Strategi dan Implementasi ERP.pdf (383Kb)

18 downloads 9 Views 383KB Size Report
6. Fase-fase Implementasi. Sistem ERP. ○ Fase Inisiasi. ○ Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul di perusahaan misalnya.

Strategi Evaluasi & Pemilihan Paket Sistem ERP

Konsep Sistem Informasi Lanjut

1

Pengertian Sistem ERP 



Merp. Seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat dilepaskan dari aspek ‘best practices’, artiya mencerminkan cara terbaik dalam mengelola bisnis berdasarkan pengalaman para pelaku bisnis ata teori akademik. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan kerja sama dan interaksi antar semua departemen/fungsi dalam perusahaan. Konsep Sistem Informasi Lanjut

2

Mekanisme Pengambilan Keputusan 





Melibatkan prosedur standar seperti perhitungan investasi, resiko biaya dsb. Dalam kenyataan, banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam memutuskan produk ERP yang akan dipilih. Pertimbangan ini sering bersifat Intangible dan keputusan ditentukan berdasarkan kesepakatan bersama para manajer. Konsep Sistem Informasi Lanjut

3

Tahapan Kerangka kerja proses pengambilan keputusan 1.

2.

3.

Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai dengan membuat pernyataan masalah dan sasaran yang ingin dicapai. Koleksi informasi, mengumpulkan semua informasi yang berhubungan dengan masalah. Mendefinisikan alternatif, pada fase ini semua alternatif solusi yang relevan didefinisikan. Konsep Sistem Informasi Lanjut

4

Tahapan (con’t) 4.

5. 6. 7.

Evaluasi dan perbandingan alternatif, melakukan analisis dan perbandingan setiap alternatif solusi. Memilih salah satu solusi. Implementasi solusi yang sudah dipilih. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan membandingkan terhadap masalah yang ingin diselesaikan. Konsep Sistem Informasi Lanjut

5

Fase-fase Implementasi Sistem ERP 

Fase Inisiasi 

Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul di perusahaan misalnya adanya tawaran dari vendor, pergerakan dari kompetitior, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau pemanfaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik

Konsep Sistem Informasi Lanjut

6

Fase-fase Implementasi Sistem ERP 

Fase Evaluasi 



Meliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.

Fase Selection 

Pada fase Evaulasi dapat berlangsung dalam rentang waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut. Konsep Sistem Informasi Lanjut

7

Fase-fase Implementasi Sistem ERP 

Fase Modifikasi 



Dapat dijalankan dua cara :  Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaian proses analisis-konfigurasi dan pengujian hingga didapatkan hasil yang diinginkan atau hingga batasan waktu tertentu  Cara kedua dengan melakukan pemilihan status target tertentu dan kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan secara paralel hingga membentuk suatu lingkaran. Dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna. Konsep Sistem Informasi Lanjut

8

Fase-fase Implementasi Sistem ERP 

Fase Penyelesaian 

Jika semua berjalan lancar, konsumen akan melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga tahapan ini perusahaan biasanya mendapatkan pelajaran dan pengalaman atas segala kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan dan peluang implementasi selanjutnya.

Konsep Sistem Informasi Lanjut

9

Konsep Sistem Informasi Lanjut

10

Metode Pengembangan Sistem ERP Metode

Kelebihan

Kekurangan

Membangun sendiri (inhouse)

Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Sulit, mahal, lama

Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor

Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhan perusahaan

Sulit, mahal, lama

Best-of-breed (kombinasi Secara teoritis akan dari erbagai tawaran dan menghsilkan sistem vendor yang terbaik

Sulit menggabungkan antarmodul, lama, berpotensi tidak efisien

Modifikasi sistem dari vendor

Lama, biasanya lebih lamam

Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor Konsep Sistem Informasi Lanjut

11

Metode Pengembangan Sistem ERP Metode

Kelebihan

Kekurangan

Memilih modul-modul tertentu dari sistem vendor

Risikio lebih rendah, relatif cepat, lebih murah

Jika kemudian sistem dikembangkan, akan menyebabkan waktu implementasi lebih lama dan biaya lebih mahal

Menerapkan sistem vendor dengan lengkap

Cepat, lebih murah, efisien

Tidak fleksibel

Application Service Provider (ASP) (menyerahkan implementasi pada penyedia jasa

Risiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relatif tidak banyak berubah

Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkat diluar perkiraan

Konsep Sistem Informasi Lanjut

12

Kerangka Kerja Pemilihan Solusi 

Metode pemilihan paket ERP dapat digambarkan dalam sebuah kerangka kerja yang membagi dasar pemilihan dalam beberapa kriteria, yaitu kesesuaian fungsional (functional fit), Fleksibilitas (Flexibility) dan Kostumisasi.

