Prosedur Pengelolaaan Surat Masuk dan Surat Keluar. A. Penerimaan. Surat
Masuk. 1. Unit Pengolah menerima surat yang masuk dan memeriksa kebenaran
...
PENGADILAN AGAMA KEBUMEN Jl. Indrakila No. 42 Telp/Fax (0287) 381741 Website : www.pa-kebumen.go.id Email :
[email protected]
Standard Operating Procedures KESEKRETARIATAN UMUM PADA PENGADILAN AGAMA KEBUMEN Nomor SOP Tanggal Ditetapkan
No.
A.
: W11-A10/ /OT.01.3/I/2012 : Januari 2012
Uraian Kegiatan
Penerimaan Surat Masuk
Uraian Pelayanan
1.
2.
3.
4.
5.
B.
Pengelolaan Surat Masuk
1.
2.
3.
C.
Penyelesaian Surat Masuk
1.
D.
Pengarsipan Surat Masuk Pengelolaan Surat Keluar
1.
E.
1.
Revisi Tanggal Halaman
: : 1 dari 3 halaman
Unit/Pejabat Terkait
DESKRIPSI: Prosedur Pengelolaaan Surat Masuk dan Surat Keluar Unit Pengolah menerima surat yang Unit Pengolah masuk dan memeriksa kebenaran surat, apakah tujuan surat tersebut sesuai dengan alamat kantor, apabila alamat surat tidak sesuai dengan alamat kantor, maka surat segera dikembalikan kepada pengirim surat; Membubuhkan paraf disertai nama, Unit Pengolah tanggal dan jam saat surat diterima pada Lembar Pengantar atau Buku Ekspedisi atau bentuk tanda terima lainnya sebagai bukti penerimaan surat; Melakukan sortir dan mengklasifikasikan Unit Pengolah surat ke dalam kelompok Surat Dinas atau Surat Pribadi; Mengatur dan menyusun surat ke dalam Unit Pengolah setiap kelompok alamat atau tujuan berdasarkan penanganan masing-masing; Menyampaikan semua surat yang telah Unit Pengolah disortir dan diteliti kepada pembuat kebijakan. Mencatat dalam Buku Agenda Surat Unit Pengolah Masuk dengan melampirkan lembar disposisi, kemudian mendistribusikannya kepada pembuat kebijakan; Pembuat kebijakan menerima dan Pembuat mempelajari isi surat, serta meneliti Kebijakan kelengkapan surat masuk yang diterima; Pembuat kebijakan menulis disposisi Pembuat kemana suart itu akan diarahkan dan Kebijakan membubuhkan paraf pada lembar disposisi kemudian disampaikan kembali kepada Unit Pengolah. Mempelajari sesuai dengan disposisi Unit Pengolah yang diberikan dan menindaklanjuti sesuai isi disposisi, kemudian membubuhkan paraf pada kartu kendali dan mencatat ke dalam Register Arsip. Surat yang diterima disimpan ke dalam Unit Pengolah lemari arsip sesuai dengan klasifikasinya. Melaksanakan isi disposisi dengan Unit Pengolah membuat konsep surat jawaban atau tindak lanjut, kemudian memintakan Nomor Surat Dinas kepada Unit Pengolah Surat Keluar baik dengan melampirkan 1 (satu) lembar copy surat tersebut;
Waktu Penyelesaian
15 menit
5 menit
15 menit
15 menit
10 menit
15 menit
30 menit
15 menit
30 menit
5 menit 1 hari
Ket
PENGADILAN AGAMA KEBUMEN Jl. Indrakila No. 42 Telp/Fax (0287) 381741 Website : www.pa-kebumen.go.id Email :
[email protected]
Standard Operating Procedures KESEKRETARIATAN UMUM PADA PENGADILAN AGAMA KEBUMEN Nomor SOP Tanggal Ditetapkan
No.
