SIM web

39 downloads 374 Views 451KB Size Report
23 Des 2011 ... RANCANG BANGUN SISTEM. INFORMASI PENJUALAN BERBASIS. WEB PADA PT JENG RATU. INDONESIA. PRODUK: REMPAH-REMPAH ...
Mata Kuliah : SIM

Batas Pengumpulan

Nama Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.CS Tanggal Pengumpulan

:23 Des 2011 :

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PT JENG RATU INDONESIA PRODUK: REMPAH-REMPAH dari TANAMAN OBAT untuk KESEHATAN & KECANTIKAN

Disusun Oleh:

CANDRA DARMAWANTI PUTRI (P056101401.46)

Magister Manajemen dan Bisnis Program Pascasarjana Manajemen Dan Bisnis Institut Pertanian Bogor 2011

I.

Latar Belakang 

  PT  Jeng  Ratu  Indonesia  merupakan  sebuah  perusahaan  yang  bergerak  dibidang  penjualan  barang  dan  jasa  dengan  produk  yang  berasal  dari  rempah‐ rempah tanaman obat untuk kesehatan dan kecantikan. Perusahaan ini telah berdiri  dari tahun 2006 yang pada awalnya hanya menitik beratkan pada penjualan produk  door  to  door  saja,  sejak  tahun  2010  perusahaan  membuatnya  menjadi  bisnis  keagenan  di  setiap  kota,  yang  saat  ini  sudah  terdapat  112  agen  yang  tersebar  di  seluruh  Indonesia.  Perusahaan  ini  berkantor  pusat  di  Semarang,  Jawa  Tengah  dan  telah  menjadi  usaha  yang  berada  dibawah  binaan  beberapa  Dinas  Pemerintah  diantaranya  Dinas  Perindustrian  dan  Perdagangan,  Dinas  Koperasi  dan  UKM,  Dinas  Pertanian  dan  Dekranas.  Berdasarkan  pembinaan  tersebut  saat  ini  perusahaan  sedang  berupaya  untuk  mengembangkan  usahanya.  Dengan  hanya  mengandalkan  agen,  perusahaan  menilai  bahwa  produk  dan  jasa  nya  kurang  dapat  menjangkau  komunitas yang memiliki tingkat kesibukan tinggi. Untuk menyelenggarakan event di  luar kota dirasa membutuhkan biaya yang banyak dan juga kebutuhan biaya tenaga  kerja  semakin  banyak  pula.  Permasalahan  ini  merupakan  kendala  yang  umumnya  berpengaruh  terhadap  meningkatnya  omset  yang  dihasilkan  perusahaan.  Kesulitan  pelanggan  untuk  memperoleh  informasi  mengenai  data  produk  merupakan  salah  satu kendala yang dihadapi selama penggunaan sistem konvensional. Untuk melihat  informasi  mengenai  produk  yang  dibutuhkan,  pelanggan  harus  datang  ke  agen  untuk  mengetahui  informasi  secara  mendetail.  ini  menyebabkan  banyak  waktu  terbuang yang dibutuhkan pelanggan untuk memperoleh informasi. Selain itu untuk  melakukan  pembelian,  pelanggan  juga  dipersulit  dengan  tidak  adanya  sistem  yang  mempermudah  pelanggan  untuk  melakukan  pembelian  selain  dengan  datang  langsung  ke  agen.  Kendala  seperti  ini  akan  berdampak  pada  berkurangnya  minat  pelanggan  untuk  melakukan  transaksi.  Jangkauan  pasar  yang  sempit  juga  merupakan kendala yang dihadapi pihak agen. Dengan kantor pusat yang berada di  Semarang,  terkadang  pemenuhan  pesanan  memerlukan  waktu  karena  ada  proses  yang  harus  dilalui  beberapa  tahap.  Untuk  meningkatkan  omset  penjualan 

perusahaan  memikirkan  bagaimana  cara  untuk  mendirikan  sebuah  sistem  yang  dapat menyetarai solusi membuat event di luar daerah maupun luar pulau. Sistem  yang  dibuat  harus  jauh  lebih  murah  dibandingkan  dengan  mendirikan  toko  di  luar  daerah  maupun  luar  pulau.  Kedepannya  perusahaan  menginginkan  produknya  dikenal  sampai  ke  luar  negeri,  dengan  melihat  animo  para  customer  yang  juga  berasal dari luar negeri yang ditemuinya setiap menggelar pameran‐pameran.   

II.  

Tinjauan Pustaka  Dalam proses jual beli, konsumen merupakan orientasi dari setiap transaksi. 

Pihak  pemilik  bisnis,  sudah  saatnya  berfikir  mengenai  customer  oriented  untuk  memberikan layanan dan produk terbaiknya. Menurut Kotler (2006:457), penjualan  merupakan  sebuah  proses  dimana  kebutuhan  pembeli  dan  kebutuhan  penjualan  dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Dalam kenyataannya  penjualan  mempunyai  dua  sistem  yang  biasa  diterapkan  oleh  suatu  perusahaan  dagang  yaitu  penjualan  yang  dilakukan  dengan  cara  tunai  dan  penjualan  yang  dilakukan  menggunakan  cara  kredit  atau  sering  disebut  cara  angsuran.  Penjualan  yang  dilakukan  secara  tunai  merupakan  penjualan  dimana  saat  terjadi  penjualan  pembeli  akan  membayar  harga  barang  atau  jasa  yang  dibelinya  saat  itu  juga.  Penjualan yang dilakukan secara kredit atau angsuran adalah bilamana pembayaran  baru diterima beberapa waktu kemudian setelah terjadinya transaksi penjualan dan  cara pembayarannya dapat dilakukan secara bertahap dengan jumlah tertentu dan  dalam  jangka  waktu  tertentu  pula.  Pentingnya  promosi  penjualan  karena  promosi  penjualan  adalah  kegiatan‐kegiatan  pemasaran  selain  personal  selling,  periklanan  dan  publisitas,  yang  mendorong  evektifitas  pembelian  konsumen  dan  pedagang  dengan  menggunakan  alat  peragaan,  pameran,  demonstrasi,  dan  sebagainya  yang  ditunjukkan untuk meningkatkan penjualan barang tertentu.  Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen  atau  subsistem  yang  saling  bekerjasama  atau  yang  dihubungkan  dengan  cara‐cara  tertentu sehingga membenyuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna  dalam  mencapai  suatu  tujuan.  Suatu  sistem  mempunyai  karakteristik  sebagai  berikut: 



