rancang bangun sistem informasi pengelolaan supplier dan ... - PPTA

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SUPPLIER DAN PELAYANAN CUSTOMER DENGAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (STUDI KASUS UD. BUSANA AYU INDAH) I Nyoman Nika Putra Sanjaya 1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email : [email protected] Abstract: UD Busana Ayu Indah is a company that sells men's clothing and women either daily wear, school uniforms and religious paraphernalia, in addition to finished products, the company also received a service tailoring and dressmaking supplies kebaya religious ceremonies, to date UD Busana Ayu Indah still experienced difficulties when making purchases by the customer service, the status of ordered items by the customer does not yet have certainty. So that the customer had to call the company or even come just to find out their order status. Another difficulty is when making the purchase of goods to the supplier is still done manually, with many of the items are available and there are several suppliers that provide the same goods, resulting in difficulty in the company choose the best supplier. Due to suppliers of goods held on the company's erratic and disorganized.This research used the method of Supply Chain Management, because this method can organize and integrate the suppliers to the company and the company with the customer, so that the process of dealing with these suppliers becomes easier to make purchases of finished goods and raw goods company that aims for ease in making purchases especially in the proper supplier selection and in accordance with the needs. The system also provides information that will be delivered to the customer and purchase order information to be communicated to the supplier via the SMS Gateway integrated with the desktop. Keywords: customer service information systems and supplier management, SCM. U.D Busana Ayu Indah merupakan

status orderannya. Hal ini tentu saja

perusahaan yang menjual pakaian pria dan

merepotkan bagi customer yang sudah

wanita baik berupa pakaian sehari-hari,

melakukan transaksi terhadap perusahaan

seragam

yang

sekolah

dan

perlengkapan

keagamaan, selain produk jadi perusahaan

penjahitan

perlengkapan

ketidaknyamanan

dalam bertransaksi.

juga menerima jasa penjahitan baju kebaya dan

menimbulkan

Permasalahan lain yang ditemukan

upacara

oleh penulis saat melakukan survei pada

keagamaan. Permasalahan yang ditemukan

bagian gudang dan pembelian adalah saat

penulis saat melakukan survei pada bagian

transaksi pembelian barang ke supplier

penjualan adalah saat melakukan transaksi

masih dilakukan manual yaitu dengan

pembelian jasa oleh customer, status dari

menelepon satu persatu supplier yang

orderan oleh customer tersebut belum

menyediakan barang yang akan dibeli

memiliki kepastian. Sehingga customer

sesuai

terpaksa menelepon ke perusahaan atau

dengan banyaknya jenis barang yang

bahkan datang hanya untuk mengetahui

disediakan dan beberapa supplier ada yang

dengan

kebutuhan

perusahaan,

menyediakan

barang

yang

sama,

mengakibatkan perusahaan kesulitan dalam memilih supplier terbaik. Karena supplier

berorientasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan

batasan

pengertian

yang mengadakan barang pada perusahaan

tersebut, sistem mempunyai karakteristik

tidak menentu dan tidak terorganisir

sebagai berikut:

kadang beberapa supplier datang sendiri ke

1. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen

perusahaan dan menawarkan produknya,

atau sumberdaya yang saling berkaitan

kadang pihak perusahaan yang menelepon

secara terpadu, terintegrasi dalam suatu

atau datang sendiri ke supplier untuk

hubungan hirarkis.

mendapatkan barang atau bahan baku.

2. Sistem memiliki sasaran yang akan

Maka

solusi

yang

dibutuhkan

dicapai. Setiap sistem berusaha mencapai

adalah perlunya suatu aplikasi Supply

satu atau lebih sasaran yang merupakan

Chain Management yang dapat mengatur

arah, yang merupakan kekuatan yang

dan

memberikan arah suatu sistem.

mengintegrasikan

antara

supplier

dengan perusahaan dan perusahaan dengan

3. Konstruksi sistem terdiri dari: Masukan-

customer, dengan adanya aplikasi yang

Proses-Keluaran.

dapat

pihak

semua arus berwujud atau tidak berwujud

tersebut maka diharapkan proses yang

yang masuk ke sistem. Keluaran mrupakan

berhubungan dengan supplier tersebut

semua arus keluar atau akibat yang

menjadi lebih mudah dalam melakukan

dihasilkan. Proses terdiri dari metode yang

transaksi

digunakan

mengintegrasikan

perusahaan

pembelian yang

ketiga

barang bertujuan

pada untuk

Masukan

untuk

merupakan

mengubah

masukan

menjadi keluaran.

