPSP dalam tempoh 48 jam sebelum masa peperiksaan bermula. 2. Memastikan boring pesanan di keluarkan dalam masa 7 hari bekerja setelah menerima permohonan yang lengkap berserta sebutharga dari Jabatan/unit di PPSP 3.Memastikan sekurang-kurangnya 80 % daripada item yang telah dikenalpasti pembelian di bawah vot 35000 dapat diselesaikan sehingga penghujung bulan Ogos. 1. At least 90% of year 4 and year 5 undergraduate students pass their psychiatric posting 2.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
99.2%
Diterima
100%
Tahun 4 (2008/2009 ) – 96% Tahun 5 (2008/2009 ) – 92% 67%
-
-
Diterima
Dr. Suria, Dr. Zaliha telah menangguhkan pengajian atas sebab kesihatan. Dr. Ahmad Qabil telah gagal dalam peperiksaan Part II.
CAF diserahkan
Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan.
3.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
0%
Kajian dissertasi Dr. Ahmad Qabil, Dr. Suria dan Dr. Zaliha masih dalam peringkat penulisan. Dr. Murniyati pula baru naik tahun 4 pada Jun 2009.
CAF diserahkan
Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan.
TDP- perlu review semua presnt research finding, mungkin tak mesti hasil disertasi, tapi boleh juga hasil penyelidikan yang lain. 4.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
Anatomi
• To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
73%
2 orang pensyarah iaitu Dr. Wee Kok Wei dan Dr. Wan Norhaida menjadi pensyarah pada Nov 08 dan Mei 09 (kurang dari 1 tahun).
CAF diserahkan
Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan. TDPSLI - pensyarah junior boleh jadi cosupervisor
0%
Kelewatan permohonan geran penyelidikan yang seterusnya menyebabkan kelewatan memulakan kerja penyelidikan pada tahun 2 pengajian
CAF diserahkan
Dekan- HOD perlu pastikan lecturer terlibat dengan supervision ini. Agihan penyeliaan pelajar perlu saksama. Dekan: tempoh stipulated perlu dikaji semula untuk tunjukkan qualiti sebenar pencapaian. Jika tak tercapai perlu cari langkah penambahbaikan. - Perlu ukur kepada setiap program Mmed, Phd, MSc.
Perubatan Keluarga
• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
0%
Pelajar masih belum menamatkan pengajian dan masih dalam peringkat pengumpulan data
Ukur semula pencapaian
• To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
83%
-
Diterima
• To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
80%
-
-
Diterima
• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
23% (3/13 final year candidates)
pelajar lambat memulakan kajian yang menyebabkan mereka tidak sempat
4 CAF diserahkan
Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan.
• To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate
student in research/ dissertation at any one time.
Jab Perubatan
To achieve at least 80% of undergraduate students pass Internal Medical postings To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
100%
100%
To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100%
To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100%
-
Diterima
Bhg R&D
JPM
Sekurang-kurangnya 95% Surat Perakuan menjalankan penyelidikan dapat dikeluarkan kepada pemohon dalam tempoh 5 hari bekerja selepas mesyuarat JKP bagi kes yang lulus tanpa syarat UNDERGRADUATE: At least 90% of undergraduate students pass the end of Preventive Medicine Posting assessment POSTGRADUATE: At least 70% of final year postgraduate candidates present their research findings at any scientific meeting At least 70% of postgraduate students successfully complete their studies within the stipulated duration At least 80% of lecturers shall supervise (main or cosupervisor) a minimum of one postgraduate student in research or dissertation at any one time
100% (3/3)
-
96.4% (188/195)
-
100%
72.7% (8/11)
84.2% (16/19)
-
Diterima
Diterima
CSC
Pediatrik
To ensure that 70% of undergraduate students acquire clinical skills within the duration of each block in the phase II curriculum in the following areas: Foundation, CVS, Respiratory, GIT, GUT, Reproductive and Musculo-Skeletal Blocks. UNDERGRADUATE
95%
At least 80% of undergraduate (phase II MD) clinical teaching will be conducted within the scheduled time.
89%
At least 70% of postgraduate (phase III MMed) research projects shall be presented at scientific meeting or published in any medical journal.
-
Diterima
Diterima
POSTGRADUATE At least 90% of clinical teaching will be conducted within the same month scheduled.
-
97.9%
100%
Unit Sains Sukan
-At least 80% of the postgraduate students successfully complete their studies -At least 90% of the academic staff is the principal investigator of a research grant
Hematologi
-At least 80% of the academic staff supervises one postgraduate student in a research project at any one time. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100% (4/4)
100% (5/5)
100% (5/5)
Tidak diukur
100%
100%
No final year student this year sitting for exam.
Ukur semula apabila ada pelajar
Diterima
ORL-HNS
Perubatan Kecemasan
At least 80% of undergraduate student pass their end of posting assessment. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
100%
-
75%
-
To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100%
To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
91.6%
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
Diterima
Diterima 100%
0%
Sukar pantau pelajar yang sudah graduat untuk kembali ke jabatan. Tak sempat present semasa tempoh kursus.
TDPSLI: cadangan untuk present awal. Perlu ukur semula
To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. Patologi
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100%
-
Diterima
-
Diterima
100%
Perlu serahkan CAF 50%
100%
Diterima
Fisiologi
MPG
Pejabat Akademik
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
Tidak diukur
Tidak dapat ditentukan lagi kerana pelajar masih dalam tempoh pengajian mereka
Perlu ukur setelah cukup tempoh
To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100%
-
Diterima
To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100%
-
Diterima
-
Diterima
-
Diterima
80% penyediaan peperiksaan OSCE/OSPE (Pra Siswazah) di makmal pelbagai guna dapat dilaksanakan dalam masa yang ditetapkan setelah menerima borang permohonan & persediaan peperiksaan. Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran seminggu sebelum blok bermula untuk
100%
100%
diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.
Ortopedik
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
Bhg Siswazah
1. 90% penghantaran disertasi kepada Pemeriksa Dalam dilakukan dalam masa 3 hari bekerja selepas senarai diluluskan oleh Majlis PPSP. 2. 90% penyerahan kertas soalan kepada Unit Peperiksaan mempunyai `zero defect` dari segi format.
-
-
85%
Diterima
75%
94%
100%
100%
Diterima
Anestesiologi
• To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
DIterima 75%
• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
100%
• To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100%
-
Neurosains
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.
83.3%
100%
--
Diterima
Unit Sains Rekonstruktif
To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100%
Diterima
To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.
100%
Diterima
To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.
100%
100%
TDPSLI perlu menyemak semula objektif kualiti Program Siswazah (yang juga digunapakaim oleh Jabatan tertentu) iaitu berkaitan tempoh pengajian (setiap jenis program sama ada penyelidikan dan `mixed mode`) supaya lebih mudah diukur dan menepati kualiti sebenar.
Min 5: Laporan analisis maklumbalas pelanggan JABATAN
Top Management PPSP (Data dipantau oleh Bhg Pentadbiran)
RUMUSAN ANALISIS
1. Tahap perkhidmatan yang diterima di Pejabat Dekan adalah. (Pencapaian : 98.84%) 2. Tahap perkhidmatan yang diterima di Pejabat Timbalan2 Dekan (Pencapaian : 96.53%) 3. Tahap perkhidmatan yang diberikan di Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia (Pencapaian : 96.06%) 4. Staf di Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia memberi memberi perkhidmatan yang responsive. (Pencapaian : 93.64%) 5. Staf di Bahagian Pejabat Akademik menjalankan tugas dengan (Pencapaian : 98.25%) baik dan teliti. 6. Perkhidmatan yang diberikan di Bahagian Siswazah adalah (Pencapaian : 97.10%) 7. Perkhidmatan yang diberikan di Unit AVA adalah (Pencapaian : 97.42%) 8. Perkhidmatan yang disediakan oleh Staf dan Makmal Informatik (Pencapaian : 96.53%) (MIP) adalah 9. Hasil kerja dan layanan staf di Unit Grafik adalah (Pencapaian : 92.48%) 10. Tahap perkhidmatan di Stor Pusat adalah (Pencapaian : 94.79%) 11. Tahap perkhidmatan keseluruhan Bahagian
TINDAKAN (Jika ada ketidakpuasan pelanggan, direkodkan dalam Jadual CAF) -
ULASAN/KEPUTUSAN MRM
Analisis Kepuasan Pelanggan PPSP diteima sebagai memuaskan. Sebagai peringatan, analisa data perlu mengambilkira bilangan responden/sampel mencukupi secara statistik.
Pentadbiran (Pencapaian : 95.95%) PPSP adalah Secara keseluruhannya kajian kepuasan pelanggan Bahagian Pentadbiran, PPSP di bawah Pejabat Dekan telah memenuhi kehendak pelanggan. Bhg Pentadbiran
Bhg R&D
Pusat Kemahiran Klinikal (CSC).
Cadangan pemakaian tanda nama untuk staf di kaunter Bahagian Pentadbiran. 1) Aduan pelanggan daripada Kotak aduan tidak diterima dalam tempoh 1 Jan.- 30 Sept.2009 2) Maklumbalas Pelanggan bagi tempoh Jan.Jun 2009 masih dalam proses analisis dan belum lagi dibentangkan diperingkat Unit/Bahagian.
1 Nov. 2009: Analisa Questionaire blok Genitourinary.- 37.5 % training in CSC is edequate. - 47.2 % Training in CSC improves my comunication skill. - 53.3 % Analysis of X-rays KUB. - 53% Training in the CSC improve my self confidence to see the real patient in the wards.
Per Keluarga
1.Prasiswazah: Block : Preventive Medicine and Primary Care (Student Feedback :Family Medicine 2008/2009)Under graduate programme: a. Duration – inadequate. Students suggest separation with community medicine. b. Content – (lectures, seminars, case discussion) request to bring all seminars and practical in the first week and to start the block with family medicine c. No guidelines for procedures and how to answer OSCE, help to be more structured .
1 CAF di keluarkan
Ukur keberkesanan tindakan pembetulan
-
2.Belum ada tindakan yang perlu diambil
Buat analisa data untuk laporan a/dtg.
1. Hantar tutor guideline bersama handout kepada tutor yang terlibat dengan sessi pengajaran tersebut seminggu sebelum sessi pengajaran bermula. 2.- Mesyuarat jabatan 1 Nov. Memutuskan untuk mengadakan 1 ( satu ) bengkel training the trainers untuk semua blok. Tentative date Mac. 2010. -To bring in the next curriculum review and briefing was given to student in order to use the time given effectively esp. during on-call, self study and using internet/ elearning. -GP posting had already changed to morning session (increase from 3 hours to 5 hours) for 2009/2010 sessions.
Buat analisis kepuasan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil
- The issue had already been discussed in the Department /
Buat analisis kepausan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil
lecturer meeting 1. Investigation will be done in this term to ensure the problem really happen. 2. Discussion and meeting with representative from community medicine already done and will be done from time to time to solve the problem (either to separate/reconstruct the block). 3. Discussion and opinion from TDA Reconstruction of the timetable – for 2009/2010 session. - The block starts with FM for 3 weeks followed by CM for 2 weeks. Seminars are held on every Thursday and practical session on the third week. -Instruct student to use the case discussion handbook for consultation (as a practice). -Develop Module (in progress). Related modules will be given to the students during practical session. 2. Siswazah:Part 1 : Intensive course:Lecture on Writing good case write-up better to held during orientation
2. Agree to provide basic family medicine topics and good skills in writing family case study –a day after orientation day for the next session. Had a small meeting at department level to review the training of the M.Med family medicine and had made few changes. -More session on practice diary and workshops for the year 3
Imunologi
`Client survey telah dilakukan dan hasilnya tiada ketidakpuasan pelanggan direkodkan
OK
Diterima
Pendidikan Perubatan
So far, based on result of our client survey, none of them dissatisfied with our service.
OK
Diterima
Pusat Genom Manusia
Penghawa dingin di makmal utama penyelidikan yang menempatkan juga pelajar postgraduate tidak berfungsi dgn elok.Keadaan menjadi semakin panas terutama selepas waktu pejabat. Dicadang mendapatkan split air-cond utk keselesaan semua
Selesai
FISIO
Tiada aduan pelanggan melalui kotak aduan diterima. Melalui survey yang dibuat keatas pelajar selepas setiap blok pengajaran menunjukkan pelajar berpuashati dengan pengajaran yang diberi.
