SISTEM INFORMASI APOTEK SEHAT - USU Institutional Repository

BAB 3

PERANCANGAN SISTEM

3.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tahapan perancangan

(design) memiliki tujuan untuk merancang

sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah – masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.

3.2 Data Flow Diagram (DFD)

Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.

Universitas Sumatera Utara

Beberapa simbol yang digunakan di DFD yaitu: No. 1

Simbol

Nama

Keterangan

External Entity

Merupakan kesatuan dilingkungan

(Kesatuan Luar)

luar sistem yang dapat berupa orang,

organisasi

atau

sistem

lainnya yang berada di menerima output dari sistem.

2.

Data Flow

Menunjukkan arus dari data yang

(Arus Data)

dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3.

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, Process

mesin atau komputer dari hasil dari

(Proses)

suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4

Data Store

Simpanan

(Simpanan

merupakan tempat menyimpan data

Data)

data

(data

store)

yang dibuat.

Tabel 3.1 Simbol – simbol Data Flow Diagram


3.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD (Data Flow Diagram) yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Berikut ini adalah diagram konteks Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek Sehat Farma : Tempat Obat Persetujuan permintaan

Total bayar obat Pelanggan /pembeli -Data pelanggan -Data permintaan

Faktur

0 Transaksi penjualan obat

Biaya permintaan

Kasir / Asisten Apoteker

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek Sehat Farma


3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Level Nol

Diagram nol adalah yang menggambarkan proses dan data flow diagram. Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi – fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan eksternal entity. Persetujuan permintaan -Data permintaan -Data pelanggan

obat Tempat obat /Stok Obat(F1)

Pelanggan/ Pembeli -Total bayar -Obat

1.0 Faktur

Penjualan obat

- Penjualan

- Data Obat - Data Penjualan -Rincian

F3 T Transaksi penjualan

F24

Obat

F5

Obat terjual

F6

Rincian penjualan

-Rincian Penjualan 2.0 Laporan Penjualan

- Data Penjualan - Rincian Penjualan - Transaksi Penjualan

- Laporan Transaksi Penjualan - Laporan Data Obat - Laporan Data Obat terjual - Laporan Rincian Penjulan Kasir/Asisten Apoteker (F2) Gambar 3.2 Data Flow Diagram (DFD) Level Nol


3.3 Database Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.

Penjualan faktur tgl jam total item dibayar kembali kasir

Barang kode_barang nama_barang harga_Jual jlh_barang

detailJual faktur kode_barang jlh_jual

Daerah kode_kasir nama_kasir pasword

Gambar 3.3 Relasi tabel dari Perancangan Database

3.4 Data Dictionary (DD)

Kamus data atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah system data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan Kamus Data analis sistem dapat mendefenisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan – laporan dan database.


Berikut penulis memaparkan kamus data pada DFD level nol Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek Sehat Farma. Nama arus data : Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek Sehat Farma. Alias

: Faktur

Bentuk data

: Dokumen Cetakan Komputer

Arus data

: proses 1.0 - Data Obat proses 1.0 - Pelanggan

Penjelasan

:Tembusan dari faktur penjualan untuk meminta obat dari tempat obat.

Periode

: setiap kali terjadi penjualan (harian)

Volume

: Volume rata-rata dan volume maksimal belum diketahui karena saat ini sistem yang dirancang belum berjalan

Struktur Data

: Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek Sehat Farma terdiri dari item data : a. No Faktur

d.Total

g.Harga Jual

j. Banyak

b.Tanggal Faktur

e. Kode Obat

h. Harga Pokok

k. Rincian

c. Nama Obat

f. Jumlah

i.Jenis Obat

3.5 Perancangan Flle-File Database

Dalam pembuatan Sistem Informasi yang baik diperlukan perancangan database yang baik. Perancangan database sebagai tempat penyimpanan data merupakan salah satu aspek penting yang akan menentukan efektivitas dan efesiensi kerja dari program pengolahan data yang akan dibuat. Perancangan database yang salah akan


mengakibatkan proses data yang terlalu rumit, yang akan membuat kerja semakin lama. Perancangan sebuah databse berdasarkan bagimana seorang analis merancang sistematika proses dari sistem komputerisasinya. Pada umumnya database telah disiapkan sebelumnya untuk menghasilkan laporan sitm informasi yang dikehendaki.

