RINGKASAN TUTORIAL MICROSOFT EXCEL

13 downloads 54 Views 230KB Size Report
Artinya, rumus matematika juga sering digunakan dalam microsoft excel atau spradsheet .... Ringkasan ini akan membahas fungsi IF, COUNTIF, DAN SUMIF. 1.

RINGKASAN TUTORIAL MICROSOFT EXCEL MEMULAI PROGRAM: Klik : START  PROGRAMS  MICROSOFT EXCEL TAMPILAN MICROSOFT EXCEL: ADDRESS BAR FORMULA BAR CELL POINTER CELL TAB SHEET

Keterangan: Bagian-bagian yang diterangkan hanya bagian yang khas dalam microsoft excel atau program aplikasi spreadsheet lainnya: 1. Address Bar : tempat yang menunjukkan cell yang sedang aktif. Cell yang aktif ditunjukkan oleh adanya cell pointer. Alamat cell dilambangkan dengan huruf kolom dan nomor baris pembentuknya. Contoh A1 = cell pada kolom A baris nomor 1. 2. Formula Bar

: Tempat yang menampilkan data yang ada di dalam cell aktif (ditunjukk oleh cell

pointer) atau tempat memasukkan data ke dalam cell. 3. Cell Pointer

: Bingkai bergaris tebal yang menunjukkan cell yang sedang aktif.

4. Cell

: Satuan terkecil tempat diletakkannya sebuah data dalam aplikasi spreadsheet,

termasuk microsoft excel. Bila beberapa cell dipilih sekaligus / diblok, maka akan terbentuk suatu range. Range dilambangkan dengan alamat cell paling kiri atas dan alamat cell paling kanan bawah, dipisah dengan tanda colon ( : ). Contoh A1:C11. 5. Tab Sheet

: Bagian yang menunjukkan worksheet yang sedang digunakan. Pada gambar di

atas, worksheet yang digunakan adalah sheet 2. KONSEP UMUM: Microsoft excel merupakan aplikasi lembaran tersebar (spreadsheet) yang berfungsi untuk mengolah data, terutama berupa angka. Selain angka, dapat pula ditampilkan grafik. Sebuah file microsoft excel Ringkasan ms excel

page: 1

disebut pula satu buah workbook (buku kerja). Sebuah workbook terdiri dari sejumlah worksheet (lembar kerja). Banyaknya worksheet pada file baru Ms Excel adalah 3 buah masing-masing bernama sheet1, sheet2 dan sheet3. sebuah wroksheet terdiri dari sejumlah cell (lihat ket. Gambar tampilan excel). Cell-cell terbentuk dari 256 kolom dan 65536 baris, sehingga dalam sebuah worksheet terdapat 16.777.216 buah cell, sama pula artinya satu buah worksheet dapat menampung 16.777.216 data. OPERASI CELL: 1. Mengubah ukuran lebar kolom Cara 1. Cara 2

: :

Klik menu Format  Column  widht. Masukkan angka ukuran cell lalu OK/Enter. Drag batas kolom pada nama kolom.

Agar ukuran cell menyesuaikan dengan data yang paling panjang, digunakan cara sebagai berikut: klik menu format  colomn  autofit selections. 2. Mengubah ukuran tinggi baris Cara 1. Cara 2

: :

Klik menu Format  Row  height. Masukkan angka ukuran cell lalu OK/Enter. Drag batas baris pada nomr baris.

3. Menggabung cell. Pilih terlebih dahulu cell-cell yang akan digabungkan / dijadikan 1 cell. Lalu Cara 1.

:

Cara 2

:

Klik menu Format  cells. Pilih tab menu alignment. Beri tanda cawang ( ) pada kotak merge cell. klik icon merge and center pada toolbar.

4. Meratakan teks dalam cell Blik teks yang aka di atur, lalu Cara 1. Cara 2

: :

Klik icon perataan teks yang dikehendaki pada toolbar. klik menu format  cells. Pilih tab menu alignment. Pilih jenis perataan teks baik secara vertical maupun horizontal.

5. Mengatur Font dalam cell Blok teks yang akan diatur, lalu klik icon font maumpun font size yang dikehendaki pada toolbar. 6. Memberi Bingkai Blok dulu cell-cell yang akan diberi bingkai. Lalu Cara 1.