Mempunyai komponen (components) 



Mempunyai batas (boundary) 



Mempunyai lingkungan (environment) 



Mempunyai penghubung atau antar muka (interface) antar komponen 



Mempunyai masukan (input) 



Mempunyai pengolahan (processing) 



Mempunyai keluaran (output) 



Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal) 



Mempunyai kendali (control) 



Mempunyai umpan balik (feedback)  Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, 

dalam  membuat  sebuah  informasi  diperlukan  sebuah  sistem  yang  dapat  membuat  sebuah  informasi  yang  tepat  dan  akurat.  Sistem  Informasi  Manajemen  perlu  didefinisikan  lebih  detail  untuk  mendapatkan  informasi  yang  lebih  spesifik.  Model  umum  suatu  sistem  adalah  terdiri  atas  masukan  (input),  pengolah  (process),  dan  keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar berikut:                                                                                         

 

Input        

 

 

 

Proses  

 

 

Output   

 

  Gambar 1. Model Umum Suatu Sistem    Informasi  merupakan  hasil  pengolahan  data  sehingga  menjadi  bentuk  yang  penting  bagi  penerimanya  dan  mempunyai  kegunaan  sebagai  dasar  dalam  pengambilan  keputusan  yang  dapat  dirasakan  akibatnya  secara  langsung    maupun  tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:  

Menambah pengetahuan 



Mengurangi ketidakpastian 



Mengurangi resiko kegagalan 



Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan 



Memberi  standar,  aturan‐aturan,  ukuran‐ukuran,  dan  keputusan‐keputusan  yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. 

Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang  tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai  suatu  sistem  kekuasaan  dalam  suatu  organisasi  agar  orang‐orang  menjalankan  pekerjaan.  Umumnya,  sumberdaya  yang  tersedia  dalam  manajemen  meliputi  manusia,  modal  dan  material.  Dalam  sistem  informasi  manajemen,  sumber  daya  manajemen  meliputi  tiga  sumber  daya  tersebut  ditambah  dengan  sumberdaya  berupa  informasi.  Ada  istilah  Remenyi  yang  disebut  Paradigma  Anthony  dalam  pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang  ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh  manajemen  madya,  terakhir,  level  operasi  yang  dikelola  penyelia.    Dalam  upaya  memanfaatkan  sumberdaya  manajemen  tersebut,  para  manajer  akan  melakukan  tiga macam proses manajemen, yang meliputi:  

Perencanaan 



Pengendalian (meliputi pengorganisasian, penggerakan, dan koordinasi) 



Pengambilan keputusan  Sistem  Informasi  manajemen  dapat  didefinisikan  sebagai  sekumpulan 

subsistem  yang  saling  berhubungan,  berkumpul  bersama‐sama  dan  membentuk  satu  kesatuan,  saling  berinteraksi  dan  bekerjasama  antara  bagian  satu  dengan  bagian lainnya dengan cara‐cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data,  menerima masukan (input) berupa data‐data, kemudian mengolahnya (processing),  dan  menghasilkan  keluaran  (output)  berupa  informasi  denagai  dasar  bagi  pengambilan  keputusan  yang  berguna  dan  mempunyai  nilai  nyata  yang  dapat  dirasakan  akibatnya  baik  saat  ini  maupun  dimasa  yang  akan  datang,  mendukung  kegiatan  operasional,  menejerial,  dan  strategis  organisasi,  dengan  memanfaatkan  berbagai  sumberdaya  yang  ada  dan  tersedia  bagi  fungsi  tersebut  guna  mencapai  tujuan.  Sistem  informasi  menggunakan  SDM  (people),  perangkat  keras  (hardwere),  perangkat  lunak  (softwere),  data  dan  jaringan  kerja  (network)  untuk  menampilkan  aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya  data menjadi produk informasi. 

Agar  Sistem  Informasi  Manajemen  dalam  suatu  organisasi  dapat  beroperasi  secara  lebih  efektif,  maka  perlu  diperhatikan  tentang  beberapa  unsur  penting  berikut:  

Data yang dibutuhkan 



Kapan data dibutuhkan 



Siapa yang membutuhkan 



Dimana data dibutuhkan 



Dalam bentuk apa data dibutuhkan 



Prioritas yang diberikan dari bermacam data 



Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data 



Bagaimana pengaturan umpan balik 



Mekanisme evaluasi yang digunakan.  SIM  yang  baik  akan  mampu  menyediakan  data  dan  kemampuan  analisis 

perhitungan  data‐data.  Dalam  suatu  organisasi,  setiap  tingkatan  manajemen  mempunyai  kebutuhan‐kebutuhan  rencana  sendiri  yang  berbeda.  SIM  yang  dikembangkan  harus  mampu  mendukung  setiap  kebutuhan  tersebut.  Dengan  demikian  suatu  SIM  manajemen  yang  baik  harus  mampu  memberikan  dukungan  pada proses‐proses berikut:  

Proses perencanaan 



Proses pengendalian 



Proses pengambilan keputusan  Teknologi  Informasi  (TI)  secara  potensial  merupakan  suatu  strategi. 

Lingkungan  komunitas  TI  memandang  bahwa  aplikasi  TI  merupakan  suatu  bagian  strategi organisasi, karena berkaitan dengan fungsi perencanaan, dan pengendalian  manajemen organisasi. Untuk mengurangi resiko kegagalan TI, perusahaan harus:  1.