memudahkan dalam melakukan transaksi

4. Sistem

memiliki

pembelian khususnya dalam pemilihan

sistem harus mengarahkan sub sistemnya

supplier yang tepat dan sesuai dengan

agar dapat mencapai sasaran. Sasaran

kebutuhan.

sistem

sebagai

pengguna.

ukuran

Setiap

penentu

keberhasilan suatu sistem. LANDASAN TEORI

5. Sistem memiliki keterbatasan.

1. Sistem

6. Sistem

(Gondodiyoto,

2007:107)

menyatakan sistem adalah merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari komponenkomponen

atau

sub

sistem

yang

memiliki

sub sistem

membentuk suatu jaringan terpadu. 7. Sistem memerlukan pengendalian.

yang

kesuksesan organisasi pada masa yang

2. Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih

penerimanya,

berarti

(bermanfaat)

menggambarkan

bagi suatu

akan datang. 3. Sistem Informasi “Sistem

adalah

kumpulan

dari

elemen-elemen yang berinteraksi untuk

kejadian dan kesatuan nyata yang dapat

mencapai

dipahami dan dapat digunakan untuk

1990).

tujuan

tertentu”

(Jogiyanto,

pengambilan keputusan, sekarang maupun

“Informasi adalah terdiri dari data

masa depan (Gondodiyoto, 2007:110).

yang telah diambil kembali dan diolah atau

Sumber dari informasi adalah data. Data

sebaliknya dan digunakan untuk tujuan

merupanakan bentuk jamak dari bentuk

informatif atau kesimpulan, argumentasi,

tunggal datum atau data item. Data sebagai

atau sebagai dasar untuk peramalan atau

input perlu diolah oleh suatu sistem

pengambilan

pengolahandata agar dapat menjadi output,

Informasi

yaitu informasi yang lebih berguna bagi

prosedur kerja, informasi, orang dan

pemakainya.

teknologi informasi yang diorganisasikan

Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa :

keputusan”. adalah

Sistem

kombinasi

antara

untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

1. Informasi adalah data yang diolah

Sistem informasi adalah sekumpulan

menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih

komponen

bermanfaat

mempunyai

dan

lebih

berarti

bagi

pembentuk keterkaitan

sistem

yang

antara

satu

penggunanya.

komponen dengan komponen lainnya yang

2. Data menggambarkan suatu kejadian-

bertujuan menghasilkan suatu informasi

kejadian, data dinyatakan sebagai symbol-

dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem

simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-

informasi diperlukannya klasifikasi alur

angka,atau huruf-huruf yang menunjukkan

informasi,

suatu ide, obyek, kondisi atau situasi

keanekaragaman kebutuhan akan suatu

tertentu.

informasi oleh pengguna informasi.

3. Informasi

digunakan

untuk

hal

ini

disebabkan

4. Supply Chain Management

pengambilan keputusan. Bagi manajemen

Indrajit

menyimpulkan

“Supply

suatu organisasi, informasi berguna untuk

Chain (Rantai Pengadaan) adalah suatu

membantu dalam pengambilan keputusan

jaringan

yang

secara

menentukan

keberhasilan

atau

perusahaan-perusahaan bersama-sama

bekerja

yang untuk

menciptakan dan mengahantarkan suatu

produk

ke

tangan

pemakai

akhir,

3.

Distribution

Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya

Distribution adalah pihak yang

termasuk supplier, pabrik, distributor, toko

menyalurkan barang sudah jadi

atau

yang dihasilkan oleh manufacturer

ritel,

serta

perusahaan-perushaan

pendukung seperti perusahaan jasa logistik. Rantai ini juga merupakan jaringan atau

kepada pelanggan. 4.

Retail outlets

jejaring dari berbagai organisasi yang

Retail outlets atau pengecer adalah

saling

pihak yang menyalurkan barang

berhubungan

yang

mempunyai

tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan

pengadaan

atau

dari distributor kepada konsumen. 5.

Customers

penyaluran barang tersebut” Indrajit(2003).

Customers

Dilihat dari definisi tersebut di atas

dijual,

jaringan logistic. Dalam Supply Chain ada

berakhir.

pihak

yang

pemakai

langsung barang atau jasa yang

dapat dikatakan Supply Chain adalah

beberapa

adalah

disini

rantai

pengadaan

merupakan

perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, (Indrajit,2003)

Gambar 1 Alur Rantai Pengadaan

yaitu : 1.