Surat telah dihantar dan pemohonan split air-cond telah diluluskan oleh PPSP dan Jabatan Pembangunan telah dimaklumkan untuk memasang split air-cond. Split aircond telah dipasang OK
KKKK
Students’ feedback in 2008 indicates the following patterns: -91.0% gave a high score for usefulness of CFCS teaching -95.7% gave a high score for usefulness of community residency programme -91.8% gave a high score for satisfactory supervision by academics iv. 97.9% gave a high score for CFCS promoting cordial relationship among students and between students and the community.
OK
Diterima
Ok
Diterima
Diterima
Overall response shows that only 7 students out of 233 (3.0%) gave low mark response to all the four domains above. Only a small proportion of students (ranging from 2.1%-9.0% in each PBL group) disagree with the mode of CFCS teaching Keseluruhan tiada ketidakpuasan pelanggan Anatomi
’Client survey telah dijalankan dan telah dianalisa. Tiada ketidakpuasan pelanggan dijumpai.
Akademik
a)FLM – the material should be given before hand (photocopied version) since the crowdedness of students to read the FLM materials on the table are not enough compared to our numbers. Æprovide discussion points during FLM session so that students can just come to FLM for discussion (among students/with doctors) instead of merely taking pictures of the FLM materials
Laporan diterima melalui email dpd Prof Faridah Rashid
TDA perlu bincang dgn Bhg Akademik untuk resspon kpd cadangan Prof. Faridah.
Chem Path.
“Client survey” telah dilakukan oleh pihak Jabatan dan pihak kami mendapati secara keseluruhan para pelajar sangat berpuashati dengan perkhidmatan yang telah diberikan
OK
Diterima
CSC
Blok GUT: hanya 37.5% setuju latihan di CSC mencukupi. 47.2% setuju latihan di CSC meningkatkan kemahiran komunikasi. 53.3% faham analisis Xray KUB dan 53% setuju latihan di CSC meningkatkan keyakinan diri utk melihat pesakit di wad.
1. Inadequate training sessions: to discuss with the block coordinator.
Pemantauan berterusan perlu dilakukan.
2.Menghantar tutor guideline bersama handout kpd tutor yg terlibat dgn sesi pengajaran seminggu sebelum sesi pengajaran bermula. 3. Encourage student to come on their own time to practice For coming session will be handle by radiologist from radiology department.
Ko-K/ Elektif
Ko-K: Secara keseluruhan para pelajar berpuashati dengan aktiviti Ko-K yang telah dijalankan dalam siding akademik 2008/09. Selain `questionares`, beberapa komen pelajar iaitu; program ko-K dipelbagai, tambah aktiviti badan beeruniform, Big Sib tidak disenaraikan sebagai satu dpd aktiviti Ko-K,
3. Mesy jab pada 1 Nov memutuskan utk mengadakan 1 bengkel `Training the Trainers` utk semua blok (dijangka Mac 2010). OK
Buat analisis kepuasan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil
Diterima
tempat berkawat yang berbatu, peralatan yang tidak cukup (fotografi & sukan sqyash) dan dewan badminton bertindih dgn aktiviti lain semasa program ko-k berjalan.
Jab Perubatan
Psikiatri
Elektif: Dari maklum balas 43 pelajar, kesemua komponen/soalan yang dikemukakan menunjukkan kepuasan pelajar melebihi 50%. Peralatan mengajar, bilangan kakitangan akdemik, bilangan kakitangan sokongan, tahap perkhidmatan yang diterima oleh pelanggan, bilik pensyarah/kakitangan lain, masa dan aktiviti T&L, latihan dan kerjasama yang diberikan kpd pensyarah utk T&L, tindakan susulan yang diambil oleh Jabatan terhadap sesuatu cadangan/komen dan system mentor/mantee. Rumusan: Terdapat 4 bidang yng dikenalpasti untuk peruntukan RM10 1. MD, Fasa III – Majoriti berpendapat posting psikiatri sangat menarik dan ada yang mencadangkan agar tempohnya dipanjangkan.
2. Mmed (psychiatry) – Secara keseluruhannya pelajar berpuashati. Aspek yang harus diberi perhatian ialah ketepatan masa (skor 62%) yang hanya melibatkan 10% pensyarah Jabatan ini.
ORL-HNS
Hematologi Pediatrik
“Client survey” telah dilakukan oleh pihak Jabatan dan pihak kami mendapati secara keseluruhan para pelajar sangat berpuashati dengan perkhidmatan yang telah diberikan oleh pihak Jabatan. Survey telah dijalankan dan hasil mendapati tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima Tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima
Serah 4 CAF
Ukur keberkesanan tindakan yang telah dilakukan.
1. Menambah tempoh posting psikiatri adalah tidak sesuai kerana ia akan melibatkan seluruh posting fasa III. Mungkin juga pelajar merasa seronok kerana posting kurang stress berbanding posting lain.
Maklum semula kpd pelajar bhw isu telah selesai.
2. Pihak jabatan akan sentiasa menekankan ketepatan masa dari masa kesemasa untuk melicinkan lagi program ini.
Ok
Di terima
Patologi Perubatan Kecemasan Unit Sains Rekonstruktif JPM
Tiada ketidakpuasan Survey telah dijalankan dan hasil mendapati tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima. Tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima.
Ok
Di terima
Calon sarjana kesihatan awam tidak berpuashati dengan keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial.
Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09).
Tindakan susulan dgn KPP (bajet 2010)
Min 6: Laporan `non-conforming products/services` (NCP) JABATAN
NCP
Neurosains
MCQ program MD: soalan tidak sesuai Tindakan telah diambil Jabatan, MCQ telah dibuat dan koordinater telah dimaklumkan -infrastructure and learning environment, logbook utk program MPath 1 tidak lengkap dan sesuai.
Mikrobiologi
Pengajaran MPath Part 2 spt journal club tidak berkesan.
Tindakan yang diambil (Direkodkan dalam Jadual CAF) Dah buat new MCQ
yr 2 students should follow ICU rounds, revision on exam questions with lecturer and bench round with microbiologists on call dan frequent journal club. CAf diserahkan. Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09
ULASAN/KEPUTUSAN MRM Diterima
Diterima dan Ukur semula untuk menentukan keberkesanan tindakan yang diambil
JPM
Calon sarjana kesihatan awam tidak berpuashati dengan keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial.
Pej. Akademik
clinical video presentations – some of the videos are too old and not functioning normally.
Perlu diganti.
TDA akan membuat tindakan susulan.
Patologi
pathology museum (library) – only wet specimens are available there but there’s no explanation to those specimens.
Wakil patologi memaklumkan bhw Internet link` has been provided by Pathology Dept
Dipersetujui
KPP memaklumkan bhw hal ini akan ditentukan melalui peruntukan akan datang
Oftalmologi
Aktiviti pelajar-pelajar di Wad Oftalmologi tidak diselia oleh mana-mana pensyarah pada 11 Oktober 2009
Perubatan Keluarga
-class cancelled / unprepared esp. by new lecturer due to change of usual time for intensive course, not enough lecturers available (many lecturers have already went for Scientific Conference / clashed with vetting in UKM/UM), new lecturers need to handle it/ replace –lack of preparation and also clashed with other academic teaching.
for all materials Perbincangan bersama Ketua Jabatan telah dijalankan dan keputusan telah diambil untuk memastikan aktiviti para Pelajar Perubatan tahun 4 (Posting Oftalmologi) akan diselia oleh seorang jururawat terlatih. Memorandum berserta aktiviti-aktiviti yang perlu dijalankan semasa di dalam wad telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan oftalmologi kepada Ketua Jururawat Wad 2 Utara.
- Had already discussed in the department meeting : lecturer who get any problem -must find replacement (either get other lecturer (please provide the materials if any) or use other time to replace the class) and inform the coordinator at least 2 days before class.
-Part 1, 2 and 3 May 2009 Exam: Percentage of failures in exam is high in all M.Med exam HGC
Pengwaha dingin di makmal utama ygn menempatkan pelajar PG tidak berfungsi dengan elok. Keadaan menjadi panas tertuama selepas waktu pejabat..
Dipersetujui dan pantau keberkesanan tindakan yang diambil.
Dipersetujui dan perlu pemantauan keberkesanan tindakan.
Perlu bincang dgn TDPSLI untuk mengambil tindakan sewajarnya.
Dicadangkan mendapat 1 split air-cond` untuk keselesaan CAF telah diserahkan
Dah selesai
Min 7: Laporan tindakan pembetulan (CAF): JABATAN
KETIDAKPATUHAN
PUNCA
Fisiologi
Teknik pengajaran yang kurang memuaskan.
Pensyarah baru yang belum mendapat pendedahan dari segi teknik pengajaran
TINDAKAN PEMBETULAN
-pensyarah baru harus menghadiri kuliah yang disampaikan oleh pensyarah senior.
ULASAN/ KEPUTUSAN MRM - Libatkan pensyarah berkenaan dengan bengkel P&P yang berkaitan - Nilai kompentensi staf.
1. Permohonan kpd pihak UKP-HUSM mengadakan satu lagi pintu. Kerja-kerja ubahsuai sedang dijalankan
1. Pintu keluar masuk makmal menggunakan pintu yang sama.
2. UKP telah menambah 2 lagi alat pemadam api di dalam makmal penyelidikan. Satu dibhgn blkg dan satu lg dibhgn depan makmal
2. Alat pemadam api berada di luar makmal.
3. Permohonan kpd UKPHUSM supaya diubah. Masih belum ada maklumbalas daripada UKP.
3. Susun atur meja makmalmenyekat laluan semasa kecemasan. `Emergency shower` tidak diselenggara dengan baik.
Tidak jelas semasa meminda CP dari versi 2000 ke 2008.
4. Permohonan kpd UKPHUSM supaya diselenggara. Pihak UKP telah mencadangkan supaya, ’emergency shower’ di tarik seminggu sekali dan dibiarkan selama setengah jam. Ini bertujuan untuk mengeluarkan mendapan karat yang ada di dalam paip air tersebut,
- Isu yang belum selesai perlu tindakan hingga selesai
Kurang pemantauan. Tiada `ekzos fan` yang memadai dalam Bilik Cuci.
5.rmohonan kpd UKP-HUSM supaya dibekalkan (14/10/09). Masih belum menerima sebarang maklumbalas 6.Dokumen lama dilapokkan. 7. Perkataan `completion` telah ditambah dalam `definasi`.
6. Menggunakan rujukan dan lamiran yang lama dalam CP, 7. Seksyen `definasi` dalam CP tidak jelas dan lengkap.
8. Ubahsuai carta alir dan menambah maklumat mengenai CP dan takrifan pengajian sesaorang calon dan mengwujudkan satu borang catatan kedudukan calon.
8. Cartaalir untuk program MSc/PhD tidak jelas dan tidak mempunyai rekod yang khusus. Kurang kefahaman mengwujudkan carta alir. 9. Susun atur maklumat dalam fail bercampur aduk – menyukarkan untuk mendapatkan maklumat yang dikehendaki. 10. Maklumat pertukaran dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna.
11. Kandungan Fail `Internal Audit Report`
Rekod aktiviti pengajaran Mmed bercampur dalam fail rekod untuk program MD.
9. Pengasingan rekod aktiviti pengajaran dan jadual pengajaran bagi Mmed dan program MD.
10. Mengwujudkanborang untuk merekod semua perubahan/pertukaran jadual waktu serta cadangan pensyarah yang terbabit.
- tiada rekod yang khusus mencatat pertukaran atau perubahan jadual waktu.
11. Fail `NCR Form` dimansuhkan dan fail `Internal Audit Report` dikekalkan.
-rekod yang disimpan
12. Prosedur yang diperlukan
dan fail `NCR Form` adalah sama. 12. - Proses perlupusan sisa klinikal dan bahan kimia tidak didokumenkan dengan sempurna.
JPP
- Tiada pelajar sarjana yang bentang di persidangan saintifik.
dalam kedua-dua fail adlah berkaitan ketidakpatuhan.
Tiada prosedur khusus untuk kendali bahan `hazard`
- Pelajar tidak yakin.
-Tidak mencapai sasaran penyelian pelajar. - Kekuangan pelajar.
- Tiada dokumentasi yang menerangkan program latihan penambahan kompetensi staf secara menyeluruh. Pengerusi Fasa III MD
Penyelia tidak pantau buku Log pelajar, Tiada sesi vetting di sesetengah jabatan; tiada sistem penggunaan soalan daripada bank soalan. Tidak menganalisa data soalselidik pelajar.