Pemisahan  divisi  TI  dengan  account  tersendiri.  Tujuannya,  mencatat  biaya  berikut  kontribusi  keuntungan  yang  terjadi  dari  kontribusi  investasi  TI.  Sehingga perusahaan dapat mengetahui sejauh mana efisiensi dan efektifitas  pemanfaatan investasi yang telah dialokasikan  untuk TI. 

2.

Melaksanakan  change  management.  Tujuan  change  management  adalah  berusaha  agar  perubahan  TI  diikuti  oleh  perubahan  proses  bisnis  dan 

organisasi. Hal ini harus mampu dilaksanakan baik oleh pemimpin atau pemilik  perusahaan  maupun  tenaga  operasional  dan  non  operasional.  Aspek‐aspek  yang harus  diperhatikan agar program  change management berjalan dengan  baik, antara lain:  

Membangun  dukungan  top  level  management  terhadap  proyek  TI  yang  sedang dikerjakan (sponsorship). 



Mempunyai visi tentang proyek yang sedang dikerjakan (direction). 



Membangun komitment seluruh tim yang terlibat dalam program change  management (commitment). 

 3.

Membangun kompetensi dan transfer teknologi (competence). 

Pemilihan perangkat TI yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Peranti TI  yang melebihi kebutuhan bisnis justru akan menjadi beban. 

4.

Investasi TI harus seimbang dengan investasi SDM. Dalam artian, kualitas SDM  yang ada diperusahan harus mampu mengoperasikan TI yang ada.   Beberapa  persoalan  yang  menjadi  penyebab  gagalnya  penerapan  TI  di 

perusahaan‐perusahaan di Indonesia antara lain:  1.

Implementasi TI masih dalam taraf yang relatif sederhana dan hanya in‐house  development.  Masalah  implementasi  TI  yang  sering  muncul  adalah  orang‐ orang  Ti  seringkali  tidak  mampu  menerjemahkan  bahasa  komputer  menjadi  bahasa  bisnis,  sedangkan  orang  bisnis  sendiri  tidak  mampu  memahami  kompleksitas  TI.  Jadi  seharusnya  SDM  TI  harus  mampu  menerjemahkan  bahasa  bisnis  kedalam  bahasa  sistem  komputer,  begitu  pula  sebaliknya.  Sehingga bukan TI yang menyetir bisnis, tetapi bisnislah yang menyetir TI. Ada  sepuluh kiat yang diharapkan mampu mendukung hubungan TI dengan bisnis,  yaitu:  

Jangan serahkan sistem informasi hanya kepada profesional TI saja. 



Pandanglah  pemakai  dan  mesinnya  sebagai  satu  kesatuan  yang  tidak  dapat dipisahkan. 



TI  merupakan  alat  untuk  memperlancar  berbagai  proses  bisnis.  Jadi,  bisnislah yang menyetir TI, dan bukan sebaliknya. 



Lakukan uji di tiap divisi atau unit pemakai TI. 



Agar  dapat  memahami  kebutuhan  dan  keinginan  pelanggan  internal  dan  eksternal,  profesional  TI  diharapkan  mampu  berkomunikasi  dengan  pelanggan secara langsung. 



Sistem dapat berjalan baik kalau sistem tersebut telah selesai 100 persen.  Bila  sistem  tersebut  baru  selesai  80  persen  saja,  sistem  tersebut  tidak  dapat digunakan atau lumpuh. 



Mengikuti  perkembangan  jaman  teknologi  yang  sedang  berlangsung,  sehingga dapat menjaga posisi perusahaan jika perusahaan tersebut ingin  menjadi pemimpin (leader) dari pesaingnya. 



Ciptakan  lingkungan  kerja  yang  mampu  menerima  keberhasilan  dan  kegagalan TI. 

 2.

Memilih SDM yang mampu, ahli dan terampil mengoperasikan TI. 

Belum memiliki SDM yang terampil dan ahli dalam mengoperasikan sistem TI  yang  ada.  Sehingga  banyak  CEO  perusahaan  yang  masih  belum  dapat  mengoperasikan TI‐nya, urusan ini mereka serahkan kepada MIS, vendor dan  konsultan. 

3.

Kebijakan  TI  yang  semestinya  menyangkut  urusan  perusahaan  diserahkan  sepenuhnya kepada Menejer TI atau Menejer MIS, vendor dan konsultan. 

4.

Banyak perusahaan belum mampu mengukur keberhasilan investasi TI. 

5.

Belum memiliki blue print  atau guidance book Investasi TI, sehingga evaluasi  terhadap efektifitas dan efisiensi penggunaan TI sangat sulit dilakukan.  Ada 

tujuh 

faktor 

yang 

menentukan 

dalam 

memformulasikan  suatu strategi TI yang paling efektif, yaitu  1.

Scale  dan scope 

2.

Necessity dan Speed 

3.

Principles dan increments 

4.

Update dan review 

5.

Fit dan timing 

6.

Resources dan skill 

7.