(Indrajit,2003) Suppliers

Prinsip Supply Chain Management (SCM)

Rantai pengadaan dimulai disini,

pada hakekatnya adalah sinkronasi dan

yang

koordinasi

merupakan

menyediakan

sumber

bahan

yang

aktivitas-aktivitas

yang

pertama.

berkaitan dengan aliran material/produk,

Bahan pertama ini biasanya berupa

baik yang ada dalam organisasi maupun

bahan baku, bahan mentah, bahan

antar organisasi.

penolong,

Contex Diagram

bahan

dagangan,

subassemblies, suku cadang, dan

Data Supplier Purchase Order Supplier Data Barang Jadi

sebagainya.

Laporan Penjualan

Data Barang Baku

Manajer

Laporan Retur Req uest Order

0

2.

Manufacturer

Notifikasi SMS Purchase Order Nota Pembelian

Data Order Barang Laporan Purchase Order

Surat Retur

Laporan Stok Barang

Manufacturer adalah pihak yang

Data Stok Supplier

Data Krieria Supplier

Sistem Informasi Pengelolaan Supplier dan Pelayanan Customer

Bukti Order

Work list Order

Data Order Servis SMS Status Order M enung gu

melakukan

pekerjaan

membuat,

Data Karyawan

SMS Status Order Dikerjakan SMS Order Selesai

+

SMS ID Order

memfabrikasi,

mengasembling,

Data Work List Selesai Bukti Order Customer

Karyawan Penjahit

Data Order Kebaya

merakit, mengkonversikan, ataupun

Customer Data Order Wastra Jenis Orderan Data Customer

menyelesaikan barang.

Nota

Gambar 2 Context Diagram

Pada Context Diagram tampak aliran data

Untuk System Flow Proses Notifikasi Sms

yang bergerak dari sistem ke masing-

Status Order dapat dilihat pada Gambar 5

masing entitas. Dari pembuatan context

Sistem Flow Notifikasi SMS Customer

diagram maka dilakukan proses break

Penjualan

START Orderan Kebaya SMS ID Order

down yang biasa disebut sebagai Data

Orderan Wastra Orderan Jasa Servis

Proses cek status Orderan

Flow Diagram (DFD) level 0 untuk

Customer

Orderan Menunggu?

mengetahui proses secara keseluruhan.

Proses SMS notifikasi Order Menunggu

Ya

DFD dapat dilihat pada Gambar 4.

SMS status order menunggu

Tidak

T abl e Stok Suppl ier

16

Manaj er

SMS status order menunggu

[Data Kri eria Suppli er] [Data Stok Suppl ier] [Noti fi kas i SMS Purchas e Order] [Data Barang Baku]

Supplier ier Suppl

Karyawan Penj ahi t

Data Stok Suppl i er 11

[Nota Pem bel ian]

T abl e Kri teri a Suppl i er

Orderan Dikerjakan?

Proses SMS notifikasi Order Dikerjakan

Ya

[Data Suppl i er] 2 Data Kriteria Suppli er

15

1 [Data Karyawan]

SMS status order Dikerjakan

T abl e Retur Barang

Data Retur Barang

[Purc has e Order]

Melakukan Pros es T ransaks i Suppl i er Data Purc has e Order

[Surat Retur]

[Data Order Barang] Data Barang Jadi

[Data Barang Jadi ]

Melakukan Maintenanc e Data Mas ter

tidak

Tidak

+

[Data Cus tom er] Data Cus tom er

14

Data Barang Jadi

+

Data Karyawan

Ya

Data Suppli er

5

T abl e Barang J adi

SMS status order Selesai

M M anaj anaj er M anajer er

[Laporan Penj ual an] Data Barang Jadi [Laporan Purc has e Order]

3 T abl e Karyawan

T abl e Suppl i er

Data Suppli er

Data Karyawan 4

Data Cus tom er Data Barang Baku

T abl e Cus tomer

Orderan Selesai?