1. Table Penjualan Tabel penjualan merupakan tabel database yang berisikan tentang informasi transaksi penjualan pada Apotek Sehat Farma. Item yang ada pada tabel penjualan dapat dilihat pada tabel 3.5.1 di bawah ini.

Tabel 3.2 Contoh Tabel Penjualan Obat

KodeObat Nama Obat

Harga

Harga

Pokok

Jual

Banyak

No.Faktur

Jumlah

00001

Omemox

Rp.4000

Rp.5000

35

F.0001

Rp.165.000

00002

Omeprazole

Rp.7000

Rp.8000

53

F.0002

Rp.424.000

00003

Amioxln500

Rp.4500

Rp.5000

24

F.0003

Rp.120.000

2. Tabel Data Obat Tabel data obat merupakan tabel database yang berisikan tentang informasi namanama obat yang telah diinput Apotek Sehat Farma. Item yang ada pada tabel penjualan dapat dilihat pada tabel 3.5.2 di bawah ini.


Tabel 3.3 Contoh Tabel Data Obat

Kode Obat

NamaObat

Harga Pokok

Harga Jual

Banyak

00001

Omemox

Rp.4000

Rp.5000

35

00002

Omerprazole

Rp.7000

Rp.8000

53

00003

Amioxln500

Rp.4500

Rp.5000

24

3. Tabel Faktur Pembelian Tabel faktur pembelian merupakan tabel database yang berisikan tentang informasi data faktur pembelian yang telah diinput pada Apotek Sehat Farma. Item yang ada pada tabel faktur pembelian dapat dilihat pada tabel 3.5.2 di bawah ini.

Tabel 3.4 Contoh Tabel Faktur Pembelian

NoFaktur

Tanggal Faktur

Total

F0001

18 Mei 2009

Rp.30.000

F0002

19 Mei 2009

Rp.40.500

3.6 Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD)

Relasi adalah hubungan antara tabel yang satu dengan tabel yang lainnya. Ada tiga bentuk relasi antar tabel, yaitu :


a. Relasi one-to-one (satu ke satu), yaitu ketika satu record pada satu tabel hanya berhubungan dengan satu record pada tabel lainnya. b. Relasi one-to-many (satu ke banyak), yaitu ketika satu record pada satu tabel berhubungan dengan banyak record pada tabel lainnya. c. Relasi many-to-many (banyak ke banyak), yaitu ketika banyak record pada suatu tabel berhubungan dengan dengan record pada tabel lainnya.

3.7 Struktur Database

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Berikut ini digambarkan perancangan database pada sistem yang akan dipakai:

3.7.1 Struktur Tabel Data Obat Struktur tabel data obat merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari kode obat, nama obat, harga pokok, dan harga jual.

Tabel 3.5 Struktur Tabel Data Obat No

Field Name

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

1.

Kode Obat

Text

5

Kode Obat

2.

Nama Obat

Text

30

Nama Obat

4.

Harga Pokok

Number

Long Integer

Harga Pokok


5.

Harga Jual

Number

Long Integer

Harga_Jual

6.

Banyak

Number

Long Integer

Banyak

3.7.2 Struktur Tabel Jual Obat Struktur tabel jual obat merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari no faktur, kode obat, banyak obat, harga jual dan jumlah.

Tabel 3.6 Struktur Tabel Jual Obat

No

Field Name

Type Data

Ukuran

Keterangan

1.

No Faktur

Text

5

No Faktur

2.

Kode Obat

Text

5

Kode Obat

3

Banyak

Number

Long Integer

Banyak

4

Harga Jual

Number

Long Integer

Harga Jual

5

Jumlah

Number

Long Integer

Jumlah

3.7.3 Struktur Tabel Faktur

Struktur tabel faktur merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari nomor faktur dan tanggal faktur.


Tabel 3.7. Struktur Tabel Faktur

No.

Field Name

Tipe Data

Ukuran

Keterangan

1.