Support dan consensus 

kesuksesan 

dalam 

E‐commerce  merupakan  suatu  mekanisme  berbisnis  secara  elektronis  yang  menggunakan  sarana  jaringan  komputer  yang  saling  terhubung.  Dalam  sistem  e‐ commerce  terjadi  proses  pembelian  dan  penjualan  produk  atau  jasa  melalui  teknologi  internet  antara  dua  belah  pihak.  Aktifitas  e‐commerce  bisa  juga  berarti  pertukaran  informasi  antara  kelompok  kerja  dalam  suatu  perusahaan  dengan  menggunakan  teknologi  intranet.  Secara  umum,  e‐commerce  memiliki  ciri‐ciri  antara  lain:  (1)  terjadi  transaksi  antara  dua  belah  pihak,  (2)  adanya  barang,  jasa  atau  informasi  yang  diperdagangkan dan (3) transaksi dilakukan melalui teknologi berbasis internet (Indrajit,  2001).  E‐commerce  dibedakan  atas  tiga  kelompok.  Pertama,  E‐commerce  Business‐to‐ Consumer  (B2C),  yaitu  perusahaan  mengembangkan  pasar  elektronik  yang  menarik,  sehingga  pelanggan  merasa  tertarik  untuk  membeli  produk/jasa  dari  perusahaan  tersebut.  Penjualan  atau  pertukaran  barang  dan  jasa  secara  elektronik  dan  langsung  antar  perusahaan  sehingga  dapat  memangkas  biaya  perantara  merupakan  sistem  business to business. Dalam sistem B2B sebuah bisnis menjual ke bisnis yang lain dengan  menggunakan  internet  atau  jaringan  khusus  yang  bertujuan  untuk  memangkas  biaya  transaksi  dan  meningkatkan  efisiensi.  Selain  menjual  produk,  sistem  ini  juga  dapat  menjual iklan, pelatihan pegawai, riset pasar, dukungan teknis, layanan perbankan, dan  layanan  dukungan  bisnis  lainnya.  B2B  kebanyakan  menggunakan  jalur  komunikasi  komersial,  namun  sekarang  banyak  bisnis  B2B  menggunakan  internet,  extranet,  dan  atau  jaringan  pribadi  virtual.  Kedua,  E‐commerce  Business‐to‐Business  (B2B),  yang  melibatkan  pasar  e‐business  dan  hubungan  antar  perusahaan  atau  antara  perusahaan  dan pemasok. Sistem e‐commerce ini memberikan fasilitas dimana perusahaan menjual  barang  atau  jasa  kepada  konsumen.  Sistem  ini  pada  dasarnya  menggeser  karyawan  di  posisi  penyelia  dan  bahkan  stok  fisik  (bricks  and  mortar).  Contoh  sistem  B2C  adalah  Amazon.com.  Ketiga,  E‐commerce  Consumer‐to‐Consumer  (C2C),  merupakan  tempat  dimana  para  pelanggan dan perusahaan dapat saling membeli dan menjual produknya  masing‐masing  dalam  proses  situs  Web  lelang.  (O’Brien,  2005).  Sistem  ecommerce  berikut  memberikan  layanan  dimana  konsumen  menjual  barang  atau  jasa  secara  langsung ke konsumen lain, kerap kali dengan bantuan pihak ketiga (perusahaan lelang  online).  Pihak  ketiga  menjadi  perantara  atau  mediator  antara  konsumen  yang  ingin  membeli dan menjual, dan mereka mengambil sebagian kecil dari keuntungan penjual. 

Ecommerce  telah  mengubah  bisnis  menjadi  online,  tidak  hanya  memperluas  pilihan  produk  dan  jasa  bagi  konsumen,  tetapi  juga  membentuk  peluang  bisnis  baru  dan  memperkuat bisnis yang telah ada untuk mengembangkan strategi dengan internet. E‐ commerce  membentuk  kembali  keseluruhan  industry  dan  mengubah  hal  yang  paling  mendasar dari sebuah perusahaan.  Website adalah sebutan untuk sekelompok halaman web (web page), yang pada  umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain atau sub domain di World Wide  Web  di  Internet.  WWW  terdiri  dari  seluruh  situs  web  yang  tersedia  kepada  public.  Halaman halaman sebuah situs web diakses dari sebuah URL yang menjadi akar (root),  disebut  dengan  homepage  (halaman  induk  atau  halaman  muka)  dan  pada  umumnya  disimpan pada server yang sama. Sebuah website biasanya dibuat oleh individual, bisnis  atau organisasi berdasarkan topic dan tujuan tertentu. Setiap website dapat juga berisi  hyperlink ke website lainnya, jadi antara satu wesite dengan website lainnya dapat saling  berhubungan.  Website  ditulis  atau  dirubah  secara  dinamis  menjadi  HTML  (Hyper  Text  Markup  Language)  dan  diakses  dengan  menggunakan  software  yang  disebut  Internet  Browser  yang  dikenal  juga  dengan  sebutan  HTTP  client.  Web  page  dapat  diakses  dan  dilihat dari berbagai macam alat, diantaranya desktop computer, laptop computer, PDA  ataupun  cell  phone  yang  semuanya  mempunyai  koneksi  internet.  Sebuah  website  ditampung  dalam  sebuah  sistem  computer  yang  disebut  web‐server,  dikenal  juga  dengan  sebutan  HTTP  server.  Server  ini  menggunakan  software  yang  berfungsi  dan  mengirim respon web page terhadap perintah yang  dilakukan oleh pengakses  website.  Ada dua jenis website yang ada saat ini, yaitu Static Website dan Dynamic Website. Dua  duanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing‐masing. Dibawah ini akan dijelaskan  beberapa pengertian dari Static Website dan Dynamic Website. Static website (Website  Statis)  adalah  website  yang  isinya  dirancang  untuk  sering  berubah  secara  manual,  dan  biasanya dikelola perorangan dengan menggunakan beberapa software editor. Dynamic  Website  (Website  Dinamis)  adalah  website  yang  isinya  dan  informasinya  dirancang  untuk  sering  berubah.  Ketika  web‐server  menerima  perintah  untuk  menampilkan  sesuatu  dalam  web  page,  maka  webpage  akan  secara  otomatis  digerakkan  oleh  software  yang  dipakai  untuk  segera  merespon  perintah  tersebut,  contohnya:  website  dapat  menampilkan  status  dialog  antar  user,  memonitor  situasi  yang  terjadi  atau  menyediakan  informasi  yang  diminta  oleh  individual  user.  Beberapa  system  software 

yang dapat digunakan untuk enunjang dalam pembuatan Dynamic Website antara lain:  PHP, ASP.NET dan JSP.   Sistem  merupakan  kumpulan  dari  objek‐objek  seperti  manusia,  sumber  daya,  konsep dan prosedur untuk melakukan suatu fungsi atau tujuan. Sistem terbagi menjadi  tiga  bagian  yaitu  input,  proses  dan  output.  Bagian‐bagian  tersebut  dikelilingi  oleh  dan  selalu meliputi mekanisme umpan balik. Sebagai contoh, pengambil keputusan manusia  dapat  dikategorikan  sebagai  sebuah  sistem.  Sistem  informasi  didefinisikan  oleh  Robert  A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut, “Sistem informasi adalah suatu sistem di  dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,  mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan  laporan‐laporan  yang  diperlukan”.  Sistem  informasi  terdiri  dari  beberapa  komponen  yang  disebut  dengan  istilah    blok  bangunan  (building block). Block bangunan tersebut adalah:  1.