[Reques t Order]

Data Barang Jadi

1

2 [Data Order Kebaya]

Proses SMS notifikasi Order Selesai

T abl e Purchase Order

T abl e Barang Baku

SMS status order Selesai

[Laporan Stok Barang]

4

Data Barang Baku

[Laporan Retur]

3 Data Barang Baku

[Data Order Servi s]

Data Purc has e Order Data Retur Barang

Data Barang Baku

[SMS ID Order]

Melakukan Pros es Pel aporan [SMS Status Order Menunggu] [SMS Status Order Di kerjakan]

10

Data Penj ual an

[SMS Order Sel es ai ]

T abl e Penjualan

END

Data Penj ual an

Melakukan Pros es T ransaks i Cus tomer

+ Data Order Kebaya Data Order Wastra

[Nota]

+

6

7

T abl e Order Kebaya

T abl e Order Was tra

Gambar 5 System Flow Proses Notifikasi SMS Orderan

Customer Customer [Data Order Wastra] [Bukti Order]

8

Data Order Servi s

T abl e Order Servis

[Jenis Orderan] [Bukti Order Cus tom er] Data Jenis Orderan

Karyawan yawan Penj Penjahi ahitt Kar

9

T abl e Orderan

[Data Work Li s t Sel es ai ] [Work l i st Order]

Gambar 3 DFD Level 0

Pada Gambar 6 merupakan System Flow Proses Pembelian barang ke supplier

HASIL DAN PEMBAHASAN

Sistem Flow Pembelian

Tujuan dari dibangunnya sistem ini adalah

Staff Gudang & Pembelian

Manajer

Supplier

START

untuk membangun sistem informasi yang mampu

menangani

proses

Data Barang Jadi

Data Barang Baku

pembelian

Data Order Barang

Proses Cetak Laporan Stok Barang

Supplier Data Barang Baku

Beli Barang?

barang

dari

supplier

sampai

3

proses

Proses Perhitungan Pemilihan Supplier dengan Promethee

Proses Cetak Request Order

flow proses pendaftaran customer baru

Notifikasi Purchase Order Purchase Order

Notifikasi SMS Purchase Order

Data Supplier

Laporan Purchase Order 2

Barang Kriteria Supplier Sudah Tersimpan

Memproses Data Supplier

sampai melakukan transaksi orderan

Tidak

4 Tidak Penjualan

Karyawan Penjahit

START

Karyawan

Data Karyawan

Input Data Customer Customer Data Customer

Menyimpan Data Karyawan Mengecek Member Menyimpan Data Customer

Tidak

Jenis Orderan

Orderan Sudah Member? Ya

Data Order Kebaya

Jenis Orderan?

Input Jenis Orderan Input Data Order Kebaya Kebaya?

Ya

Tidak

Wastra?

Tidak

Work List Order

Data Barang Tiga Proses disambungkan

Ya Data Order Wastra Menyimpan Data Order Kebaya

Customer

Menyimpan Data Order Wastra

1 Data Barang Baku

Orderan Kebaya

Orderan Wastra

Data Barang Baku

Input data Order Wastra

1

Mencetak Bukti Order

Data Work List Order Selesai

Input Data Jasa Servis

Karyawan

2

Input Data Worklist Selesai

2

SMS notifikasi Orderan Selesai

Input Work List Order

Orderan Jasa Servis

Data Order jasa Servis

Bukti Order

Menyimpan Data Jasa Servis

Memilih Work List Order

Memperbarui Status Work List

Memproses Notifikasi SMS Orderan Selesai Work List Selesai

End

Gambar 4 System Flow Proses Penerimaan orderan

3

Supplier Data Barang Jadi

customer yang pertama kali berkunjung

Customer

1

Memproses Laporan Purchase Order

Data Barang Baku

menggambarkan proses alur pendaftaran

2

1

Memproses Purchase Order

Request Order Purchase Order

Sistem Flow Penerimaan Order Customer

Nota Pembelian

Data Supplier

Data Barang Jadi

Ya

penjualan ke customer. Gambar 5 System

Purchase Order

Request Order

Barang Kriteria Supplier

Proses Cek Stok Minimal

Laporan Stok Barang

Input Data Supplier

Data Barang Di Stock

Mengecek Data Supplier END

4

Input Data Stok Supplier Ya

Gambar 6 System Flow Proses Pembelian

Untuk System Flow Proses Retur

Gambar 9. adalah Form untuk melakukan

Pembelian dapat dilihat pada Gambar 7

proses memasukkan dan menyimpan data customer yang baru. Pada form ini dapat

Sistem Flow Retur Pembelian Supplier

Staff Gudang & Pembelian

Manajer

melakukan proses insert dan update data

START

1 Nota Pembelian

Surat Retur

Kriteria Supplier Data Kriteria Supplier

Mengecek Barang Datang

Data Barang Jadi

END

yang baru.

