skripsi peranan sistem informasi manajemen dalam meningkatkan ...

SKRIPSI PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH

DELLA RISA 080502208

PROGRAM STRATA 1 MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2012

0 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DEPARTEMEN MANAJEMEN MEDAN

PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI Nama NIM Program Studi Konsentrasi Judul

: Della Risa : 080502208 : Manajemen : Manajemen Sumber Daya Manusia : Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

Tanggal : ....................2012

Penulis,

Della Risa NIM : 080502208


UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DEPARTEMEN MANAJEMEN MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN Nama NIM Program Studi Konsentrasi Judul


Pembimbing Skripsi

Pembaca Penilai

Dr. Yeni Absah, SE, M.Si NIP. 19741123 200012 2 001

Dra. Friska Sipayung, M.Si NIP. 1962117 198603 2 002

Ketua Program Studi

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 199203 2 001


UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DEPARTEMEN MANAJEMEN PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK Nama NIM Program Studi Konsentrasi Judul


Tanggal: .......................2012

Ketua Program Studi

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 1992032 001

Tanggal: ........................2012

Ketua Departemen

Dr. Isfenti Sadalia SE, ME NIP. 19671019 1993032 002


Lembar Pernyataan Saya

yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan

sesungguhnya bahwa skripsi saya yang berjudul “Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Menigkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai tugas akademik guna menyelesaikan beban akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bagian atau data tertentu yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan/atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan/atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah dan etika penulisan ilmiah. Apabila kemudian hari ditemukan adanya kecurangan dan plagiat dalam skripsi ini, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Medan, 2 Mei 2012 Tanda Tangan

Della Risa NIM : 080502208


ABSTRAK PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berperan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Tujuan peelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Subjek dalam penelitian ini adalah Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, pegawai Divisi SIM, serta pelanggan pengguna jasa PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Pengumpulan data primer dilakukan dengan mengadakan wawancara mendalam atau in-dept interview kepada subjek penelitian yang sudah ditentukan. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, yaitu menggunakan berbagai teknik pengumpulan data secara gabungan/simultan. Dimana dalam penelitian ini uji keabsahan data menggunakan pengujian data triangulasi, dimana triangulasi ini dalam pengujian kredibilitas diartikan sebagai pengecekan dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Triangulasi teknik menguji kredibilitas data dengan melakukan pengecekan data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Data diperolah dengan wawancara, lalu dicek dengan observasi, dokumentasi. Bila dengan tiga teknik pengujian kredibilitas data tersebut menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar. Atau mungkin semuanya benar, namun dengan sudut pandang yang berbeda. Pada hasil wawancara dalam penelitian ini menunjukkan bahwa dengan adanya bagian atau divisi SIM di suatu perusahaan, otomatis akan menciptakan kemudahan bagi perusahaan untuk menjalani manajerial perusahaan. SIM merupakan sumber dari terciptanya informasi yang real dan up-to-date di suatu perusahaan, terutama di PDAM Tirtanadi ini. Divisi SIM menghubungkan kantor cabang, pegawai, pelanggan secara lebih mudah ke kantor pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Dan, komunikasi yang efektif merupakan penyampaian pikiran atau informasi yang dapat diterima dan dipahami oleh si penerima pesan dan tepat sasaran yang berlangsung secara dua arah, serta efektivitas komunikasi akan tercipta apabila penyampaian informasi mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan berjalannya informasi secara dua arah menciptakan sistem kerja yang lancar dan informasi tersebut menjadi acuan kerja yang baik bagi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, dan Efektivitas Komunikasi.


ABSTRACT THE ROLE OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS IN IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF COMMUNICATIONS AT PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA

Formulation of the problem in this study is whether the Management Information System (MIS) plays a role in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. The purpose of this study is to investigate and analyze the role of Management Information Systems (MIS) in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Subjects in this study are the Head of the Division of Management Information Systems (MIS) at PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, Employees of Management Information Systems, and customers of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Primary data was collected with in-dept interview with subjects that have been determined. This research was using qualitative methods. The qualitative method in this research is used to obtain deeply information, in other ways using many techniques to collect all data with combination ways/simultaneously. In this research, validity of all data were tested with triangulation system, which is in this triangulation system to testing the credibility of checkfrom various sources in various ways, and at various times. Triangulation techniques tested the credibility of the data with checking the data to the same source with different techniques. Data obtained by interview, and the checked by observation, documentation. When testing the credibility of the three techniques generate data of different data, the researcher carried out further discussion to relevant data source or another, to ensure the data which are assumed to be true.or mabe it is true, but with a different perspective. The result from interviews showed that if in one company there is a division of Management Information Systems (MIS), automaticallly created a shortcut for a company to doing all company managerial activity. MIS is the source of the creation of real information and up-to-date in a company. Division of MIS connect branch offices, employees, customers more easily to the headquarters of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. And, effective communication is the delivery of thoughts or information that can be accepted and understood by the recipient and to the point that goes in two directions, as well as the effectiveness of communication will be created if the delivery of information to achieve the desired goal. With the passage of information in two directions to create a smoothly working system and the information is a reference work for PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Keywords: Information Systems Management, and Communication Effectiveness.


KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil a‟lamin, dengan segara kerendahan hati penulis mengucapkan dan memanjatkan syukur kepada Allah SWT, karena atas berkah dan karunia-Nyalah penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari kegelapan menuju alam yang teang menderang. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna, karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sehingga menjadikan skripsi ini lebih baik lagi. Dan penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Skripsi ini berjudul “Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara”. Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi dan doa dari berbagai pihak selama penulisan skripsi ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan bimbingan, yaitu kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME, selaku Ketua Departemen S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.


3. Ibu Dra. Marhayanie, MSi, selaku sekretaris Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 4. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi Manajemen Fakulas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 5. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan kepada penulis untuk penelitian ini. 6. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku Pembaca Penilai yang telah memberikan masukan yang membangun untuk penelitian ini. 7. Seluruh Dosen dan staff pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas didikan, bantuan, juga jasa-jasanya selama masa perkuliahan. 8. Keluargaku tercinta, Papaku Ir.H.Hamdani Siregar dan Mamaku Ir.Hj.Asnita Lubis, abangku Adrian Batara Siregar, dan adikku Indra Kusuma Siregar. Tak lupa nenekku tersayang Hasnah. Terimakasih atas doa, kasih sayang, motivasi, nasehat serta dukungan moril dan materiil yang selalu diberikan padaku. 9. My best friend ever Titha who always support and listen all my problems, thanks dear. Dana, Delpi, Kiki sahabat dari awal kuliah love you guys. 10. My Angels Fanny dan Titi yang selalu make me happy. 11. Teman satu grup yang selalu buat ceria dan membantu dalam penyelesaian skripsi ini Leo (Bunny),Vera, Dwi, Dharmawan (Ganteng), Irma, Retno, zaki. 12. Seluruh teman-teman Manajemen stambuk 2008 terutama Grup C yang namanya tidak dapat disebutkan satu persatu. Terimakasih atas semangat


dan doa yang telah kalian berikan. Menyelesaikan kuliah bersama kalian adalah kenangan indah yang berharga bagiku. 13. PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara yang telah menerima saya untuk melakukan penelitian. Terutama Divisi SIM baik Kepala beserta Pegawai-Pegawainya

yang

telah

membantu

atas

kelancaran

dan

terciptanya skripsi ini Terima Kasih. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih banyak. Tanpa kalian semua skripsi ini tidak akan tercipta. Semoga Allah SWT memberikan KaruniaNya kepada pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu. Semoga kita semua selalu diberikan kesehatan dan kebahagiaan oleh Nya. Amin ya Robbala‟lamin. Medan, Mei 2012 Hormat Penulis,

Della Risa NIM :080502208


DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK .............................................................................................. ABSTRACT ........................................................................................... KATA PENGANTAR ........................................................................... DAFTAR ISI .......................................................................................... DAFTAR TABEL ................................................................................. DAFTAR GAMBAR ............................................................................. DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................... BAB I

BAB II

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .......................................................... 1.2 Perumusan Masalah .................................................. 1.3 Tujuan Penelitian ...................................................... 1.4 Manfaat Penelitian .................................................... TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Uraian Teoritis ........................................................... 2.1.1 Sistem ............................................................... 2.1.2 Informasi .......................................................... 2.1.2.1 Fungsi Informasi .................................. 2.1.3 Manajemen ....................................................... 2.1.4 Sistem Informasi .............................................. 2.1.5 Sistem Informasi Manajemen (SIM) ................ 2.1.5.1 Pengertian SIM .................................... 2.1.5.2 Tujuan SIM .......................................... 2.1.5.3 Karakteristik SIM ................................. 2.1.5.4 Komponen Fisik SIM ........................... 2.1.5.5 SIM Berbasis Komputer ....................... 2.1.5.6 Unsur-Unsur yang Terdapat pada SIM Berbasis Komputer ....................... 2.1.6 Komunikasi ...................................................... 2.1.6.1 Pengertian Komunikasi ........................ 2.1.6.2 Proses Komunikasi ............................... 2.1.6.3 Jenis Komunikasi ................................. 2.1.6.4 Bentuk Komunikasi .............................. 2.1.6.5 Gangguan dan Hambatan Komunikasi........................................... 2.1.6.5.1 Gangguan Komunikasi .......... 2.1.6.5.2 Hambatan Komunikasi .......... 2.1.6.6 Komunikasi dalam Organisasi ............. 2.1.6.7 Komunikasi Berbasis Komputer .......... 2.1.6.7.1 E-mail .................................... 2.1.6.7.2 Pesan Instan ...........................

i ii iii vi ix x xi

1 5 5 6

7 7 10 11 12 13 14 15 17 17 19 20 23 25 25 27 29 32 34 34 36 38 39 38 40


BAB III

BAB IV

2.1.6.7.3 Koneksi Intranet dan Ekstranet ................................ 2.1.6.7.4 Konfrensi Video .................... 2.2 Penelitian Terdahulu .................................................. 2.3 Kerangka Konseptual ................................................

