PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ...

Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik

PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG (SIMPeL) UNTUK ADMIN SATKER, PPK, PEJABAT PENGADAAN, PPHP DAN PENYEDIA

Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710 Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

A. Pendahuluan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung yang disingkat menjadi SIMPeL, antara lain dilatarbelakangi oleh adanya kesulitan dalam melakukan pemantauan dan reporting pelaksanaan pengadaan langsung, karena saat ini pengadaan langsung masih dilaksanakan secara manual dan belum dilakukan melalui sistem. Padahal saat ini sebagian besar pengadaan dilakukan melalui pengadaan langsung. Hal ini sejalan dengan peningkatan batasan pengadaan langsung, yaitu sesuai Perpres 70 tahun 2012, batasan nilai untuk pengadaan langsung yang semula sampai dengan 100 juta menjadi 200 juta untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, dan pengadaan jasa konsultansi sampai dengan 50 juta. Oleh karena itu, pembangunan sistem ini, diharapkan dapat memfasilitasi hal tersebut melalui sentralisasi data pengadaan langsung. Disamping hal di atas, sejalan dengan reformasi pengadaan dan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Keuangan, pembangunan sistem ini juga diharapkan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan langsung, melakukan manajemen database hasil pengadaan langsung yang baik, yaitu dari sisi pengkatagorisasian barang yang dapat dikembangkan untuk katalog dan analisa standar biaya, database penyedia untuk pengembangan vendor management pengadaan langsung, serta memudahkan aparat pengawas internal dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan langsung. Berdasarkan hal di atas, secara keseluruhan pembangunan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelaksanaan pengadaan langsung. Untuk menunjang aplikasi SIMPeL tersebut diperlukan modul petunjuk penggunaan. Modul Ini berisi petunjuk penggunaan admin satker, ppk, pejabat pengadaan, pphp, dan penyedia.

B. Admin Satker/Sub Admin Satker Admin Satker memiliki kewenangan untuk memberikan user id kepada Subadmin Satker (Khusus Kantor Pusat, seperti Setjen, Setditjen, Sekretariat Badan, Sekretariat Itjen), pengelola keuangan yang terdiri dari PPK, Pejabat Pengadaan, Panitia/Pejabat Penerima Barang (PPHP), dan verifikasi penyedia. Memulai Aplikasi 1. Registrasi Untuk mendapatkan hak akses ke dalam aplikasi SIMPeL, Admin satker terlebih dahulu melakukan registrasi/pendaftaran secara online di aplikasi SIMPeL dengan mengisi data-data pada form yang tersedia dan mengupload surat penunjukan sebagai admin satker dari Kepala Satker yang bersangkutan.

Copyright © 2014 Pusat LPSE

1


Registrasi :

2. Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL Proses selanjutnya setelah admin satker malakukan registrasi, data-data tersebut akan diverifikasi oleh Admin Agency-PL sesuai wilayah provinsinya untuk mendapatkan persetujuan hak akses. Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan password, kemudian klik tombol

.

Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan oleh admin satker untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL


2


a. Update Data Satker Admin Satker harus mengupdate data satker terlebih dahulu sebelum membuat user id pengelola keuangan. Hal ini karena terdapat data-data satker yang harus muncul di pengadaan langsung dengan SPK, yaitu alamat, nama Bendahara, tanggal dan Nomor DIPA.

b. User Management Tab user list ditujukan untuk pemberian user id /persetujuan user id kepada Subadmin Satker (Khusus Kantor Pusat, seperti Setjen, Setditjen, Sekretariat Badan, Sekretariat Itjen), tab user pengelola keuangan yang terdiri dari PPK, Pejabat Pengadaan, Panitia/Pejabat Penerima Barang (PPHP). Untuk menambahkan user id klik tombol “Add New”.


3


c. Penyedia List Penyedia

View Detil Penyedia Profile Penyedia

Verifikasi Syarat Pendaftaran :


4


View Syarat Pendaftaran Lainnya (Syarat Kualifikasi Lainnya) Fitur ini tidak hanya berisi isian saja, dan dibuktikan keabsahannya pada saat klarifikasi teknis oleh Pejabat Pengadaan.

C. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), PPK mempunyai wewenang, sebagai berikut : 

Merekam data paket dan HPS Pengadaan Langsung dengan SPK, serta mengirimkannya ke Pejabat Pengadaan.