:

Cara 2

:

Klik menu Format  Cells, pilih tab menu border. Atur dan tentukan sendiri bingkai yang dikehendaki. Klik jenis bingkai pada icon border pada toolbar.

7. Pihdah tab sheet Klik nama sheet yang dikehendaki.

Ringkasan ms excel

page: 2

LATIHAN: BUATLAH TABEL SEPERTI BERIKUT: Tabel pertama, kerjakan di sheet1 NOMOR

NAMA

S

I

A

Tabel kedua dikerjakan di sheet2 NOMOR

NAMA

KETERANGAN S I A

TIPE DAN FORMAT DATA Dalam Microsoft Excel dikenal beberapa macam tipe data. Data tersebut dapat diformat sesuai kebutuhan. Pada ringkasan ini akan dibahas tentang: 1. Tipe dan format data Teks. 2. Tipe dan format data numerik (angka) 3. Tipe dan format data mata uang. 4. Tipe dan format data tanggal dan jam 5. Tipe dan format data customize. Format data bertipe teks. Pada data bertipe teks, format yang dapat diberikan antara lain adalah: 1. Mengganti jenis, ukuran dan warna teks. Cara mengganti jenis, ukuran dan warna teks: a. blok cell / range yang berisi teks yang akan diformat. b. Pilih icon yang sesuai (font, size atau font color) pada toolbar 2. Mengatur perataan teks di dalam cell. a. blok cell / range yang berisi teks yang akan diformat b. Pilih icon alignment yang sesuai pada toolbar. 3. Mengatur arah penampilan teks di dalam cell. Teks di dalam cell dapat tercetak dengan sudut kemiringan tertentu dan lebih dari 0 derajat. Cara untuk menampilkannya adalah sebagai berikut: a. blok cell / range yang akan diformat. b. Klik menu: Format -> cell -> alignment -> angle : -> ok.

Ringkasan ms excel

page: 3

Format data bertipe numerik Data bertipe numerik, jika bilangan yang dimasukkan adalah bilangan bulat, cukup dituliskan berupa angka seadanya, tanpa tanda pemisah ribuan ataupun tanda desimal. Banyaknya angka 0 dibelakang koma dapat (digit decimal) dapat diatur kemudian. Jika bilangan yang dituliskan memang bilangan pecahan, dapat diatur berapa banyaknya angka desimal di belakang koma. Pada data bertipe numerik, format yang dapat diberikan antara lain adalah: 1. Menambah / mengurangi digit desimal (angka di belakang koma). Misal dikehendaki muncul angka 2000,00 di dalam cell. Maka kita cukup menuliskan 2000 pada cell. Untuk mengatur banyaknya digit angka desimal (angka di belakang koma) adalah sebagai berikut: a. klik / blok data numerik yang akan diformat. b. Klik menu: Format -> cell -> number c.

klik category : number.

d. Pada kolom decimal place, tuliskan bilangan yang menunjukkan banyaknya angka di belakang koma. e. Klik Ok atau [enter] untuk contoh di atas, bilangan decimal place yang diisikan adalah 2. 2. Memberi / menghilangkan tanda pemisa ribuan (1000 sparator). Diumpamakan kita ingin memunculkan angka 1.000.000 pada cell. Kita cukup menuliskan 1000000. untuk memberikan tanda titik sebagai pemisah ribuan, caranya adalah: a. klik / blok data numerik yang akan diformat. b. Klik menu: Format -> cell -> number c.

klik category : number.

d. Pada kotak use 1000 [ ] sparator, berikan tanda cawang () untuk menggunakan dan hilangkan tanda cawang untuk membuang simbol pemisah ribuan. Pada data di atas, tanda cawang diberikan pada kolom use 1000 [ ] sparator. 3. Memilih jenis tampilan angka negatif. Angka negatif dapat ditampilkan dalam beragam rupa. Untuk memilihnya, gunakan cara: a. klik / blok data numerik yang akan diformat. b. Klik menu: Format -> cell -> number c.

klik category : number.