- Program latihan diuruskan sendiri diperingkat jabatan dan tidak diselaraskan dipeingkat PPSP dibawah kelolaan JPP. Tiada makluman secara rasmi dpd Bhg Akademik. Jabatan hanya dimaklumkan melalui mesyuarat sahaja dan beberapa jabatan tidak hadir mesyuarat.
telah di dokumen dalam `departmental guideline` jabatan dan perlupusan bahan kimia adalah mengiakut prosedur yang ditetapkan oleh UKKP.
-perbincangan dengan penyelia/pensyarah yang berpengalaman. -seorang pensyarah sebagai main dan pensyarah lain sebagai co-
TDPSLI -Supervisor perlu ambil lebih perhatian dan memainkan peranan masing2.
Mengambil lebih ramai pelajar.
- Mesyuarat di peringkat PPSP untuk menyelaraskan program latihan untuk semua staf akademik dan bukan akademik.
- perlu pemantauan selepas kursus Isi borang yang disediakan.
- perlu penyelarasan antara pengerusi Fasa, Akademik dan TDA
Psikiatri
CSC
Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No. 2 tidak tercapai (pencapaian 67% berbanding sasaran yang ditetapkan 70% pada sesi akademik 2008/2009)
Dr. Suria, Dr. Zaliha telah menangguhkan pengajian atas sebab kesihatan. Dr. Ahmad Qabil telah gagal dalam peperiksaan Part II.
Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No.3 tidak tercapai (pencapaian 0% berbanding sasaran yang ditetapkan 70% pada Julai 2009)
ajian dissertasi Dr. Ahmad Qabil, Dr. Suria dan Dr. Zaliha masih dalam peringkat penulisan. Dr. Murniyati pula baru naik tahun 4 pada Jun 2009.
Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No.4 tidak tercapai (pencapaian 73% berbanding sasaran yang ditetapkan 80% pada Julai 2009)
2 orang pensyarah iaitu Dr. Wee Kok Wei dan Dr. Wan Norhaida menjadi pensyarah pada Nov 08 dan Mei 09 (kurang dari 1 tahun).
1.Training in CSC is edequate (37.5%). (20/03/09)
Inedequate training session due to time, big group of student and inadequate tutor.
2. Training in CSC improves my communication skill. (47.2%). (20/03/09) 3. Analysis of A-Rays KUB (53.3%). (20/03/09)
Pelajar baru perlu mendapatkan nasihat menyeluruh daripada Penasihat Akademik pada awal kursus. Penyeliaan akademik setiap calon akan ditingkatkan untuk mengelak gagal dan meningkatkan kadar kelulusan. Jabatan bercadang menggalakkan pelajar siswazah 1. membentangkan ”preliminary findings” kajian dissertasi mereka diperingkat awal Tahun4 2. membentangkan kajian mereka yang telah selesai sebelum menamatkan pengajian Jabatan bercadang menggalakkan pensyarah lain mengambil pensyarah yang junior sebagai co-supervisor
Inadequate training sessions. To discuss with the block coordinator. Mesyuarat Jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010 Encourage student to come
Perlu ukur semula objektif 2
Perlu ukur semula objektif berkaitan
Perlu ukur semula objektif berkaitan
Lakukan tindakan susulan
Lakukan tindakan susulan
4. Training in the CSC improve my self confidence to see the real patient in the wards (53.3%). (20/03/09)
Pusat Genom Manusia
Due to not enough time during the session
on their own time to practice For coming session will be handle by radiologist from radiology department.
Encourage student to come on their own time to practice Due to not enough time during the session To sent tutor guideline together with the handout to the respective tutors 1 week before the session and the student was devide to the smaller group.
Inadequate training sessions. • Time • Group of student (12-18) • Tutor
Not enough room, equipment, tutor for clinical teaching at CSC. Speciality background example –x-ray to be teach by radiologist
Peperiksaan OSCE tertangguh, tiada orang untuk buka bilik peperiksaan neuro di Skill Lab @2pm.
Salah faham komunikasi, kunci telah diserahkan kpd Jab berkenaan sejak 2005. Kunci pada hari tersebut dipegang oleh PAR Jab berkaitan.
Maklumbalas aduan telah dijawab melalui email kpd Staf berkaitan. Penerangan jelas diberikan
Objektif Kualiti ke 2 tidak tercapai (50% tetapi sasaran adalah 70%)
Dua org pelajar masih dlm peringkat penulisan tesis dan sepatutnya tamat pengajian pd midDisember 2009 Belum ada maklumat abatan bila tesis dapat diserahkan (Penyelia utama sedang cuti sabatikal)
Penyelia perlu memantau prestatsi pelajar supaya dapat menamatkan pengajian dalam tempoh yang ditetapkan. Surat peringatan mengenai keperluan Objektif Kualiti jabatan perlu dihantar kepada penyelia dan pelajar
Objektif Kualiti ke 4 tidak tercapai (75% tetapi sasaran adalah 80%)
Jumlah pensyarah = 4 (seorang adalah pensyarah baru,
Permohonan geran telah dibuat oleh pensyarah tersebut dan proses permohonan perlantikan
Lakukan tindakan susulan
Selesai
Lakukan tindakan susulan
Per Keluarga
Penghawa dingin di makmal utama penyelidikan yang menempatkan juga pelajar postgraduate tidak berfungsi dgn elok.Keadaan menjadi semakin panas terutama selepas waktu pejabat. Dicadang mendapatkan split air-cond utk keselesaan semua Tidak mencapai sasaran pembentangan penyelidikan di persidangan saintifik oleh pelajar sarjana. Prasiswazah: Block : Preventive Medicine and Primary Care (Student Feedback :Family Medicine 2008/2009)Under graduate programme : a. Duration – inadequate. b. Content – (lectures, seminars, case discussion) -request to bring all seminars and practical in
Dr.Teguh Haryo Sasongko mula bertugas 1 Ogos 2009).
sebagai co-supervisor kepada pelajar PhD (Rani Ab.Qawee) senang diproses
Penghawa dingin yang sedia ada sentiasa bermasalah dan tidak mampu menampung keselesaan suhu di dalam makmal yang agak luas dengan bilangan pelajar yang ramai
Permohonan split air-cond kepada pihak PPSP telah dibuat (surat bertarikh 21/4/09) dan telah diluluskan/dipasang.
Selesai
Penyelidikan tidak berjalan dengan lancar / mengikut perancangan kerana masalah pelajar yang lambat memulakan kajian
Students suggest separation with community medicine
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil.
Pengawasan yang tidak ketat oleh supervisor
Gazetted by the University in the last curriculum review. Inadequate to cover primary care common
Students request to start the block with family medicine
the first week No guidelines for procedures and how to answer OSCE, help to be more structured. 2. Siswazah: Part 1 : Intensive course : Quality of teaching – overall satisfied but need improvement – class cancelled / unprepared esp. by new lecturer
b. Lecture on Writing good case write-up better to held during orientation
3. Part 1, 2 and 3 May 2009 Exam: Percentage of failures in exam is high in all M.Med exam
topics with short duration. Students blamed that a lot of their time was used for searching/ to do investigative / EBM presentations (Com. Med). -Seminars and case discussion were done in the last week, in order to tune back their knowledge and practical in a correct way/ understanding, but the students felt other way around. Majority of the notes/audiovisual for procedures/ practical sessions already uploaded in the elearning but they had problem with the internet server. Root cause: -change of usual time for intensive course, not enough lecturers available (many lecturers have already went for Scientific Conference / clashed with vetting in UKM/UM). -new lecturers need to handle it/ replace –lack of preparation, also clashed
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil.
with other academic teaching. -Lack of preparation by the students
Anatomi
Oftalmologi
Gagal mencapai Objektif kualiti no.1 tahun 2009 (`to ensure at least 70% pf PG students successfully complete their programmes within the stipulated duration`)
Keputusan Peperiksaan Sarjana Perubatan (Oftalmologi) Mei 2009 tidak memuaskan.
Kelewatan pelajar mengemukakan permohonan untuk mendapatkan geran penyellidikan untuk membolehkan mereka memulakan kerja penyelidikan pad tahun 2 pengajian. a) 50% pelajar Fasa I gagal (12 calon) b) 100% pelajar Fasa II gagal (1 calon)
Penyelaras program perlu memastikan permohonan geran penyelidikan dapat diserahkan pada awal semester 2. Perbincangan telah dijalankan dengan penyelaras program. 1. Sesi post mortem peperiksaan - penekanan mengenai teknik menjawab soalan dan persediaan pelajar 2. Analisa soalan peperiksaan - hasil analisa dibincang diperingkat jabatan 3. Temuduga prestasi calon dijalankan secara berkala merangkumi laporan penyelia, buku log, laporan kes (penerbitan) dan laporan kemajuan disertasi Kursus Intensif bersama Profesor Kunjungan setiap 6 bulan sekali
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Persembahan Kes Klinikal secara lebih teratur dan sistematik. 2. Aktiviti pelajar-pelajar di Wad Oftalmologi tidak diselia oleh mana-mana pensyarah pada 11 Oktober 2009
a)Pelajar tidak mengikut jadual yang ditetapkan
b)Tiada penyeliaan terhadap para pelajar di Wad 2 Utara Pihak pentadbiran jabatan terlepas pandang pada keperluan berkenaan
JPM
Keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial tidak memuaskan.
Unit Biostat & Metodologi Penyelidikan
Did not achieve objective quality no2 ie. Only 50% (1/2) final year student presentedat conference
The student was a weak and not well motivated. He failed the first year viva.
JPP
Objectiver quality: only50% (1/2) presented his research Jabatan,
Student lack confident to present his research finsigns at the scientific meeting.
Memorandum berserta aktiviti yang perlu dijalankan oleh para pelajar semasa di wad telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan kepada Ketua Jururawat Wad 2 Utara.
Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09).
TDA- peruntukan baru LCD telah ada untuk diagihkan. Jabatan perlu ambil tindakan sususlan.
He was regularly advised by both the supervisor and cosupervisor but still did not comply. The student has to present at least a paper at any scientific meeting before viva starting from this current academic session. Dept will ensure all students present their research findings.
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
TDP/R&D
Objektif kualiti PPSP no. VII (author penerbitan) tidak tercapai
48% tiada maklumat sebagai author manamana penerbitan
Neurosains
MCQ untuk penilaian Tahun 4 terhad
Hanya menggunakan soalan bank
TDPSLI (Bhg Siswazah)
Objektif kualiti PPSP tidak tercapai:
1.Maklumbalas dari pelajar tahun akhir bagi mendapatkan maklumat menghadiri pembentangan tidak diperolehi sepenuhnya w/pun borang didarkan kepada calon. 2. Maklumat penyeliaan pensyarah dalam rekod siswazah tidak merangkumi [enyeliaan pensyarah bagi pelajar luar PPSP
1. Objektif No. IV (Student present): 38.16%
2. Objektif No. V (lecturer supervise): 66.92%
1.Pembentukan sekretariat khas pemanataun KPI 2. Membuat peringatan susulan tentang kemiskini data. 3. Membuat edaran borang kemaskini maklumat maklumat penerbitan kdpd semua pensyarah melalui email. 4. Pengambilan 2 staf (Pembantu Tadbir) khas untuk mendapatkan maklumat teerkini daripada pensyarah. MCQ yang baru telah ditambah
- sukar bg pihak R&D untuk dptkan nama coauthor terutamanya. -akan diukur semula selepas data diperolehi.
1. maklumat pelajar menghadiri pembentangan akan diperolehi dari dua sumber iaitu pelajar dan dari jabatan untuk rekod penyeliaan.
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Selesai
Min 8: Laporan tindakan pencegahan (PAF). JABATAN
KEMUNGKINAN
KEMUNGKINAN PUNCA
TINDAKAN
Kelamahan pada pemantau aktiviti akademik, prasarana, kekurangan tenaga pengajar dalam bidang tertantu, bilangan pelajar dan bimbinangan pelajar
Untuk mengatasi supaya pencapaian onjektif tidak terus menurun hingga tidak mencapai sasaran, bebrapa tindakan dicafangkan spt beriktu:
KETIDAKPATUHAN Pengerusi Fasa 1 (AP Siti Amrah)
Trend menurun objektif kualiti Fasa 1 (w/pun masih mencapai sasaran yang ditetapkan).
Untuk mengelakkan daripada terus menurun tindakan pencegahan dicadangkan.