Memantau pelaksanaan pengadaan langsung dengan SPK

Alur Proses Pengadaan Langsung


5


Memulai Aplikasi Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL PPK mendapatkan kode akses (user id dan password) dari Admin Satker atau Subadmin Satker (khusus pada Kantor Pusat), berdasarkan Surat Penunjukan sebagai PPK.

Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan password, kemudian klik tombol

. Pada menu ini juga terdapat tombol “lupa

password” yang digunakan apabila PPK lupa password untuk login. 1. Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan oleh PPK untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.

2. Menu Pengadaan Langsung dengan SPK Menu ini digunakan untuk melakukan proses pengadaan langsung dan memonitor pelaksanaan pengadaan langsung berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu “draft“

yang berarti paket pengadaan langsung tersebut masih draft, belum dikirim ke pejabat pengadaan, “sent” yang berarti paket pengadaan langsung sudah dikirim ke pejabat pengadaan, “process” yang berarti paket pengadaan langsung sedang berjalan (dalam proses), dan “close” yang berarti paket pengadaan langsung tersebut telah selesai dilaksanakan dan telah diumumkan penyedianya.

Proses Pengadaan Langsung a. Membuat Paket dan Mengirimkan ke Pejabat Pengadaan Untuk membuat paket klik menu pengadaan langsung dengan SPK, selanjutnya akan muncul daftar seluruh paket pengadaan langsung, baik yang masih proses maupun yang sudah selesai. Untuk membuat paket baru klik tombol, dan kemudian muncul form pengisian data paket. Pengisian data paket ini terdiri dari Copyright © 2014 Pusat LPSE

6


2 tahap, yaitu perekaman data paket dan detil/rincian barang/pekerjaan. 1) Input Data Paket

Pada menu input data paket ini, PPK mengisi kode RUP (tidak wajib), Kode Kegiatan, Kode Output, Kode MAK, Pagu Paket yang diumumkan di RUP, Tahun Anggaran, File Pendukung yang berisi file yang dapat diuplod jika diperlukan (bisa gambar, foto, dsb). Kemudian klik tombol add. Setelah itu akan muncul data paket yang telah direkam. Sebelum dikirim ke Pejabat Pengadaan, paket tersebut masih bisa diedit oleh PPK dengan mengklik tombol “Update”

2). Input Detil Paket dan HPS Dibagian bawah data paket, terdapat list detil paket. Untuk menginput detil paket klik tombol “Add Detail”. Secara otomatis PPN 10% akan ditambahkan pada total data paket yang telah diinput.


7


Setelah yakin bahwa semua pengisian paket tersebut benar. Klik tombol kirim ke pejabat pengadaan untuk mengirimkan data paket ke pejabat pengadaan. Pada saat akan mengirimkan paket tersebut PPK diminta untuk membaca dan menyetujui pakta integritas. Jika klik tombol menyetujui maka data akan terkirim ke pejabat pengadaan, sedang jika tidak menyetujui maka data tersebut tidak dapat terkirim.

Tampilan detail paket yang telah diisi lengkap


8


3) Persetujuan Pakta Integritas

Paket yang telah dikirim ke Pejabat Pengadaan, Paket tersebut statusnya otomatis menjadi “sent”

3). Memonitor pelaksanaan pengadaan langsung Untuk memonitor pelaksanaan pengadaan langsung, PPK klik menu pengadaan langsung PPK, kemudian akan muncul daftar pengadaan langsung. PPK dapat memilih paket pengadaan langsung mana yang akan dimonitor prosesnya dengan menglik detil paket atau tombol

. Selanjutnya PPK dapat melihat semua proses pengadaan

langsung tersebut dengan mengklik setiap tombol tabulasi dan tombol menu yang terdapat pada paket pengadaan langsung tersebut. Namun demikian, PPK tidak memiliki hak akses untuk melakukan perubahan terhadap proses pengadaan langsung tersebut baik yang masih berjalan maupun yang sudah selesai. Tombol tabulasi Status terdapat a. Draft = Paket belum dikirim ke pejabat pengadaan b. Process = Paket pengadaan sedang berjalan c. Sent = Paket sudah dikirim ke pejabat pengadaan, namun paket belum dijalankan pejabat pengadaan d. Close = Paket Sudah Selesai Dilaksanakan List Paket


9


b. Membuat SPK setelah pembuatan paket dilaksanakan oleh pejabat pengadaan Setelah proses pengadaan langsung diselesaikan oleh pejabat pengadaan dan pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat SPK (Surat Perintah Kerja). Untuk membuat SPK, PPK melakukan klik tombol

.