NoFaktur

Text

5

No Faktur

2.

TglFaktur

Date/Time

3.

KdPel

Text

5

Kode Pelanggan

4.

Total

Number

Integer

Total

Tanggal Faktur

3.8 Perancangan Form Input

Pada perancangan Form Input dibutuhkan beberapa form sebagai dasar pengimputan data yang berhubungan dengan program diantara yaitu :

1. Input Password Pada perancangan Form Input password terdiri dari Nama dan Password yang sudah ditentukan oleh Apotek Sehat Farma.

Nama

Password

Gambar 3.4 Gambar Input Password


2. Input Data Obat Pada form input data program terdiri dari kode obat, nama obat, harga beli, harga jual dan jumlah yang akan digunakan oleh Apotek Sehat Farma.

Kode Obat Nama Harga Beli

Harga Jual

Jumlah

Input

Kode

Edit

Nama

Hapus

H.Beli

Tutup

H.Jual

Refresh

Jumlah

Gambar 3.5 Gambar Input Data Obat

3. Menu Utama Pada menu utama program terdiri dari file, transaksi, laporan dan keluar dimana dalam masing-masing menu program terdapat beberapa sub menu pendukung lainnya yang berfungsi untuk membuat form-form yang dibutuhkan.


File

Transaksi

Barang

Laporan

Keluar

Data Brg Penjualan

Kasir

Data Penj. Rincian Pnj

Gambar 3.6 Gambar Menu Utama

3. Input Transaksi Penjualan Pada form input transaksi penjualan program terdiri dari nomor, kode, nama, harga jual dan total.

090520001

Faktur

Kasir

20/05/2009

Tanggal

Nomor

Kode

Jam

Nama

Harga

Dani 09:57:55

Jual

Total

1. 2 Total Simpan

Batal

Tutup

Item

Bayar Kembali

Gambar 3.7 Gambar Transaksi Penjualan


BAB 4

IMPLEMENTASI SISTEM

4.1 Pengertian Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap implementasi juga merupakan tahap inti dari pekerjaan sebuah proyek. Disinilah pembangunan komponen – komponen pokok sebuah sistem informasi dilakukan berdasarkan desain yang sudah dibuat. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi.

4.2 Penerapan Sistem

Implementasi merupakan proses pembuatan dan pengembangan sistem secara utuh baik dari sisi hardware (perangkat keras) maupun software (perangkat lunak) nya. Pada tahap tersebut juga dilakukan langkah mempersiapkan perangkat brainware (sumber daya manusia) dan yang akan menjelaskan sistem tersebut.

Untuk dapat memperoleh hasil dalam melakukan perancangan sistem maka diperlukan komponen sebagai penunjang dalam proses pengerjaannya, antara lain :

a.

Perangkat Keras (Hardware)


Hardware adalah komponen – komponen peralatan yang membentuk suatu komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. Hardware yang digunakan adalah : 1. Komputer Intel centrino Duo. 2. Memori 1 GB. 3. Monitor XP. 4. Printer. 5. CD Rom 52X Max. 6. Ruang Harddisk 600MB.

b. Perangkat Lunak (Software) Software adalah komponen – komponen dari pada sistem pengolahan data diluar dari peralatan komputernya sendiri.

Adapun software yang digunakan penulis dalam membuat sistem informasi ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem Operasi yang digunakan yaitu Microsoft Windows XP. 2. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0.

c. Brainware (Sumber Daya Manusia) Manusia merupakan sumber daya terpenting yang memegang kendali suatu sistem komputer. Penempatan sumber daya manusia dalam organisasi yang menangani teknologi komputer dengan nama yang berbeda–beda, misalnya pada departemen atau


divisi Electronic Data Processing (EDP), Sistem Informasi Mananjemen, Teknologi Informasi, dan sebagainya. Faktor brainware dalam hal ini adalah manusia, yang dibutuhkan ialah: a. Sistem analis, yaitu orang yang melakukan penelitian atas masalah – masalah yang dapat diselesaikan dengan bantuan komputer untuk mengadakan analisis terhadap data masalah tersebut. b. Programmer, yaitu orang yang menulis program komputer yang spesifikasinya telah ditentukan oleh analis sistem. c. Operator, yaitu orang yang mengatasi seluruh peralatan operasi komputer dan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan prosedur yang telah ditetapkan. Disamping itu operator bertugas mengawasi peralatan – peralatan agar tetap bekerja dengan baik.

