REGISTRASI MAHASISWA - Universitas Negeri Semarang

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail: [email protected]

PROSEDUR MUTU

REGISTRASI MAHASISWA No. Dokumen PM-AKD-02A

No. Revisi 01

Hal 1 dari 9

Tanggal Terbit 01 September 2012

1. TUJUAN Prosedur ini adalah untuk menguraikan mekanisme pelaksanaan tugas baku dalam pelayanan registrasi mahasiswa agar berjalan lancar efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi hal-hal yang berkaitan dengan administrasi proses pendaftaran ulang registrasi mahasiswa di Universitas Negeri Semarang sampai dengan memperoleh Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) bagi mahasiswa baru.

3. REFERENSI 3.1 Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 225/O/2000 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang. 3.2 Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 07/Dikti/Kep/1987 tentang Pedoman Umum Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi di Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 3.3 Peraturan

Rektor

Universitas

Negeri

Semarang

tentang

Registrasi

Mahasiswa Universitas Negeri Semarang.

4. DEFINISI 4.1 Mahasiswa Universitas Negeri Semarang adalah peserta didik yang terdaftar pada salah satu program studi baik program reguler maupun nonreguler di lingkungan Universitas Negeri Semarang. 4.2 Program reguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, atau pendidikan profesi yang diselenggarakan sesuai dengan jadwal waktu dan persyaratan lain yang telah ditetapkan. 4.3 Program nonreguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, pendidikan profesi, program kerjasama, atau program jangka pendek yang diselenggarakan dengan jadwal waktu dan persyaratan tersendiri. 4.4 Registrasi mahasiswa adalah bentuk pelayanan yang dilakukan dengan tujuan untuk memberikan status terdaftar kepada mahasiswa sehingga, dengan demikian


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 2 dari 9


mahasiswa berhak mengikuti kegiatan akademik dan kemahasiswaan serta berhak menggunakan semua fasilitas yang ada di Universitas Negeri Semarang. 5. KETENTUAN UMUM 5.1 Calon Mahasiswa baru 1.

Melakukan pembayaran SPP, Sardik, Iuran Kemahasiswaan, dan sumbangan SPL (sesuai dengan tarif) pada Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line dengan menunjukkan kartu peserta Tes sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan.

2.

Menyerahkan

bukti

pembayaran

yang

mencantumkan

nama,

nomor

pendaftaran, validasi setoran, dan cap stempel Bank. (diserahkan pada saat registrasi). 3.

Menyerahkan kartu tanda peserta Tes. (diserahkan pada saat registrasi).

4.

Menyerahkan fotokopi KTP/SIM, pas foto berwarna terbaru (dof) ukuran 3x3 sebanyak 6 lembar. (diserahkan pada saat registrasi).

5.

Menyerahkan meterai Rp. 6.000,- satu lembar. (diserahkan pada saat registrasi).

6.

Mengisi surat pernyataan (disediakan Universitas Negeri Semarang).

5.2 Mahasiswa Lama 1.

Melakukan pembayaran SPP, sardik, dan biaya lain sesuai dengan jumlah yang telah ditetapkan mellalui Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara online dengan menunjukkan kartu tanda mahasiswa sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan.

2.

Mahasiswa yang sudah membayar SPP, sardik dan biaya lainnya melakukan registrasi akademik. Registrasi akademik dilakukan dengan memesan mata kuliah yang akan diambil on-line melalui Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIKADU).

3.

Mahasiswa yang sudah melakukan registrasi administrasi

tetapi tidak

melakukan registrasi akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dengan sendirinya memperoleh status cuti. Mahasiswa dengan status ini


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 3 dari 9


hanya dapat mengambil kembali biaya Sarana Pendidikan dan iuran kemahasiswaan. 4.

Mahasiswa yang berstatus tidak aktif atau tidak terdaftar tidak diizinkan untuk mengikuti kegiatan akademik dan/kemahasiswaan dalam bentuk apapun, dan apabila tetap mengikuti kegiatan keikutsertaannya dinyatakan tidak sah dan batal.

5.

Mahasiswa

yang

pada

suatu

semester

tidak

melakukan

registrasi

administrasif dan akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dinyatakan sebagai mahasiswa tidak terdaftar. Pada semester berikutnya, mahasiswa tersebut wajib membayar seluruh biaya pada semester yang ditinggalkan. 6.

Mahasiswa dengan status tidak terdaftar dalam waktu enam semester bagi peserta program Strata 1 atau empat semester bagi peserta program Diploma III baik berturut-turut ataupun tidak berturut-turut dinyatakan batal status kemahasiswaannya.


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 4 dari 9


6. PROSEDUR 6.1 Diagram Prosedur 6.1.1. Registrasi Mahasiswa Baru (Pengurusan KTM)

Mahasiswa

Bank

BAAKK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik)

BPTIK

Mulai

Membayar dan menerima Berkas Registrasi

Menerima pembayaran dari MHS

Penjelasan Tata Cara Registrasi

Pelayanan Entri Data Registrasi On Line

Mahasiswa memperbaiki Isian Berkas

Tidak

Lengkap dan Benar ? Ya

Pencetakan BUREKOL Bank BNI 1946

Pencetakan BUREKOL Bank BNI 1946

Pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM

Cetak KTM

Terdaftar Administratif menerima KTM

Selesai

Pemeriksaan Kesehatan

Pengembalian berkas

Display Registrasi On-line


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 5 dari 9


6.1.2. Registrasi Mahasiswa Lama

Bank

Mahasiswa

BAAKK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik)