: W11-A10/ /OT.01.3/I/2012 : Januari 2012
Uraian Kegiatan
Uraian Pelayanan
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Revisi Tanggal Halaman
: : 2 dari 3 halaman
Unit/Pejabat Terkait
DESKRIPSI: Prosedur Pengelolaaan Surat Masuk dan Surat Keluar Surat Keluar diberi nomor surat Unit Pengolah berdasarkan urutan terakhir pada Buku Register Surat Keluar dan melakukan pencatatan pada Buku Register Surat Keluar pada kolom-kolom yang telah tersedia sesuai dengan isi surat; Surat diketahui, dipelajari dan diberi ralat Pejabat yang (jika perlu) oleh Kepala Unit Pengolah Berwenang dan pejabat yang berwenang. Hal ini dilakukan secara berjenjang sesuai Hierarki Jabatan; Apabila ada ralat maka surat tersebut Unit Pengolah dikembalikan kepada Unit Pengolah untuk diperbaiki; Apabila surat tersebut merupakan Pejabat yang kewenangan Wakil Panitera atau Wakil Berwenang, Sekretaris, maka Wakil Panitera atau Unit Pengolah Wakil Sekretaris dapat mebubuhkan tanda tangannya untuk selanjutnya dapat diperbanyak dan diberikan cap stempel; Apabila surat tersebut tidak dalam Unit Pengolah kewenangan Wakil Panitera atau Wakil Sekretaris, maka Wakil Panitera atau Wakil Sekretaris cukup membubuhkan parafnya pada tempat yang telah ditentukan dan kemudian diserahkan kembali kepada Petugas Unit Pengolah; Surat yang telah diparaf oleh pejabat Pejabat yang tersebut kemudian disampaikan kepada Berwenang Panitera/Sekretaris untuk diparaf atau ditandatangani dan diteruskan kepada pimpinan untuk diketahui dan ditandatangani; Surat dinas yang telah ditandatangani Unit Pengolah oleh pejabat yang berwenang, kemudian diperbanyak sesuai jumlah tujuan surat dan tembusannya, kemudian dibubuhi stempel kantor untuk diserahkan kepada Unit Pengelola Surat Keluar disertai 1 (satu) lembar pertinggal sebagai arsip, sedangkan aslinya disimpan oleh Unit Pengola. Apabila Surat Keluar memiliki lampiran lebih dari 5 (lima) lembar, maka cukup lembar pengantarnya yang dijadikan arsip;
Waktu Penyelesaian
10 menit
10 menit
15 menit
5 menit
5 menit
5 menit
30 menit
Ket
PENGADILAN AGAMA KEBUMEN Jl. Indrakila No. 42 Telp/Fax (0287) 381741 Website : www.pa-kebumen.go.id Email :
[email protected]
Standard Operating Procedures KESEKRETARIATAN UMUM PADA PENGADILAN AGAMA KEBUMEN Nomor SOP Tanggal Ditetapkan
: W11-A10/ /OT.01.3/I/2012 : Januari 2012
Uraian Kegiatan
Uraian Pelayanan
No.
Revisi Tanggal Halaman
: : 3 dari 3 halaman
Unit/Pejabat Terkait
DESKRIPSI: Prosedur Pengelolaaan Surat Masuk dan Surat Keluar 9. Oleh Unit Pengolah Surat Keluar, arsip Unit Pengolah tersebut dicatatkan ke dalam Buku Register Arsip Surat Keluar dan disimpan ke dalam lemari arsip sesuai kode dan klasifikasi surat; 10.Kemudian surat-surat tersebut yang Unit Pengolah dikirimkan dimasukkan ke dalam amplop dinas dan diberikan alamat tujuan untuk selanjutnya dikirimkan melalui Kantor Pos/Ekspedisi sesuai tujuan surat dan tembusan-tembusannya.
Waktu Penyelesaian
10 menit
30 menit
Selesai Ketua Pengadilan Agama Kebumen
Drs. H. TAHRIR NIP. 19600103 198903 1 003
Ket