Purchase Order

Data Barang Baku

Memproses Data Barang Datang

Tidak

B.

Form Pendaftaran Supplier

Memproses Data Kriteria Supplier

CACAT? Ya

Input Data Krieria Supplier

Cetak Surat Retur

Kriteria Supplier

Laporan Retur

Data Retur Surat Retur

1 Cetak Laporan Retur

Gambar 7 System Flow Proses Retur Pembelian Proses terakhir System flow proses

Gambar 10 Form Pendaftaran Supplier Gambar 10. adalah Form untuk melakukan

penjualan yang ditunjukkan pada Gambar

proses memasukkan dan menyimpan data

8

supplier. Pada form ini dapat melakukan proses insert dan update data yang baru

Proses Penjualan Customer

Penjualan

Manajer

dan yang sudah ada.

START Karyawan Bukti Order Ya

Ambil Orderan?

C.

Barang Jadi Orderan Jasa Servis

Input ID Order

Orderan Kebaya

Tidak Memilih Barang

Form Input Orderan

Orderan Wastra Memproses Penjualan

Barang

Penjualan 1 Nota 2 Nota Mencetak Laporan Penjualan

Barang

Nota Arsip Data Penjualan

Laporan Penjualan

END

Gambar 8 System Flow Proses Penjualan A.

Form Pendaftaran Customer Gambar 11 Form Input Orderan Gambar 11 adalah Form Input Orderan, form ini digunakan untuk melakukan input pesanan orderan yang sudah dilakukan oleh customer yang sudah terdaftar.

Gambar 9 Form Pendaftaran Customer

D.

customer

Form Input Orderan

dengan

supply

chain

management (studi kasus U.D Busana Ayu Indah) ini, maka telah diambil kesimpulan bahwa sistem informasi pengelolaan supplier dan pelayanan customer

dengan

management

supply

dapat

chain

melakukan

pelayanan customer dan menghasilkan . Gambar 12 Form Pemilihan Supplier Gambar

12

adalah

Supplier,

Form

ini

Form

Pemilhan

digunakan

untuk

informasi status orderan customer melalui sms gateway dan sistem juga dapat melakukan pengelolaan supplier

melakukan proses perangkingan supplier

meliputi

yang sudah terdaftar berdasarkan nilai

melakukan pemilihan supplier dan

bobot dari masing-masing kriteria barang

sistem

yang dipasok.

rangking supplier berdasarkan barang

E.

yang di supply dan menghasilkan

Form Purchase Order

pencatatan

dapat

informasi

supplier,

menghasilkan

purchase

order

data

untuk

supplier melalui sms gateway.

DAFTAR PUSTAKA Hague, Paul. 1995. Merancang Kuesioner. Jakarta: Pustaka Binaman Gambar 12 Form Purchase Order

Pressindo.

Gambar 12 adalah Form Purchase Order, form ini digunakan untuk melakukan input

Herlambang, Soendoro & Tanuwijaya,

Purchase Order yang dilakukan untuk

Haryanto.

2005.

Sistem

supplier yang sudah terdaftar.

Informasi:Konsep, Teknologi & Manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu.

KESIMPULAN 1. Setelah

dilakukan

analisis,

perancangan sistem, pembuatan serta uji

coba

dari

sistem

informasi

pengelolaan supplier dan pelayanan

Jogiyanto, H.M, 1995, Analisa dan Desain Sistem Yogyakarta:Andi.

Informasi,

Kendall, Kenneth E. & Kendall Julie E. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta:PT. Indeks.

Kristanto,

Andri.

2003.

Perancangan

Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media.

McLeod,

Raymond,

2001.

System

Informasi Manajemen Jilid 2, Jakarta:

PT

Prenhallindo

dan

Pearson Education Asia Pte. Ltd..

Indrajit, Richardus Eko, 2005. Strategi Manajemen Pembelian dan Supply Chain, Jakarta: PT Grasindo.

Pujawan, I Nyoman, 2005. Supply Chain Management

edisi

pertama,

Surabaya: Guna Widya.

Weisner, Joel D, 2005. Principles Of Supply Chain Management A Balance

Approach,

Mason:

THOMSON

Simchi-Levi, David, 2005. Designing and Managing

the

Supply

Chain,

United States: OMC

Yolanda, M. Siagian, 2005. Aplikasi Supply Chain Management Dalam Dunia Bisnis, jakarta: Grasindo.