11 mars 2011 ... 1. Note de Micheline HUGUES Agent comptable - Chef des services financiers
de l'UAG. Réunion du 4-03-2011 - service facturier suite.
Note de Micheline HUGUES Agent comptable - Chef des services financiers de l’UAG Réunion du 4-03-2011 - service facturier suite.
Destinée aux membres de la cellule pour le passage aux Responsabilités et compétences élargies
SERVICE FACTURIER Dimensionnement actuel de l’UAG : 3 pôles – Total de 28 à 31 UB (dont 3 IUFM) Exercice 2010 : 12000 mandats environ soit 12000 factures (avec IUFM + 800 mandats) Chez ordonnateurs : dans les composantes : 32 gestionnaires qui émettent des mandats. A noter que dans certaines composantes, 2 ou 3 gestionnaires émettent des mandats. 12000 mandats /32 gestionnaires = 375 mandats par agent Agence comptable : 3 gestionnaires actuels (avec IUFM – 1 gestionnaire de plus) 12000 / 3 =4000 mandats (1 gestionnaire détient un portefeuille de 4000 mandats à viser, contrôler, et mise en paiement) ---- un service faisant le visa et le paiement à l’agence comptable sous dimensionné par rapport aux autres universités de l’hexagone DISPOSITIF service facturier conforté par la réglementation : décret financier du 27/06/2008 – Article 35. Service facturier placé sous l’autorité de l’Agent comptable Service facturier centralise la réception des factures S’assure de la certification du service fait par l’ordonnateur Transmission à l’agence comptable pour visa, contrôle et paiement Réduction des délais de paiement CIRCUIT ACTUEL: Ordonnateurs : identification des besoins –commande- engagement+livraison- certificat service fait- facture et mandatement Comptable public : visa, contrôle, prise en charge, paiement
NOUVEAU CIRCUIT :
Le Service facturier, un point unique pour réception des factures.
Maintien séparation des fonctions : Chaque acteur se recentre sur son cœur de métier. L’ordonnateur reste l’acteur principal sur son cœur de métier : opportunité de l’achat, gestion des crédits, engagement, constatation service fait, relation avec le fournisseur sur l’aspect technique. Le comptable public est garant de la qualité comptable des opérations. La gestion comptable de l’achat est sous sa responsabilité. Rapprochement –validité –imputation- comptabilité –paiement.
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Service facturier Organisation au niveau polaire et central Situation actuelle 3 pôles – Total de 28 à 31 UB (dont 3 IUFM) Référence exercice 2010 : 12000 mandats environ soit 12000 factures (avec IUFM + 800 mandats – soit 800 factures). Ordonnateurs : effectifs concernés par le traitement des factures : 32 gestionnaires Engagement – liquidations – émissions des mandats Agence comptable : 3 gestionnaires actuellement pour viser les mandats et payer les dépenses (+ 1 gestionnaire avec intégration des mandats IUFM à payer).
Situation cible Accès à l’autonomie au 1er janvier 2012. Certification des comptes par un commissaire aux comptes Conséquences : se réorganiser, être plus performant au niveau des contrôles, raccourcir les délais de paiement. NB : les prérogatives des gestionnaires demeurent inchangées, dans le suivi des bons de commande, d’engagements, du suivi de la consommation des crédits, etc….
Au niveau des pôles : Mise en place d’un service facturier qui reçoit des gestionnaires des composantes du pôle, les bordereaux de liquidation des mandats. Interlocuteur des fournisseurs. Interlocuteur privilégié des responsables de composantes.
Compétences principales pour le service facturier au sein du pôle -
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : o connaissance générale des règles et techniques de la comptabilité privée ou publique.
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Savoirs sur l'environnement professionnel o L’organisation générale et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche et des EPSCP o Les circuits de décision en matière financière et comptable
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Savoirs - faire opérationnels 2
o Rendre compte de son activité à l’agence comptable o Appliquer les procédures relatives à l’exécution des dépenses (sur factures, marchés, conventions) o Mettre en œuvre des procédures pour collecter les PJ de dépenses, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine de la gestion financière et comptable. o Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion. o Assurer une veille juridique o Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service facturier sur le pôle. o Travailler en équipe o Premier niveau d’alerte en direction des gestionnaires du pôle : absence de pièces justificatives réglementaires, anomalies PJ, imputation comptable, etc…. o Vérifie la conformité des PJ et service fait. o Assiste le responsable administratif chargé des finances de la composante et le gestionnaire du pôle dans la gestion quotidienne des achats. o S’informe et suit l’évolution de la réglementation dans son domaine d’activité et veille à la régularité des procédures comptables exercées sur le pôle. o Etre en appui direct du savoir réglementaire auprès des collègues gestionnaires des composantes.
Service facturier du pôle est l’interlocuteur qui centralise pour les composantes du pôle, transmet mandats et PJ au service facturier au niveau central à l’agence comptable, pour contrôle 2ème niveau et paiement. Au niveau de l’Agence comptable les 4 gestionnaires du pôle comptabilité – fournisseurs - paiement des dépenses doivent détenir les mêmes compétences ci-dessus et intégrer les contrôles inhérents à la comptabilité générale et les contrôles exercés par l’agent comptable (décret de 1962). o Le comptable est garant de la qualité comptable des opérations. o Renforcement du contrôle interne des achats grâce à un renforcement de la séparation des tâches. o Une rationalisation des procédures : optimisation et simplification du circuit de signature. o Gain de temps en matière de délai de paiement. o Recentre les gestionnaires sur le cœur de leur métier et permet une gestion plus qualitative o Rapprochement avec l’engagement et le service fait. o Validité de la créance. o Imputation comptable. o Visa o Paiement o Comptabilisation.
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