d. Lalu pilih rupa penampilan bilangan negatif pada pilihan negative numbers. Format data betipe mata uang. Untuk menuliskan nilai mata uang $ 1.000,00, kita tidak pelu menuliskan tanda dollar sebagai simbol mata uang, ataupun ,00 sebagai bilangan pecahannya. Cukup kita tulis 1000. untuk memunculkan simbol mata uang dan digit decimal caranya adalah: Ringkasan ms excel

page: 4

a. klik / blok data numerik yang akan diformat. b. Klik menu: Format -> cell -> number c.

pada pilihan category, dapat dipilih: 1) Currency, atau 2) Accounting

d. Simbol mata uang dipilih pada kolom symbol. e. Banyaknya angka di belakang tanda desimal diatur dalam kolom decimal place. Format data bertipe tanggal dan waktu Kita ingin menuliskan tanggal 10 Nop 2009 di dalam cell. Meskipun bisa saja dengan cara menuliskan 10 Nop 2009 langsung ke dalam cell, tapi komputer akan menggantinya menjadi 10/11/09. hal tersebut diapat dibuktikan. Sorotlah / aktifkan cell yang berisi tanggal tersebut, lalu lihatlah apa yang tertulis pada formula bar. Oleh karena itu, biasakan menuliskan tanggal dengan format dd/mm/yy. dd=day / hari, mm= month/bulan dan yy = year / tahun. Untuk menyulapnya menjadi format tampilan tanggal sebagaimana umumnya, gunakan cara berikut: a. klik / blok data numerik yang akan diformat. b. Klik menu: Format -> cell -> number c.

klik category: date.

d. Pilih format tampilan tanggal yang dikehendaki. e. OK. Demikian pula untuk menuliskan jam. Format penulisannya adalah hh:mm. Hh adalah jam dan mm adalah menit. Penulisan format jam seperti itu tidak lagi membutuhkan format cell. Format data bertipe customize. Format customize artinya data di dalam cell dapat ditampilkan sesuai selera kita. Beberapa customisasi data antara lain: 1. Menambahkan satuan di belakang data bertipe numerik Misal, data numerik yang kita tuliskan adalah 10, lalu kita ingin menyulapnya sehingga tampil menjadi 10 kg. Jika teks “kg” kita tuliskan langsung, maka data tersebut bukan lagi data numerik, melalinkan teks, sehingga tidak dapat digunakan pada operasi matematika. Cara yang kita tempuh adalah: a. klik / blok data numerik yang akan diformat. b. Klik menu: format -> cell -> number c.

Klik category: customize

d. pada kolom type, tuliskan 0 “Kg” e. OK atau [enter] bila tampilan yang kita inginkan adalah 10,00 Kg, maka pada kolom type kita tuliskan 0,00 “Kg”. Ringkasan ms excel

page: 5

2. Membuat leading zero. Bila di dalam tabel kita ada kolom nomor urut, lalu kita ingin nomor di dalamnya memiliki leading zero sehingga tampil menjadi 001, 002, 003, ... , 099, kita cukup menuliskan angkanya 1, 2, 3, ..., 99. Leading zero bisa diperoleh dengan menempuh langkah sebagai berikut: a. klik / blok data numerik yang akan diformat. b. Klik menu: format -> cell -> number c.

Klik category: customize

d. pada kolom type, tuliskan 000 banyaknya angka 0 disesuaikan banyaknya digit angka yang akan dimunculkan. e. OK atau [enter] 3. Menampilkan format tanggal secara lebih lengkap. Category date menawarkan sedikit format tampilan tanggal. Tampilan tanggal sesungguhnya ditentukan dari kode huruf d, m dan y. Kombinasi huruf-huruf tersebut padat tipe customize dapat membuat kita lebih leluasa menampilkan tanggal. Misalkan tanggal yang akan diformat adalah 1/2/10. untuk mengkustomisasi, lakukan langkah-langkah berikut: a. klik / blok data numerik yang akan diformat. b. Klik menu: format -> cell -> number c.