Setelah di klik tombol buat SPK. PPK dapat mengisi detail isi data SPK.

C. Pejabat Pengadaan Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pengadaan adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung. Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Pejabat Pengadaan mempunyai wewenang, sebagai berikut : Melaksanakan pengadaan langsung dengan SPK, yang terdiri dari :  

Mereview HPS yang dikirim PPK. Membuat jadwal dan mengirim undangan kepada penyedia yang terpilih dari referensi penyedia.

 

Memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga. Mengundang penyedia yang memenuhi syarat untuk proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga.



Memasukkan tanggal dan nomor Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung, dan mengirimkannya kepada PPK.

Melaksanakan pembelian Langsung untuk fitur pencatatan pembelian, yang terdiri dari : 

Menginput data referensi penyedia pembelian langsung yang belum terdapat di


10


referensi penyedia.   

Menginput data kuitansi/bukti pembelian. Merekam detil barang/pekerjaan. Mengirimkan detil barang/pekerjaan ke Pejabat Penerima Hasil Pekerjan (PPHP).

Alur Proses Pembelian Langsung

Memulai Aplikasi 1. Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL Pejabat Pengadaan dan PPHP mendapatkan kode akses (user id dan password) dari Admin Satker pada kantor yang bersangkutan berdasarkan Surat Penunjukan sebagai Pejabat Pengadaan atau PPHP. Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan password, kemudian klik tombol

. Pada menu ini juga terdapat tombol “lupa

password” yang digunakan apabila Pejabat Pengadaan dan PPHP lupa password untuk login. 2. Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan oleh Pejabat Pengadaan dan PPHP untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.


11


a. Penyedia Menu ini digunakan untuk melihat referensi penyedia pengadaan langsung yang telah terdaftar di aplikasi SIMPeL, refensi penyedia yang direkam untuk pembelian langsung menggunakan fitur pencatatan pembelian. Untuk penggunaan fitur ini, pejabat pengadaan dapat menambahkan referensi penyedia untuk pembelian langsung yang berlum terdapat di referensi penyedia. List Penyedia

Keterangan : : Tombol untuk melihat detil penyedia : Tombol untuk memasukkan nama penyedia ke data kuitansi/bukti pembelian Detil Penyedia

b. Syarat Pendaftaran


12


c. Menu Paket dengan SPK Menu ini digunakan untuk melaksanakan proses pengadaan langsung dengan SPK berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu “sent” paket pengadaan langsung baru dikirim dari PPK, “process” paket pengadaan langsung sedang berjalan (dalam proses), dan “close” paket pengadaan langsung tersebut telah selesai dilaksanakan dan telah diumumkan penyedianya. List Paket Pengadaan Langsung :

d.

Menu Pembelian Langsung

Menu ini digunakan untuk melaksanakan pembelian langsung melalui pencatatan Pembelian. Fitur ini baru terbatas untuk mencatat bukti pembelian/kuintasi dan rincian barang/pekerjaan ke dalam aplikasi SIMPeL.

Menu ini digunakan untuk memasukkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan dan mengirimkannya ke Pejabat Pengadaan.

per

jenis

Proses Pengadaan Langsung dengan SPK a. Input Doc Pengadaan

Sebelum membuat jadwal dalam proses pengadaan langsung di aplikasi SIMPeL, pejabat pengadaan ditugaskan untuk melakukan input doc pengadaan dan menuliskan syarat-syarat yang dibutuhkan. Untuk melakukan input doc pengadaan, pejabat pengadaan lakukan klik tombol , kemudian pejabat pengadaan dapat melakukan input doc pengadaan dan menuliskan syarat-syarat yang dibutuhkan.