Konsep Sistem Informasi Lanjut

13

Tiga hal aspek Evaluasi Modul

1. 

Memilih modul paket implementasi atau membuat sendiri setiap modul tersebut. Terlepas dari alternatif mana yang dipilih.

Fleksibilitas

2. 

Memungkinkan berfokus pada satu sistem atau alternatif sistem dan teknologi lain.

Metode Implementasi

3. 

Pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiri seluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP. Konsep Sistem Informasi Lanjut

14

Kriteria Evaluasi untuk menunjukan kekuatan, kelemahan dan perbedaan antara paket ERP Functional Fit Fleksibilitas (Flexibility)

1. 2.           

Kostumisasi Upgrade yang fleksibel Internasionalisasi Kemudahan penggunaan Arsitektur Skalabilitas Keamanan Antarmuka Sistem Operasi Independent database Bahasa pemrograman

Dukungan (Support)

3.

Dukungan infrastruktur Pelatihan dokumentasi

  

Kontinyuitas (Continuity)

4.

Struktur proyek Aktivitas komunitas Transparansi Frekuensi update

   

Kematangan (Maturity)

5.  

Konsep Sistem Informasi Lanjut

Status pengembangan Situs referensi

15

Implementasi Sistem ERP 

Dimensi dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi implementasi ERP mencakut berbagai aspek yang terlihat pada gambar berikut :

Konsep Sistem Informasi Lanjut

16

Faktor Penentu Keberhasilan Sistem ERP : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis Komitmen dari seluruh jajaran manajemen Manajemen proyek implementasi yang baik Tim implementasi yang baik Dapat mengatasi isu-isu teknik Rekayasa ulang proses bisnis Komitmen organisasi untuk berubah Pendidikan dan pelatihan yang intensif Data yang akurat Sosialisasi dan komunikasi yang intensif Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya Dapat mengatasi isu multi-site Konsep Sistem Informasi Lanjut

17

Tiga pendekatan umum implentasi ERP 1.

2.

3.

Penggunaan satu paket software yang utuh (Vendor tunggal) Kombinasi dari beberapa paket software (berbagai vendor, best of breed) Kostumissi atau membuat sendiri paket software ERP

Konsep Sistem Informasi Lanjut

18

Tahapan Implementsi ERP 1. 2. 3. 4.

Membangun organisasi proyek Menentukan pendekatan implementasi Membangun rencana implementasi Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya

Konsep Sistem Informasi Lanjut

19

Struktur Organisasi 1.

2.

3. 4.

Komite pengarah: terdiri atas perwakilan klien dan para eksekutif dan masing-masing unit bisnis utama. Anggota komite ini harus dapat mewakili semua area yang mempengaruhi oleh ERP, misal, keuangan, pemasaran, SDM, manufaktur, distribusi, engineering dan Sistem informasi Staf teknologi informasi internal : manajer, programmer, analis, dan dukungan teknik. User utama internal Perwakilan vendor/konsultan Konsep Sistem Informasi Lanjut

20

Konsep Sistem Informasi Lanjut

21

Konsep Sistem Informasi Lanjut

22

Siklus hidup Implentasi ERP Fase Perencanaan

1. 

Membentuk komite pengarah. Tugas utama komite ini adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk membangun sistem.

Fase Analisis

2. 

Komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan proyek implementasi ERP dan mungkin sudah menetekunan pendekatan yang akan dilakukan. Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu, tetapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai funsi di organisasi untuk mengumpulkan informasi dan mendeifisikan kebutuhan. Konsep Sistem Informasi Lanjut

23

Siklus hidup Implentasi ERP Fase Desain

3.







Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor mana yang dipilih. Tingkat disain tergantung pada pendekatan ERP. Jika diputuskan memilih satu kesatuan paket, maka antarmuka sebagaian besar sudah ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan bagian-bagian minor saja. Disain antarmuka biasanya lebih lama jika perusahaan memilih paket kostumisasi paket. Pada fase ini mungkin terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci. Konsep Sistem Informasi Lanjut

24

Siklus hidup Implentasi ERP Fase Implementasi

4. 



Setelah perusahaan menentukan paket software yang akan digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan per modul, misalnya fungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dan sebgainya. Selama fase ini semua rencana rekayasa ulang proses bisnins diterapkan. Karena semua hardware, software, data dan jaringan sudah diterapkan, maka hanya ada 2 hal yang dkaji yaitu orang dan prosedur. Konsep Sistem Informasi Lanjut

25

Siklus hidup Implentasi ERP Fase Dukungan Teknis

5. 



Tujuannya adalah untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang. Dukungan teknis terhadap para pengguna sangat penting. Meskipun semua pengguna sudah diberikan pelatihan yang intensif, namun staf dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya untuk perubahan yang drastis dan komprehensif. Transisi sistem yang mulus sebaiknya didukung oleh staf dukungan teknis yang memadai. Konsep Sistem Informasi Lanjut

26

Dilema Implementasi   



Proyek implementasi adalah pekerjaan besar Proyek yang harus dikerjakan sendiri Tidak dapat dijadikan sebagai prioritas pertama Mensyaratkan agar orang mengerjakan tugasnya dengan cara yang berbeda

Konsep Sistem Informasi Lanjut

27

Strategi Implementasi 

Fase I – Basic ERP 



Modul yang diimplentasikan meliputi Sales & Operations Planning, Demand Management, Rough-Cut, Capacity Planning, Master Scheduling, MRP dan Plant Scheduling. Modul ini bersifat praktis dan dibutuhkan oleh fungsi akuntansi dan keuangan, ditambah dengan modul yang diperlukan untuk mendukung keakurantan inventory, keakuran dan struktur bill of material, serta aktivitas umpan balik dari bagian manufaktur dan pengadaan Konsep Sistem Informasi Lanjut

28

Strategi Implementasi(2) 

Fase II – Integrasi Supply Chain 



Proses yang termasuk dalam fase ini adalah pengembangan ERP baik ke arah depan dan belakang, sehingga membangun sebuah rantai pasok (supply chain). Pengembangan ke arah belakang meliputi proses pengadaan barang dari supplier dengan menggunakan teknologi (produk) tertentu misalnya penjadwalan pasokan barang dan e-commerce melalui web. Lama fase biasanya memerlukan waktu 3-6 bulan. Konsep Sistem Informasi Lanjut

29

Strategi Implementasi(3) 

Fase III – Perluasan dan Pengembangan untuk Mendukung Strategi Perusahaan 



Perluasan dapat berati implementasi elemen atau modulmodul yang belum diterapkan secara lengkap atau menyambungkan antarunit bisnis, mengimplementasikan modul pendukung, seperti modul untuk SDM, pemeliharaan, pengembangan produk dsb. Waktu yang diperlukan untuk fase ini bervariasi mulai dari beberapa bulan hingga satu tahun, tergantung sejauh mana sistem akan diperluas dan dikembangkan.

Konsep Sistem Informasi Lanjut

30

Kesuksesan Implementasi ERP  

 

User Focus vs Technology Focus Tata kelola dan alokasi sumber daya manusia Dukungan Vendor dan konsultan Pelatihan

Konsep Sistem Informasi Lanjut

31

Evaluasi kinerja Sistem ERP Dapat dilakukan dalam dua sudut pandang

 1.

2.

