PERENCANAAN PERSEDIAAN BARANG. Andy Wijaya 1) ... fluktuatif
mengakibatkan jumlah persediaan yang ... mulai dari bahan baku sampai
barang jadi.
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PERSEDIAAN BARANG Andy Wijaya 1) Muhammad Arifin 2) Tony Soebijono 3) S1 / Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email :
Email: 1)
[email protected] , 2)
[email protected], 3)
[email protected] Abstract: As a company that acts as a distributor of goods, good inventory management is one of the
important factors for the success of the company. Distributors must have a good inventory management to meet the demands of its customers. The problem that often occurs when there is no good inventory management is the company will experience a shortage or excess inventory so a loss. Problems that occur due to the amount of customer demand is uncertain, so the company had difficulty in determining the minimum stock of each item, determine when reordering, and determine how many goods orders accordingly. In order to overcome the problems occurred, the company requires an inventory planning system that can determine the minimum stock, reorder time and the optimal number of reservations. The solution is to make inventory planning information system using the Economic Order Quantity (EOQ). With the EOQ method, it can be determined that the optimal number of bookings and minimize storage costs and ordering goods, and reorder point as a reference for companies to know when to order the goods. Based on the experiments performed can be concluded that the system can meet the needs of the other applications can generate output that can be used as a reference for the company in order goods inventory.
Keyword: EOQ,
Inventory
PT. Panamas Dwitama Distrindo adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
bulan, jumlah pemesanan berdasarkan atas ratarata penjualan per bulan.
yang berperan sebagai distributor barang dan
Jumlah permintaan dari sales center yang
berlokasi di Jl. Dr.Soetomo no. 109 Kalisat
fluktuatif mengakibatkan jumlah persediaan yang
Jember. Barang yang didistribusikan adalah
harus disiapkan oleh PT. Panamas Dwitama
produk-produk dari PT. Unilever Indonesia yaitu
Distrindo menjadi tidak stabil. Karena tidak ingin
parfum, sabun, dan makanan yang jumlahnya
kekurangan
mencapai
melakukan
permintaan dalam jumlah yang besar, maka
distribusi barang melalui saluran distribusi yaitu
perusahaan mengambil langkah yaitu melakukan
sales center dan proses distribusi yang dilakukan
pemesanan barang sebanyak tiga kali rata-rata
perusahaan berdasarkan atas permintaan dari
penjualan per bulan kepada supplier. Solusi
masing-masing sales center. Pada saat ini
tersebut dapat mengatasi kekurangan persediaan
perusahaan
barang
pemenuhan
ribuan.
Perusahaan
melakukan persediaan
perhitungan dan
untuk
dan
persediaan
perusahaan
pada
juga
saat
tidak
terjadi
perlu
melakukan
melakukan pemesanan berulang-ulang kepada
pencatatan transaksi menggunakan Microsoft
suplier tetapi mengakibatkan biaya simpan yang
Excel. Perusahaan melakukan pemesanan barang
tinggi dan tidak ekonomis.
kepada supplier (PT. Unilever Indonesia) setiap
1
Permasalah perusahaan
yang
disebabkan
terjadi
karena
pada
perusahaan
persediaan material.
ditekankan Pada
barang
pada
pengendalian
jasa,
pengendalian
mengalami kesulitan dalam menentukan stok
diutamakan sedikit pada material dan banyak
minimum tiap barang yang harus dipenuhi,
pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali
menentukan waktu pemesanan kembali, dan
bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak
menentukan berapa jumlah pesanan barang yang
memerlukan persediaan. Persediaan berfungsi
sesuai. Untuk dapat mengatasi permasalahan
untuk
yang terjadi, maka perusahaan membutuhkan
perusahaan yang dilakukan secara berturut-turut
suatu sistem perencanaan persediaan barang yang
untuk
lebih baik sehingga dapat menentukan stok
Prawirosentono (2000:69), persediaan diadakan
minimum, waktu pemesanan kembali dan jumlah
mulai dari bahan baku sampai barang jadi.
pemesanan yang optimal agar perusahaan tidak
Menurut Softjan Assauri (2004:171), Persediaan
lagi
pada dasarnya menimbulkan biaya. Biaya yang
mengalami
masalah
kekurangan
atau
kelebihan dalam pemenuhan persediaan barang. Salah satu metode manajemen persediaan
mempermudah
proses
jalannya
bisnis.
operasi
Menurut
Sujadi
ditimbulkan tersebut dapat berupa biaya tetap dan biaya
variable.
adalah metode Economic Order Quantity atau
memperhatikan
biasa disebut dengan EOQ. Metode ini dapat
persediaan.