41 41 42 42

METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian .......................................................... 3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ................................... 3.3 Defenisi Konseptual .................................................. 3.4 Subjek Penelitian ....................................................... 3.5 Jenis Data .................................................................. 3.6 Metode Pengumpulan Data ....................................... 3.7 Uji Keabsahan Data ................................................... 3.8 Teknik Analisis Data .................................................

45 45 46 46 47 47 47 49

HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ................................... 4.1.1 Sejarah Perusahaan........................................... 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ................................ 4.1.3 Kerjasama Perusahaan ..................................... 4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan ....................... 4.1.5 Unit Kerja Perusahaan ..................................... 4.1.5.1 Cabang-Cabang Zona I ....................... 4.1.5.2 Cabang-Cabang Zona II ...................... 4.1.5.3 Instalasi Produksi Air Bersih (IPA) .... 4.1.5.4 Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) ................................................. 4.1.5.5 Kantor Perusahaan yang Ada di Sumatera Utara ................................... 4.1.5.6 Penghargaan Perusahaan .................... 4.2 Hasil Analisis ............................................................ 4.2.1 Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam Meningkatkan Efektivitas Komunikasi ........... 4.2.1.1 Peranan SIM Pada Perusahaan ............ 4.2.1.2 Struktur Organisasi Divisi SIM ........... 4.2.1.3 Sistem Jaringan Komputerisasi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara ...... 4.2.1.4 Program-Program Divisi SIM ............. 4.2.1.5 Peranan SIM Pada Pelanggan .............. 4.2.1.6 Komunikasi Perusahaan ...................... 4.2.1.7 Efektivitas Komunikasi Perusahaan .... 4.2.2 Kendala-Kendala Divisi SIM ..........................

50 50 52 53 54 55 55 56 56 58 58 61 63 66 67 71 74 76 79 84 85 86


BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ................................................................... 87 5.2 Saran ............................................................................. 88

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. LAMPIRAN ............................................................................................

89 91


DAFTAR TABEL No

Judul

Halaman

Tabel 2.1 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen (SIM) ..... Tabel 2.2 Ciri-Ciri Kemampuan Komputer dan Otak Manusia ........ Tabel 4.1 Karakteristik Responden (Kepala Divisi dan Pegawai Divisi SIM) berdasarkan jabatan, Jenis Kelamin, Usia, Lama BekeJa, dan Pendidikan .................................................................. Tabel 4.2 Karakteristik Responden (pelanggan) Berdasarkan Jenis KeLamin, usia,lama berlangganan ............................................. Tabel 4.2 Core & Support Aplikasi Program Pada PDAM Prop-Su Cabang Zona I dan Cabang Zona II .......................................

20 21

64 65 76


DAFTAR GAMBAR No

Judul

Halaman

Gambar 1.1 Diagram Penetapan Call Center 500444 PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara ................................ Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi ........................... Gambar 2.2 Proses Komunikasi ........................................................ Gambar 3.1 Triangulasi Dengan Tiga Teknik Pengumpulan Data ... Gambar 4.1 PDAM yang Ada di Provinisi Sumatera Utara .............. Gambar 4.2 Struktur Organisasi Divisi SIM PDAM Tirtanadi ......... Gambar 4.3 Sistem Jaringan Komputerisasi PDAM Provinsi Sumatera Utara ....................................................................... Gambar 4.4 Sistem Jaringan Komputer PDAM Tirtanadi LAN ....... Gambar 4.5 Sistem Jaringan Komputer PDAM Tirtanadi VPM (Virtual Private Network) ............................................. Gambar 4.6 Manajemen Pengaduan Pelanggan ................................ Gambar 4.7 Istruksi Kerja Follow Up Pengaduan Pelanggan Via SMS Gateway ................................................................

4 11 28 47 60 71 74 74 77 80 81


DAFTAR LAMPIRAN No

Judul

Halaman

Lampiran 1. Pertanyaan Wawancara Kepada Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara ...................................................................... 91 Lampiran 2. Pertanyaan Wawancara Kepada Pegawai PDAM Tirtanadi Provinsi Sumater Utara ......................................... 93 Lampiran 3. Pertanyaan Wawancara Kepada Pealanggan Pengguna Jasa PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara .......................... 95