4.3 Tampilan Program Login Pada Login merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari: Nama User dan Password.

Gambar 4.1 Gambar Login


Menu utama

Gambar 4.2 Gambar Menu Utama

Menu utama program ini terdiri dari menu utama program yaitu: File, Transaksi, Laporan, dan keluar. Dimana dalam setiap menu program terdapat beberapa sub menu lainnya sebagai pendukung.

4.4. Sub Menu

Pada sub menu data Apotek Sehat Farma merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari: data stok obat dan data kasir. Submenu data stok obat akan menampilkan tex box-tex box yang berguna untuk pengimputan data. Data Stok Obat


Pada stok data obat merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari kode obat, nama obat, harga pokok, harga jual dan jumlah.

Gambar 4.3 Gambar Data Stok Obat

Penjelasan Simpan : digunakan untuk menyimpan identitas yang masi baru di input ke table obat atau kedalam tampilan. Edit

:digunakan apabila ada data yang ingin di perbaiki, misalnya terjadi kesalahan pada pengimputan data obat

Hapus

:digunakan untuk menghapus record-record yang ada dalam tampilan listview dan datagrid sekalian pada table data obat yang sudah tidak diperlukan lagi.

Batal

:digunakan untuk membatalkan identitas yang masi baru yang akan disimpan atau penympanan dibatalkan.

Refreah :digunakan untuk merifresh data yang sudah dirubah.


Data Kasir Pada data kasir merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari : ID kasir, Nama, Password.

Gambar 4.4 Gambar Data Kasir

Penjelasan: Simpan

: digunakan untuk menyimpan data yang sudah dibuat.

Edit

:digunakan untuk merubah data yang sudah ada.

Hapus

:digunakan

untuk

menghapus

data

yang

sudah

tersimpan. Batal

:digunakan apabila data yang dibuat tidak jadi didimpan.

Transaksi Penjualan Obat Pada transaksi penjualan merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari: faktur, tanggal, kasir, jam, kode obat, harga, jumlah, total, bayar dan kembali.


Gambar 4.5 Gambar Transaksi Penjualan Obat

Penjelasan: Simpan

:digunakan untuk menyimpan data transaksi yang sudah dilakukan.

Batal

:digunakan untuk membatalkan transaksi penjualan.

Tutup

:digunakan untuk keluar dari form transaksi penjualan obat.

Laporan

Pada laporan merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari : laporan harian, mingguan dan bulanan.


Gambar 4.6 Gambar Laporan

Penjelasan: Harian

: digunakan untuk menampilkan laporang setiap harinya dengan tanggal

tertentu.

Mingguan:

:digunakan untuk menampilkan laporan setiap minggu.

Bulanan

:digunakan untuk menampilkan laporan setiap bulan.

Laporan Stok Obat

Pada laporan stok obat merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari : nama barang, harga beli, harga jual, dan jumlah.


Gambar 4.7 Gambar Laporan Stok Obat Faktur Pada faktur merupakan tabel yang berisikan data-data yang terdiri dari : no faktur, tanggal, jam, kasir, nama obat, harga, bayar dan kembali.


Gambar 4.8 Gambar Faktur


BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1. Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. 2. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 3. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. 4. Sistem basis data adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam – macam di dalam suatu organisasi.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan pada Tugas Akhir ini adalah : 1. Diharapkan perusahaan agar dapat meningkatkan efesiensi kerja dan mempelancar transaksi penjaulan dan laporan penjualan.


2. Program ini dikembangkan lebih lanjut untuk membentuk suatu sistem yang kompleks sesuai dengan kebutuhan. 3. Program ini dapat dikembangkan lebih lanjut untuk mendapatkan hasil yang maksimal. 4. Sebaiknya diadakan pelatihan dibidang computer bagi para pegawai sehingga mempermudah pekerjaan.