Besarnya
variable
dari
persediaan biaya-biaya
digunakan baik untuk barang yang dibeli maupun untuk barang yang diproduksi sendiri. Metode
LEAD TIME
EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas
Lead time atau waktu tunggu adalah
pesanan persediaan yang meminimumkan biaya
waktu yang diperlukan untuk menunggu mulai
penyimpanan dan pemesanan barang persediaan.
dari
Diharapkan
perencanaan
diterima. Hal tersebut sesuai dengan pengertian
pemenuhan persediaan yang baik, perusahaan
lead time menurut (Wawan. 2007), “Lead time is
tidak lagi menghadapi permasalahan dalam
the elapsed time between the beginning of an
menentukan
barang
economic or manufacturing function and the
persediaan sehingga kinerja perusahaan menjadi
completion of that function.”. Dalam masalah
lebih baik.
inventory, lead time yang digunakan adalah
Metode
waktu dalam satuan horizon perencanaan. Dalam
dengan
jumlah
adanya
pemesanan
pemesanan
dilakukan
sampai
barang
pemenuhan atau pengisian kembali persediaan PERSEDIAAN Persediaan
terdapat suatu perbedaan waktu yang cukup lama merupakan
simpanan
material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi dan pengendalian persediaan adalah aktivitas mempertahankan jumlah
persediaan
pada
tingkat
yang
dikehendaki. Pada barang barang, pengendalian
antara saat mengadakan pesanan (order) untuk pengisian
kembali
persediaan
dengan
saat
penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut diterima dan dimasukkan ke dalam persediaan (stok), perbedaan waktu inilah yang dinamakan lead time (Gaspersz. 2004).
2
penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan.
Single Moving Averages Peramalan merupakan suatu cara untuk
Dengan menggunakan EOQ, maka persediaan
memperkirakan permasalahan dimasa yang akan
yang ada di dalam gudang tidak terlalu banyak,
datang berdasarkan pada data penjualan masa
tetapi juga tidak akan terlalu sedikit, sehingga
lalu. Langkah awal dalam melakukan proses
aktivitas
peramalan yaitu plotting data permintaan aktual
karenanya.
berdasarkan dari permintaan setiap periodenya,
menentukan analisis EOQ adalah bahwa sulit
plotting data ini dilakukan untuk mengetahui pola
bagi
data aktual yang terjadi. Salah satu cara untuk
pemesanan kembali. Perlu diingat bahwa titik
mengubah pengaruh data masa lalu terhadap nilai
pemesanan kembali diperlukan untuk mencegah
tengah
terjadinya kehabisan/kekurangan stok selama
sebagai
ramalan
adalah
dengan
perusahaan
kita
Salah
untuk
satu
dapat
terganggu
masalah
menentukan
titik
observasi masa lalu yang akan dimasukkan untuk
penerimaan pesanan tersebut. Titik pemesanan
menghitung nilai tengah. Untuk menggambarkan
kembali adalah suatu tingkat persediaan yang
prosedur ini digunakan istilah rata-rata bergerak
tetap ada dalam stok yang jumlahnya sama
(moving average) karena setiap muncul nilai
dengan permintaan selama masa waktu yang
observasi baru, nilai rata-rata baru dapat dihitung.
dibutuhkan untuk menerima pesanan (lead time).