Blok masukan (input block) 

 

Masukan  atau  Input  mewakili  data  yang  masuk  ke  dalam  system  informasi.  Masukan  disini  termasuk  metode‐metode  dan  media  untuk  menangkap  data  yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen‐dokumen dasar. 

2.

Blok model (model block) 

 

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan   memanipulasi  data  input  dan  data  yang  tersimpan  di  basis  data  dengan  cara  yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 

3.

Blok keluaran (output block) 

 

Produk  dari  sistem  informasi  adalah  keluaran  yang  merupakan  informasi  yang  berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen  serta semua pemakai sistem. 

4.

Blok teknologi (technology block) 

 

Teknologi  merupakan  “kotak  alat”  (toolbox)  dalam  sistem  informasi.  Teknologi  digunakan  untuk  menerima  input,  menjalankan  model,  menyimpan  dan  mengakses  data,  menghasilkan  dan  mengirimkan  keluaran  dan  membantu  pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 

5.

Blok basis data (database block) 

 

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan  satu  dengan  lainnya,  tersimpan  di  perangkat  keras  komputer  dan  digunakan  perangkat  lunak  untuk  memanipulasinya.  Data  perlu  disimpan  di  dalam  basis  data  untuk  keperluan  penyediaan  informasi  lebih  lanjut.  Data  di  dalam  basis  data  perlu  diorganisasikan  sedemikian  rupa,  supaya  informasi  yang  dihasilkan  berkualitas.  Organisasi  basis  data  yang  baik  juga  berguna  untuk  efisiensi  kapasitas  penyimpannya.  Basis  data  diakses  atau  dimanipulasi  dengan  menggunakan  perangkat  lunak  paket  yang  disebut  dengan  DBMS  (Database  Management Systems). 

6.

Blok kendali (control block) 

 

Banyak  hal  yang  dapat  merusak  sistem  informasi,  seperti  misalnya  bencana  alam,  api,  temperatur,  air,  debu,  kecurangan‐kecurangan,  kegagalan‐kegagalan  sistem  itu  sendiri,  kesalahan‐kesalahan,  ketidak‐efisienan,  sabotase,  dan  lain  sebagainya.  Beberapa  pengendalian  perlu  dirancang  dan  diterapkan  untuk  meyakinkan  bahwa  hal‐hal  yang  dapat  merusak  sistem  dapat  dicegah  ataupun  bila terlanjur terjadi kesalahan‐kesalahan dapat langsung diatasi.  Sistem  merupakan  kumpulan  elemen‐elemen  dan  bekerja  sama  untuk 

memproses  masukan  atau  input  yang  ditujukan  kepada  sistem  tersebut  dan  mengolah  input  tersebut  sampai  menghasilkan  keluaran  atau  output  yang  diinginkan.  Sedangkan  informasi  adalah  kumpilan  data  yang  diolah  menjadi  bentuk  yang  lebih  berguna  dan  lebih  berarti  atau  dalam  kata  lain  lebih  bermanfaat  bagi  pengguna  informasi  tersebut.  Informasi  merupakan  suatu  kumpulan  data  yang  sudah  diproses  untuk  memperoleh  pengetahuan yang lebih berguna untuk mencapai suatu sasaran. Suatu informasi dapat  dikatakan  bernilai  apabila  informasi  tersebut  memberikan  suatu  manfaat  yang  lebih  disbanding  dengan  kita  hanya  melihat  data  yang  ada.  Suatu  sistem  mempunyai  tujuan  atau  sasaran.  Tujuan  biasanya  dihubungkan  dengan  ruang  lingkup  yang  lebih  luas  dan  sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Sasaran dari sistem sangat menentukan  masukan  yang  dibutuhkan  sistem  dan  keluaran  yang  dihasilkan  oleh  sistem.  Sistem  dapat  dikatakan  berhasil  apabila  jika  dapat  mencapai  tujuan  atau  sasaran.  Suatu  informasi dikatakan bernilai apabila memiliki manfaat yang lebih efektif dan efisien jika  dibandingkan  dengan  biaya  untuk  mendapatkannya.  Informasi  dapat  dihasilkan  dari  sistem  informasi  yang  disebut  juga  processing  system  atau  information  processing 