Aktiviti Akademik 1.1 Menyediakan “Blue Print” dan “Standard Setting” bagi Program Pengajian Fasa 1 dengan menganjurkan bengkel bersama Jabatan Pendidikan Perubatan 1.2 Menyediakan “Buku log pelajar” bagi pengajaran histologi semasa Sesi Demo dan Diskusi Anatomi oleh Jabatan Anatomi 1.3 Mengadakan semula SGD bagi pengajaran Fisiologi 1.4 Memastikan setiap pelajar memiliki Buku Teks Wajib (senarai buku teks wajib akan dikeluarkan untuk sidang akademik akan datang) 2. Prasarana 2.1 Meningkatkan bilangan model anatomi 2.2 Meningkatkan bilangan slaid histology organ dan hematologi 2.3 Meningkatkan bilangan peralatan bagi kegunaan praktikal fisiologi, biokimia, hematologi dan pemakanan 2.4 Membenarkan pelajar
ULASAN/ KEPUTUSAN MRM
Dalam perancangan.
TDA/Pengerusi Fasa/HOD perlu buat perancangan Jabatan dan ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Suatu sistem pemantaun pelajar akan diwujudkan. Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
menggunakan MDL 1 dan 2 untuk mengulangkaji pelajaran di malam hari, hari minggu dan cuti am disepanjang tahun akademik 3. Tenaga Pengajar 2.1 Meningkatkan bilangan tenaga pengajar khususnya dalam bidang Fisiologi dan Anatomi 2.2 Mengadakan bengkel untuk tenaga pengajar dalam bidang Fisiologi dan Anatomi 4. Pengambilan Pelajar 4.1 Pengurangan 10% pengambilan pelajar bagi sidang akademik 2009/2010 Bagi memperbaiki nisbah pensyarah:pelajar 4.2 Memperkenalkan proses penilaian MUNSYI bagi pengambilan pelajar baru 4.3 Mengadakan temuduga untuk semua pelajar yang akan mengikuti kursus perubatan 5. Bimbingan Pelajar 5.1 Memperkukuhkan program bimbingan pelajar melalui aktiviti PPIP dengan menganjurkan bengkel kaunseling bagi Group mentor 5.2 Mengenalpasti pelajar bermasalah atau berkemungkinan akan menghadapi masalah dari peringkat awal supaya tindakan pencegahan dapat dilakukan secara proaktif
-telah bincang untuk ambil pensyarah luar atau lecturer dlm. Bidang yang berkaitan
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Pusat Genom Manusia
Anatomi
Oftalmologi
Unit Sains Sukan
Peratusan Objektif Kualiti ke-2 sukar untuk mencapai sasaran
Kebiasaan pelajar memohon pelanjutan tempoh pengajian di atas sebab-sebab tertentu (masalah peribadi/masalah projek/komitmen penyelia/pelajar) Tempoh menunggu ‘viva’ yang agak lama
Pemantauan berkala oleh penyelia harus dijalankan (seiring dgn garis panduan yang telah ditetapkan di dalam CP2; di mana pelajar perlu merekod RIP dengan penyelia sekurang-kurangnya 8 kali setahun)
Kemungkinan peralatan yang digunakan secara berterusan tanpa diselenggara akan rosak. Sesi di Bilik Bedah (Posting Undergraduates) telah dibatalkan
Kebanyakan peralatan makmal tidak diselenggara secara berkala.
Permohonan telah dihantar kepad Jab Pembangunan bersama senarai semua peralatan yang perlu diselenggara secara berkala.
Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil
Bilik Bedah ditutup akibat proses renovasi
Video presentation diadakan bagi memberi pendedahan berkenaan ’common ophthalmological surgeries’ kepada para pelajar
Ukur/nilai hasil tindakan yang diambil
Sesi ”Community Eye Screening’ (Posting Undergraduates) dibatalkan
Tidak mendapat kelulusan Pengarah Hospital
Digantikan dengan ’revision class’
Foreign MSc students cannot complete their studies succesfuly.
Due to poor command of abatan language.
Request PG Office to enforce/review the English proficiency requirement before allowing foreign students to register.
-Releven documents not filed in respective ISO files
Due to lack of commitment by DC
Ukur keberkesanan tindakan yang dilakukan
Taklimat Kesedaran mengenai MS ISO 9001:2008 PPSP perlu diberikan kepada pelajar dan pensyarah/penyelia
Request antother staff to take over/be appointed as the new DC
MoU/Document with Hospital and academic the importance of program PPSP telah gunapakai IELT score 550. Pastikan ada bukti sahih kerperluan Bahasa Inggeris dari pelajar Ukur/nilai hasil tindakan yang diambil
Hematologi
Pediatrik
1.Weekly teaching session by histopathologist has been conducted and on going.
1. Incompetence in bone marrow trephine biopsy reporting by Mpath (Hematology) students. 2. Errors in reporting FBP by Mpath students. Pintu jabatan tidak dapat dikunci semenjak pintu baru (glass door) dipasang. Potensi untuk diceroboh, kehilangan barang dan berlakunya perbuatan yang tidak diingini adalah tinggi.
2.Close supervision by lecturer on call on reviewing the reports has been implemented and on going.
Kunci pintu jabatan yang hanya boleh dibuka dari luar sekiranya dikunci dan tidak dapat dibuka dari dalam.
1.Inadequate teaching modalities for Mpath 2. 2. Inappropriate teaching tools for Mpath part 1.
3. Inadequate course
Permohonan untuk mengubahsuai kunci pintu kepada kunci pintu automatik telah dibuat kepada pihak pengurusan PPSP pada tahun 2007 (No daftar : 94-2007) & 2008 (No daftar : 246-2008). Namun kedua-dua permohonan tersebut diberi status ”Tangguh”.
Jab diminta buat susulan dengan pihak Pentadbiran
Dokumen berkaitan adalah sebagaimana yang dilampirkan bersama borang PAF
(Laporan amaran daripada pihak Jabatan Keselamatan telah diterima melalui surat bertarikh 28 September 2009 berhubung dengan perkara ini.) Mikrobiologi
Ukur hasil tindakan yang diambil
1.Lack of Journal club.
To have regular journal club and schedule of presenters – done.
Terima
2.Logbook provided is not structured well to aid in gaining knowledge. A lot of effort was put on compiling lab results rather than interpreting it.
2. To revise the Mpath 1 log book for 2009/2010 session intake. Compilation of results should be considered in the revision.
Ukur hasil tindakan yang diambil
3. Certain topics felt important by students of
3. Seminar topics should be revised
Ukur hasil tindakan yang diambil
content.
4.Teaching infrastructure is not adequate for Mpath 1 students.
Siswazah
Neurosains
Bhg D Borang `kawalan Kertas Soalan Peperiksaan (PPSP/PG/CP4/L8) tidak diisi kerana cadangan untuk kegunaan Bhg Peperiksaan dan kemungkinan tidak diisi. Kemungkinan objektif kualiti berkaitan pelajar harus bentangkan hasil kajian di mana-mana persidangan tidak tercapai
Mpath 1 2008/09 were not included in the seminar such as AGE and meningitis.
4. Lack of internet facilities and small lecture room to accommodate 20 students (Bilik Mesyuarat jabatan was used to conduct lectures)
Kemungkinan berlaku pada pelajar MSc/PhD. Pelajar Mmed kerap membentangkan hasil kajian
and the two topics suggested should be included in the time table for the next batch of Mpath (2009/10).
4. Teaching for the next batch of Mpath students should be conducted in a larger room eg BT18 if candidates are more than 15 students. The broadband wireless internet facilities is now available at the PG Room, at micro lab and the students should be informed regarding this facilities.
Ukur hasil tindakan yang diambil
Pindaan telah dibuat (PPSP/PG/KKS/02-2009/02 ie. Telah gugurkan Bhg D tersebut.
Dipersetujui
Pelajar MSc/PhD akan dipantau agar membentangkan hasil kajian.
Ukur hasil tindakan yang diambil
Min 9: Keperluan sumber JABATAN
KEPERLUAN SUMBER
TARIKH SURAT PERMOHONAN
Imunologi
3 buah Bilik Pensyarah (bangunan baru disebelah PHT) Mohon pertambahan staf
26/4/09
Mohon renovasi bilik untuk bilik pensyarah
4/8/09
Fisiologi
Pembantu makmal Renovasi laluan keluar ke 2
JPM
1. Komputer riba utk pengajaran MPH 2. Skrin & printer utk MPH
21/10/09 12/10/09 & 22/10/09 6/7/09
CSC
3. Sekatan (Partition) bilik penyelidikan dan pascasiswazah JPM Mohon mengecat semula bangunan (luar) Pengubahsuaian bilik seminar
7/6/09
STATUS
Dalam proses untuk kelulusan tahun 2010 oleh abatan pembangunan Belum ada maklumbalas dpd pihak Pentadbiran PPSP Dalam proses untuk kelulusan tahun 2010 oleh jabatan pembangunan Belum ada maklumbalas Sedang dijalankan
Tunggu peruntukan 2010
1 & 2 - Telah dibawa dlm meeting exco Dekan
Ambil tindakan susulan dgn KPP
Tangguh oleh Jab. Pembangunan
Tindakan susulan dengan Jab. Pembangunan.
Pertambahan jawatan baru bergantung kelulusan JPA Tunggu peruntukan RMK10. Bergantung kelulusan JPA Selesai
13/9/09
12/8/09
Feb.2009
Naikttaraf pintu pejabat (tukar baru) Menukar water tap sediaada kerana tidak sesuai untuk kegunaan pelajar semasa sesi klinikal. 2 April 2009 2. Mohon menggantikan katil pesakit untuk kegunaan pelajar semasa sesi klinikal.
ULASAN/KEPUTUSAN MRM
Telah bincang dengan TDA untuk dapatkan dari wad peperiksaan
Pengubahsuaian serta naik taraf bangunan dibawah RMK10. • Sebuah bilik stor peralatan berhawa dingin • Tambahan bilik kump.pengurusan dan profesional (2 bilik) • Naiktaraf bilik seminar • Bilik utiliti dan tandas Pusat Genom Manusia
Perubatan Keluarga
Penghawa dingin (split aircond) di dalam makmal pelajar postgraduate Sistem ’access door’
4 Ogos 2009 Tunngu peruntukan RMK-10
21/04/09
Selesai
22/06/09
Belum ada maklumbalas
Penghawa dingin (split aircond) di dalam makmal Sitogenetik Renovation untuk ruang menempatkan peti sejuk/freezer
15/09/09
Belum ada maklumbalas
09/09/09
Dalam proses pengubahsuaian
OK
Mohon bilik mesyuarat abatan
2/1/2007 27/12/2007 –surat mohon maklumbalas dibuat
Tiada jawapan dari pihak pengurusan tertinggi.
TDA: sementara menunggu ruang baru, guna sama dengan program KKKK
Mohon satu computer baru untuk menggantikan komputer lama (2002) Mohon renovasi ruang antara jabatan perubatan keluarga dan perubatan masyarakat -2 buah
Dekan: Boleh amalkan konsep gunasama bg kemudahan pusat yg lain spt. Bilik Operasi Dekan dsb. Boleh cuba mohon dengan PPKT
14/1/2009
1/8/2009
Susulan dengan pihak Pentandbiran PPSP
Perancangan RM10
Tindakan susulan tahun 2010
bilik untuk pensyarah Mohon renovasi ruang di tingkat 1 (atas dataran merah/pelajar) untuk bilik pensyarah yang masih belum mencukupi Laser Printer SLR Professional Speed Light Flash High end fax machine-laser based Colour Laser Printer Ubahsuaian Jabatan
JPP
1/8/2009
14/9/2008 14/9/2008
KPP/Dekan: akan timbang seeemula apabila menerima peruntukan 2010
14/9/2008 14/9/2008 30/7/2009
Min. 10: Cadangan penambahbaikan berterusan
Top Management
Bhg R & D
SFI
STATUS TINDAKAN
-Kakitangan sokongan dan ruang operasi khas untuk kegunaan Sekretariat ISO.
-Permohonan sudah dibuat dibawah RMK-10.
-Pengurusan Tertinggi mendapat pendedahan / latihan mengenai ISO.
-KJ + 1 PP akan mengikuti kursus ISO dibawh kelolaan Skretariat Kualiti Kampus Kesihatan.
-Adakan satu Jabata untuk menilai kompentensi klinikal para pensyarah / pakar
-J/Kuasa untuk nilai pakar klinikal spt di MOH perlu diwujudkan. Telah dibincang dengan HUSM Kami bercadang untuk menukar Kualiti Objektif Bahagian R&D mulai 1/1/2010 seperti berikut “Sekurang-kurangnya 90% daripada Permohonan Perakuan Menjalankan Penyelidikan yang dihantar ke Bahagian Penyelidikan PPSP akan di bentangkan dalam Mesyuarat Jawatan Kuasa Penyelidikan (JKP) dalam
-Kualiti objektif bagi unit ini tidak memberi gambaran menyeluruh tentang fungsi, beban kerja dan tugas unit ini. Adalah disyorkan supaya pihak pengurusan mengkaji balik kualiti objektif supaya memberi gambaran yang lebih jelas.