Sudut pandang keuangan  Menekankan pada identifikasi penyimpangan antara anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan. Biaya ini meliputi biaya yang dikeluarkan hanya satu kali (one time cost) dan biaya rutin tahunan (on going cost). Sudut pandang teknis  Berfokus pada kriteria teknis misalnya MIPS (Million instructions per second) yang berhasil dilaksanakan. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebih mudah diukur tetapi biasanya kurang erat kaitannya dengan dampak bisnis implementasi ERP. Konsep Sistem Informasi Lanjut

32

Pemeliharaan Sistem Umum pada sistem ERP Jenis Pemeliharaan Korektif

Tugas Umum Aplikasi tambahan

Troubleshooting Adaptif

Transfer Testing Modifikasi/Peningkatan fitur Otorisasi Penyesuaian antar muka Konsep Sistem Informasi Lanjut

Keterangan Ada tambahan aplikasi dari vendor berupa obyek baru atau patch. Menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user Implementasi vitur baru. Pengujian setelah perubahan Kostumisasi internal Perubahan/pengelolaan password. Implementasi antarmuka dengan software lain. 33

Pemeliharaan Sistem Umum pada sistem ERP Jenis Pemeliharaan

Tugas Umum

Keterangan

Perfektif

Upgrade versi

Penyesuaian, perencenaan, dan implementasi versi baru

Prefentif

Administrasi

Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log. Menelusuri aliran aktivitas pemeliharaan.

Monitoring alur kerja

Konsep Sistem Informasi Lanjut

34

System Application and Product (SAP) in Data Processing • SAP adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu. • Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time • SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Konsep Sistem Informasi Lanjut

35

Pengertian(2) • SAP adalah perusahaan perangkat lunak keempat terbesar di dunia setelah Microsoft, IBM dan ORACLE dalam kapitalisasi pasar. • Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data secara real time dan 3 berhubungan dengan arsitektur aplikasi tiga lapisan yaitu : database, application server dan client SAPgui. Konsep Sistem Informasi Lanjut

36

Pengertian(3) • SAP menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP). • ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasa pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.

Konsep Sistem Informasi Lanjut

37

Pengertian(4) 



SAP graphical user interfaces (SAPGUI) berjalan pada Windows / NT / Unix / AS400. Tampilan dari SAP menggunakan Windows Explorer Screen Format (semua Menu terletak pada sisi kiri layar).

Konsep Sistem Informasi Lanjut

38

TUJUAN PENGGUNAAN SAP • Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan. • Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.

Konsep Sistem Informasi Lanjut

39

KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN SAP • Mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator. • SAP merupakan a table drive customization software. • Sehingga perubahaan persyaratan bisnis dapat dilakukan dengan cepat menggunakan sekumpulan program umum. Konsep Sistem Informasi Lanjut

40

AREA FUNGSIONAL SAP •

SAP dikategorikan kedalam 3 area fungsional utama: 1. Logistic • • • • • •

Sales and Distribution (SD) Material Management (MM) Warehouse Management (WM) Production Planning (PP) General Logistic (GL) Quality Management (QM)

2. Financial • • • • •

Financial Accounting (FI) Controlling (CO) Enterprise Controlling (EC) Investement Management (IM) Treasury (TR)

3. Human Resources • •

Konsep Sistem Informasi Lanjut

Personnel Administration (PA) Personnel Developer (PD) 41

LINGKUNGAN SISTEM SAP • Sistem pengembangan adalah lingkungan dimana sebagian besar implementasi berada pada lingkungan ini. • Sistem penjaminan kualitas adalah lingkungan dimana semua pengetesan akhir berada pada lingkungan ini sebelum dijalankan pada lingkungan produksi. • Sistem produksi adalah lingkungan dimana terlaksananya semua aktifitas bisnis seharihari Lingkungan ini juga merupakan client untuk semua pemakai terakhir menjalankan fungsi pekerjaan keseharian. Konsep Sistem Informasi Lanjut

42

BIDANG KARIR DALAM SAP 

Functional • Berhubungan dengan fungsi ERP, biasanya orang dengan latar belakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk modul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidang ilmu terkait bisa menjadi functional. Functional berhubungan dengan design business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang berbeda. Konsep Sistem Informasi Lanjut

43

BIDANG KARIR DALAM SAP 

ABAPer, • dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi akan sistem SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.



Basis, • Basis mudahnya adalah system administrator. Basis ini lah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling, set up system dan pekerjaan admin lainnya. Konsep Sistem Informasi Lanjut

44