system  atau  juga  information  generation  system.  Sistem  informasi  adalah  “Suatu  kombinasi  dari  orang‐orang,  fasilitas,  teknologi,  media,  prosedur‐prosedur  dan  pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses  tipe  rutin  tertentu,  member  sinyal  kepada  manajemen  dan  lainnya  terhadap  kejadian‐ kejadian  internal  dan  eksternal  yang  penting  menyediakan  suatu  dasar  untuk  pengambilan keputusan yang cerdik”. Menurut Herlambang (2005:47), system informasi  terdiri  dari  input,  proses  dan  output.  Pada  proses  terdapat  hubungan  timbal  balik  dengan dua elemen, yaitu control dari kinerja system dan sumber sumber penyimpanan  data.  Input  yang  akan  diproses  berupa  data,  baik  berupa  karakter‐karakter  huruf  maupun  numerik.  Saat  ini  data  dapat  berupa  suara  atau  audio  maupun  gambar  atau  video. Data ini diproses dengan metode‐metode tertentu dan akan menghasilkan output  yang  berupa  informasi.  Informasi  yang  dihasilkan  dapat  berupa  laporan  atau  report  maupun solusi dari proses yang telah dijalankan.  Menurut  Nugroho  (2004:4),  basis  data  atau  database  merupakan  koleksi  dari  data‐data  yang  terorganisir  dengan  rapi  sehingga  dapat  dengan  mudah  disimpan  dan  dimanipulasi  (ditambah,  diubah,  dihapus,  dan  dicari).  Database  merupakan  komponen  yang  sangat  penting  dalam  kehidupan  seharihari.  Kita  dapat  menjumpai  pemanfaatan  database  dalam  kehidupan  sehari‐hari,  seperti  penggunaan  mesin  ATM,  sistem  akademik di sekolah, sistem informasi di kantor, dll. Sebenarnya database tidaklah harus  berhubungan  dengan  computer,  catatan  belanja  seorang  ibu  rumah  tangga  juga  merupakan  database  dalam  bentuk  yang  sangat  sederhana.  Salah  satu  tujuan  dari  database adalah memberikan pengguna suatu pandangan abstrak dari data, yaitu sistem  menyembunyikan  rincian  bagaimana  data  disimpan  dan  dipelihara.  Sistem  database  harus dibuat semudah mungkin untuk dimengerti karena kebanyakan pengguna sistem  database  adalah  orang‐orang  yang  kurang  terlatih  di  bidang  teknologi  komputer.  Pengembang  sistem  database  harusnya  dapat  menyembunyikan  kompleksitas  suatu  sistem dengan menyediakan beberapa peringkat abstraksi. Beberapa peringkat abstraksi  itu adalah:  1.

Peringkat  Fisik  yaitu  peringkat  terendah  dari  suatu  abstraksi  yang  mendeskripsikan  bagaimana  data  sesungguhnya  disimpan  dalam  media  penyimpanan fisik, seperti hardisk, pita magnetic dan sebagainya. 

 

  2.

Peringkat  logika  yaitu  peringkat  yang  mendeskripsikan  data  apa  yang  disimpan  di  database  dan  hubungan  apa  yang  ada  antara  data‐data  tersebut.  Peringkat  logika  menjelaskan  database  dengan  struktur  yang  relative  sederhana,  meskipun  implementasinya  mungkin  mengandung  strukur fisik yang kompleks. 

3.

Peringkat  Pengguna  yaitu  peringkat  tertinggi  dari  abstraksi.  Meskipun  peringkat  logika  sudah  cukup  sederhana,  namun  pada  database  yang  berukuran besar, kompleksitas masih dijumpai karena banyaknya jenis data  dan  informasi  yang  tersimpan  pada  database.  Kebanyakan  pengguna  tidak  membutuhkan informasi itu, mereka kebanyakan mengaksesbagian tertentu  dari  database.  Peringkat  pengguna  yang  sering  dijumpai  adalah  GUI  (Graphichal User Interface). 

III.  

Pembahasan  Internet merupakan saluran utama pemasaran (e‐commerce), sebuah media 

untuk  mempublikasikan  informasi  mengenai  produk  dan  perusahaan  dan  sebagai  media  komunikasi  dengan  pemasok  dan  mitra  bisnis.  Penggunaan  internet  sebagai  media pemasaran di PT Jeng Ratu Indonesia diharapkan dapat memberikan manfaat  sebagai berikut:  

Meningkatkan penjualan 



Mengurangi biaya melalui penjualan online  



Mencapai relung‐relung pasar (niche market) yang tidak tercapi melaui  pemasaran konvensional 



Meningkatkan  kepuasan  pelanggan  yang  mengarah  kepada  kesetiaan  pelanggan melalui customer service dan support berbasis web. 



Mengembangkan saluran distribusi dan pemasaran berbasis web untuk  memasarkam produk 

Adapun  kegiatan  pemasaran  yang  dilakukan  mencakup  online  advertising  yang  dilakukan  dengan  cara  beriklan  di  berbagai  websites  dan  melakukan  pemasaran 

langsung  dangan  cara  mengirimkan  katalog  produk  ke  konsumen  dan  konsumen  potensial.  3.1

Analisa Perancangan Sistem (Dokumen Flow Transaksi Penjualan)  Dokumen  flow  adalah  sebuah  model  yang  disusun  sesuai  dengan  proses 

bisnis  yang  ada  yang  akan  dibangun  menjadi  sebuah  sistem  yang  baru.  Dokumen  flow ini akan digunakan oleh analis sistem untuk memahami proses bisnis dan aliran  dokumen  yang  ada  untuk  kemudian  dianalisa  dan  dirancang  kembali  sistem  yang  akan digunakan. Pada dokumen flow berikut ini menjelaskan bagaimana alur proses  penjualan.   Proses  diawali  dengan  pencarian  produk  pada  gudang  kantor  pusat  untuk  didisplay pada front office kantor. Setelah itu maka akan keluar produk yang dipilih  untuk  didisplay  beserta  katalog  produk  yang  tersedia.  Proses  selanjutnya  yaitu  didisplay produk pada toko agar dapat dilihat oleh pembeli. Apabila setelah melihat  didisplay  produk  pembeli  berminat  dengan  produk  yang  ditampilkan,  maka  dilanjutkan pemesanan produk oleh pembeli, kemudian karyawan kantor membuat  nota penjualan yang nantinya diserahkan kepada pembeli. Data produk yang keluar  dicatat  secara  manual  oleh  karyawan  kantor.  Laporan  transaksi  berupa  nota  penjualan  akan  digunakan  sebagai  bukti  transaksi  sebagai  pertanggung  jawaban  karyawan terhadap produk yang berhasil dijual kepada pemilik perusahaan.                         Gambar 2. Gudang‐display‐nota‐transaksi   

START

PRODUK

     

CEK PRODUK    SEBELUM 

   

CEK PRODUK DI  GUDANG   

  CEK PRODUK    SEBELUM DISPLAY 

     

PRODUK YG  DIDISPLAY 

   