ULASAN/KEPUTUSAN MRM Dekan: sedang diuruskan oleh pihaki PPSP
TDP dipohon memantau keperluan ini.
Pentadbiran
-Dokumentasi kebanyakan dokumen perlu dititikberatkan :1) Nama & tandatangan pegawai/staf yang bertanggungjawab. 2) Tarikh.
tempoh Satu Bulan dari tarikh Borang Permohonan Yang Lengkap diterima [ berdasarkan Check List For Research Proposal(PPSP/R&D®/ver.3(1/09)] 1) Dokumentasi terutama fail Statistic latihan staf dan fail kewangan telah ditandatangani oleh Ketua Penolong Pendaftar. 2) Tarikh –
KPP: Setuju dengan cadangan pembaikan. Perlu pemantau berterusan KPP.
(Klausa 4.2.3 – Kawalan Dokumen) -
Dokumentasi CP1 & CP2
Singkatan PP sebanyak 2 kali PP – Penolong Pendaftar PP – Penolong Peperiksaan. Perkara ini menimbulkan kekeliruan
Imunologi
- CPI & CP2 telah diubah singkatannya iaitu -PP dikekalkan Penolong Pendaftar PP kepada PPN iaitu Pembantu Peperiksaan
- Core Prosedure untuk Pengurusan Pembelian Alatan untuk Vot 35000 (PPSP/Pent/CP4) dicadangkan dikaji semula dari segi proses untuk vot 35 di bawah bajet RMK. Proses yang ada hanya boleh digunakan untuk bajet Belanja Mengurus sahaja. Proses awal untuk keduadua bajet adalah berbeza. Dicadangkan juga diwujudkan Arahan Kerja (WI) untuk lebih senang dirujuk.
-Telah ditambah ke dalam prosedur (PPSP/Pent/CP4) iaitu PROSEDUR. Hantar Surat Arahan Hantar surat ke Jabatan/Unit untuk kemukakan senarai peralatan (masa yang diberi ialah 2 minggu) - Belanja Mengurus (BM) – Setiap tahun - Rancangan Malaysia (RM) – 5 tahun sekali
-Majoriti rekod CP mempunyai tempoh simpanan tidak terhad. Mungkin boleh di semak semula dan hadkan tempoh simpanan mengikut
Tempoh simpanan telah dihadkan kepada 7 tahun bagi kebanyakan rekod CP dan tiada limit bagi beberapa lagi
KPP mohon PK Unit ambil tindakan rutin yang sewajarnya.
Mohon PK dan HOD jabatan sentiasa memantau
kesesuaian/keperluan.
rekod CP
-Borang kehadiran sesi vetting tidak terkini. Perlu dikemaskini dan gunakan borang terkini.
Borang kehadiran sesi vetting yang baru telah diadakan
-Prosedur dalam CP memperinci komponen ‘continuous academic achievement’ sebagaimana dinyatakan dalam rekod keputusan penilaian pelajar. Perlu diselaras dan diperincikan.
Keterangan mengenai „continous academic achievement“ telahpun diperincikan dalam CP
-Jadual waktu pengajaran & pembelajaran tiada pengesahan oleh pegawai bertanggungjawab. -Pengesahan Program CEP ditandatangani oleh pegawai terbabit sendiri. Perlu pengesahan oleh pegawai atasan yang lebih layak. -Tiada pengesahan pelaksanaan dan penilaian dibuat oleh pegawai bertanggungjawab pada ruang terbabit di dalam borang CAF dan PAF. Hanya ditandatangan sahaja.
Pengesahan telah dilakukan oleh pegawai yang terlibat
Pengesahan program CEP telahpun ditandatangani oleh pegawai atasan
Pegawai terbabit telah mengisi ruang ulasan pada borang CAF dan PAF
-Senarai tugas staf yang telah bertukar ke PTJ lain masih terdapat di dalam rekod senarai tugas. Perlu dikemaskini. -Buku kedatangan dan pergerakan kakitangan tiada pemantauan dan pengesahan. Pemantauan dan pengesahan perlu dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab secara berkala. -Graf QC ujian tiada butir lengkap tajuk, tarikh dan nama staf yang bertanggungjawab serta pengesahan oleh penyelia. Perlu di kemaskini dan dipantau.
JD staf terbabit telahpun dikeluarkan dari rekod senarai tugas
Pemantauan dan pengesahan akan dilakukan oleh pegawai sains setiap sebulan sekali
Graf QC telahpun dikemaskini oleh pegawai sains
tindakan penambahbaikan tersebut.
Patologi Kimia
-Acknowledgement Form (PPSP/PG/Cpath/ CP1/R15). There was no activities noted. Suggest activate usage or change the method of acknowledgement
-Competency for supporting staf eg. Steno and PAR not in file
- Pihak jabatan telah menyediakan borang “Acknowledgement form” dan telah digunapakai pada sesi akademik 2008/2009 dan penggunaan borang tersebut boleh dirujuk di di dalam fail PPSP/PG/Cpath/R15, BILIK MESYUARAT JABATAN PATOLOGI KIMIA. The form will be used in the 2008/09 academic Borang “ Acknowledment Form” ada di dalam lampiran PPSP/PG/Cpath/L11, CP Jabatan yang boleh dicapai melalui laman web ISO. Pihak jabatan telah meletakkan dokumen kompetensi staff berkenaan di dalam fail REKOD KOMPETENSI STAF, PPSP/Cpath/GR27 dan boleh dirujuk di BILIK MESYUARAT JABATAN PATOLOGI KIMIA.
-Steno and PAR competency form will be placed in record session -Mengemaskini sistem penfailan berkenaan rekod kakitangan di Jabatan dan rekod pengurusan kewangan dan tatacara pengurusan Jabatan dan inventori -Melabelkan peralatan yang rosak ataupun untuk dilupuskan -Mengasingkan terus peralatan milik Jabatan dengan Unit Endokrin -Perbetulan perbezaan tajuk: Pada fail : Rekod Penyelanggaraan Alatan Senarai Induk: Rekod Penyelanggaraan dan
Pihak jabatan telah bersetuju untuk mengadakan bengkel selama 2 hari di Jabatan Patologi Kimia untuk meneliti dan memenuhi cadangan yang telah dikemukakan oleh pihak Internal Audit dengan seberapa segera bersesuaian dengan keperluan jabatan. Pihak jabatan sedang meneliti tarikh yang sesuai di mana kesemua pensyarah jabatan dapat menghadiri bengkel 2 hari tersebut.
HOD dan PK Jabatan harus sentiasa memantau keperluan asas dokumen ISO dan keperluan ISO yang lain-lain
Kalibrasi -Skala untuk feedback form terlalu banyak dan tiada cut off point untuk menentukan kehendak kualiti jabatan -PPSP/PG/Cpath/R1 : List of new students dicampurkan dengan pelajar sedia ada, sepatutnya dibuat 2 fail atau ditukar kepada List of student dan displitkan -Tidak ada dokumen menunjukkan komen atau cadangan dari panel proposal disertasi jabatan. Perlu diwujudkan -Rekod yang amat perlu dikemaskini kerana bercampuraduk : PPSP/PG/Cpath/R6 : mengenai “meeting attendance” bercampur aduk dengan dengan beberapa jenis attendance : meeting/CME/ISO/Department meeting/Budget
Pusat Genom Manusia
-Tidak dapat membuktikan adanya sebarang tindakan untuk feedback dari pelajar PG 2008 kerana ada masalah berulang, walaupun telah lepas sila dapatkan bukti perbincangan yang dibuat. -Flow chart bagi pelajar sarjana tidak lengkap. Perlu ada arah aliran bagi mereka yang gagal penilaian.
Telah dikemaskini. Perubahan dlm flowchart CP2 akan dimaklumkan kpd CDC
-CV pensyarah tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
Telah dikemaskini
-Inventori Reagen perlu dikemaskini memandangkan Reagen adalah sensitif untuk pembelajaran berasaskan makmal. Attendance list are mixed for all activities and all staff (for student should be separated for monitoring purposes and future analysis)
Telah dikemaskini
Senarai kedatangan pelajar diwujudkan Setiap rekod RIP pelajar disimpan di
HOU dan PK peerlu ambil tindakan pemantauan terhadap keperluan ISO setiap masa.
Oftalmologi
Pendidikan Perubatan
RIP report form perlu di analisa/dipantau
dalam file mengikut nama dan tarikh pendaftaran
-Pelan lantai tidak dikemaskini dan tiada tandatangan/tarikh/lokasi yang betul. JD salah seorang pensyarah tidak dikemaskini.
Telah dikemaskini. JD pensyarah baru diwujudkan
-Semakan keatas fail vetting records (PPSP/PG/OPH/CP1/R20) mendapati bahawa tiada bukti kehadiran disertakan. Siasatan lanjut mendapati senarai kehadiran telah dicatat didalam Buku Aktiviti Jabatan yang tidak mempunyai no rujukan dokumen. Cadangan: Buku Aktiviti Jabatan diberikan no rujukan dan didaftarkan didalam senarai induk sebagai dokumen sokongan.
-Buku Aktiviti Jabatan telah diberikan nombor rujukan dan didaftarkan sebagai dokumen sokongan.
-Terdapat beberapa hebahan terutamanya di papan kenyataan umum abatan yang tidak disahkan oleh ketua abatan
-Dokumen-dokumen berkaitan telah disahkan oleh Ketua Jabatan dan perkara ini akan diambilberat pada masa akan datang.
-Hardcopy untuk ‘workshop evaluation analysis summary (evaluation sheet A) kena disimpan di dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/IR3.
Telah dilakukan
-Rekod untuk bengkel-bengkel yang dianjurkan perlu disimpan dan diletak bersama dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/R4. -Rekod di dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/R5 tidak dikemaskini untuk 2008 dan 2009.
Dipersetujui
HOD dan PK jabatan dimohon pantau keperluan ISO Telah dilakukan Ketua Jabatan akan maklumkan dalam mesyuarat yang akan datang kepada penyelaras yang bertangungjawab
-Rekod dalam fail tambahan perlu dilabel dengan no.rujukan PPSP/PG/JPP/CP1/R8.
Telah dilakukan
-Mesyuarat Jabatan pada 6/8/2009- tiada borang kehadiran yang ditandatangani ahli yang hadir (PPSP/JPP/M/J)
Telah dilakukan
Psikiatri
1. Wireless device hanging from socket. May drop if pulled and open to risk of tempering with device 2. Dokumen yang ditandatangani tiada tarikh 3. Rekod penyertaan pensyarah dalam persidangan direkod dengan baik tetapi tidak dianalisa. Analisa penting untuk merancang keperluan latihan staff dan boleh digunakan untuk bukti kompetensi staff 4. Need to improve the arrangement of files to ease retrieval for depertment members 5. Fail tidak dikemaskini dengan maklumat penambahbaikan drpd maklumbalas pelanggan 6. Poor (postgraduate) student performance was not monitored
1. Tindakan pembaikan telah diambil. 2. Tindakan yang sewajarnya telah diambil (SFI ini sama dengan salah satu NCR) -
Diterima untuk tindakan pembaikan. HOD & PK harus pantau.