Klik category: customize

d. pada kolom type dapat kita tulis kode huruf d, m dan y. Sebagai berikut. Kode d, m, dan y dmy

Tanggal yang muncul 1 2 10

keterangan Angka hari dan bulan muncul 1 digit, angka tahun

tanpa bilangan abad. Terpisah oleh

spasi. dd-m-y

01-2-19

Angka hari muncul 2 digit. Angka bulan 1 digit. Terpisah oleh tanda -

ddd/mm/yyy

Sen/02/2010

Angka hari berubah menjadi singkatan nama hari, angka bulan muncul 2 digit, angka tahun dengan bilangan abad. Terpisah oleh /

dddd, d mmm yyy

Senin, 1 Feb 2010

Dddd menjadi nama hari, mmm menjadi singkatan nama bulan.

dddd, dd mmmm yyy Senin, 1 Februari 2010

Muncul nama hari lengkap, angka hari 2 digit, nama bulan lengkap dan angka tahun 4 digit.

Ringkasan ms excel

page: 6

SOAL LATIHAN Buatlah tabel dengan format data seperti di bawah ini. Lebar kolom disesuaikan dengan panjang data: No

Nama

001 Gareng

Tanggal lahir

Iuran

nilai

berat badan

10 Nopember 92 Rp

10.000,00

60,30

58,0 Kg

002 Petruk

08 Januari 91 Rp

12.500,00

75,19

62,2 Kg

003 Semar

11 Maret 60 Rp

8.500,00

65,20

70,5 Kg

004 Bagong

30 Juni 93 Rp

25.000,00

71,10

60,0 Kg

005 Mbilung

05 Mei 91 Rp

7.500,00

69,90

52,0 Kg

Jawablah pertanyaan – pertanyaan di bawah ini berdasarkan tabel di atas! 1. Kolom apakah yang menggunakan leading zero? 2. Berapa banyak angka 0 dituliskan agar mendapatkan leading zero seperti pada kolom tersebut? 3. Untuk mendapatkan format tanggal seperti tabel di atas, a. Berapa banyak kode huruf d dituliskan? b. Berapa banyak kode huruf m dituliskan? c.

Berapa banyak kode huruf y dituliskan?

4. Jika tanggal di atas dibuat menggunakan category customize, seperti apakah rangkaian kode huruf d, m dan y dituliskan? 5. Categori apakah yang digunakan pada kolom iuran? 6. Angka berapakah yang diisikan pada kolom decimal place untuk mendapatkan format mata uang seperti pada kolom iuran? 7. Apakah kotak use 1000 sparator di cawang untuk mendapatkan format mata uang seperti pada kolom iuran? 8. Angka berapakah yang diisikan pada kolom decimal place untuk mendapatkan format angka seperti pada kolom nilai? 9. Apa yang dituliskan pada kolom type untuk mendapatkan format tampilan angka seperti pada kolom berat badan?

Ringkasan ms excel

page: 7

RUMUS MATEMATIKA Microsoft Excel sering digunakan untuk melakukan perhitungan atas data-data numerik yang ditampung di dalamnya. Artinya, rumus matematika juga sering digunakan dalam microsoft excel atau spradsheet lainnya. Bagaimana kaidah-kaidah penulisan rumus? Aturan penulisan rumus: 1. Diawali dengan tanda sama dengan ( = ). 2. Tanda-tanda operator matematika: Simbol umum

Simbol di spreadsheet

Tidakaada

^

=2^3

Perkalian

x

*

=2*3

Pembagian

:

/

=8/2

Penambahan

+

+

=2+3

Pengurangan

-

-

=8-2

Nama operator Pemangkatan

Contoh

3. Urutan pengerjaan. Bila dalam suatu rumus terdapat semua tanda operator matematika, maka penghitungan matematika dikerjakan dengan urutan operasi: a. Semua operasi di dalam tanda kurung. b. Pemangkatan c.

Perkalian dan pembagian

d. Penambahan dan pengurangan Contoh: =6 + 5 * (4 – 3) / 2 ^ 1 akan sama dengan = 6 + 5 * 1 / 2^1 =6+5*1/2 = 6 + 2,5 = 8,5 4. Tanda-tanda operator pembanding (logika). Tanda ini sering digunakan di dalam fungsi. Hasil dari operasi logika adalah nilai True (benar) atau False (salah) Simbol umum

Simbol di spreadsheet

Sama dengan

=

'=

=5=(4+1)

Benar

Tidak sama dengan





=5=(4+1)

Salah

Lebih besar

>

>

=5=(4+1)

Salah

Lebih besar atau sama dengan

>

>=

=5=(4+1)

Benar

Lebih kecil