MELIHAT  DISPLAY  PRODUK DI  KANTOR

DISPLAY    PRODUK DI  KANTOR 

PEMBELIAN  PRODUK 

APAKAH    PESANAN ADA  DI DISPLAY

  TIDAK

   

ORDER  PRODUK

ADA

  APAKAH  PESANAN  SAMA 

  DATA  PRODU  

NOTA  PENJUALA

  ADA

TIDAK 

NOTA  PENJUALA

  PENCATATAN  TRANSAKSI  PENJUALAN

 

MONITORING  PENJUALAN 

   

PRODUK 

NOTA  PENJUALAN 

 

PENENTUAN  KEPUTUSAN  UNTUK  PENJUALAN  BERIKUTNYA

    FINISH  PRODUK

  PENCARIAN  PRODUK DI  GUDANG

DATA  PENJUALA

Setelah  melakukan  pembuatan  nota  penjualan,  maka  produk  yang  dipesan  diserahkan kepada pelanggan beserta nota penjualan. Dari hasil transaksi penjualan  pemilik  toko  akan  melihat  laporan  penjualan  yang  nantinya  akan  digunakan  untuk  menentukan keputusan penjualan berikutnya.  3.2

Proses Transaksi Penjualan  (Dokumen Flow Terkomputerisasi)  Pada  dokumen  flow  terkomputerisasi  proses  transaksi  penjualan 

menggambarkan  dua  entity,  yaitu  entity  pelanggan  dan  system  penjualan.  Proses  transaksi  penjualan  dimulai  dari  pelanggan  melakukan  login  ke  sistem.  Kemudian  sistem  akan  mengecek  apakah  sudah  terdaftar  sebagai  member  apa  belum.  Jika  belum  terdaftar  maka  pelanggan  melanjutkan  ke  proses  registrasi  pelanggan.  Apabila  pelanggan  yang  sudah  terdaftarakan  melakukan  transaksi  pembelian  maka  pelanggan akan memilih produk yang didisplay pada halaman website.                

Gambar 4. Dokumen Flow Terkomputerisasi Transaksi Penjualan 

3.3

Sistem Informasi Marketing  Sistem  ini  dincang  sebagai  alat  untuk  mengelola  pekerjaan  dari  bagian 

penjualan.  Sistem  ini  ditujukan  untuk  mengatasi  permasalahan  pembelian  dimana  produk  akan  dapat  dipesan  dan  dibeli  oleh  konsumen  dari  lokasi  mana  saja  setiap  saat  serta  permasalahan  pengiriman  produk  dimana  produk  yang  dibeli  konsumen  perlu  memperhatikan  jarak  yang  terdekat,  aman  dan  ekonomis  dari  salah  satu  pengusaha ke lokasi konsumen.   Sebagian  besar  aktivitas  pemasaran  dapat  dilakukan  melaui  internet,  termasuk  proses  transaksi  pembelian.  Konsumen  yang  dapat  memanfaatkan  jasa  kami adalah para konsumen herbal yang mengedepankan produk yang kembali kea  lam  untuk  produk  kecantikan  dan  kesehatan.  Hal‐hal  yang  dapat  dilakukan  oleh  konsumen melalui website kami yaitu melihat‐lihat jenis produk yang dapat dipesan  pada  galeri  produk,  selanjutnya  mencari  data  informasi  tertentu  yang  dibutuhkan  sehubungan  dengan  proses  transaksi  pembelian  yang  akan  dilakukan.  Selain  melakukan  aktivitas  pemesanan,  konsumen  juga  dapat  mendapatkan  sejumlah  informasi lain misalnya kegunaan produk, artikel tentang tanaman obat herbal, tips  kesehatan  dan  kecantikan,  dan  menyampaikan  kritik  serta  saran.  Layanan  pasca  pembelian  untuk  konsumen  tersedia  di  dalam  website  yang  dapat  disampaikan  melalui e‐mail atapun chating, yang akan berkonsultasi dengan konsultan kecantikan  dan kesehatan Jeng Ratu Indonesia.

acces

costumer 

Online ads

Online order 

Standard order

distribution

Gambar 5. Jalur Pemesanan Oleh Konsumen Melalui Website    Jika  konsumen  tertarik  dengan  produk  yang  terdapat  pada  website  maka  konsumen  dapat melakukan pemesanan dengan  menggunakan e‐mail, dengan mengisi  daftar  pemesanan,  melalui  fax  atau  telephone.  Pembayaran  dapat  dilakukan  dengan  menggunakan  kartu  kredit  maupun  e‐banking.  Selanjutnya  server  akan  menyampaikan  pemesanan kepada kantor tanpa mengabaikan rencana produksi yang telah disusun.    3.4      Banking Electric  Kami juga merancang jasa banking electronic yang akan memudahkan konsumen  untuk  melakukan  transaksi  finansial  atas  pembelian  yang  telah  mereka  lakukan.  Konsumen dapat melakukan pembayaran menggunakan kartu kredit maupun e‐banking  (kartu debit atau e‐transfer).    3.5 

Matrik Komponen Sistem Informasi Jeng Ratu Indonesia  Berikut ini adalah identifikasikan bagian‐bagian yang termasuk dalam sumberdaya 

manusia,  hardware,  software,  data,  serta  sumberdaya  network  dan  produk  informasi  dalam perancangannya:   

a.

Sumber Daya Manusia  1. Spesialis, terdiri dari :   Operator  2. Pengguna, terdiri dari :   Pegawai penjualan   Pelanggan   Manajer  

 Konsultan Kesehatan dan Kecantikan  b.

Sumber Daya Hardware dan Jaringan  1. Mesin, terdiri dari :  

Workstation manager PC 



Intel Core 2 duo 



ATM Reader 



Magnetic disc drives 



Network server  



Prosessor komunikasi 



Banking electronic 



Printer 



Server prosesor komunikasi 

2. Media, terdiri dari :   Magnetic stripe   Hard disc   ATM Card   Media komunikasi elektronik   Kertas laporan   Customer service electronic   Kertas laporan   Magnetic disc drive   Dokumen laporan pengendalian    LAN   Kertas struk 

c.