Analisa belum dilakukan
4. Tindakan yang sewajarnya telah diambil 5. Tindakan yang sewajarnya telah diambil 6. Pihak jabatan telah merancang untuk mengadakan “mock exam” untuk calon sebelum peperiksaan May 2010
Anatomi
-Record PPSP/PG/Anat/CP1/R9 and PPSP/PG/Anat/CP1/R10 regarding examination results are confidential – to change the responsible person in the procedure PPSP/PG/Anat/CP1 from CC (Course Coordinator) to HOD or DC (please refer to PPSP/QMS/CR-para 6.4). -Dokumen dalaman (PPSP/PG/Anat/IR2) perlu disenaraikan sebagai dokumen rujukan di dalam prosedur PPSP/PG/Anat/CP1. -Rekod dalam PPSP/PG/Anat/R4, PPSP/PG/Anat/R8,PPSP/MD/Anat/CP1/R2 dan PPSP/MD/Anat/CP1/R6 perlu dikemaskini. -Didapati satu borang Tindakan Pembetulan (CAF) tidak dilengkapkan ruangan bahagian 4: Pengesahan Perlaksanaan. NCR tidak dikeluarkan untuk ini kerana di luar skop audit
PK jabatan terus pantau keperluan ISO
(Jan 2009 – tarikh audit). Temuan audit adalah untuk 15/10/2008. -Semakan kurikulum untuk MSc (Clinical Anatomy) perlu dilakukan setiap 5 tahun untuk program akademik dan rekod perlu disimpan . -No.rujukan Borang Maklumbalas pelajar MSc.(Clinical Anatomy) perlu diubah daripada PPSP/PG/Anat/CP2/L1 kepada PPSP/PG/Anat/CP1/L2. Ruang tarikh wajar diwujudkan dalam borang ini. -Tiada pemantauan berkala dibuat untuk alatan di Jabatan Anatomi, contohnya Image Analyser dan Mikroskop perlu dibuat permohonan kepada Jabatan Pembangunan untuk dibuat pemantauan secara berkala. -Rekod QC suhu (PPSP/Anatomi/20) tiada di jabatan, diberi fail PPSP/Anatomi/20/01/01 yang tiada rekod induk. Cadangan untuk batalkan dokumen PPSP/Anatomi/20 dan dimasukkan 2 fail baru PPSP/Anatomi/20/01-A dan PPSP/Anatomi/20/01-B, untuk 2 fail berbeza untuk 2 peti sejuk. -Rekod pencegahan/penambahbaikan (PPSP/Anatomi/18) tidak dikemaskini (not updated). Kebanyakan peralatan makmal tidak diselenggara secara berkala. Pengunaan alatan tersebut secara berterusan boleh menyebebkan kerosakan
Permohonan telah dihantar kepada Jabatan Pembangunan bersama senarai alatan yang perlu diselenggara secara berkala
Buat tindakan susulan.
Perubatan Keluarga
-Beberapa dokumen yang terdapat didalam fail maklumbalas pelajar akhir postimg CP1/R7 dan CP1/R6 tidak disahkan oleh Ketua Jabatan.
-Menugaskan steno jabatan memastikan semua surat menyurat, jadual teaching dan learning prasiswazah dan siswazah, dokumendokumen berkaitan di tandatangani dan dicop /disahkan oleh ketua jabatan sebelum digunakan dan disimpan di dalam fail -Memohon kerjasama koordinator terlibat untuk memastikan kejayaannya -Fail akan diaudit diperingkat jabatan 3 bulan sekali
Tindakan dipersetujui. HOD dan PK jabatan harus sentiasa pantau keperluan ISO.
-Fail diwujudkan. -Fail Perancangan Latihan Kakitangan tidak diwujudkan. Jab Perubatan
-Dokumentasi tidak di dalam fail yang betul. Contoh PPSP/MED/Learning Material. Fail ini mengandungi maklumat mengenai ISO sahaja. -Dokumentasi perlu diperbaiki. Setiap aktiviti/item rekod perlu mempunyai satu fail khusus.
Tajuk fail telah ditukar menjadi PPSP/Med/Learning Material for ISO
Fail berasingan telah diwujudkan
-Perkongsian fail tidak digalakkan. Contoh: Senarai Induk Rujukan & Rekod dan Senarai Pensyarah
-Sebarang aktiviti pengajaran hendaklah dianalisa untuk pemantauan
Analisa yang telah dibuat tidak dimasukkan dalam fail ISO. Tindakan susulan telah dibuat
Dipersetjui dan HOD & PK harus terus memantau keperluan ISO
Unit sains Sukan
- Kebanyakkan rekod tidak dikemaskini. Contohnya Rekod List of Postgraduates Students (PPSP/PG/CP/R2). Kebanyakkan dokumen dan surat bertarikh tahun 2007
Telah dikemaskinikan
-
Rekod “To Ensure all requirements are met for completion of the study including attending courses and Presentation at CME/Conference hanya sesuai untuk rekod PPSP/PG/SSU/CP4/R3. Tidak Perlu libatkan Rekod PPSP/SSU/CP4/R2 sebagaimana dinyatakan dalam CP4
Akan diperbetulkan sebelum 31.12.2009
-
Dicadangkan agar CP digabungkan dan dikurangkan kepada 2 iaitu postgraduate dan medical degree
Akan dilakukan sebelum 31.12.2009
HOU perlu pastikan tindakan pembetulan kepada perkara berkaitan dilakukan.
Record Job Description Staff jabatan tidak dikemaskini.
Pelan kebakaran/kecemasan tiada pengesahan
Telah dikemaskinikan
Telah disahkan
ketua jabatan. - Tiada buku log untuk pantau suhu Fridge 86oC. Perlu disediakan buku log tersebut. Jab Perubatan Masyarakat
Staff attendance record- not legible (use abbreviation or nickname). Suggest for more legible recording or better way (electronic)
Telah mewujudkan fail pemantauan suhu Fridge -86 bermula tarikh 8.10.2009 Senarai nama penuh semua staf beserta tarikh bagi setiap bulan telah diadakan. Mereka dikehendaki untuk tandatangan diruangan mengikut tarikh dan masa hendaklah turut dicatat.
Dipersetujui
Mungkin penggunaan mesin elektronik boleh dipraktikkan seperti cadangan.
Coding / reference number need to be more consistent
Semua koordinator kursus telah dimaklumkan berkenaan no. rujukan yang betul mengikut kegunaan dalam mesyuarat abatan. Senarai berkenaan turut diedarkan melalui emel kpd coordinator berkenaan.
Analysis of student (PMP) attendance need to be more objective rather than just “satisfactory”.
Telah dimaklumkan kepada coordinator kursus yang berkaitan tentang keperluan berkenaan di dalam mesyuarat jabatan yang lepas (22 Oktober 2009).
Standard of duration for record keeping need to be suited with importance of documents
Mesyuarat khas berkenaan tempoh simpanan rekod akan diadalan dalam bulan Disember nanti bg membincangkan tempoh yang sesuai mengikut kepentingan dokumen berkaitan. Butiran yang diperlukan (seperti dalam borang) telah dipenuhi.
Complete recording of staff competency must be made available
CSC
Document Delivery Note to be made available
Dokumen berkenaan telah diperolehi drp CDC dan telah dimasukkan kedalam fail ISO.
Update the minutes of MRM (last was in 2006)
Minit mesyuarat MRM Nov. 2008 telah dimasukkan kedalam fail ISO yang berkenaan.
-Senarai induk dokumen dan rekod tiada tarikh dikemaskini. Dicadangkan menyenaraikan Borang Kualiti yang digunakan
Senarai induk dokumen telah dikemaskini
Tiada borang khas untuk rekod penerimaan buku log pelajar. Dicadangkan agar disediakan
Dipersetujui
Diterima
borang khas untuk rekod proses penerimaan buku log.
Borang khas untuk rekod tersebut di adakan
-Rekod inventori tidak ’match’ dengan peralatan di dalam bilik. Dicadangkan agar ’merge’ semua rekod inventori dan checklist praktikal dimasukkan ke dalam fail l -Tiada rekod penilaian kehadiran kursus GCP. Sila kemaskini. -Tiada dokumen makluman dan kebenaran yang ditandatangani oleh ’human simulator’. Dicadangkan agar satu surat makluman dan borang keizinan disediakan untuk melindungi PKK dari sebarang tindakan jika berlaku perkara tertentu. -Kriteria objektif kualiti kurang tepat. PKK merujuk kepada rekod kehadiran sebagai pencapaian kemahiran klinikal pelajar.Dicadangkan agar menggunakan rekod keputusan peperiksaan sebagai aras penilaian objektif kualiti. • Menyenaraikan borang kualiti yng digunakan dalam Senarai Induk Dokumen • Semua rekod inventori dan senarai di masukan ke dalam 1 fail berasingan • Menyediakan satu plan tindakan proses menggunakan human simulator untuk sesi pengajaran klinikal (pemeriksaan fizikal) bagi setiap blok. Hematologi
1. Buku kedatangan mesyuarat abatan tidak sistematik. Mesyuarat pada 19/8/09 tiada bukti bertandatangan kehadiran ahli. 2. Dokumen ’DDN’ tidak difailkan ke dalam fail yang sepatutnya.
Rekod inventori dan senarai semak dikemaskini
Telah dikemaskini.
Pelan tindakan berkaitan di bentuk
Masih dalam perbincangan.
-Senarai induk dokumen telah dikemaskini - Rekod inventori dan senarai semak dikemaskini - Pelan tindakan berkaitan di bentuk
1.Buku kedatangan tersebut telah dikemaskini dan disusun semula. Staf abatan telah dimaklumkan tentang perkara tersebut. 2.Fail berkenaan telah pun diwujudkan
Diterima
iaitu (PPSP/QMS/CD/R3). Neurosains
Tiada SFI daripada Internal audit - KJ tiada pejabat.
-
Diterima
CIA
Mengadakan ’refresher course’ kepada para auditor sebelum sesi audit dijalankan
Surat dpd CIA (PPSP/QMS/IA/R7/9) telah diterima memohon peruntukan PPSP (anggaran $16,000) utk 2 kursus
Dekan/KPP akan melihat peruntukan 2010
ORL-HNS
-Staf tidak mengetahui berkaitan penyelenggaraan peralatan, dimana peralatan yang digunakan untuk pengajaran didapati dari pelbagai sumber iaitu dari HUSM, PPSP dan PPSK.
Rekod penyelengaraan telah diwujudkan dengan kerjasama staf HUSM yang menggunakan peralatan yang berkaitan. Fail alatan berkenaan juda telah dimasukkan didalam fail induk Jabatan.
Selesai
-Dicadangkan untuk membuat satu senarai peralatan dan prosedur penylenggaraan dan kalibrasi (jika ada) secara berjadual. -Memo di notice board jabatan tidak ditandatangani olek ketua jabatan berserta dengan cop dan tarikh
Pembantu Tadbir (steno) telah dimaklumkan dengan keperluan ini.
-Pemantauan untuk ‘correctibe action’ tidak dilakukan untuk prestasi kualiti objektif nombor 2 (postgrad)
Hal ini akan dibincangkan dalam mesyuarat Jabatan akan datang
-Kepuasan pelanggan, analisis dilakukan tetapi pemantaun selepas itu tiada
Secara keseluruhannya, pelanggan berpuashati dengan perkihdmatan yang ditawarkan oleh Jabatan. Tiada pemantauan terperinci dilakukan kerana didapati peratusan yang tidak berpuashati adalah masih kurang daripada 20%.
CDC
Sistem fail yang lebih kemas dan teratur - Fail master - Fail komunikasi ISO - Fail pinjaman dokumen CP yang dicetak
Pej Akademik
-Berkenaan pengumpulan mata CPD untuk latihan yang di hadiri, pihak pengurusan (mempunyai akses kepada semua mata CPD staf) perlu lebih mesra staf (caring abatan tion) dengan menyedarkan para pensyarah dari semasa ke semasa berkenaan dengan mata CPD yang dikutip. Cth.: AP Dr. Kamarudin Jaalam, mata CPD :1. *(tahun lepas beberapa Pakar tiada kenaikan gaji pasal mata CPD=0)
CDC akan pantau dan tambahbaik dari semasa ke semasa
Melibatkan HRU
KPP memaklumkan nhw CPD dikendalikan oleh Unit Latihan. Mata CPD untuk LPP hanya boleh diakses pada 14 Jan. 2010. Setiap staf perlu semak sendiri dgn Unit Latihan Majukan kpd Pengarah Kampus agar menggunakan sistem `Intelligent Alert` untuk pantau mata CPD TDA akan menyamak keperluan berkaitan proses kerja yang di `outsourced` oleh PPSP.
-Penilaian/kawalan ke atas proses yang dibeli/diserahkan kepada pihak luar (Outsourced) cth i. penempatan para pelajar di HRPZII, ii. pembikinan kulit Buku Panduan & Objektif fasa III dan iii. pencucian perlu dibuat -Seorang pegawai dari kumpulan P&P perlu ada bersama semasa pelupusan soalan peperiksaan secara membakar di Pusat pelupusan sampah.
Setuju dengan langkah yang dicadangkan
-Maklumbalas daripada pensyarah sebagai penasihat akademik terutamanya untuk pelajar Tahun 3 perlu dimantapkan. Bhg Siswazah
-Review core procedure (PPSP/PG/CP4)
Sedang dilakukan penambahbaikan
TDPSLI dan PK Bhg Siswazah perlu pantau
-Review numbering of core procedure (PPSP/PG/CP5)
tindakan yang diambil.