13


b. Pembuatan Jadwal 1) Pejabat Pengadaan mereview paket dan HPS Pengadaan Langsung yang dikirim oleh PPK. 2) Pejabat Pengadaan membuat Jadwal Pengadaan Langsung dengan mengklik tombol . View detil Paket dan Rincian HPS

Form Jadwal Pengadaan Langsung


14


View Jadwal Pengadaan Langsung

c.

Mengundang Penyedia Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang dipilih dari data referensi penyedia

yang dapat difilter sesuai kebutuhan. Pada fitur ini Pejabat Pengadaan dapat melihat kembali detil penyedia. List Penyedia

View detil penyedia


15


d. Persetujuan Pakta Integritas Pada saat akan mengirim undangan, pejabat pengadaan diminta untuk membaca dan menyetujui Pakta Integritas. Jika tidak mengklik tombol persetujuan, maka proses tidak dapat dilanjutkan. Selanjutnya undangan akan terkirim secara otomatis melalui sistem ke penyedia yang bersangkutan. View undangan melalui email penyedia

e. Pembukaan Penawaran Pejabat Pengadaan melakukan pembukaan penawaran dan melakukan pengecekan data pendukung penawaran, data penyedia, dan data penawaran. Untuk melakukan proses ini, pejabat pengadaan memilih paket pengadaan langsung yang sesuai dari list data paket dan mengklik tombol

untuk melanjutkan proses

berikutnya. List Paket Pengadaan Langsung

Detai paket pengadaan langsung, yang terdiri dari tab detail barang/pekerjaan sebagai data HPS, tab schedule, dan tab penyedia


16


Klik tab penyedia untuk melihat file upload (jika ada), data penyedia, data pendukung, dan data penawaran sebagai bahan untuk evaluasi

Data Pendukung

Data Penyedia

Data Penawaran


17


f. Evaluasi Penawaran Pejabat pengadaan memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga ke dalam sistem.

g. Undangan Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang memenuhi syarat yang sesuai untuk proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga dengan mengklik tombong “Undang”


18


Selanjutnya undangan negosiasi tersebut akan muncul di email penyedia yang bersangkutan.

View undangan melalui email

h. Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga Pejabat pengadaan melakukan proses klarikasi teknis dan negosiasi harga. Proses ini dilakukan secara manual. Hasilnya saja yang dimasukkan ke dalam sistem. Tampilan sebelum input harga negosiasi


19


Form Input Hasil Negosiasi

Tampilan Setelah Input Hasil Negosiasi

i. BA Hasil Pengadaan Langsung Pejabat Pengadaan menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung dengan mengklik tombol

.

Form Input BA Hasil Negosiasi


20


Setelah menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung, pejabat pengadaan mengklik tombol kirim ke PPK dan Umumkan. Selanjutnya BA Hasil Pengadaan Langsung akan muncul di halaman utama. Notifikasi paket pengadaan telah berhasil diumumkan penyedianya.

Tampilan di halaman Utama Web


21


Pembelian Langsung Pejabat Pengadaan a. Rekam data kuitansi Pilih menu pembelian langsung muncul daftar kuitansi/bukti pembelian. Selanjutnya klik button “Add New” untuk menambahkan data kuitansi/bukti pembelian baru.

b. Muncul daftar referensi penyedia. Pilih penyedia yang sesuai, jika tidak ada, dapat merekam penyedia baru untuk pembelian langsung.


22


c. Klik tombol

untuk memasukkan nama penyedia ke perekaman kuitansi/bukti

pembelian.

Isi jenis barang, data tahun anggaran, kode RUP (tidak wajib), jenis bukti, nomor bukti, kode kegiatan, kode output, kode MAK, jumlah uang, tanggal kuitansi/bukti pembelian, tanggal lunas bayar, nama penerima, jabatan penerima uraian.

d. . Rekam detail barang


23


Form Input Barang :

e. Kirim ke Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

D. Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), PPHP mempunyai wewenang, sebagai berikut : Melaksanakan pemerikaan barang/pekerjaan untuk pembelian langsung menggunakan pencatatan pembelian, yang terdiri dari : 1. Memeriksa per item barang/pekerjaan 2. Memasukkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan

a. Klik menu pembelian Langsung, pilih data kuitan/bukti pembelian yang statusnya “Sent”, kemudian klik button


untuk proses selanjutnya.