Sumber Daya Software  1.

Program, terdiri dari :   DBMS windows   Program pemasukan data   Pemprosesan penjualan   NOS   Analisis penjualan   Program pelaporan   Program grafik   Program monitoring performance   Program  monitoring keamanan 

2. Prosedur, terdiri dari : 

d.

e.



Pemasukan data 



Transaksi penjualan 



Penggunaan dan distribusi output 



Prosedur back up 



Prosedur pengendalian 



Prosedur koreksi 

Sumber Daya Data  

Data pelanggan 



Data produk 



Data transaksi 



Data inventori 



Data penjualan 

Produk Informasi  

Data entry display 



Status display 



Laporan analisa penjualan 



Informasi penjualan di layar 



Struk 



Laporan 

    AKTIVITAS 

  INPUT 

    PEMPROSE SAN 

  OUTPUT 

  SUMBERDAYA HARDWARE DAN  JARINGAN      MESIN  MEDIA      Magnetic  Workstation  stripe   manager PC  Hard disk  ATM reader  Intel core 2 duo  ATM Card    Magnetic  disc    LAN  (local  drive,  Network server   area  network)  Prosesor    komunikasi,  Banking  electronic,  Server  Workstation  Media  manager,  Komunikasi  Printer  elektronik,  Kertas  laporan  Customer  service  electronic,  Kertas struk 

  SUMBERDAYA SOFTWARE    PROGRAM 

  SUMBERDAYA MANUSIA 

  PROSEDUR 

  DBMS Windows,  Program  pemasukan data 

  Pemasukan  data 

  Pemprosesan  penjualan,  Analisis penjualan.    

  Transaksi  penjualan,   

Program pelaporan,  Program grafik,  NOS 

Penggunaan  dan   distribusi  output 

 

  SPESIALIS       

  PENGGUNA    Pegawai  penjualan,  Pelanggan   

 

 

Pegawai  penjualan,   Pelanggan,  Manajer    

    SUMBERDAYA  DATA 

    PRODUK  INFORMASI 

  Data produk,  Data  pelanggan,   data transaksi 

  Data  entry  display 

  Idem,  Data  penjualan,  Data inventori   

      Status  display 

 

Struk,  Laporan  analisa  penjualan,  Informasi  penjualan  dilayar   

  PENYIMPA NAN      KENDALI 

Magnetic  drive 

Server,  Prosesor  komunikasi, 

disc  Magnetic  disk drive 

Dokumen  laporan  pengendalia n,  LAN,  Kertas 

Matrik Komponen Sistem Informasi

DBMS, NOS 

Prosedur   backup 

Operator 

Pegawai   penjualan 

Program monitoring  performance,  Program monitoring  keamanan 

Prosedur  pengendalian ,  Prosedur  koreksi 

Operator 

Pegawai  penjualan,  Pelanggan,  Manajer 

Idem,   Data  penjualan,   data inventori  Idem,  Data  penjualan,  Data inventori 

 

Laporan,  Data  entry  display 



IV.

Kesimpulan  Saat ini perusahaan yang bergerak dalam bisnis rempah‐rempah herbal dari 

tanaman  obat  sangat  banyak  di  Indonesia.  Saat  ini  PT  Jeng  Ratu  Indonesia  bermaksud menghadirkan layanan bisnis rempah‐rempah herbal dari tanaman obat   yang berbeda dan emiliki nilai tambah. Dengan menggunakan internet, perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  ini  dapat  dikatakan  masih  sangat  jarang  yang  memanfaatkan  sistem  informasi  berbasis  IT  dalam  pengembangan  bisnis  tersebut.  Di samping itu dapat digunakan untuk mengatasi hambatan biaya, internetworking  juga  dapat  mengatasi  hambatan  struktural.  Akan  tetapi  ada  sistem  informasi  yang  harus  diperhatikan  dengan  seksama  oleh  para  pengusaha  sehingga  penggunaan  IT  dapat menyelesaikan solusi secara optimal.   Untuk  mengatasi  permasalahan  ini  PT  Jeng  Ratu  Indonesia  sebagai   perusahaan herbal dari tanaman obat disarankan untuk menerapkan hal‐hal terkait  yaitu,  (1)  Penggunaan  Internetworking  sebagai  aplikasi  dokumen  flow  yang  terkomputerisasi; (2) Aplikasi Software; (3) Sistem Informasi Marketing; (4) Banking  Electronic; (5) Matrik Komponen SI Bunga Potong.    Dengan penerapan sistem informasi dan teknologi informasi yang memadai,   diharapkan PT Jeng Ratu Indonesia mampu bersaing dengan pengusaha herbal dari  tanaman obat yang lain dan mengembangkan usahanya hingga tercapai target yang  diharapkan  perusahaan.  Sehingga  dapat  dikatakan  bahwa  teknologi  informasi  ini  merupakan  suatu  komponen  dasar  bagi  sistem  informasi  untuk  mempermudah  kinerja para pengusaha atau instansi terkait.                   



  DAFTAR PUSTAKA      Andrew, Dorine C., dan Stalick, Susan K. 1994. Business reengineering : The Survival  guide. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall, Inc.    Indrajit, R. E. 2001. E‐commerce, Kiat dan Strategi Bisnis di Dunia Maya. Penerbit PT.  Elex Media Komputindo, Jakarta.    Obrien, J. A. 2004. Management Information System. Managing Information Technology  in the Business Enterprise. Sixth edition. McGraw Hill. New York, USA.    Seminar, K. B. 2004. Pembangunan Sistem Informasi dan Penyusunan DSS. Pelatihan  Dosen Tentang Teknologi Informasi untuk Pengelolaan Sumberdaya Alam.  Fakultas MIPA, IPB, Bogor.    Strauss, Judy, Adel El Ansaru, Raymond Frost. 2006, E‐Marketing. Prentice. New Jersey.