-Review core procedure (PPSP/PG/CP3) – no record of communication for…“maklum tarikh akhir serah disertasi” -Review: formatting questions and delivering and receiving answer scripts forms
Stor PPSP
-PPSP/PG/CP1- termasuk tanggungjawab penyimpanan rekod memperlihatkan peranan besar Pembantu Tadbir. Dicadangkan supaya kemaskini peranan pegawai dan penyelia (PP dan CC) lebih nampak jelas -Carta alir PPSP/PG/CP1 dicadangkan ditamatkan selepas langkah mendapatkan kelulusan Majlis PPSP dan senarai perakuan dihantar ke IPS Pulau Pinang -Cadangan gabungan jabatan ’Stock Card’ dan Jabatan online sedia ada bagi memantau input & output inventori secara tepat
Diterima Telah dijalankan
-Wujudkan satu indicator sebagai objektif kualiti yang mengambilkira aktiviti setor sebagai tambahan kepada objektif kualiti Jabatan Pentadbiran yang ada sekarang -Mengadakan ‘client survey’ bagi memantau prestasi unit Ko-K
-Organizational chart with various persons in charge of the various activities to be set up at the sport complex on one of the boards. -Notice board allocated for co-curriculum activities at sport complex. -Feed back from various activities rather than one general feed back
PK harus terus memantau keperluan ISO (sebagai makluman program Ko-K akan diambil alih oleh pengurusan Pusat/P. Pinang yang dikendalikan oleh PPSK)
-Co-curriculum unit for PPSP to be under CoCurriculum Health Campus since there is an existing unit. -Remove the number written as IR on the CoCurriculum guide book which were distributed to students -MRM file to be updated
Elektif
-To be given two different numbers for: Rekod perlaksanaan and rekod kehadiran pelajar -JD bagi head of department perlu disahkan oleh dekan atau TDA dan dikemaskini pengesahannya. -Rekod kompetensi staf perlu dikemaskini. -Rekod perlaksanaan tindakan pembetulan bagi maklumbalas pelajar Fasa III 2008/2009 perlu diwujudkan. -Dicadangkan perancangan rapi dibuat untuk meningkatkan kualiti program dalam aspek infrastruktur, sumber manusia dan pengurusan sejajar dengan pembangunan akademik APEX universiti. -SOP bagi pelajar antarabangsa diwujudkan sebagai panduan. -Rekod bagi pengembalian borang cadangan elektif oleh pelajar Fasa II tidak diseggara -tiada pemantauan senarai pelajar dan tarik dihantar. Dicadangkan diwujudkan rekod bagi tujuan tersebut. -Pemilihan hospital bagi program elektif Fasa III yang diisi oleh pelajar (original) tidak disimpan
PK harus terus memantau keperluan ISO
sebagai rekod/bukti pemilian. Cadangan: simpan original sebagai rekod. -Rekod bagi makluman mengenai keputusan permohonan elektif (Fasa II) tidak disenggara. Perlu ada rekod, mungkin dalam bentuk buku, untuk makluman kepada pelajar.
Perubatan Kecemasan
-Borang asal ditolak/perlu pindaan/ tukar penyelia tidak disimpan. Perlu simpan sebagai bukti/rekod -Continuous assessment form :PPSP/PG/EM/R5 boleh disatukan dengan lapuran penyelia (PPSP/EM/020)
HOD perlu pantau tindakan yang telah diambil.
-Perlu diwujudkan feedback form untuk selepas exam dan intensive course selain tahunan dan analisis dibuat dengan SPSS dengan ‘cut off point” tahap kualiti yang Jabatan kehendaki -Adakan fail cuti staf (hard copy) untuk kawalan selain e-cuti. -Objektif kualiti: `To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings` sukar dicapai. Dicadangkan supaya ditukar kpd: 70% hasil kajian projek ditulis dalam bentuk manuskrip dalam masa setahun setelah kajian selesai`. Æ ke kolum NCR Biostatistics dan Metodologi Penyelidikan
-Rekod aduan pelanggan perlu dikemaskini walaupun tiada aduan yang diterima setiap bulan atau satu jangkamasa yang lain. -JD bagi head of department perlu disahkan oleh dekan dan dikemaskini pengesahannya. -Inventori peralatan T&L perlu dipantau, dan senarai peralatan perlu dikemaskini secara
Cadangan penukaran obj kualiti tidak diterima kerana ianya lebih sukar dicapai.
PK Unit harus memantau semua perkara yang dibangkitkan.
berkala. Ini bagi memudahkan sebarang insiden kehilangan dipantau. -Nombor rekod dalam jabatan diubah dari PPSP/PG/UB/1 kepada PPSP/UB/R1 bagi membezakan rekod-rekod berkaitan CP dan rekod dalaman jabatan. -The letter of appointment for vetting panel should appoint the person involved as vetting panel, not just inviting the person to a vetting meeting. -Compilation of thesis marking result is incomplete due to the confidentiality of the results regarded by by the PG office. Need to review the abata in the procedure. -The record of ISO communication within the department needs to convey the management seriousness in carrying out the ISO. Patologi
-Pamirkan objektif kualiti abatan sendiri supaya lebih jelas untuk memudahkan proses penilaian. -Wujudkan fail analisis pencapaian objektif kualiti Jabatan. -Dicadangkan rekod-rekod diselenggara dengan lebih baik, kemas, terkini dan mudah dicapai bila diperlukan. -There are many documents listed in the master list of records. Suggestion: combine or eliminate files whenever possible.
HOD/PK Jabatan harus pantau keperluan ISO
Mikrobiologi
-PPSP/PG/Micro/IR3 perlu dikemaskini Rekod penyerahan dokumen/ surat tidak wujud
HOD/PK harus pantau keperluan ISO
-Terdapat 2 rekod pembelian melalui PPSP, cadangkan dijadikan 1 Carta organisasi yang tidak dikemaskini
Hematologi
-Tiada bukti permohonan pembelian alatan makmal (peruntukan PPSP) pada tahun 20082009 -Pengurusan rekod, didapati tarikh DDN 25/Jun/2009 difailkan ke dalam fail PPSP/Hara/16/untuk diwujudkan fail PPSP/QMS/CP/R3 untuk dimasukkan dokumen berkenaan.
HOD/PK harus pantau keperluan ISO
-Mesyuarat pada 19/08/2009 tiada bukti bertandatangan kehadiran ahli yang hadir file no. PPSP/PG/Haem/CP1/R10. ORL-HNS
-Staf tidak mengetahui berkaitan penyelenggaraan peralatan, dimana peralatan yang digunakan untuk pengajaran didapati dari pelbagai sumber iaitu dari HUSM, PPSP dan PPSK. -Dicadangkan untuk membuat satu senarai peralatan dan prosedur penylenggaraan dan kalibrasi (jika ada) secara berjadual. -Memo di notice board jabatan tidak ditandatangani olek ketua jabatan berserta dengan cop dan tarikh -Pemantauan untuk ‘correctibe action’ tidak dilakukan untuk prestasi kualiti objektif nombor 2 (postgrad) -Kepuasan pelanggan, analisis dilakukan tetapi pemantaun selepas itu tiada
HOD/PK harus pantau keperluan ISO
Fisiologi
-Kalibrasi & penyelegaraan berkala peralatan oleh Jab Pembangunan (14/10/09) -Proses pelupusan biohazard tidak diwujudkan -Terdapat 2 rekod untuk perkara yang sama (PPSP/QMS/IA/R6) dan (PPSP/QMS/IA/R4)
Sebanyak 6 alatan telah dibawa ke SIRIM Berhad pada 16 November 2009 hingga 18 Nov. bagi perbincangan dari segi teknikal kerana pihak pembangunan belum pernah menerima permohonan kalibrasi peralatan tersebut sebelum ini.
HOD/PK harus pantau tindakan yang sedang dilakukan.
-Maklumat perubahan dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna - Gunapakai lampiran dan rujukan lapuk - Cartaalir program MSc dan PhD tidak jelas
KKKK
-Kesukaran mendapatkan maklumat daripada fail kerana susunatur tidak sempurna -Dokumen ‘master list’ tidak lengkap kerana tiada senarai untuk rekod pentadbiran seperti senarai nama kakitangan, senarai tugas, latihan staf, inventori, rekod pelupusan.
TDA/PK harus pantau keperluan ISO
-Fail kompetensi untuk staf sokongan dan staf akademik telah diwujudkan tetapi tiada rekod menunjukkan kompetensi telah dilakukan. MPG
-Rekod butir peribadi staf tidak lengkap dan tidak tersusun. -Hebahan mengenai Audit Dalaman kepada staf disampaikan melalui emel, tetapi tidak direkodkan. Sebarang bentuk komunikasi dalaman mesti direkodkan -Langkah 6.1.1 dalam Dokumen CP menunjukkan staf bertanggungjawab yang tidak selari dengan yang dinyatakan di dalam bahagian Carta Alir Prosedur. Perlu semakan dan dikemaskini.
TDA/PK harus pantau keperluan ISO
-Pengukuran kualiti objektif telah mencapai 100% selama 8 bulan berturut-turut. Mungkin perlu semak semula dah ubah kualiti objektif. -Tiada had masa penerimaan permohonan persediaan alatan untuk peperiksaan. -Mungkin perlu tetapkan tempoh masa untuk penerimaan terakhir sebarang permohonan. -Carta organisasi tiada tarikh kuatkuasa. -Perlu ada catatan tarikh kuatkuasa. -Objektif kualiti masih merujuk kepada MS ISO 9001:2000. Sepatutnya diubah kepada MS ISO 9001:2008 -Plan lantai kecemasan yang terperinci tidak dipamerkan di dalam makmal. Perlu dipamerkan di tempat yang sesuai. -Lantai ke Makmal MPG1 dan MPG2 rosak dan merekah. Perlu diambil tindakan untuk naiktaraf. -Penyimpanan alatan yang rosak dan yang perlu dibaikpulih tidak diasing dan dikhaskan. Perlu menyusun semula di bilik/ruang khas untuk memudahkan kerja baikpulih atau pelupusan. AVA
-Penyenggaraan fail(sistem failing) tidak kemas, kandungan fail tidak sama dengan tajuk fail. Eg: i. Fail latihan- terdapat biodata staf, maklumat kelayakan, rekod CPD (PPSP/UKP/AVA/CPR/R12) ii. Minit Mesyuarat MRM tidak difailkan.
- Staf UKP-AVA gagal mengenalpasti dokumen rujukan (dalaman/luaran) yang berkaitan kerja-
KPP/TDA/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini
kerja penyelenggaraan. -Perlu di lakukan analisa aduan pelanggan supaya langkah-langkah pencegahan dapat dipertingkatkan. -Perlu di perincikan senarai semakan (checklist) untuk alatan AVA supaya dapat dipertingkatkan keberkesanan prosedur semakan (PMFMI) Fotografi
-Rekod ‘turn-around time (TAT) perlu di analisis supaya selari dengan TAT yang ditetapkan (5hari)
KPP/TDA/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini
-Sistem pemfailan perlu dimantapkan i. Senarai Induk fail tidak kemaskini ii. Fail Maklumat Staf & Kelayakan tidak lengkap butirannya Unit Grafik
-Nama/label dokumen seperti senarai kerja agihan staf sepatutnya menjadi senarai agihan kerja staf dan ia perlu disatukan dalam satu fail dengan partition (R2.1 dan R2.2)
Tindakan sudah diambil. Pihak JKKP telah memberi maklumbalas terhadap status keselamatan unit secara keseluruhan ( KK/PTJKP/PPKUKKP/vi/d/1 )
-Mewujudkan fail untuk CAF, PAF dan NCP. -Rujukan yang hilang (tidak dapat diganti) disarankan tidak dimasukkan ke dalam CP -Perlu ditambah peringatan kepada pelanggan di borang permohonan untuk memudahkan kerja dari menjadi adhoc dan meningkatkan kualiti. -Perlu mendapatkan seorang kerani untuk membantu melancarkan kerja di unit ini. -Perlu mendapatkan bantuan ketua Penyelaras ISO untuk membantu meningkatkan kefahaman dan kerjasama staf untuk merealisasikan ISO di unit
Pihak unit telahpun membuat permohonan baru untuk pengubahsuaian kedua-dua makmal komputer pusat pengajian termasuk pejabat unit ( secara keseluruhan atau berperingkat ). Namun begitu, sehingga kini permohonan-permohonan tersebut tidak diluluskan.
Kakitangan bertugas berkenaan telah diambil oleh pihak Bahagian Pentadbiran PPSP.