Rata-rata bergerak ini kemudian menjadi ramalan
Ketika permintaan bersifat pasti, persediaan ini
untuk periode mendatang. Untuk menentukan
akan berkurang/dihabiskan pada tingkat yang
ramalan
datang
diketahui, sehingga pesanan akan sampai tepat
memerlukan data historis selama jangka waktu
pada saat tingkat persediaan mencapai titik nol
tertentu. Misalnya dengan metode 4 bulanan
(Wawan. 2007).
yang
akan
pemesanan
dalam
waktu
periode
melakukan
akan
menentukan sejak awal berapa jumlah nilai
pada
antara
tidak
dan
moving average ramalan bulan ke- 5 baru dapat
√
dihitung setelah bulan keempat berakhir dan demikian
seterusnya
(Spyros,
2002). Keterangan: Q* = jumlah/nilai EOQ (unit).
Keterangan:
C = biaya pemesanan per pesanan.
= Ramalan untuk periode ke t + 1 R = permintaan per periode (unit). = Data untuk periode ke t H = biaya penyimpanan. N
= Jangka waktu rata-rata bergerak
Economic Order Quantity
Reorder Point Reorder point adalah saat titik dimana harus
EOQ adalah jumlah unit (kuantitas) barang yang
diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga
dapat dibeli dengan biaya minimal. Tujuan
kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan
metode persediaan ini adalah menentukan jumlah
itu adalah tepat pada saat dibutuhkan. Pemesanan
pesanan yang dapat meminimumkan biaya
3
kembali ini perlu dilakukan oleh perusahaan pada setiap
periode
kekurangan
untuk
mencegah
terjadinya
sehingga
aktivitas
barang,
Laporan Pembelian Laporan Penjualan Pelang g an
Bag ian Pembelian
Data Barang yang Dipenuhi Laporan Peramalan
perusahaan tidak terganggu (Elwood, 1996). 0
B=
Data Permintaan Barang
Jika ada stok pengaman atau buffer stok maka:
Nota Peng iriman
Laporan Stok Barang List Barang
B=
Rancang Bang un SI Perencanaan Persediaan Barang
Data Supplier
+ buffer stok
Laporan EOQ Permintaan Barang Keluar Stok Barang
+
Keterangan: B = titik pemesanan kembali. R = permintaan per periode (unit).
Supplier
Data Order Barang
Hasil Peramalan Admin
Hasil EOQ Permintaan Barang M asuk
L = waktu tunggu (lead time). N = periode permintaan.
Gambar 1.context diagram
PERANCANGAN SISTEM Pada perancangan sistem ini akan dijelaskan beberapa dokumen dan diagram yang
HASIL DAN PEMBAHASAN
Form Master Barang
akan membantu dalam pembuatan aplikasi ini, dintaranya adalah system flow, Hirarki Input Proses Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) dan Struktur Database serta desain input dan output. Perancangan
Sistem
menganalisis,
dipergunakan merancang,
Form Master Barang digunakan untuk input, dan memaintenace barang. Pengguna dapat melakukan
penambahan
barang,
perubahan
barang, dan penghapusan barang.
untuk dan
mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi
bisnis
yang
dapat
dicapai
melalui
penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Context Diagram Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD. Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan eksternal entity apa saja yang terlibat. Dalam
Gambar 1 Form Master Barang
context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.
4
Form Master Pelanggan
Form Master Pelanggan digunakan untuk
memaintenace
data
pelanggan.
Pengguna dapat melakukan penambahan pelanggan,
perubahan
penghapusan
pelanggan.
pelanggan,
dan
Gambar
4.13
merupakan gambar Form Master Pelanggan.
Gambar 3 Form Master Supplier Form Penjualan Form
Penjualan
digunakan
untuk
menyimpan semua data transaksi penjualan yang terjadi.
Gambar 2 Form Master Pelanggan Form Master Supplier Pada Form ini digunakan oleh dokter atau
pegawai
balai
pengobatan
untuk
menginputkan data obat yang harus dikonsumsi oleh pasien beserta aturan minum yang harus ditaati oleh pasien, obat yang diberikan kepada pasien tentunya
berdasarkan penyakit yang
diderita oleh pasien. Tombol simpan/cetak digunakan menyimpan data obat yang diterima pasien dan untuk mencetak resep.