Melakukan pembayaran On-line

Menginformasikan Jadwal pelaksanaan Registrasi

BPTIK

Mulai

Menerima pembayaran dari MHS

Tidak Display Registrasi On-line

Ya

Bukti Pembayaran

Mahasiswa Terdaftar Secara Administratif

Selesai

Mencetak/ Menggandakan daftar mahasiswa


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 6 dari 9


6.1.3. Prosedur Registrasi Akademik Jurusan/Prodi

Dosen Wali

Mahasiswa

BPTIK Display Mata Kuliah

Mulai Pemesanan Mata Kuliah Menawarkan Mata Kuliah

Daftar Peserta Mata Kuliah

Pengecekan Mata Kuliah yang dipesan Mahasiswa

Pembimbingan Akademik (PM-AKD-03)

Persetujuan Mata Kuliah Melalui Sikadu

Pengesahan Jurusan/Prodi

Pengesahan Dosen Wali

Validasi KRS

Cetak KRS

Mahasiswa memiliki KRS Dosen Wali menerima salinan KRS

Selesai


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 7 dari 9


6.2 Rincian Prosedur 6.2.1. Mahasiswa Baru 1.

Mulai.

2.

Mahasiswa yang diterima melakukan pembayaran sesuai dengan tarip yang telah ditentukan (berdasarkan program studi) di Bank yang telah ditunjuk dan dapat dilakukan secara on line.

3.

Mahasiswa datang di Universitas Negeri Semarang (Auditorium) sesuai jadwal yang telah ditentukan dengan menunjukkan bukti bayar dari Bank dan Nomor Tes untuk dicetakkan biodata dan menerima berkas registrasi.

4.

BAAK memberikan penjelasan tentang regristasi.

5.

BAAK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) a. Mencocokan data calon mahasiswa yang akan melakukan registrasi dengan data on line di SIKADU. b. Mencetak biodata mahasiswa baru. c. Melakukan pelayanan entry edit biodata registrasi on line d. Melakukan pencetakan BUREKOL Bank BNI 1946 e. Melakukan pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM f. Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas manual mahasiswa baru: 1)

bukti tanda peserta tes,

2)

bukti pembayaran SPP, sarana pendidikan dan lain-lain yang telah dicap lunas oleh Bank,

3)

surat pernyataan mentaati semua peraturan yang berlaku yang telah ditandatangani di atas meterai,

4)

fotokopi ijazah SLTA yang telah dilegalisasi,

5)

formulir data pribadi, dan

6)

hasil cetak formulir registrasi yang telah diisi mahasiswa secara on line melalui Sikadu.


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

6.

Mahasiswa

menerima

Hal 8 dari 9

Form

cetakan


BUREKOL

(Pembukaan

Rekening Kolektif) dari Bank untuk dilengkapi sebagai syarat kelengkapan pembuatan ATM. 7.

Mahasiswa melakukan pengambilan pasfoto untuk pembuatan Kartu Mahasiswa.

8.

Mahasiswa melakukan pemeriksaan uji kesehatan (Tim Kesehatan Universitas Negeri Semarang).

9.

Mahasiswa

mengembalikan

berkas

yang

sudah

diisi

beserta

persyaratan kelengkapan yang telah ditentukan. 10. BAAK mencetak KTM. 11. Mahasiswa terdaftar secara administrastif dan menerima KTM. 12. Selesai. 6.2.2. Mahasiswa Lama 1.

Mulai

2.

Bank Menerima pembayaran dari mahasiswa dan Memberikan bukti pembayaran kepada mahasiswa.

3.

Mahasiswa Melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain ke Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line.

4.

Bagi mahasiswa yang tidak melakukan daftar ulang pada semester sebelumnya, maka mahasiswa wajib membayar SPP semester yang tidak diikutinya dan pembayaran SPP dilakukan secara manual.

5.

BAAK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) Membuat

Edaran dan

Pengumuman informasi jadwal pelaksanaan registrasi. 6.

BAAK

(Sub

Bagian

Registrasi

dan

Statistik)

Mencetak

dan

menggandakan daftar mahasiswa untuk dikirim ke Fakultas, jurusan, Lembaga, UPT, Biro, dan Kepala Bagian Keuangan BAUK, Kepala Bagian Pendidikan dan Kerjasama, BAAK, Kepala Bagian Sistim Informasi BAPSI. 7.

Mahasiswa yang sudah melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain akan memperoleh status terdaftar secara administratif.


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

8.

Hal 9 dari 9


Selesai.

6.2.3. Registrasi Akademik 1.

Mulai

2.

Jurusan/Prodi menawarkan mata kuliah melalui SIKADU

3.

Puskom menyiapkan data display mata kuliah.

4.

Mahasiswa melakukan pemesanan mata kuliah melalui SIKADU

5.

Puskom Menyiapkan jurnal rekap pendaftar

6.

Dosen Wali melakukan pengecekan mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa

7.

Mahasiswa melakukan pertemuan pembimbingan akademik dengan Dosen Wali.

8.

Dosen Wali memberikan persetujuan dan melakukan validasi melalui SIKADU.

9.

Mahasiswa mencetak KRS

10. Mahasiswa meminta pengesahaan KRS kepada Dosen Wali. 11. Mahasiswa meminta pengesahan kepada Jurusan/Prodi 12. Mahasiswa memberikan salinan KRS kepada Dosen Wali 13. Mahasiswa memiliki KRS 14. Selesai. 7. LAMPIRAN a.

Format alur registrasi mahasiswa baru (FM-01-AKD-02)

b.

Formulir surat pernyataan tata tertib yang berlaku di Unnes (FM-02-AKD-02)

c.

Formulir Kartu data pribadi mahasiswa (FM-03-AKD-02)

d.

Formulir hasil pemeriksaan uji kesehatan (FM-04-AKD-02)

e.

Format Kartu Tanda Mahasiswa (FM-05-AKD-02)

f.

Lembar kendali (FM-06-AKD-02)