KPP/TDA/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini
MIP
-Rekod ditandatangan tetapi tiada cop jabatan pada ruang pengesahan yang disediakan. -Rekod-rekod mempunyai tempoh simpanan tidak terhad. Mungkin boleh disemak keperluan atau sekiranya perlu memberi nombor jilid. -Rekod berkaitan tidak dinyatakan dalam ruangan Rujukan dalam bahagian Carta Alir Dokumen CP. -Tiada penyediaan rujukan kerja penyelenggaraan komputer yang dilakukan di MIP. Ini boleh dilakukan contohnya dengan merujuk kepada “Instrument instruction manual”. -Tiada pemantauan suhu bilik/makmal yang menempatkan komputer. -Tiada pemantauan bahawa semua arahan peraturan penggunaan makmal MIP dipatuhi oleh pelanggan. -Rekod staf tidak lengkap. Contohnya, tiada rekod pelantikan dan sijil kemahiran/kelayakan . -Kabel komputer tidak tersusun dan membahayakan pelanggan. Perlu kerja penyelenggaraan/naiktaraf agar kabel semua peralatan lebih tersusun. -Tiada rekod jadual serta pemantaun kerja pembersihan oleh staf bertanggungjawab.
Tindakan selanjutnya selain memohon peruntukkan dari pihak pusat pengajian untuk membeli sistem turnstile adalah mengadakan penggiliran sesama kakitangan unit bagi memantau Kaunter MIP. Tindakan sudah diambil. Pihak JKKP telah memberi maklumbalas terhadap status keselamatan unit secara keseluruhan ( KK/PTJKP/PPKUKKP/vi/d/1 ) Pihak unit telahpun membuat permohonan baru untuk pengubahsuaian kedua-dua makmal komputer pusat pengajian termasuk pejabat unit ( secara keseluruhan atau berperingkat ). Namun begitu, sehingga kini permohonan-permohonan tersebut tidak diluluskan. Kakitangan bertugas berkenaan telah diambil oleh pihak Bahagian Pentadbiran PPSP. Tindakan selanjutnya selain memohon peruntukkan dari pihak pusat pengajian untuk membeli sistem turnstile adalah mengadakan penggiliran sesama kakitangan unit bagi memantau Kaunter MIP.
KPP/TDA/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini
-Senarai tugas staf yang telah bertukar tempat bertugas masih terdapat di dalam rekod senarai tugas. Perlu dikemaskini. -Kedudukan kotak aduan pelanggan jauh dari pintu masuk ke MIP. Perlu ditempatkan berhampiran pintu masuk. -Carta organisasi terlalu kecil (dicetak pada kertas A4 dan dalam hitam-putih) dan gambar staf kurang jelas. Boleh menyediakan carta organisasi yang lebih sesuai. -Objektif kualiti kurang jelas kerana penggunaan perkataan ‘atau’ (Memproses 70% permohonan kerja dalam masa satu hari bekerja ‘atau’ lima hari bekerja). Boleh diubahsuai dengan menggantikan perkataan ‘atau’ dengan ‘selewatnya’. -Tiada tindakan pencegahan atau penambahbaikan hasil dari analisis kajian kepuasan pelanggan. Surgeri
-Reorganise documents control -Reorganise and rearrangement of record keeping
Ortopedik
-Sistem Pemfailan perlu dimantapkan -Perlu ada permuafakatan antara pihak pengurusan hospital dan Ketua Jabatan (Ortopedik) berkenaan pergerakan staf sokongan. Ini boleh mengganggu T&L pelajar pakar, memandangkan pengurusan pesakit adalah ‘textbooks” bagi pelajar dan bantuan tenaga mahir dari staf sokongan amat
HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan
HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan
diperlukan. -Kajian kepuasan pelanggan untuk tahun 2009 belum dianalisis. -Pelan kontigensi untuk pengajaran dan pembelajaran (T&L) pembedahan dalam tempoh penutupan beberapa OT selama 8 bulan tidak jelas. Tempoh ini agak lama hampir bersamaan 1 tahun pengajaran. Farmako
-Prosedur Khusus PPSP/PG/JF/CP2 – Prosedur ini Cuma menerangkan berkaitan proses pemilihan pelajar post graduate sahaja. Tiada prosedur yang menerangkan berkaitan Prosedur “Teaching and Learning” dan Prosedur “Assessment and Examination”
HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan
-Tindakan pembetulan dan pencegahan tidak dilakukan menggunakan borang PPSP/QMS/CA/CAF/R1 dan PPSP/QMS/PA/PAF/R1. (File didapati tiada sebarang rekod / file kosong ). -En Azman melakukan kerja memantau kebersihan tetapi perkara ini tidak dimasukkan didalam JD beliau. Dicadangkan agar perkara ini dinyatakan dalam JD beliau.
Jab O & G
-Objektif kualiti ke 3 tidak tercapai. Dicadangkan agar penambahbaikan dibuat atau sasaran objektif ini direndahkan. -Dicadangkan supaya Jabatan O&G dapat memberi maklumbalas kepada pejabat pascasiswazah supaya maklumat yang dikemukakan (borang PGIS) dilengkapkan. -Current staff training records are scattered around in one big pile of records. Suggestion: provide a summary page for the training
HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan
records. -Ensure that all analysis results are approved and dated. -Senarai infrastruktur perlu dikemaskini. -Carta organisasi perlu menunjukkan 'hierachy'. -Dicadangkan keputusan peperiksaan akhir posting yang dihantar kepada Pejabat Akademik untuk tindakan susulan direkodkan dengan jelas sebagai bukti penghantaran. PPSP/MD/O&G/CP1. -Dicadangkan dokumentasi rekod yang lebih memuaskan melibatkan bukti pelaksanaan sesi pengenalan dan penerangan kepada pelajar; pemberian bahan-bahan kepada pelajar; dan pindaan-pindaan tarikh aktiviti pengajaran seperti tutorial. Anestesiologi
-Update JD for clerk. -Update staff competency and qualification -Masterlist for inventory including coding, status, location -Review duration of record keeping Update organization chart -Familiarize staff regarding location and usage of fire extinguisher and first aid box -Logbook performance to be combined with end of posting results and redefined (P/F) -End date for submission of case reports and log book to be reviewed
HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan
Pediatrik
Radiologi
Unit Sains Rekonstruktif
Fisisologi
-Update master list of records -To update end posting assessment, all data analysed to be put inside the respective files -Review core procedure (PPSP/PG/Paed/CP1) – references need to be reviewed and updated -Every meeting or activities with students, attendance and minutes must be taken -Review PPSP/PG/Paed/CP1 under dissertation- to update the files and records especially list of dissertation title -To update on staff competency -Kawalan rekod dan dokumen adalah baik , terkini. Untuk penambaikan semua fail perlu diletakkan lampiran minit untuk menyenangkan proses mencari bukti – contohnya Fail mesyuarat pengurusan akademik (PPSP/Rad/bhg H/03) -Perlu menyediakan fail sepatutnya/ partition dalam fail induk untuk mengelakkan berlakunya kesilapan meletakkan bukti/ bercampur aduk contoh : a. Fail kursus dan latihan (PPSP/Rad/bhgL/01) tetapi isinya rekod penilaian latihan staf nonakademik. b. fail staf akademik -Mewujudkan penfailan yang lebih teratur mengenai pengurusan kewangan jabatan seperti (Klausa 7.4) a. Belanjawan tahunan b. Salinan PO,DO, dan invois disertakan sekali dengan borang permohonan untuk pengesahan dan penilaian satu-satu produk yang dibeli. -File for staff competency -To correct JD for clerk -Sample of signature and Grade -File numbering -Few files regarding examination to be combined. -Kalibrasi & penyelenggaraan berkala peralatan oleh Jab Pembangunan (14/10/09)
HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan
HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan
HOD/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini.
6 alatan telah dibawa ke SIRIM oleh pihak CAL25 untuk di bincangkan
Dipersetujui di atas tindakan yang dilakukan
mengenai cara bagi mengkalibrasi alatan tersebut.
-Proses pelupusan biohazard tidak diwujudkan
-Terdapat 2 rekod untuk perkara yang sama (PPSP/QMS/IA/R6) dan (PPSP/QMS/IA/R4)
-Maklumat perubahan dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna
-Gunapakai lampiran dan rujukan lapuk. - Carta alir program MSc dan PhD tidak jelas
-Kesukaran mendapatkan maklumat daripada fail kerana susun atur tidak sempurna
Proses pelupusan sisa klinikal telah didokumenkan dalam ‘departmental guideline’. Fail (PPSP/QMS/IA/R4) telah dimansuhkan dan fail (PPSP/QMS/IA/R6) dikekalkan. Telah ujudkan satu borang untuk merekod semua perubahan /pertukaran jadual waktu serta cadangan pensyarah yang terlibat. Borang-borang lama dilupuskan dan pengguna hendaklah sentiasa memastikan borang yang diguna adalah versi terbaru. Mengubahsuai carta alir yang terlibat dan menambah maklumat di dalam CP mengenai takrifan tamat pengajian bagi seseorang calon. Pengasingan rekod-rekod pengajaran dan jadual pengajaran bagi Mmed dan Undergrade telah dilakukan
Min. 11: Hal-hal lain 1. Pindaan kepada Borang Penilaian Kompetensi Pensyarah: KPP/Exco Dekan dan HOD KPP diminta membincangkan pindaan kepada kaedah penilaian kompetensi staf selaras dengan keperluan ISO ver 2008. 2. 4 jabatan yg belum serah CP yang di pinda (Ortopedik, O&G, psikiatri dan JPP) dimohon agar segeera melakukannya berssama CDC. 3. `Outsourcing`: TDP dan KPP dimohon mengenalpasti dan mengwujudkan garispanduan/dokumen berkaitan proses kerja yang di `outsourced` seperti percetakan, pengajaran, pembuangan sisa makmal dan sebagainya.
4. TDPSLI dan HOD terbabit dimohon membincangkan tentang kepeerluan CP untuk program MSc/PhD sama ada di setiap jabatan/unit atau di Bhg Siswazah (TDPSLI). Terdapat Jabatan spt Fisiologi, Mikrobiologi dan Neurosains yang mempunyai SOP prog MSc/PhD yang boleh di gunapakai untuk tujuan tersebut secara lebih sistematik.
Min 12: Ulasan dan kesimpulan Dekan berkaitan prestasi keseluruhan SPK (QMS). Dekan merakamkan terima kasih kepada MR dan semua yang menjayakan MRM hari ini. Beliau memaklumkan bahawa secara keseluhannya QMS PPSP memuaskan (berdasarkan bilangan NCR yang terima oleh beberapa jabatan/unit). Jumlah keseluruhan NCR sedikit meningkat berbanding 2008 berkemungkinan disebabkan pindaan versi 2008. Oleh itu terdapat ruang penambahbaikan yang boleh dilakukan. Pihak pengurusan akan membuat tindakan lanjut kepada Jabatan yng perlu dibantu. Kesedaran dan aktiviti ISO PPSP telah menunjukkan peningkatan. Kerjasama dan komitmen daripada semua Jabatan/Unit juga diperlukan untuk memantau keperluan ISO. Beliau juga bersetuju agar satu sekretaria ISO diwujudkan untuk penyelarasan aktiviti ISO disemua peringkat PPSP dan jabatan. Beliau juga mencadangkan agar staf pengurusan Atasan termasuk HOD menjalani kursus kesedaran berkaitan prinsip-prinsip ISO dan mungkin akan dinilai atau diambilkira untuk perlanjutan jawatan. Penambahan bilangan pensyarah akan diusahakan dalam masa terdekat. Penambahan ruang pula telah diambil kira dan telah dikemukakan kepada pihak USM Penang. Pembelian peralatan yang perlu akan diambil kira dalam budget 2010, bergantung kepada keutamaan spt alatan yang sgt perlu dan perkembangan Jabatan yang berkaitan. Akhir kata, beliau membuat kesimpulan, secara keseluruhannya beliau amat berpuashati dengan pencapaian dan prestasi SPK (QMS). Beliau menegaskan bahawa pencapaian KPI universiti APEX memerlukan atau bergantung kepada penambahbaikan yang berterusan dengan aktiviti ISO. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang dengan ucapan salam daripada pengerusi.
Minit Disediakan pada 22/11/2009:
....................................... En. Che Ismail Che Lah Setiausaha QMC
Minit disemak oleh MR pada 24/11/2009:
................................. Prof. Mustaffa Musa Wakil Pengurusan
Minit Disahkan oleh Dekan pada 26/11/2009
................................. Prof. A. Aziz Baba Dekan PPSP