Gambar 4 Form Penjualan
5
Form EOQ
Form Pembelian
Form
Pembelian
digunakan
Form EOQ digunakan untuk menyimpan
untuk
menyimpan semua data transaksi pembelian yang
semua
data
hasil
perhitungan
EOQ
yang
berfungsi untuk mengetahui jumlah pemesanan
terjadi.
barang
kepada
supplier
yang
ekonomis.
Perhitungan pada form EOQ memerlukan input dari hasil peramalan sebagai permintaan pada periode ke depan.
Gambar 5 Form Pembelian
Form Peramalan Form
Gambar 7 Form EOQ.
Peramalan
digunakan
untuk
menyimpan semua data hasil peramalan yang berfungsi
untuk
memprediksi
Laporan Penjualan
permintaan
pelanggan pada periode ke depan.
Laporan
Penjualan
berfungsi
untuk
menampilkan semua data transaksi penjualan agar
perusahaan
dapat
mengetahui
tingkat
penjualan suatu barang.
Gambar 6 laporan Rekam Medis pasien. 6
perusahaan dapat mengetahui prediksi banyaknya permintaan pada periode mendatang.
Gambar 8 Laporan Penjualan. Gambar 10 Laporan Peramalan. Laporan Pembelian Laporan EOQ Laporan
Pembelian
berfungsi
untuk
menampilkan semua data transaksi pembelian
Laporan
EOQ
berfungsi
untuk
agar perusahaan dapat mengetahui pembelian
menampilkan semua data hasil perhitungan EOQ
suatu barang.
agar perusahaan dapat mengetahui banyaknya jumlah pemesanan barang yang optimal dan ekonomis untuk pada periode mendatang.
Gambar 9 Laporan Pembelian. Gambar 11 Laporan EOQ. Laporan Peramalan Laporan Peramalan berfungsi untuk menampilkan semua data hasil peramalan agar
7
barang persediaan, sehingga pada saat melakukan pemesanan barang kembali barang yang dipesan akan tiba tepat waktu. Laporan Stok Barang
DAFTAR RUJUKAN
Assauri, Softjan., 2004, Manajemen Produksi Laporan Stok Barang berfungsi untuk
dan Operasi, Jakarta: Lembaga Penerbit
menampilkan semua data stok barang agar
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
perusahaan dapat mengetahui banyaknya jumlah barang yang tersedia pada saat ini.
Elwood, Buffa, 1996, Manajemen Operasi/Produksi Modern, Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta. Gaspersz, Vincent., 2004, Production Planning And Inventory Control, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Jogiyanto. 1991. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur. Andi. Offset, Yogyakarta. Kristanto, Adri., 2003, Perancangan Sistem dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta. Prawirosentono, Sujadi., 2000, Menajemen
Gambar 12 Laporan Stok Barang.
Produksi dan Operasi, Bumi Aksara, Jakarta.
KESIMPULAN
Spyros, Makridaris., Steven C. Wheelwright & Viktor E. Megee, 2002, Metode dan
Berdasarkan hasil uji coba dan analisa yang telah dilakukan dalam pembuatan aplikasi
Aplikasi Peramalan, Erlangga, Jakarta. Wawan, Dhewanto dan Falahah. 2007.
Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan
Enterprice
Persediaan Barang, dapat diambil kesimpulan
“Menyelaraskan
sebagai berikut:
Informatika
1. Aplikasi dapat memberikan solusi kepada perusahaan untuk menentukan jumlah pemesanan barang yang optimal dan ekonomis.
Bandung: Informatika.
Resource dan
Planning: Teknologi
Strategi
Bisnis”.
2. Aplikasi dapat memberikan solusi kepada perusahaan untuk menentukan kapan harus melakukan pemesanan barang. 3. Metode Economic Order Quantity dapat mengoptimalkan pengadaan barang persediaan dan dapat meminimalkan biaya persediaan. Reorder point dapat memonitor
8