24


b. Checklist hasil pemeriksaan barang yang telah sesuai

c. View dan Cetak Kuitansi/Bukti Pembelian, Rincian Kuitansi, dan Rincian Hasil Pemeriksaan dari PPHP


25


d. View dan Cetak Rincian Hasil Pemeriksaan Barang

E. Penyedia Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Penyedia Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/PekerjaanKonstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. Namun demikian, dalam sistem aplikasi versi 2.0.0 ini belum mengakomodir fitur untuk penyedia perseorangan. Fitur ini akan dimasukkan dalam pengembangan aplikasi selanjutnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Penyedia mempunyai wewenang, sebagai berikut : a. Mengubah data profil penyedia b. Menginput dan mengupdate data kualifikasi (persyaratan) c. Menginput dan mengupdate data kualifikasi lainnya (yang dipersyaratkan untuk pekerjaan tertentu d. Mengikuti undangan pengadaan langsung e. Menginput data dukung penawaran f. Menginput harga penawaran g. Mengikuti undangan klarifikasi teknis dan negosiasi harga Memulai Aplikasi a. Registrasi Penyedia 1) Registrasi Online Penyedia mendaftar secara online dengan mengklik tombol penyedia pada halaman Registrasi :


26


Registrasi :

Mengisi Data Penyedia :

Setelah diisi lengkap dan mengklik daftar muncul balasan dari sistem untuk melakukan konfirmasi melalui email

Muncul konfirmasi di email penyedia yang didaftarkan. Kemudian klik link atau menyalin link dibawahnya untuk masuk ke proses selanjutnya.


27


2) Registrasi Offline Setelah klik link atau salin link berhasil, maka penyedia tersebut melakukan registrasi offline sesuai persyaratan yang muncul di aplikasi. Untuk registrasi offline penyedia yang bersangkutan akan dihubungi oleh admin satker atau dapat juga melalui LPSE Kementerian Keuangan di wilayah provinsi yang bersangkutan. b. Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan oleh Penyedia untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.

Menu undangan paket dengan SPK hanya bisa dibuka jika data-data penyedia sudah diverifikasi dan disetujui oleh admin satker atau LPSE Kementerian Keuangan di wilayah provinsi yang bersangkutan. Jika belum disetujui maka aplikasi akan memberikan notifikasi sebagai berikut :

1)

Menu update profile


28


2)

Menu Update data kualifikasi (syarat pendaftaran)

Untuk menambahkan data dengan mengklik tombol

, kemudia isi

semua kolom isian yang tersedia. Tanda * berarti kolom tersebut wajib diisi.

SIUP

NPWP

Domisili

TDP


29


Akta Pendirian Perusahaan

Data Pengurus

Pemilik Saham

Pajak

Kualifikasi Lainnya

Tenaga Ahli


Peralatan

30


Pengalaman

Proses Pengadaan 1) Undangan Melalui Email Penyedia akan menerima undangan melalui email jika diundang oleh pejabat pengadaan

2) Konfirmasi Keikutsertaan Penyedia mengklik tombol keikiutsertaan untuk ikut dalam pengadaan langsung atau tidak mengikuti paket pengadaan langsung


31


3) Penyedia dimintai untuk menyetujui Pakta Integritas 4) Setelah menyetujui pakta integritas, Penyedia dapat melihat data paket :

5) Penyedia mengisi data dukung penawaran yang berisi file pendukung penawaran jika diperlukan, jangka waktu pelaksanaan pekerjaan dan masa berlaku penawaran, serta harga penawaran

Input data dukung penawaran


32


6) Input detil penawaran

7) View total penawaran yang sudah diisi

Pada saat pengiriman ke pejabat pengadaan ada konfirmasi apakah sudah yakin jika data-datanya sudah benar.

8) Undangan Negosiasi Apabila penawaran penyedia tersebut berdasarkan hasil evaluasi pejabat pengadaan memenuhi persyaratan dan nilai yang wajar akan diundang untuk proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga melalui email.


33


F. Menu Tambahan 1) Menu Lupa Password

Untuk menggunakan tombol “lupa password” ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan alamat email yang terdaftar di sistem, kemudian sistem akan memverifikasi kebenaran alamat email tersebut dan mengirimkan link untuk masuk ke menu perubahan password. Selanjutnya pengguna diminta untuk memasukkan password yang baru.

2) Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat.


34